Contenido 1. Establecer una contraseña para abrir o modificar un documento... 2 1.1 Cifrar y establecer una contraseña para abrir un documento... 2 1.2 Establecer una contraseña para modificar un documento... 2 1.3 Cambiar o suprimir una contraseña... 3 2. Solicitar abrir un archivo como de sólo lectura... 4 3. Guardar y recuperar una copia de seguridad de un documento... 4 3.1 Realizar copias locales de archivos remotos... 4 3.2 Guardar copias de seguridad... 5 Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 1
1. Establecer una contraseña para abrir o modificar un documento Microsoft Word 2007, permite usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos. 1.1 Cifrar y establecer una contraseña para abrir un documento Para cifrar un archivo y establecer una contraseña para abrirlo, realiza lo siguiente: 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office, selecciona Preparar y, a continuación, haz clic en Cifrar documento. 2. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, en el cuadro Contraseña, escribe una contraseña y, a continuación, haz clic en Aceptar. Puedes escribir hasta 255 caracteres. El cifrado es un método estándar que se usa para que el archivo sea más seguro. 3. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, en el cuadro Repetir contraseña, escribe la contraseña nuevamente y, a continuación, haz clic en Aceptar. 4. Para guardar la contraseña, guarda el archivo. 1.2 Establecer una contraseña para modificar un documento Para permitir que sólo los revisores autorizados modifiquen el contenido, realiza lo siguiente: 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Guardar como. 2. Haz clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales. 3. Sigue uno o ambos procedimientos: Si deseas que los revisores escriban una contraseña para poder ver el documento, especifica la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura. Permite escribir hasta 15 caracteres. Si deseas que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los cambios en el documento, especifica la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura. Esta característica no usa ningún método de cifrado. Está diseñada para que puedas colaborar con los revisores de contenido de su confianza, no para que el archivo sea más seguro. Nota: Puedes asignar ambas contraseñas: una para tener acceso al archivo y otra para proporcionar a revisores específicos permiso para modificar el contenido. Asegúrate de que cada contraseña es diferente. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 2
4. Si no deseas que los revisores de contenido modifiquen el archivo por error, activa la casilla Se recomienda sólo lectura. Cuando los revisores abran el archivo, se les preguntará si desean abrir el archivo como de sólo lectura. 5. Haz clic en Aceptar. 6. Cuando se te indique, vuelve a escribir las contraseñas para confirmarlas y, a continuación, haz clic en Aceptar. 7. En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en Guardar. 8. Si te pregunta si deseas reemplazar el documento existente, haz clic en Sí. 1.3 Cambiar o suprimir una contraseña 1. Sigue uno o ambos procedimientos: Abre el archivo con la contraseña de apertura de modo que el archivo se abra en modo de lectura/escritura. Abre el archivo con la contraseña de escritura de modo que el archivo se abra en modo de lectura/escritura. 2. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Guardar como. 3. Haz clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales. 4. Selecciona la contraseña existente y, a continuación, escribe una contraseña nueva. 5. Haz clic en Aceptar. 6. Cuando se te indique, vuelve a escribir la contraseña para confirmarla y, a continuación, haz clic en Aceptar. 7. Haz clic en Guardar. 8. Si se te pregunta si deseas reemplazar el archivo existente, haz clic en Sí. En el caso que quieras suprimir una contraseña, debes seguir todos los pasos hasta el punto 3. A partir de este punto: 4. Selecciona la contraseña y presione SUPRIMIR. 5. Haz clic en Aceptar. 6. Haz clic en Guardar. 7. Si se te pregunta si deseas reemplazar el archivo existente, haz clic en Sí. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 3
2. Solicitar abrir un archivo como de sólo lectura Si no deseas que los revisores de contenido modifiquen un archivo por error, puedes hacer que se muestre un mensaje al abrir el archivo en el que se recomiende, aunque no sea obligatorio, que lo abran como de sólo lectura. Un archivo de sólo lectura se puede leer o copiar y, si se realizan cambios, sólo se podrán guardar si se asigna un nombre nuevo al archivo. 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Guardar como. 2. Haz clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales. 3. Activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura. 4. Haz clic en Aceptar. 5. Haz clic en Guardar. 6. Si se te pregunta si deseas actualizar el archivo existente con la nueva configuración de sólo lectura, haz clic en Sí. 3. Guardar y recuperar una copia de seguridad de un documento Microsoft Office Word incluye muchas formas de realizar copias de seguridad y de recuperar documentos en caso de que se produzca un error u otros problemas. La forma más confiable de recuperar el trabajo es preparase de ante mano, como guardar los archivos manualmente con frecuencia o configurar Word para que cree copias de seguridad automáticamente. Si un archivo está dañado, puede que recuperes el trabajo mediante el uso de la característica Abrir y reparar o el convertidor de recuperación de texto. 3.1 Realizar copias locales de archivos remotos Al trabajar en un documento almacenado en una red o en un dispositivo extraíble, de forma predeterminada Word abre el documento en la ubicación remota. Si existe un problema con la red o el dispositivo, puede que tengas problemas al volver a guardar el documento en la ubicación remota y quizá pierdas el trabajo. Para evitar este problema, puedes activar una opción con el fin de realizar automáticamente una copia local de los documentos almacenados remotamente. Cuando está activada esta opción, Word almacena temporalmente una copia local de un documento almacenado en una red o en un dispositivo remoto. Al guardar la copia local, Word guarda los cambios que realices en el original. Si el archivo original no está disponible, Word te indica que guardes el archivo en otra ubicación. Activar la opción para la edición de archivos remotos localmente Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Word. Haz clic en Avanzadas. Desplázate a la sección Guardar y, a continuación, activa la casilla de verificación Copiar los archivos guardados de forma remota en el equipo y actualizar el archivo remoto al guardar. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 4
3.2 Guardar copias de seguridad Puedes configurar Word para guardar automáticamente una copia de seguridad cada vez que guardes un documento. Guardar una copia de seguridad puede proteger parte del trabajo si se daña o elimina el documento original. La copia de seguridad es una versión del documento que guardaste antes de la última operación de guardado; por lo tanto, los cambios más recientes no están disponibles en esta copia. Sin embargo, la copia de seguridad evita que se pierda el documento completo. Nota: Si eliminas el documento original sin guardarlo, la copia de seguridad no incluirá los cambios efectuados desde la última vez que guardaste el documento. Las copias de seguridad se guardan en la misma carpeta que el documento original, con el nombre de archivo Copia de seguridad de nombre del documento.wbk. Cada vez que guardes el documento, una nueva copia de seguridad reemplaza la copia existente. Para configurar Word para que guarde las copias de seguridad automáticamente 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Word. 2. Haz clic en Avanzadas. 3. Desplázate a la sección Guardar y, a continuación, activa la casilla de verificación Crear siempre copia de seguridad. Ç 3.3 Abrir una copia de seguridad 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Abrir. 2. En el cuadro Tipo de archivo, haz clic en Todos los archivos. 3. Si deseas abrir una copia de seguridad que se guardó en otra carpeta, búscala y ábrela. 4. Haz clic en la flecha situada junto a Vistas y, a continuación, haz clic en Detalles. En la columna Nombre, el nombre de la copia de seguridad aparece como Copia de seguridad de nombre del documento. En la columna Tipo, el tipo de archivo de la copia de seguridad aparece como Documento de copia de seguridad de Microsoft Word. 5. Busca la copia de seguridad y haz doble clic en ella para abrirla. 6. Si deseas trabajar con la copia de seguridad como si fuese un documento normal de Word, haz clic en el botón de Microsoft Office, haz clic en Guardar como y, a continuación, escribe un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 5
3.4 Abrir y reparar un archivo Si se ha dañado el archivo y no lo puede abrir normalmente, quizá pueda recuperar su contenido mediante la característica Abrir y reparar. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el archivo que desee abrir. 3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contenga el archivo. 4. Seleccione el archivo que desee recuperar. 5. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir y reparar. 3.5 Utiliza el convertidor de recuperación de archivos Puedes utilizar el Convertidor para recuperar texto en cualquier momento con el fin de abrir un documento dañado y recuperar el texto. Después de abrir correctamente el documento dañado, puedes guardarlo en formato de Word o en otro formato (por ejemplo, formato de texto o HTML). El texto de párrafos, encabezados, pies de página, notas al pie, notas al final y campos se recupera como texto sin formato. Los formatos de los documentos, gráficos, campos, objetos de dibujo y cualquier otra información que no sea texto no se recuperan. Para extraer únicamente el texto con el convertidor de recuperación de archivos 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Word. 2. Haz clic en Avanzadas. 3. Desplázate hasta la sección General y, a continuación, activa la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y, a continuación haz clic en Aceptar. 4. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Abrir. 5. En la lista Tipo de archivo, selecciona Recuperar texto de cualquier archivo. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 6
Si no ves la opción Recuperar texto de cualquier archivo en el cuadro Tipo de archivo, debes instalar el convertidor de archivos de la siguiente manera: 1. En Microsoft Windows, haz clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control. 2. Sigue uno de estos procedimientos: En Windows Vista: 1. En Panel de control, haz clic en Desinstalar un programa. 2. En la lista de programas, haz clic en la entrada de la lista correspondiente a Microsoft Office o Microsoft Word, en función de si instalaste Word como parte de Office o de forma independiente, y haz clic en Cambiar. En Windows XP: 1. En el Panel de control, haz clic en Agregar o quitar programas. 2. En el cuadro Programas actualmente instalados, haz clic en la entrada de la lista correspondiente a Microsoft Office o Microsoft Word, en función de si instalaste Word como parte de Office o de forma independiente, y haz clic en Cambiar. 3. En Cambie la instalación de Microsoft Office, haz clic en Agregar o quitar funciones y, a continuación, en Continuar. 4. En Opciones de instalación, expande Características compartidas de Office. 5. Expande Convertidores y filtros y, a continuación, expande Convertidores de texto. 6. Haz clic en la flecha situada junto a Convertidor de texto recuperado y, a continuación, en Ejecutar desde mi PC. 6. Abre el documento de la forma habitual. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 18 / Página 7