Procedimiento BNP-CAC-001 Uso de Credenciales Versión 11 / FEBRERO-2014 Av. Los Ángeles y Av. 52 Vía Perimetral, Isla Trinitaria. Telf. (593 4)6010230 Fax (593 4)2600159 Guayaquil- Ecuador OBJETIVO: Establecer políticas y procedimientos, con la finalidad de instruir al personal de empleados, de las empresas que constituyen el Grupo de compañías de DOLE, proveedores, clientes y visitantes que trabajan en BANANAPUERTO, quienes y como pueden obtener el documento de identificación que les permite el acceso a las diferentes áreas de la Instalación Portuaria. GENERALIDADES El Departamento de Seguridad, en coordinación con Gerencia General, ha elaborado un sistema para emitir credenciales y parches de identificación a todas las personas que laboran o que tienen relaciones comerciales con NAPORTEC y el grupo de compañías que conforman DOLE., este documento es de propiedad de la empresa, tiene vigencia y validez dentro de las instalaciones señaladas: ALCANCE: La presente norma tiene su aplicación a todo el personal que labora en Bananapuerto, sin determinar a que empresa representan que se tiene relaciones comerciales y laborales, asimismo el personal que son rotativos por la IP como visitantes, proveedores y clientes. PERIODO DE APLICACIÓN: La aplicación de esta norma es permanente ya que en la IP las actividades son 24 horas y por lo tanto todo el personal debe estar identificado. POLITICAS INTERNAS: Políticas de seguridad.
PROCEDIMIENTO: 1.- CREDENCIALES Empleados DOLE.- Con el correo y formato 109 remitido por Recursos Humanos, el Departamento de Seguridad, emitirá la credencial de identificación personal a los empleados nuevos o que sean transferidos desde las diferentes empresas del Grupo DOLE para que trabajen en BANANAPUERTO. Servicios complementarios.- Con el visto bueno del OPIP o del Gerente General de la IP, el Departamento de Seguridad, procederá a emitir la credencial de identificación a todo empleado que conste en los roles de las diferentes empresas que prestan servicios complementarios en el interior de BANANAPUERTO, entregando los siguientes requisitos para su obtención: * Carta de solicitud de la credencial (Visto bueno) * Fotocopia Cedula Identidad, * Fotocopia Certificado de votación * Se verifican los antecedentes Penales en la página del ministerio del interior. (www.ministeriodelinterior.gob.ec) * Pago del valor $10.oo + IVA. (Servicio al Cliente) Personal de Clientes y/o Proveedores.- Con el visto bueno del OPIP o del Gerente General de la IP, el Departamento de Seguridad, procederá a emitir la credencial de identificación al personal de las compañías que presten servicios a NAPORTEC S.A., o reciban servicios por parte de NAPORTEC S.A. que su labor en la instalación sea permanentemente por asuntos de trabajo, entregando los siguientes requisitos para su obtención: * Carta de solicitud de la credencial (Visto bueno) * Fotocopia Cedula Identidad, * Fotocopia Certificado de votación * Matricula de Capitanía Actualizada * Estudio de Seguridad * Se verifican los antecedentes Penales en la página del ministerio del interior. (www.ministeriodelinterior.gob.ec) * Pago del valor $40,oo + IVA. (Servicio al Cliente) Compañías transporte que mueven carga DOLE.- Con el visto bueno remitido por correo electrónico del departamento de transporte, el Departamento de Seguridad, procederá a emitir la credencial de identificación a los choferes de las compañías que presten servicios transporte y muevan carga de Logban, cumpliendo los siguientes requisitos:
* Constar en el archivo maestro de transporte remitido por el departamento de transporte de Logban. * Presentar originales de Licencia Tipo D o E. Compañías transporte que mueven carga de terceros.- Con el visto bueno del departamento de seguridad, procederá a emitir la credencial de identificación a los choferes de las compañías que presten servicios transporte a clientes y terceros ingresen dejar o retirar carga de la IP, cumpliendo los siguientes requisitos: * Si son afiliados a una compañía de transporte, deben presentar la una carta de solicitud para la credencial, si no presentan la carta se imprime la credencial como compañía particular. * Se debe adjuntar copias a color de la licencia, cedula de identidad del chofer. * Presentar originales de Licencia Tipo B o C (para vehículos livianos y furgones de hasta 3.5 Ton) * Presentar originales de Licencia Tipo D o E (para carga pesada) * Pago del valor $40,oo + IVA. (Servicio al Cliente) 2.- FORMATO CREDENCIAL. La credencial de identificación será elaborada con las siguientes características: En el frente Fotografía Logotipo de NAPORTEC Nombre del empleador Nombres y apellidos del empleado Número de cédula de identidad Cargo o función que ocupa Código personal Fecha de caducidad Estatura Peso Color de Cabello Color de Ojos Holograma de seguridad
En el reverso Normas de seguridad Firma autorizada Código de barra con el código personal Código de barra con el numero de cedula Numeración de la tarjeta Personal Variable: Visitas que ingresan a la IP por un lapso de tiempo muy cortó, empleados de compañías que prestan o reciben servicios por parte de NAPORTEC S.A. pueden ingresar luego que en las garitas de accesos se halla verificado la autorización de ingreso mediante un correo, llamada telefónica o autorización del Jefe de área que se visitara, se procederá en las garitas de accesos al intercambio de la cedula de identidad por un pase de identificación del área a visitar. 3.- IDENTIFICACION DE LA TARJETAS POR SU COLOR Para empleados, servicios complementarios y transportistas carga propia y transportistas carga terceros: COLOR VERDE VERDE LIMON AMARILLAS OPERACIONES M&R ADMINISTRATIVAS AREA ROJAS NARANJA CAFE CELESTE PLOMO DEL BUQUE SEGURIDAD TERCEROS TRANSPORTISTAS LICENCIAS TIPO B - C TRANSPORTISTAS LICENCIAS TIPO D - E
Para Visitas, clientes y proveedores: COLOR AMARILLA (GARITA 1) PLOMO (GARITAS 1-6) VIOLETA (GARITA 1) ROJA (GARITAS 1-6) VERDE LIMON (GARITA 1) CAFE (GARITA 1) TURQUESA (GARITA 6) ROJO OSCURO (GARITA 1) AZUL (GARITA 1) AREA ADMINISTRACION Y PORMAR CARGA SUELTA Y AFORO VISITA INSTALACION PORTUARIA M&R BODEGA GENERAL EMBARQUE & CALIDAD ANDEN VISITA ESPECIAL RECINTO PORTUARIO 4.- PARCHES Se entregara parches a los empleados de compañías que prestan o reciben servicios por parte de NAPORTEC S.A. por un lapso de tiempo cortó dentro de la Instalación Portuaria, con la verificación de la autorización de ingreso correspondiente parte de las autoridad de la Instalación Portuaria. Se procederá en las Garitas y puertas de acceso vehicular al intercambio de la cedula de identidad o licencia de conducir por un parche de identificación. 5.- IDENTIFICACION DEL PARCHE POR SU COLOR COLOR CAFES (GARITA 1) CAFES (GARITA 6) VERDES CLARAS (PUERTAS VEHICULARES) BLANCAS ANARANJADAS AMARILLAS AREA A TIERRA A TIERRA CONDUCTORES
6.- EMISION DE TARJETAS Y PARCHES POR PERDIDA O ROBO. Cuando un empleado, proveedor, cliente o visitante pierda la credencial o parche de identificación; para la emisión de una nueva credencial o parche de identificación, deberá realizar el siguiente trámite: Notificar por escrito al Jefe Departamental, indicando las causas o circunstancias de la pérdida en el caso de empleados y si fuere empleado de alguna empresa que presta o recibe servicio de NAPORTEC S.A., deberá notificar a la persona encargada en la garita o puerta lo sucedido. En el caso de robo o pérdida el empleado debe presentar una denuncia dependiendo del caso, la misma que puede ser presentada en la PJ o la Comisaría de turno o denuncia digital. El Jefe Departamental notificará y solicitará por vía e-mail al Departamento de Seguridad, la emisión de una nueva tarjeta de identificación en el caso de los empleados; si fuere el caso de empleado de alguna empresa que presta o recibe servicio de NAPORTEC S.A. la persona encargada en la garita o puerta informara al Departamento de Seguridad Portuaria lo sucedido. El Departamento de Seguridad Portuaria emitirá vía mail a SERVICIO AL CLIENTE la solicitud para la facturación por pedida o robo de credenciales o parches de acuerdo al tarifario. 7.- RENOVACION DE CREDENCIALES. Las credenciales de identificación tienen una caducidad de dos años calendarios a, a partir de su emisión. Cuando una tarjeta de identificación se encuentra caducada, deteriorada, rota o no se puede leer los datos, el departamento de seguridad emitirá una nueva con la debida justificación y la devolución de la anterior, previa la presentación y autorización del departamento pertinente. 8.- CASOS ESPECIALES Se emitirá una credencial de identificación temporal de color AZUL con la leyenda RECINTO PORTUARIO, la misma que será proporcionada en los tres niveles de protección a Autoridades, funcionarios, visitantes con la respectiva autorización del Gerente de Terminal y Oficial de Protección, con la finalidad de que permanezcan en el interior de la instalación sin ser interpeladas.
9.- SANCIONES POR MAL USO El Departamento de Seguridad, elaborara un informe al departamento de Recursos Humanos de NAPORTEC S.A. si se detecta que el usuario da mal uso a la credencial personal con la finalidad que el infractor sea sancionado disciplinariamente. 10.- ANULACION DE CREDENCIALES DE COLABORADORES CESANTES El departamento de Recursos Humanos, es el encargado de reportar vía correo electrónico la salida de los colaboradores cesantes de manera inmediata para que el departamento de seguridad física proceda ha bloquear los accesos a la Instalación Portuaria, para así impedir el ingreso de personas no autorizadas, además debe de hacer llegar al departamento de seguridad física en el menor tiempo posible las credenciales de identificación de los empleados cesantes, para poder ser dada de baja. Todas las credenciales que son entregadas al Departamento de seguridad del personal cesante y las credenciales caducadas son almacenadas en la oficina de seguridad, para cuando se tiene una cantidad considerable ser destruidas por la persona encargada.