Gestión de las adquisiciones Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Procesos de la gestión de las adquisiciones La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Los procesos incluyen: Planificar la gestión de las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Controlar las Adquisiciones Controlar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
Plan procurement Management 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan Project Procurement Management 5.2 Collect requirements Requirements documentation 11.2 Identify Risks Risk register Project documents 6.4 Estimate Activity Resources Activity resource requirements 12.1 Plan procurement Management Project documents updates Change requests 4.5 Perform Integrated Change Control 6.6 Develop Schedule 7.2 Estimate Costs 13.1 Identify stakeholders Enterprise/ Organization Project schedule Activity cost estimates Stakeholder register Enterprise environmental factors Organizational process assets Make-or-buy decisions Procurement management plan Procurement statement of work Source selection criteria 12.2 Conduct Procurements Procurement documents 12.3 Control Procurements 12.4 Close Procurements 13.1 Identify stakeholders 11.2 Identify Risks
Plan procurement Management Inputs 1. Project management plan 2. Requirements documentation 3. Risk register 4. Activity resource requirements 5. Project schedule 6. Activity cost estimates 7. Stakeholder register 8. Enterprise environmental factors 9. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Make-or-buy analysis 2. Expert judgment 3. Market research 4. Meetings Outputs 1. Procurement management plan 2. Procurement statement of work 3. Procurement documents 4. Source selection criteria 5. Make-or-buy decisions 6. Change requests 7. Project documents updates
Conduct Procurements Project documents Enterprise/ Organization Sellers Project documents Organizational process assets Seller proposals Project Procurement Management 12.1 Plan procurement Management Procurement management plan Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Procurement statement of work 12.2 Conduct Procurements Project documents updates Project management plan updates Resource calendars Change requests Project documents 4.2 Develop Project Management Plan 6.4 Estimate Activity Resources 6.5 Estimate Activity Durations Selected sellers Agreements 12.3 Control Procurements 6.6 Develop Schedule 7.3 Determine Budget 9.3 Develop Project Team 4.1 Develop Project Charter 4.5 Perform Integrated Change Control
Conduct Procurements Inputs 1. Procurement management plan 2. Procurement documents 3. Source selection criteria 4. Seller proposals 5. Project documents 6. Make-or-buy decisions 7. Procurement statement of work 8. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Bidder conference 2. Proposal evaluation techniques 3. Independent estimates 4. Expert judgment 5. Advertising 6. Analytical techniques 7. Procurement negotiations Outputs 1. Selected sellers 2. Agreements 3. Resource calendars 4. Change requests 5. Project management plan updates 6. Project documents updates
Control Procurements Project Procurement Management 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control Project management plan updates Project management plan Work performance data Approved change requests Work performance reports 12.3 Control Procurements 12.1 Plan procurement Management Procurement documents Agreements 12.2 Conduct Procurements Project documents updates Change requests Project documents 4.5 Perform Integrated Change Control 4.4 Monitor and Control Project Work Work performance information Organizational process assets updates Enterprise/ Organization
Control Procurements Inputs 1. Project management plan 2. Procurement documents 3. Agreements 4. Approved change requests 5. Work performance reports 6. Work performance data Tools & Techniques 1. Contract change control system 2. Procurement performance reviews 3. Inspections and audits 4. Performance reporting 5. Payment systems 6. Claims administration 7. Records management system Outputs 1. Work performance Information 2. Change requests 3. Project management plan updates 4. Project documents updates 5. Organizational process assets updates
Grupo del Proceso de Cierre Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Cerrar las adquisiciones Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición El equipo del proyecto debe: Finalizar reclamaciones abiertas Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Documentar las lecciones aprendidas Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro Aceptar los entregables Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre y afectar otros procesos. Un caso especial, es el caso de finalización anticipada De acuerdo a los términos del contrato Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes
Cerrar el contrato Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre
Close Procurements Project Procurement Management 12.1 Plan procurement Management Procurement documents 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan 12.4 Close Procurements Organizational process assets updates Enterprise/ Organization Closed procurements
Close Procurements Inputs 1. Project management plan 2. Procurement documents Tools & Techniques 1. Procurement audits 2. Procurement negotiations 3. Records management system Outputs 1. Closed procurements 2. Organizational process assets updates
Cerrar proyecto o fase Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades, asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo completo a las personas apropiadas Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen: Los archivos del proyecto Lecciones aprendidas Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización Los procesos de cierre administrativo Los procesos de cierre del contrato Los productos finales, servicios, o los resultados Un informe final Presentación ante el auspiciador o directivos
Herramientas para ayudar en el cierre del contrato Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Fácil acceso a los documentos Archivados adecuadamente
Close Project or Phase Project Integration Management 5.5 Validate Scope Project management plan 4.2 Develop Project Management Plan Accepted deliverables Organizational process assets 4.6 Close Project or Phase Final product, service, or result transition Customer Enterprise/ Organization Organizational process assets updates
Close Project or Phase Inputs 1. Project management plan 2. Accepted deliverables 3. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Expert judgment 2. Analytical techniques 3. Meetings Outputs 1. Final product, service, or result transition 2. Organizational process assets updates
Entrega y sustentación final Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD) Plan para la dirección del proyecto, planes subsidiarios y demás documentos Memoria del proyecto Lecciones aprendidas Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP)) Procesos, procedimientos, instructivos Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD) Documentación del producto Instalación Usuarios Presentación y venta Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos) Testimonio
Carta testimonio del curso Elaborar una carta testimonio sobre el curso Enviar por correo el borrador del testimonio el día 16 de Junio Entregar en físico el testimonio el día 19 de Junio Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura Indicar de forma explícita: Ciudad y fecha Nombre de la asignatura Semestre académico en que cursó la asignatura Nombre del profesor que dictó la asignatura Testimonio Identificación completa del estudiante que hace el testimonio
Actividades pendientes Control A partir de Junio 6 Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad Mirar la calidad de los productos y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos Acordar fecha(s) de reunión(es) Duración aproximada: 1 hora Acordar fecha de sustentación Sustentación final Presentación del producto Muestra de correcto funcionamiento del producto Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto Examen final Junio 18