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Página 2 de 11 I. CONTROLES La importancia del registro de la información se establece sobre la base de que proporciona una vital herramienta para la toma de decisiones documentadas permitiendo el análisis de las actividades que se realizan en una unidad de trabajo de manera puntual y acertada, y la planificación, supervisión y evaluaciones correspondientes en una eficiente gestión administrativa como garantía de la integridad de los Bienes bajo custodia. La información debe ser administrada bajo dos conceptos básicos, el primero tiene que ver directamente con los DATOS y su naturaleza y el segundo tiene que ver con el SISTEMA o mecánica a utilizar que se aplicará para el manejo de éstos datos. A. DATOS La naturaleza de los datos que se manejan en el almacén, debe clasificarse según las tareas que allí se realizan y se pueden definir como todos los datos necesarios e importantes en las actividades de: Recepciones de bienes. Despachos de bienes. Toma de Inventario. Devoluciones de bienes.
Página 3 de 11 Los datos importantes de las recepciones de bienes Al momento de recibir bienes en el Almacén el proveedor brindará la documentación necesaria (Orden de compra y Factura) para poder registrar el proceso de recepción. Dentro de esta documentación debe venir información sobre: Datos del Proveedor (Nombre, Dirección, Contacto, RUC, Teléfono, cédula, Tipo de Proceso). Datos de la Entrega (Dirección solicitante, Plazo de Entrega, Tipo de Pago, Fecha de vencimiento de la Orden de Compra, Monto total a pagar, Fondo utilizado para el pago). Descripción de los bienes ( Unidad, cantidad, precio unitario, % de descuento cuando aplique, Total a pagar por cada referencia y Total a pagar por Orden de Compra). Los datos importantes en el despacho de bienes Cuando se realizan despachos de bienes en el Almacén, se utilizará el documento de Pedido- Comprobante de despacho de almacén, aquí es importante que se registre de manera completa, todos aquellos datos relacionados al destino de los bienes solicitados y para ello debe describirse lo siguiente: Unidad Solicitante. Descripción de los artículos solicitados. Cantidad solicitada, unidad por referencia, código por artículo. Cantidad despachada real según la capacidad del Almacén.
Página 4 de 11 Los datos importantes del registro de Inventario La toma de inventario genera información sobre las existencias físicas y la conducta de rotación del inventario y éstas pueden ser comparadas periódicamente con lo que se ingresa al sistema, por lo que el comportamiento de los bienes en el almacén será medible, y este es un punto importante en la gestión de la administración de almacenes. Los datos más importantes para el registro de inventario en un almacén son: Código del artículo. Descripción del artículo. Unidad de Medida Código Financiero. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Con el registro de estos datos, podremos establecer los saldos iniciales y finales en cada periodo de toma de inventarios cíclicos y se podrán definir diferencias que nos ayuden a observar si la gestión de recepción y despacho son congruentes y cumplen con el procedimiento correspondiente.
Página 5 de 11 Los datos importantes de las devoluciones de bienes Las devoluciones en el Almacén son pocos frecuentes no obstante es importante definir una mecánica de registro para estas situaciones y los datos que se obtienen de éste registro son deben ser: No. de Despacho afectado. Fecha de registro. Unidad Administrativa. Concepto de la devolución. Código de artículo. Detalle del artículo. Cantidad. Precio Promedio. Total B. SISTEMA Se recomienda para el SISTEMA o mecánica utilizada para manejar la información lo siguiente: Toda la información que se recibe en la unidad de almacenes debe pasar por un proceso de recopilación, registro y análisis para que se considere como una herramienta utilizable para la toma de decisiones de manera eficiente. No deben mantenerse aisladas las actividades de recopilación y registro de las fuentes de información, de manera que reforzadas brinden la más completa genealogía para que la disponibilidad permita trabajar bajo la premisa de transparencia total.
Página 6 de 11 Se debe definir claramente la información necesaria para la gestión en el almacén y los diferentes departamentos que se relacionan durante el proceso, de manera que los registros se hagan correctamente sin vicios o falta de datos y que los mismos puedan ser remitidos adecuadamente. Debe garantizarse la recepción de todos los datos que se necesitan para el registro y esto se medirá en función de las tareas que se realizan en el almacén. Se debe confirmar que la información que se recibe para registrar corresponde a información precisa, necesaria, y utilizable, adicional a esto que el sistema utilizado cuenta con un respaldo de todos los registro necesarios. Se debe guardar toda la información del almacén en una plataforma segura para futuras referencias. La información que se registre será de beneficio para proyectos de planificación, determinación de reabastecimientos continuos, y datos históricos y estadísticos. La Información que se registre en el Almacén para que sea útil, debe ser compartida con las unidades correspondientes para que haya fluidez y transparencia en cada una de las actividades con esto cada unidad podrá cumplir con su correspondiente desempeño dentro de la cadena y sus objetivos de gestión. Los datos que se registren en el Almacén, serán de beneficio para la supervisión y comprobación de que los objetivos establecidos en ésta unidad se cumplen, siendo ésta una herramienta poderosa en cuanto a la administración eficiente de la logística de almacenamiento.
Página 7 de 11 Toda la información registrada en el Almacén debe pasar por una fase de revisión periódica, de manera que la misma corresponda a la realidad y debe ser evaluada por personal idóneo, siendo los más recomendados la unidad de Contabilidad y Auditoria Interna.
Página 8 de 11 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES Narrativa del Proceso de Registro de Recepción de Bienes en el Sistema. REGISTRO DE DATOS EN LA RECEPCION DE BIENES PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7 Se toma la información de los documentos "Orden de Compra" y "Factura Comercial" para ingresar los datos al sistema. Cuando la información del Proveedor de los artículos que se están recibiendo no existe en la base de datos, debe crearse la referencia por primera vez línea por línea. Cuando la información del Proveedor y la de los artículos que se están recibiendo existen en la base de datos, sólo se ingresa directamente en el módulo de recepción con los datos correspondientes. Los datos que se toman para ingresar al sistema son: No. de la Orden de Compra, Fecha de recepción, Nombre del Proveedor. El sistema imprime automáticamente un número de recepción durante el proceso de registro. Dentro de la plantilla en el sistema aparece un campo denominado "Observación" aquí se coloca la referencia que se utilizó para sustentar la compra en la "Orden de Compra". Se ingresa el detalle de la descripción de los bienes recibidos, la cantidad, y el precio. Almacenista 8 Si existe descuento se ingresa el detalle en la plantilla del sistema.
Página 9 de 11 REGISTRO DE DATOS EN LA RECEPCION DE BIENES PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Existe un espacio "ITBM" aquí se debe colocar siempre la opción "NO". En los 9 casos donde se presente facturas con el pago de ITBM el sistema permite colocar la opción SI. 10 11 12 13 14 14.1 14.2 Luego de registrados todos los datos en el sistema se deben revisar para poder validar la información y generar el informe correspondiente. Se imprimen dos juegos de cada recepción para armar los grupos de documentos que se enviarán a las unidades correspondientes. La unidad de Almacén archiva copia del informe de recepción con copia de la factura y la Orden de Compra. Se envía a la unidad de Contabilidad el informe de recepción con copia de la factura, y la Orden de Compra. Se envía a la unidad de Compras la copia color Verde con el sello de recibido del Almacén y en los casos que apliquen se enviará también copia del documento "Garantía" del bien recibido, el documento original Garantía se enviará a la unidad de Bienes Patrimoniales para que lo archive en el expediente habilitado para cada activo. Si viene la garantía expuesta dentro del documento factura se le remite copia de ésta a la unidad de compras junto con los demás documentos. Si viene la garantía como un documento individual se envía original a la unidad de Bienes Patrimoniales y se le remite copia a la unidad de compras. Almacenista
Página 10 de 11 Narrativa del Proceso de Registro de Despacho de Bienes en el Sistema. REGISTRO DE DATOS EN EL DESPACHO DE BIENES PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Se toma la información del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Bienes" para ingresar los datos al sistema. 2 Dentro del sistema se ingresa en el módulo de Despachos de Bienes el número de Solicitud /Número de Despacho. 3 4 Automáticamente el sistema emite un No. de despacho durante el proceso de registro. Se debe tomar en cuenta el número que viene en el documento "Pedido- Comprobante de Despacho de Bienes", ya que éste es un dato que necesita el sistema para efectuar el registro, éste dato se encuentra en la parte superior derecha del documento. Almacenista 5 Se registra la fecha del despacho, la descripción de la unidad administrativa. 6 6.1 6.2 Dentro de la plantilla en el sistema aparece un campo denominado "Concepto" aquí se coloca la justificación de la salida según el caso. En los casos que sean "Ordenes de Proyecto" se debe colocar un resumen del uso que se le va a dar y debe ser congruente a lo expuesto en la solicitud de Bienes y Servicios. En los casos que sean despachos de materiales de almacenamiento regular, es decir, de uso diario se debe colocar en este campo "Para usos en las labores diarias".
Página 11 de 11 REGISTRO DE DATOS EN EL DESPACHO DE BIENES PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Se deben registrar los datos correspondientes al detalle de los artículos 7 despachados, la cantidad, precio promedio, total del valor de los artículos despachados. 8 Cuando se ingresan todos los datos, el sistema podrá imprimir un informe. 9 10 La unidad de Almacenes se queda con copia del informe y anexa a este una copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Bienes". Se envía a la unidad de Contabilidad el informe de Despacho de bienes con copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Bienes" como respaldo. Almacenista