FOCO GESTIÓN DE GRUPOS

FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO BASE DE DATOS DE ALUMNOS MODALIDAD II

ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. BÚSQUEDA DE ALUMNOS... 4 3. MODIFICACIÓN DE ALUMNOS... 5 3.1. ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO... 7 4. CARGA DE DATOS DE ALUMNOS MEDIANTE FICHERO.... 12 5. LISTADO DE ALUMNOS.... 13 Pag 2 de 14

1. INTRODUCCIÓN Este apartad del módul de gestión de grups será el encargad del mantenimient de la base de dats de ls alumns existentes para ls diferentes grups. Ests alumns habrán sid asciads al grup cuand la entidad ha dad de alta el inici del grup. Se pdrá realizar una búsqueda de alumns, así cm mdificar ls dats de ls alumns. A este apartad del módul accederán ls usuaris cn perfil de usuari Entidad para pder Mdificar y/ Cnsultar ls dats asciads a ls alumns. En la parte superir de la pantalla se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsand sbre el enlace Inici ( el icn situad a su lad) retrna a la pantalla de selección de módul (dnde aparecen ls móduls dispnibles para el usuari). Pulsand sbre el enlace Cntact ( el icn situad a su lad) se abre una ventana emergente para realizar el enví de una FAQ. Pulsand sbre el enlace Tablón ( el icn situad a su lad) se redirige al tablón de nticias de la aplicación. Pulsand sbre el enlace Ayuda ( el icn situad a su lad) muestra el manual de ayuda cncerniente al apartad baj el que se está trabajand. Pulsand sbre el enlace Cerrar ( el icn situad a su lad) cierra la sesión del usuari retrnand a la pantalla de validación del mism para el acces a la aplicación. Pag 3 de 14

2. BÚSQUEDA DE ALUMNOS Para acceder a la búsqueda de alumns, el usuari deberá acceder en primer lugar al módul de gestión de grups, y una vez en él, pulsar en la pción Base Dats Alumns del menú ubicad en la parte izquierda de la aplicación. Al pulsar en el enlace se mstrará entnces al usuari una pantalla cm la indicada en la Figura 1. En esta pantalla, el usuari pdrá realizar una búsqueda de ls alumns, pudiend filtrar dicha búsqueda pr una serie de criteris, tds ells de carácter pcinal. N se diferenciará entre mayúsculas y minúsculas a la hra de filtrar la búsqueda pr ls criteris que intrduzca el usuari. Únicamente en el camp NIF será necesari intrducir el NIF cmplet pr el que se quiere filtrar la búsqueda. En el rest de ls camps se puede intrducir una subcadena de caracteres pr la que realizar la búsqueda. Rellenar ls criteris de búsqueda que se deseen y pulsand el btón Buscar, se mstrará un listad cn tds ls alumns que cumplan las cndicines de búsqueda. Si se pulsa el btón Limpiar, se limpiarán tds ls camps del frmulari para establecer tr criteri de búsqueda diferente al anterir realizad pr el usuari. Figura 1: Pantalla de búsqueda de alumns. El criteri Estad Alumn permite realizar la búsqueda pr el estad en el que se encuentre el alumn (NO INICIADO, INICIADO, EXENTO, ABANDONADO POR COLOCACIÓN, ABANDONADO POR OTRAS CAUSAS, BAJA POR FINALIZAR CP, FINALIZADO). Se trata de un criteri pcinal. El criteri Dats Cmplets permite realizar la búsqueda de alumns según tengan n ls dats cmpletads. Se trata de un criteri pcinal. El criteri Nmbre permite realizar la búsqueda de alumns cuy nmbre sea el indicad en el criteri. Se trata de un criteri pcinal. El criteri Primer Apellid permite realizar la búsqueda de alumns cuy primer apellid sea el indicad en el criteri. Se trata de un criteri pcinal. El criteri Segund Apellid permite realizar la búsqueda de alumns cuy segund apellid sea el indicad en el criteri. Se trata de un criteri pcinal. Pag 4 de 14

El criteri Num. Expediente permite realizar la búsqueda de alumns que pertenezcan al grup indicad (a partir de su númer de expediente). Se trata de un criteri bligatri salv en el cas de indicar NIF seleccinar un añ (pasand a ser un criteri pcinal). El criteri Añ permite realizar la búsqueda de alumns que pertenezcan a grups dads de alta en el añ seleccinad. Se trata de un criteri bligatri salv en el cas de indicar NIF Númer de Expediente (pasand a ser un criteri pcinal). El criteri NIF permite realizar la búsqueda de alumns cuy númer de identificación fiscal sea el indicad en el criteri. Se trata de un criteri bligatri salv en el cas de indicar Añ Númer de Expediente (pasand a ser un criteri pcinal). Al invcar la búsqueda (pulsand el btón Buscar cn al mens un criteri bligatri intrducid seleccinad, junt cn ls criteris pcinales que desee el usuari), además de devlver aquells alumns que cumplan ls criteris de búsqueda intrducids pr el usuari se devlverán aquells que pertenezcan a grups de la entidad a la que se encuentra asciad el usuari Entidad y en el que el Inici de Grup del grup, se encuentre enviad. En la parte inferir de la pantalla aparecerán ls btnes Seleccinar, Cargar Ficher, Listad Alumns y Vlver. Pr cada alumn btenid en la búsqueda de alumns se mstrará la siguiente infrmación: - Númer de Expediente del grup al que pertenece el alumn. - Nmbre del alumn. - Apellids del alumn. - NIF del alumn. - Estad del grup. - Evaluación del alumn en el grup. - Fecha de inici. - Fecha de fin. - Cmplet que indica si ls dats del alumn en cuestión están n cmplets. Una vez btenids ls resultads, el usuari pdrá seleccinar el alumn cn el que desea trabajar marcand el camp de selección situad a la izquierda del alumn y pulsand en el btón Seleccinar. Se dirigirá al usuari entnces a la pantalla de Cnsulta / Mdificación de Alumns. En el cas de n intrducir seleccinar un de ls criteris bligatris se mstrará un mensaje al usuari pr pantalla indicand de su bligatriedad para realizar la búsqueda. En el cas de n encntrar resultads para ls criteris de búsqueda intrducids pr el usuari se mstrará un mensaje pr pantalla indicand de ell al usuari. El btón Cargar Ficher permite actualizar dats de ls alumns de un grup cargads en un ficher XML generad a partir de la plantilla prprcinada. Para más detalle cnsulte el apartad 4 del presente manual. El btón Listad Alumns permite exprtar a un ficher Excel ls alumns btenids a partir de ls criteris de búsqueda que se deseen (al mens es bligatri el númer de expediente el nif para pder generar dich listad. Si se pulsa el btón Vlver se vuelve a la pantalla dnde se muestran ls diferentes móduls a ls que puede acceder el usuari. 3. MODIFICACIÓN DE ALUMNOS En esta pantalla se pndrán mdificar ls dats del alumn seleccinad en la pantalla de la Figura 1. Pag 5 de 14

Ls usuaris cn perfil Entidad pdrán mdificar ls dats del alumn. Se pueden dar ds situacines, a la hra de mdificar ls dats de un alumn: Si el grup al que pertenecen tiene enviad su certificad de fin de grup se ha generad el Acta de Evaluación Definitiva bien el estad del alumn es distint de INICIADO, sól pdrán mdificar alguns dats básics del alumn (dirección, códig pstal, teléfn, móvil, prvincia, lcalidad y fecha nacimient). Si se da este cas se mstrará un mensaje avisand al usuari para indicarle el mtiv pr el que sól puede mdificar ests dats. Si n se da la situación anterir y el alumn se encuentra en estad INICIADO, pdrán mdificar tds ls camps del frmulari except el númer de expediente del grup del Alumn y alguns dats que se intrducen en el Inici del grup tales cm el sex, situación labral, tip dcument, númer dcument, clectiv priritari, fecha de incrpración al grup. Del apartad Dats del alumn en el grup sól se pdrá mdificar la Fecha de fin y el númer de hras en el grup. Ls dats relativs al estad del alumn y las evaluacines del mism tampc se pueden mdificar desde esta pción ya que tendrán que ser mdificadas mediante incidencia de tip CAMBIO DE ESTADO DE ALUMNO. Si el grup tiene asciada una incidencia de tip Errres Alumn/Curs en vigr y el alumn está asciad a esa incidencia, n se pdrán mdificar ls dats del alumn. Si se da este cas se mstrará un mensaje avisand al usuari para indicarle el mtiv pr el que sól pueden cnsultar ests dats. Si el alumn tiene asciada una incidencia de tip Errr Situación Labral en vigr, sól pdrán mdificar alguns dats del alumn (clectiv, Tip Dcument, Num. Dcument y tds ls camps relativs a la nueva situación labral). La apariencia de la pantalla será la que se muestra en la Figura 2. Figura 2: Pantalla de cnsulta / mdificación de alumns. Una vez ha cumplimentad ls camps, el usuari deberá pulsar sbre el btón Guardar para que queden registradas las mdificacines realizadas. Otra manera de cumplimentar ls dats es pulsand el btón Cargar Ficher, de esta frma mediante un ficher XML generad a partir de la plantilla prprcinada se pdrán actualizar ls dats del alumn que está mdificand, mediante el ficher pueden actualizarse tds ls dats except ls que tienen que ver cn el estad y la evaluación del alumn (grup, prácticas Pag 6 de 14

frmacines cmplementarias). Para realizar la carga del alumn vea el apartad 4 del presente manual. Si pulsa el btón Vlver sin haber guardad ls dats, se perderán las mdificacines realizadas hasta ese mment. Para cumplimentar el frmulari el usuari deberá tener en cuenta ls siguientes punts: - Ls camps referentes a Dats Empresa y Centr de Trabaj en el que trabaja y ls camps Categría, Área funcinal, Clectiv y Sectr/Cnveni sl se mstrará si la situación labral del alumn es OCUPADO. - Ls camps Fecha Inscripción, Oficina de emple y Situación Desemplead sól se muestran si la situación labral del alumn es DESEMPLEADO. - Para indicar las fechas en ls camps que sean de tip fecha (fecha de fin, fecha nacimient), deberá buscarla y seleccinarla en la ventana que se abrirá al pulsar sbre el icn cn el calendari situad al lad del camp bien intrduciend las fechas directamente pr teclad. - La fecha de fin del alumn en el curs ha de ser psterir igual a la fecha de incrpración del alumn en el grup en alumns que n sn sl de prácticas. - El númer de hras del alumn en el grup debe ser menr igual que las hras del grup en alumns que n sn sl de prácticas. 3.1. ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO Para asciar un centr de trabaj a un alumn, debe pulsar el enlace en ese mment se mstrará una ventana cm la de la figura siguiente: Asciar Centr de Trabaj Figura 3 Pantalla de búsqueda de Centrs de Trabaj La pantalla de la figura anterir, sirve de puerta de entrada a la gestión de ls Centrs de trabaj, en función de ls dats que se intrduzcan en ls criteris de búsqueda la aplicación le permitirá realizar las siguientes peracines: Dar de alta una empresa y un centr de trabaj. Dar de alta un centr de trabaj. Seleccinar y crregir un centr de trabaj. Alta de empresa y centr de trabaj: Al intrducir en ls criteris de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que n existe en el sistema, autmáticamente la aplicación le remitirá al alta de ls dats de la empresa y puest que el alumn debe estar asciad a un centr de trabaj, deberá al mism tiemp dar de alta también un centr de trabaj para la empresa. El frmulari de alta de empresa y centr se muestra en la siguiente figura: Pag 7 de 14

Figura 4: Pantalla de alta de empresa y centr de trabaj Tds ls dats del frmulari sn bligatris, a excepción de ls camps Titular jurídic y Titular persna física que sn excluyentes, es decir sl debe cumplimentar un de ls ds. Si pulsa el btón Cerrar, se cierra la ventana y n se realiza ninguna peración. Una vez que ha intrducid tds ls dats en el frmulari, debe pulsar el btón Guardar, en ese mment se realizan las siguientes cmprbacines: El CIF/NIF de la empresa n debe estar asciad a tra empresa del sistema. En función del tip de empresa, se deben rellenar ls dats de la empresa y del centr de trabaj: Si la empresa tiene Titularidad jurídica y cnsta de un númer igual inferir a 250 empleads, la empresa será una PYME (el camp se rellena pr defect sin pción a mdificarl). En el camp CIF / NIF se debe intrducir un CIF y en el tip de dcument se debe seleccinar CCC e intrducir un CCC en el camp Num. Dcument que debe tener 11 dígits, que se crrespnde cn el Códig Cuenta Ctización de la Seguridad Scial del Centr de trabaj. Si la empresa tiene Titularidad jurídica y cnsta de un númer superir a 250 empleads, la empresa n será PYME. En el camp CIF / NIF se debe intrducir un CIF. Si la empresa tiene Titularidad de persna física, la empresa n será PYME. En el camp CIF / NIF se debe intrducir un NIF, en el camp Tip Dcument pdrá elegir cualquier pción e intrducir un númer de dcument de centr crrect en el camp Num. Dcument. Si tdas las cmprbacines se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junt cn su centr de trabaj y éste se ascia al alumn y ls dats quedan reflejads en el frmulari de la Figura 2. Alta centr de trabaj: Se puede dar de alta un centr de trabaj de ds frmas. O bien intrducir en ls criteris de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe en el sistema y un númer de dcument de un centr de trabaj que n existe en el sistema. Entnces, autmáticamente la aplicación le remitirá al alta de ls dats del centr de trabaj, en el cual deberá cumplimentar ls dats del centr de trabaj. O bien, realizar una búsqueda intrduciend en ls criteris de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe en el sistema y pulsand el btón Alta C.T. que aparece en la btnera inferir tras esta peración. Pag 8 de 14

Figura 5: Pantalla de búsqueda de centrs de trabaj. El frmulari de alta de centr de trabaj será el siguiente: Figura 6: Pantalla de alta de empresa y centr de trabaj Cm se puede bservar en la figura anterir, ls dats de la empresa aparecen en md sl lectura ya que sn recuperads del sistema a través de su CIF / NIF. Tds ls dats referentes al Centr de Trabaj sn bligatris. Si pulsa el btón Cerrar, se cierra la ventana y n se realiza ninguna peración. Una vez que ha intrducid tds ls dats en el frmulari, debe pulsar el btón Guardar, en ese mment se realizan las siguientes cmprbacines: El CIF/NIF de la empresa n debe estar asciad a tra empresa del sistema. En función del tip de empresa, se verán afectads ls dats del centr de trabaj: Si la empresa tiene Titularidad jurídica, se debe seleccinar en el camp Tip Dcument del centr la pción CCC e intrducir un CCC en el camp Num. Dcument que debe tener 11 dígits, que se crrespnde cn el Códig Cuenta Ctización de la Seguridad Scial del Centr de trabaj. Pag 9 de 14

Si la empresa tiene Titularidad de persna física, puede seleccinar cualquier tip de dcument para el centr. Si tdas las cmprbacines se cumplen, se da de alta el centr de trabaj en el sistema y éste se ascia al alumn y ls dats quedan reflejads en el frmulari de la Figura 2. Crrección de dats de empresa y centr de trabaj: Desde la pantalla de la Figura 5 debe seleccinar un centr de trabaj y pulsar el btón Crregir, en ese mment se abrirá la pantalla de crrección de dats de empresa y centr de trabaj, tal y cm se muestra en la figura siguiente: Figura 7: Pantalla de crrección de dats de empresa y centr de trabaj. Tds ls dats del frmulari sn bligatris, a excepción de ls camps Titular jurídic y Titular persna física que sn excluyentes, es decir sl debe cumplimentar un de ls ds. Si pulsa el btón Cerrar, se cierra la ventana y n se realiza ninguna peración. Una vez que ha intrducid tds ls dats en el frmulari, debe pulsar el btón Guardar, en ese mment se realizan las siguientes cmprbacines: El CIF/NIF de la empresa n debe estar asciad a tra empresa del sistema. En función del tip de empresa, se deben rellenar ls dats de la empresa y del centr de trabaj: Si la empresa tiene Titularidad jurídica y cnsta de un númer igual inferir a 250 empleads, la empresa será una PYME (el camp se rellena pr defect sin pción a mdificarl). En el camp CIF / NIF se debe intrducir un CIF y en el tip de dcument se debe seleccinar CCC e intrducir un CCC en el camp Num. Dcument que debe tener 11 dígits, que se crrespnde cn el Códig Cuenta Ctización de la Seguridad Scial del Centr de trabaj. Si la empresa tiene Titularidad jurídica y cnsta de un númer superir a 250 empleads, la empresa n será PYME. En el camp CIF / NIF se debe intrducir un CIF. Si la empresa tiene Titularidad de persna física, la empresa n será PYME. En el camp CIF / NIF se debe intrducir un NIF, en el camp Tip Dcument pdrá elegir Pag 10 de 14

cualquier pción e intrducir un númer de dcument de centr crrect en el camp Num. Dcument. Si tdas las cmprbacines se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junt cn su centr de trabaj y éste se ascia al alumn y ls dats quedan reflejads en el frmulari de la Figura 2. Pag 11 de 14

4. CARGA DE DATOS DE ALUMNOS MEDIANTE FICHERO. La carga de dats de alumns mediante un ficher XML en la pción Base de Dats Alumns se puede realizar bien desde la pantalla de búsqueda de alumns Figura 1 bien desde el frmulari de mdificación de ls dats de un alumn Figura 2. Desde cualquiera de las pantallas anterires, debe pulsar el btón Cargar Ficher, en ese mment se abre una pantalla cm la de la figura siguiente: Figura 8: Pantalla de Carga de Ficher XML Desde la pantalla de la figura anterir, pdrá descargar tant la plantilla cm el manual para generar el ficher crrectamente a partir de dicha plantilla. Para cargar el ficher sl tiene que pulsar el btón Examinar, buscar y seleccinar el ficher en frmat XML generad a partir de la plantilla descargada. Una vez cargad el ficher debe pulsar el btón Guardar, en ese mment se cmenzará la carga de ls dats incluids en el ficher XML. Si el ficher n tiene la extensión crrecta n está bien cnfrmad, se mstrará un mensaje de avis al usuari y se permanecerá en la pantalla de la Figura 8. Si td est está crrect, se cargan ls dats del ficher XML. Hay que puntualizar que si la carga de realiza desde la búsqueda de alumns (Figura 1), tds ls alumns que cntenga el ficher de carga deben pertenecer al mism grup y estar incluids en el grup, n pueden incluirse alumns desde esta pción, mientras que si la carga se realiza desde la mdificación de ls dats de un alumn (Figura 2), el ficher de carga sl pdrá cntener ls dats del alumn que aparece en el frmulari. Una vez finalizada la carga, en función del lugar desde el que se ha hech la carga pdrá suceder l siguiente: Si se ha llamad desde la búsqueda de alumns (Figura 1): Si td ha id crrectamente, se guardan ls dats en Base de Dats, se permanece en la pantalla de la Figura 1. Si n se ha pdid cargar algún alumn n tiene algún dat crrect, se guardan en Base de Dats, ls dats que sí pueden guardarse y se genera un infrme cm el de la Figura 9. Pdrá cnsultar en cualquier mment el infrme mediante el enlace Cnsultar Infrme de Resultads de Carga que aparecerá en la parte inferir de ls criteris de búsqueda. Si se ha llamad desde la mdificación de un alumn (Figura 2): Si td ha id crrectamente, se muestran ls dats cargads en el frmulari del alumn y se permanece en la pantalla de la Figura 2, ls dats n se guardarán en Base de Dats hasta que el usuari n pulse el btón Guardar. Si n se ha pdid cargar algún dat para el alumn, se muestran ls dats que sí se han pdid cargar en el frmulari y se genera un infrme cm el de la Figura 9, cn Pag 12 de 14

la salvedad de que sl aparecerá el únic alumn del ficher. Pdrá cnsultar en cualquier mment el infrme mediante el enlace Cnsultar Infrme de Resultads de Carga que aparecerá en la parte superir del frmulari de la Figura 2. Figura 9: Infrme de Carga de Ficher 5. LISTADO DE ALUMNOS. Cm se ha cmentad en el apartad de búsqueda el usuari dispne de un btón Listad de alumns (ver Figura 1) cn el que puede btener un listad de alumns en frmat Excel a partir de ls criteris de búsqueda que desee (al mens es bligatri el númer de expediente el añ). Si para ls criteris de búsqueda intrducids, se btienen alumns se mstrará la siguiente infrmación de alumns en el ficher Excel que se genera: Pag 13 de 14

Dats del alumn: - Nmbre - Primer Apellid. - Segund Apellid. - Nif - Teléfn - Móvil - Sex - Dirección - CP - Lcalidad. - Prvincia. - Email. - Fecha Nacimient. - Nº Seguridad Scial. - Clectiv Priritari. - Nivel Académic. - Discapacitad. - Inmigrante. - Situación Labral. - Fecha Inscripción. - Situación Desemple. - Oficina Emple. - Clectiv. Dats del alumn en el grup: - Razón Scial Entidad - Númer Expediente. - Estad del Alumn. - Fecha de Inici. - Fecha de Fin. - Hras Alumn Grup. - Evaluación Grup. - Evaluación AF (En esta clumna se muestran ls móduls / unidades frmativas cn evaluación apta para el alumn, cuand la evaluación del grup es Apt parcial. Si se tiene más de una evaluación se mstrará en filas diferentes). - Evaluación FC (En esta clumna se muestran ls códigs de las frmacines cmplementarias cn la evaluación para el alumn. Si se tiene más de una se mstrará en filas diferentes. - Fecha cnvalidación (Va asciada a la clumna anterir y muestra la fecha de cnvalidación de la Frmación cmplementaria en cas de que ésta esté cnvalidada). - Prácticas (indica si el alumn tiene n prácticas). - Evaluación de prácticas. - Nº hras prácticas. En cas de que n se dispnga de algun de ls dats se mstrará la celda crrespndiente cn un -. Pag 14 de 14