Adquisición de un producto comercial para la Gestión del proyecto de Factura Electrónica
Índice Página 1 INTRODUCCIÓN 3 2 ÁMBITO 4 3 ALCANCE 5 3.1 REQUISITOS FUNCIONALES 6 3.1.1 Recepción de facturas 6 3.1.2 Emisión de facturas 6 3.1.3 Portal de proveedores 6 3.1.4 Conexión con gestor documental 7 3.1.5 Conexión EDICOM 7 3.2 REQUISITOS TÉCNICOS 7 4 PRESUPUESTO Y PLAZOS 9 5 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 10 6 Anexo I: CRITERIOS DE SELECCIÓN 11 o02verdocumentotramiteservlet Página: 2/11
1 INTRODUCCIÓN Osakidetza se plantea la necesidad de implantar una herramienta de software que le permita automatizar sus procesos de facturación electrónica, tanto en la recepción como en el envío de facturas. El objetivo principal para la adquisición de un nuevo software radica en la obtención de una mayor eficiencia organizativa, de la siguiente forma: Automatizar y simplificar el proceso de gestión de facturas mediante el uso de tecnología y soluciones de gestión de facturas sobre el sistema SAP ERP. Implantar un nuevo modelo en la gestión y tratamiento automatizado de facturas, que revierta en un incremento en la eficiencia administrativa así como una reducción de costes de gestión, siempre integrado con su sistema corporativo SAP ERP. Mejorar en el nivel de eficiencia de los procesos actuales para el tratamiento de facturas. Facilitar los procesos de auditoría e inspección. Disminuir el uso del papel y los costes asociados al mismo. Mejorar el tiempo de contabilización de las facturas. Mejorar la relación con los proveedores gracias a la vista unificada del proceso de gestión desde la contratación hasta el pago o rechazo, dando de este modo soporte a los procesos de reclamación. o02verdocumentotramiteservlet Página: 3/11
2 ÁMBITO El ámbito del presente expediente se refiere a la adquisición de un software comercial para la automatización de los procesos de facturación electrónica, tanto en la recepción como en el envío de facturas. En el caso de ofertarse un producto licenciado, el número de licencias propuesto deberá cubrir la siguiente volumetría anual: Volumen de facturas 325.000 Volumen de proveedores 35.000 En la oferta remitida, el licitador deberá incluir: Coste unitario de adquisición de licencia Coste de mantenimiento anual de la misma o02verdocumentotramiteservlet Página: 4/11
3 ALCANCE El software debe ser capaz de procesar y enviar facturas en formato FacturaE 3.2 e integrarse con los módulos funcionales de SAP ECC como sistema ERP central de Osakidetza. El producto debe garantizar que: El documento electrónico que representa la factura contiene todos los campos obligatorios (número de factura, fecha expedición, razón social del emisor y del receptor, NIF emisor y receptor, domicilio de emisor y receptor, descripciones de las operaciones, base imponible, tipo impositivo, cuota tributaria, fecha de prestación de servicio). La factura está firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido. Se transmite la factura de un sistema (emisor) a otro (receptor) recogiendo el consentimiento de ambas partes. Se conserva una copia o matriz de la factura original. Dado que Osakidetza debe permitir a sus proveedores facturar tanto de manera automatizada como de forma manual, es necesario que la herramienta facilite, además de canales de recepción y emisión automáticos, un entorno de portal con la posibilidad de generación manual de factura o subida manual de un fichero de factura. El software debe incluir en el producto estándar al menos los siguientes escenarios: Recepción de facturas. Emisión de facturas. Monitorización de trazabilidad de facturas. Portal del proveedor. Conexión con gestor documental. Conexión con EDICOM. Estas funcionalidades deben estar estructuradas como componentes dentro de la herramienta y deben ser lo suficientemente independientes como para permitir instalarlos de forma progresiva en caso de que Osakidetza decidiera una implantación gradual de los escenarios. El software debe contar con un middleware de integración para garantizar el control de los procesos, independencia de los canales de entrada y salida con respecto al ERP, capacidad de reprocesamiento y especialización en mensajería asíncrona. El middleware utilizado en Osakidetza dentro su infraestructura de sistemas SAP es PI. Por tanto, se solicita que la herramienta esté soportada por SAP PI. A continuación se detallan los requisitos que debe cumplir el producto para cada escenario. o02verdocumentotramiteservlet Página: 5/11
3.1 REQUISITOS FUNCIONALES 3.1.1 Recepción de facturas El escenario de recepción de facturas electrónicas debe cubrir la automatización del proceso de facturación electrónica a partir de la recepción de un fichero XML en formato FacturaE. Como funcionalidad necesaria se requiere: Recepción en formato FacturaE 3.2. Adaptación posible a otros formatos. Integración con SAP ERP a través de IDoc. Almacenamiento automático de las facturas en cualquier gestor documental mediante Archive Link. Visor de facturas en formato HTML, con enlace a la factura original. Trazabilidad completa del proceso de recepción desde SAP ERP. Validación de la firma electrónica e integración con servicios OCSP de chequeo de vigencia de certificado. Posibilidad de integración con herramientas de digitalización de facturas. 3.1.2 Emisión de facturas El escenario de emisión de facturas electrónicas debe cubrir la automatización del proceso de facturación electrónica a partir de la emisión de una factura desde SAP ERP. Como funcionalidad necesaria se requiere: Emisión en formato FacturaE 3.2. Adaptación posible a otros formatos de emisión. Integración con SAP ERP a través de IDoc. Integración con el portal de proveedores del Gobierno de España (FACE). Almacenamiento automático de las facturas en cualquier gestor documental integrado mediante Archive Link. Visor de facturas en formato HTML, con enlace a la factura original. Trazabilidad completa del proceso de emisión desde SAP ERP. Firma electrónica reconocida. Custodia de certificado para la firma. Posibilidad de emisión por múltiples canales de comunicación. Al menos: mail, Web Service, FTPs. Posibilidad de emisión XML (con firma XADES) y PDF (con firma PKCS7). 3.1.3 Portal de proveedores La herramienta debe incluir un portal de proveedores que provea una interfaz web accesible desde Internet y que cubra la funcionalidad de automatización del ciclo de vida logístico de un pedido desde que es creado en el módulo de compras de SAP ERP hasta que es facturado. Las funcionalidades principales que debe cubrir son las siguientes: o02verdocumentotramiteservlet Página: 6/11
Gestión de pedidos: o Listado de pedidos o Detalle del pedido. o Aceptación o rechazo del pedido. o Expedición del pedido. o Recepción de mercancía. o Generación de facturas a partir del pedido. o Gestión de facturas Multipedido. Gestión de Facturas: o Listado de Facturas emitidas o Subida de facturas en formato facturae o Visualización del detalle de la factura. o Firma delegada de factura. o Firma local de factura. El portal ha de contar con gestión y visualización de alertas y notificadores al usuario, así como una gestión web de usuarios para un administrador de Osakidetza. Así mismo, es fundamental que el portal sea capaz de proveer tanto firma delegada como firma local por parte del usuario, para garantizar la posibilidad de facturación para usuarios con certificado digital o sin él. 3.1.4 Conexión con gestor documental La herramienta debe facilitar la integración de las facturas con SAP con gestores documentales a través del protocolo Archive Link, y automatizar su adjuntado. La información de los documentos almacenados debe estar disponible desde SAP ERP. 3.1.5 Conexión EDICOM La herramienta debe contar con un conector que permita integrar el procesamiento de mensajes con la plataforma EDICOM. Los requerimientos son los siguientes: Contenido predefinido para los distintos mensajes de logística: pedido, albarán, entrega de mercancía, factura (ORDER, DESADV, RECADV, INVOIC). Gestión de ACKs (acuses de recibo). Canales de intercambio de mensajes configurables. Herramientas de monitorización. 3.2 REQUISITOS TÉCNICOS A continuación se detallan los requisitos técnicos que debe cumplir el software de facturación electrónica. Debe proporcionar una integración directa con SAP ERP mediante IDoc. o02verdocumentotramiteservlet Página: 7/11
Debe ser compatible con SAP PI 7.31. Como servidor para el portal se plantea preferentemente una solución basada en Java EE. Debe soportar protocolos de comunicación seguros. Debe ser flexible para adaptar a futuro los nuevos formatos de FacturaE. En el escenario de emisión con formato XML el estándar de firma recomendado es XAdES (XLM Advanced Electronic Signature), en el escenario de emisión PDF el estándar de firma recomendado es PKCS7). o02verdocumentotramiteservlet Página: 8/11
4 PRESUPUESTO Y PLAZOS El presupuesto máximo asignado y los plazos máximos de ejecución para este proyecto son los siguientes: Presupuesto máximo asignado: 99.900 (sin IVA) La valoración económica esta expresada en Euros, es máxima e incluye la totalidad de los conceptos devengables. La valoración económica deberá ir obligatoriamente en el sobre B: Oferta económica y criterios evaluables de forma automática mediante la aplicación de fórmulas. Plazo de ejecución: desde la fecha de formalización del contrato hasta el 31 de Diciembre de 2014. Plazo de garantía: Un año contado desde la fecha de recepción. Forma de pago: Una única factura a la entrega del producto. Además, y en caso de ofertarse un producto comercial, deberán de indicarse las condiciones para un contrato de mantenimiento de las licencias adquiridas, una vez finalizado el período de garantía. o02verdocumentotramiteservlet Página: 9/11
5 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Para la elección de los criterios de valoración y su ponderación se han tenido en consideración los aspectos más significativos recogidos en el Pliego de Bases Técnicas que se acompaña a este expediente, a fin de garantizar que las ofertas de los licitadores se ajusten a lo exigido para el suministro objeto de este expediente. De acuerdo con lo antedicho, los criterios que servirán de base para la adjudicación del presente contrato serán los siguientes: JUICIOS DE VALOR: CALIDAD TÉCNICA... 70 Descripción funcional del producto: Descripción detallada de las prestaciones incluidas en el producto... 45 Modelo de integración propuesto: Descripción detallada de la arquitectura y modelo de integración con SAP propuesto... 20 Prestaciones adicionales/mejoras propuestas: Mejoras relacionadas con las licencias ofertadas y el soporte técnico de producto... 5 FÓRMULA: Precio de la oferta... 30 El precio menor recibirá 30 puntos y el resto proporcionalmente aplicando la siguiente fórmula: Precio Mínimo ------------------------------ x 30 Precio Ofertado o02verdocumentotramiteservlet Página: 10/11
6 Anexo I: CRITERIOS DE SELECCIÓN Podrán concurrir al concurso las empresas que dispongan de las referencias y requisitos que se detallan a continuación. La herramienta propuesta deberá contar al menos con dos referencias de implantación de facturas en España en estado productivo. Se valorarán positivamente más referencias productivas de implantación de los escenarios de recepción o emisión de facturas. Al basarse en sistemas SAP, la herramienta propuesta debe estar certificada por SAP para garantizar que cumple con los estándares de calidad de los procesos de certificación de software SAP. La herramienta debe garantizar su evolución con cada major release del sistema SAP PI para asegurar su continuidad tecnológica. o02verdocumentotramiteservlet Página: 11/11