HCM 2016 Solicitud de Ausencia para Empleados Ingresando Solicitudes de Ausencia 1. Inicie la sesión del sistema HCM con su identificación MEID y contraseña. 2. Haga clic en el ícono NavBar en la esquina superior derecha, después haga clic en el navegador Navigator. 3. Siga la ruta haciendo clic en cada selección: Self Service > Time Reporting > Report Time > Timesheet (auto-servicio, reportando el tiempo, reporte del tiempo, hoja de tiempo). Si las horas de ausencia solicitadas exceden a su saldo disponible, más cualquier derecho adquirido en el periodo de pago actual, y su Aprobador aprueba su solicitud, las horas solicitadas en exceso serán sin paga. Usted debe ingresar esas horas sin paga como una ausencia sin paga Leave Without Pay. Las horas sin paga reducirán la acumulación para el siguiente periodo de pago. 6. En la parte superior, junto a la casilla de la fecha Date, haga clic en el ícono del calendario Calendar e ingrese la fecha de inicio de su solicitud de ausencia. 4. Hacia la parte inferior de la hoja de tiempo Timesheet, haga clic en ausencia Absence. 7. Haga clic en las flechas verdes para actualizar. 5. En la parte inferior, bajo los saldos de derecho de ausencia Absence Entitlement Balances, vea su saldo actual de ausencias. Su hoja de tiempo se actualizará al periodo correcto de pago e incluirá la fecha que usted seleccionó. **Declaración Legal del Sistema: Los saldos en esta sección no reflejan las ausencias aprobadas que no hayan sido procesadas. También mantenga en mente que cuando ingrese solicitudes de ausencia en el futuro, su saldo de ausencias Absence Balances no reflejará cualquier acumulación futura. Servicios de Capacitación Tecnológica Junio de 2016 1
8. En el centro de su pantalla, en la sección de eventos de ausencia Absence Events, haga clic para agregar un evento de ausencia Add Absence Event. 9. Haga clic en el ícono del calendario Calendar para seleccionar la fecha de inicio Start Date y la fecha de terminación End Date de su solicitud de ausencia Absence Request. Si su solicitud es sólo para un día, o para unas cuantas horas de un día, ingrese la misma fecha en las casillas de inicio Start y terminación End. 10. Haga clic en nombre de la ausencia Absence Name y seleccione el tipo apropiado de ausencia. Cada tipo de ausencia en esta lista requiere su propia solicitud de ausencia Absence Request. Por ejemplo: Si usted está solicitando vacaciones Vacation y acumulación de vacaciones Bank Vacation en un periodo de pago, cada tipo de ausencia necesita su propio evento de ausencia Absence Event. Ciertos tipos de ausencias [ausencias por la muerte de un ser querido Bereavement Leaves, ausencias por catástrofe Catastrophic Leaves, por servicio de jurado Jury Duty, por familia enferma Sick Family, y por ausencia familiar intermediaria/reducida bajo el decreto de ausencia médica familiar FMLA Intermittent/Reduced] requieren una razón. Haga clic en la razón Reason para hacer su selección. La casilla para la razón Reason no mostrará si el tipo de su ausencia no requiere una razón. Para cualquier cantidad de horas que exceda a su saldo de ausencias, seleccione la ausencia sin pago Leave Without Pay. Servicios de Capacitación Tecnológica 2
11. Haga clic en detalles Details. Los siguientes pasos determinarán cómo calculará el sistema HCM las horas siendo tomadas. 12. Si se está tomando el/los día/s entero/s, deje todas las casillas como estén, y pase al paso 15. 13. Si no se tomará un día completo, haga clic en días parciales Partial Days, y seleccione la opción apropiada abajo. Si usted está solicitando días parciales, con una cantidad de horas de ausencia distinta cada día, por ejemplo, usted se está tomando 2 horas un día y 4 horas al día siguiente, tiene qué presentar por cada día una solicitud de evento de ausencia Absence Event. No hay un sistema disponible de combinación de días parciales para este tipo de situación. 14. Si usted seleccionó la opción de días parciales Partial Days, ingrese el número de horas de ausencia que usted esté solicitando en la casilla apropiada de horas del día Day Hours. None Ninguno de los días solicitados para la ausencia serán días parciales. (Pase al paso 15.) All Days El tiempo solicitado de ausencia es para sólo unas cuantas horas en un día. O usted está solicitando días parciales consecutivos con la misma cantidad de horas de ausencia cada día; Por ejemplo, dos horas al día durante tres días. End Day Only Sólo el último día del tiempo solicitado será una ausencia de día parcial. El resto de los días serán días completos de ausencia. Start Day Only Sólo el primer día del tiempo solicitado será una ausencia de día parcial. El resto de los días serán días completos de ausencia. Start and End Days Sólo el primero y último día del tiempo solicitado serán una ausencia de día parcial. El/los día/s de en medio serán días completos de ausencia. Por ejemplo, si usted está solicitando 2 horas de ausencia de su día de 8 horas, use la opción de días parciales All Days, e ingrese 2.00 en la casilla de horas All Days Hours. 15. Deje la casilla de duración Duration en blanco! 16. Haga clic en el botón para calcular la fecha de terminación Calculate End Date o en el botón de duración Duration para calcular las horas de su ausencia. Servicios de Capacitación Tecnológica 3
El sistema HCM calculará el total de horas de su solicitud de ausencia Absence Request basándose en su horario de trabajo y en la información que usted haya ingresado. 17. Si lo desea, puede ingresar comentarios en la casilla de comentarios del reportero Reporter Comments (no es requerido). Por favor no incluya información sensitiva o personal en la casilla de comentarios Comments. 18. Haga clic en OK. 22. Haga clic en OK para confirmar. Se enviará una nota electrónica de notificación a su aprobador Approver. Usted recibirá una notificación por correo electrónico cuando se tome una acción sobre su solicitud de ausencia Absence Request. Aunque el tiempo por enfermedad y personal Sick & Personal son automáticamente aprobados, estas solicitudes de ausencia aún deberían de considerarse con su Supervisor antes o tan más pronto como sea posible. 19. En la sección de eventos de ausencia Absence Events, revise la hilera de la solicitud de ausencia para asegurar su exactitud. 20. Para hacer cambios, haga clic en el vínculo a los detalles Details. Por favor tenga en mente que cada tipo de ausencia requiere su propia solicitud de ausencia Absence Request. Las solicitudes de distintos días parciales requieren eventos de ausencia por separado. Borre las horas en la casilla de duración Duration. Haga sus cambios. Haga clic en Calculate End Date o en Duration. Haga clic en OK. Usted puede borrar una solicitud de ausencia Absence Request, antes de enviarla. Haga clic en borrar Delete (a la derecha); y para borrar haga clic en sí YES - Delete. Usted no puede borrar una solicitud de ausencia Absence Request una vez que la haya enviado. Sin embargo, usted puede cancelarla si aún no ha sido aprobada. (siguiente página) 23. Para ingresar una nueva solicitud de ausencia Absence Request, haga clic para agregar un evento de ausencia Add Absence Event. 24. Llene este evento de ausencia Absence Event siguiendo los mismos pasos que usted acaba de completar. 25. Para salir del programa haga clic en Sign Out en la esquina superior derecha. 21. Haga clic en el botón para enviar Submit sobre la sección de eventos de ausencia Absence Events. Servicios de Capacitación Tecnológica 4
Editando/Cancelando Solicitudes de Ausencia Usted puede editar o cancelar una solicitud de ausencia Absence Request que NO haya sido aprobada. Si ha sido aprobada, su aprobador Approver puede editar o cancelar su solicitud. 1. Inicie la sesión del sistema HCM con su identificación MEID y contraseña. 2. Haga clic en el ícono NavBar en la esquina superior derecha, después haga clic en el navegador Navigator. 3. Siga la ruta haciendo clic en cada selección: Self Service > Time Reporting > Report Time > Timesheet (auto-servicio, reportando el tiempo, reporte del tiempo, hoja de tiempo). 4. Junto a la casilla de la fecha Date, haga clic en el ícono del calendario Calendar e ingrese la fecha de su Solicitud de Ausencia Absence Request. 7. A la derecha de la solicitud de ausencia Absence Request haga clic en editar Edit. 8. Para editar la información, haga clic en el vínculo de detalles Details. Borre las horas en la casilla de duración Duration. Haga sus cambios. Haga clic para calcular la fecha de terminación Calculate End Date o la duración Duration. Haga clic en OK. 9. Para cancelar, haga clic en la casilla Cancel. 10. Desplácese hacia abajo por la página, y envíe haciendo clic en Submit. 11. Haga clic en OK para confirmar. 5. Haga clic en las flechas verdes para actualizar. 6. Hacia el final de la hoja de tiempo Timesheet, haga clic en ausencia Absence. Servicios de Capacitación Tecnológica 5
Recordatorio Importante a los Empleados No Exentos Cada periodo de pago, usted debe reportar sus horas trabajadas en su hoja de tiempo Timesheet. Si tiene solicitudes de ausencia Absence Requests aprobadas en el periodo de pago actual, usted debe ajustar sus horas regulares trabajadas para asegurar que no se le pague de más. 4. Haga clic en el estado de tiempo reportado Reported Time Status para ver si su solicitud de ausencia Absence Request ha sido aprobada. 5. Ajuste sus horas de ganancias regulares Regular Earnings como sea necesario. 1. Inicie la sesión del sistema HCM con su identificación MEID y contraseña. Asegúrese de que el total de sus horas para el día sea el correcto. 2. Haga clic en el ícono NavBar en la esquina superior derecha, después haga clic en el navegador Navigator. 3. Siga la ruta haciendo clic en cada selección: Self Service > Time Reporting > Report Time > Timesheet (auto-servicio, reportando el tiempo, reporte del tiempo, hoja de tiempo). Note cualesquiera días con las horas en las dos hileras. 6. Haga clic en la pestaña de resumen Summary para el total de las horas reportadas. Asegúrese de que las horas regulares de trabajo programadas para todo el periodo de pago sean las correctas. 7. Para salir del programa haga clic en Sign Out en la esquina superior derecha. Las horas en la segunda hilera son sus solicitudes de ausencia Absence Requests. Si estas horas han sido aprobadas, deben ser deducidas de sus horas de ganancias regulares Regular Earnings en la primera hilera. Servicios de Capacitación Tecnológica 6