El objetivo de este documento es proveer información adicional a la que ya recibidaenelmódulo,alavezdecontenertemasyrecursosmuyprácticos queserándesumointerésyutilidadenlafuturaactividadconsap. Con la idea de enriquecer la formación, se propone aplicar los recursos trasmitidos en el presente documento.
Proceso de Compra Tipos de organización En el caso de Compras centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la provisión para varias Compañías, en las Compras distribuídas cada Organización de Compra provee a una Compañía. En una última opción la Org. de Compras suministra materiales a cada Centro Tipo Org. Grupo de empresas Específ. de la empresa Org.Compra 0001 0001 0001 0002 Sociedad 100 200 100 200 Centro 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400 Compras Centrales Compras Distrib.
Proceso de Compra Grupos de Compradores En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisión para todos los Centros; en las Compras distribuídas existen varios Grupos de Compradores que proveen a distintos Centros. Puede también haber un Grupo de Compras para cada Centro Tipo Org. Compras Distrib. Compras Centrales Sociedad 100 100 Grupo Comp. 100 110 100 Centro 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400
Proceso de Compra - Ciclo de pasos y documentos El proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con Ventas (SD) para abastecer los Pedidos de venta, con Contabilidad (FI) a través de los registros contables, con Producción (PP) y Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios Gestión de Pago Control de la Factura Entrada de Mercadería Liberación del Pedido Determinación de necesidades Proceso de Compra Gestión del Pedido Creación Solic. de Pedido Liberación Solic. de Pedido Determ. Fuente de Adquisición Selección del Proveedor
Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Determinación de necesidades Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por registros maestros, la utilización del método del punto de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente Creación de la Solicitud de Pedido La SolPed es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o generada automáticamente por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, etc.) Liberación de la Solicitud de Pedido La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema
Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Determinación de la fuente de adquisición - Cotización El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI Selección del proveedor Comparación de ofertas El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.) Gestión del Pedido El sistema toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos
Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Liberación del Pedido El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema Entrada de Mercadería El registro en el sistema de la entrada de mercancías confirma su ingreso mediante el pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor Recepción y Control de Factura El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedidos y entrada de mercancías, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago
Proceso de Compra Ciclo de Aprovisionamiento El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. Ped. como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servi-cio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos Solicitud de Pedido Pedido Entrada de Mercancía Recepción de Factura Facturación Automática Aviso de Entrega Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadería al proveedor Pedido Automático El Pedido puede crearse automáticamente basado en una Sol. Ped. al definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor Planificación de necesidades Puede configurarse la creación automática de facturas por parametrización Permite crear Sol. Ped. en forma automática El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automáticamente
Proceso de Compra Ciclo de Selección y Pedido SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del pro-veedor mas conveniente.basado en propuestas de cotización efectúa su comparación.este último proceso res-ponde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.) Determ. de necesidad Petición de Ofertas Comparac. de Ofertas Pedido El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente (configurable) Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones son registradas en el sistema Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción)
Proceso de Compra Recepción Mercancías - Facturación Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el debido registro de la deuda en Cuentas a pagar Entrada de Mercancía Recepción de Factura El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido o ingreso de la mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros) Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización
Proceso de Compra Determinación del proveedor Proceso de requerimiento y selección del proveedor Solicitud de Pedido Petición de Oferta Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Comparac. Ofertas Pedido Rechazo
Proceso de Compra Detalles Solicitud de Pedido Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso de SAP (Ventas, Mantenimiento, Producción) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido. Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante los pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen de la requisición este documento puede ser o no obviado. El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica : Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio) Centro Tipo de imputación Grupo Comprador Requirente Fecha entrega solicitada Textos descriptivos Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (según corresponda) A esta información se adicionarán datos propuestos por el sistema (Sociedad, Dirección de entrega, Estrategia de Liberación, Contactos, Entrada de Mercadería y/ Factura, entre otras)
Proceso de Compra Detalles Solicitud de Cotización (RFQ) Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quienes será enviada. El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica : Proveedor/es (código, razón social, dirección) Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría) Fecha del documento y de vencimiento Centro y Almacén Organización de Compra Grupo Comprador Número Colectivo Código del proveedor Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.) Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra Detalles Cotización Ingreso (con referencia a una RFQ) Este proceso permite el ingreso de cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basados en la solicitud enviada con anterioridad (asociada al número correspondiente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los proveedores. Los datos mas comunes a registrar son : Cantidades ofertadas Precios ofertados Unidades de precio Fechas de entrega previstas Condiciones generales Comentarios sugeridos por el proveedor Los datos ingresados quedarán registrados dentro del mismo documento de la solicitud de cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como Registro de Información de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la Oferta aceptada.
Proceso de Compra Detalles Comparación de Ofertas La herramienta de comparación de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Sólo en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber una comparación correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sistema hará la conversión automáticamente. Para ampliar la información suministrada dispondrá de las siguientes opciones : Visualizar los datos del maestro de materiales Visualizar información adicional de las cotizaciones Visualizar por separado cada cotización Visualizar los datos maestros del proveedor Visualizar las características de evaluación del proveedor Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptación o rechazo Los datos ingresados serán registrados dentro del documento de solicitud de cotización. El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresión, e-mail, fax) como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido y embalaje, carga, etc.
Proceso de Compra Detalles Pedido de Compra Una vez completado el proceso de selección del proveedor se generará el Pedido a enviar al mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratación, consignación, terceras partes) o traslados entre centros de la Compañía. El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica : Proveedor/es (código, razón social, dirección) Sociedad, Organización de Compra y Grupo Comprador Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera) Tipo de Imputación (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.) Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría) Categoría del ítem Moneda del documento Centro y Almacén Definición de documentos asociados (Entrada de Mercadería y Factura) Datos de Contacto y textos aclaratorios Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.) Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra Detalles Entrada de Mercadería Mediante este proceso se dará ingreso de la mercadería al almacén, pudiendo calificar lo recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado. Los datos mas comunes a registrar son : Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, Transporte, etc.) Clase de Movimiento Fecha del documento y de registro contable Número de remito Textos aclaratorios (cabecera o ítems) Cantidad ingresada Número de Lote y Categoría de Valoración (si correspondiere) El registro del documento generará automáticamente un asiento contable del movimiento del material que impacta en la Contabilidad y llevará asociadas cuentas definidas en la parametrización (cuenta EM/RF), actualizará la cantidad y valoración del stock y los datos del pedido asociado. El documento creado será la referencia para la verificación de la factura del proveedor.
Proceso de Compra Detalles Verificación de Factura del proveedor Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos ámbitos del sistema se requerirá una correcta configuración en MM y FI (períodos abiertos, cuentas de mayor, indicadores de impuestos, entre otros) Los datos mas comunes a registrar son : Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc.) Fecha de la factura y de registro contable Moneda e Importe total y de impuestos Condiciones de Pago y autorización o bloqueo para el pago Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido) Textos aclaratorios El registro del documento generará automáticamente un documento de materiales (MM) y uno contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la parametrización (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor), registrándose este movimiento en Cuentas a Pagar. En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercancía, los valores adoptados y validados corresponderán a la información del Pedido.
Conclusión y análisis general del proceso Análisis del proceso de compras de SAP y uno standard Se propone analizar el proceso de adquisición de bienes y servicios propuestos por SAP y un proceso standard utilizado por la Compañía. Determ. de necesidad Petición de Ofertas Comparac. de Ofertas Pedido Entrada de Mercancía Recepción de Factura Contratos Entregas programad