PLAnEACIón EsTRATéGICA Arturo Bustamante Domínguez sistema Kanban El éxito de las tiendas de autoservicio Administración en las cadenas de suministro es el secreto que ha llevado al éxito a las tiendas de autoservicio norteamericanas. Básicamente que el cliente encuentre los bienes y productos que requiere en cantidad, calidad y tiempo, es decir, siempre localizado en el punto donde se necesita. Introducción Después de la posguerra, Japón se encontraba en una crisis total, lo que derivó en un cambio de estrategias, sobre todo en la industria automotriz, por lo que en 1953 introdujo e implementó la técnica de las tiendas de autoservicio americanas al sistema Toyota. Emplearon trozos de papel en los que se detallaba el número de referencia de la pieza y otra información relacionada con el trabajo de fabricación y ensamblaje, la aplicación del Kanban. El sistema Kanban se utilizó como un ejemplo del sistema de suministro en los supermercados, es decir, que todos los clientes que van a un autoservicio encuentren los bienes y productos que requieren en cantidad, calidad y tiempo. El sistema de suministro en los supermercados debe cumplir con un requisito indispensable: los clientes siempre deben encontrar los productos en cantidad, calidad y tiempo. De esta manera, se adoptó el Kanban en la industria, de forma que cuando en el proceso se requiera materia prima, semiprocesados y productos terminados, éstos estén accesibles en cantidad, calidad y tiempo, por lo que el sistema de suministro y los proveedores deben estar constantemente al pendiente de este sistema de control de inventarios. En este año (1953) se adoptó el sistema en el taller de maquinaria de la empresa Toyota, mostrando al cliente interno lo que requiere para cubrir sus necesidades en las cantidades adecuadas; es decir, una forma directa y simple de comunicación a través del punto siempre localizado en el punto donde se necesita. Muchas veces el Kanban es un pequeño pedazo de papel Qué significa Kanban Es un sistema que se basa en la operación de los grandes supermercados y significa en japonés etiqueta de instrucción. Su principal objetivo es regular las fluctuaciones internas de suministro, producir solamente las cantidades solicitadas, disminuir el stock de producto terminado para evitar los costos de almacenamiento, y, sobre todo, evitar los desperdicios y desfases en la producción por falta de organización y de instrucciones. introducido en un sobre de vinilo rectangular, en dicha pieza de papel se escriben cuántas piezas son necesarias para el montaje y para poder retirar material y realizar una operación en forma de tarjeta viajera, o simplemente se trata de una instrucción para realizar una operación o movimiento de material. El Kanban puede estar dispuesto en forma vertical u horizontal. Este sistema va de la mano con la técnica Justo a Tiempo (JAT), y es necesario recordar que el JAT busca eliminar el desperdicio en cualquier proceso productivo. Con el Kanban se busca eliminar el almacenamiento y el costo de pedir, y podemos satisfacer los requisitos de nuestros clientes como la producción, ventas y compras. Definición de Kanban La palabra japonesa Kanban significa en español registro visible. Este registro visible se puede tener de diferentes maneras, por ejemplo: una hoja de descripción de actividades, una orden de producción, etcétera, en pocas palabras, el Kanban no es más que una simple orden de producción donde se debe describir la operación, la actividad, el tiempo de inicio y de terminación, los materiales, todo en los distintos centros de trabajo. El Kanban es un mecanismo para manejar y asegurar la producción, para ello es necesario utilizar filosofías como el JAT y otras técnicas de manufactura moderna. El Kanban es un REVISTA AH 33
Kanban significa en español registro visible, es una orden de producción donde se debe describir la operación, el tiempo de inicio y de terminación en los centros de trabajo sistema de señalización que controla el movimiento de las piezas entre los procesos, facilita la transmisión de información y asegura el surtido de producto, piezas, etcétera; por lo general, el Kanban contiene la siguiente información: Nombre del artículo. Código del artículo. Tipo y capacidad del contenedor. Nombre del proceso anterior y/o posterior. Los objetivos del Kanban El sistema Kanban, como mecanismo importante del JAT, no sólo sirve para conseguir materiales a tiempo, también se le puede encontrar en la producción como el nervio autónomo, además de ayudar a los supervisores y directores en su labor. Este sistema asegura un escenario en el que todos los procesos del sistema de fabricación se encadenan de algún modo. Por esto, cuando hay un cambio de demanda, una vez implementado el Kanban hace que el cambio se dé sin problemas en los diferentes niveles de producción. Los objetivos del Kanban son los siguientes: Ser el medio para conseguir el JAT. Ser el nervio autónomo de la línea de producción. Ayudar a los trabajadores a tomar sus propias decisiones. Clarificar lo que los directivos y supervisores deben hacer. Ayudar a la mejora del trabajo y el equipo. Eliminar los costos improductivos. Qué es Poka Yoke Este vocablo significa en japonés sistema antierror o cero defectos. Es un dispositivo orientado a evitar errores, su objetivo es eliminar los defectos de un producto. Se define, sobre todo, como una técnica de calidad. Muchas empresas optan por penalizar estos errores y presionar a los trabajadores para que no los cometan; sin embargo, hay otra alternativa: diseñar los procesos de forma que eviten o en último caso detecten estos errores, es decir, se trataría de ayudar en vez de penalizar a los empleados. Ayudar a reducir la mano de obra e inventarios. Eliminar los productos defectuosos. Prevenir la recurrencia e interrupciones. Mejorar la calidad de los productos. Productos terminados en tiempo, cantidad y calidad requeridos. Responder a los cambios del mer cado (clientes). Contar con los insumos en cantidad, calidad y tiempo. Procesos subsecuentes y precedentes Procesos subsecuentes Es también conocido como proceso río abajo, lleva las partes y se le reconoce como procesos subsecuentes. El centro de trabajo que recibe las partes ensambladas es el subsecuente al proceso que las ensambla, es decir, desde el principio del ensamble al final del ensamble. Procesos precedentes Es el proceso que se conoce como proceso río arriba, va hacia arriba del proceso, es decir, desde el centro que recibe las partes ensambladas hasta el centro que las ensambló, es decir, desde el final del proceso hasta el inicio del mismo. Un Kanban está formado por tarjetas que viajan entre procesos subsecuentes y precedentes, con el fin de comunicar lo que se requiere en cada uno de los procesos subsecuentes. La clave de tener un Kanban exitoso es contar con una descripción del proceso productivo, paso a paso, donde se describan los aspectos más importantes para inspeccionar los productos o procesos. Tipos de Kanban El sistema de Kanban consta de dos tipos: el de retiro y el de producción. Cabe mencionar que también ocupa otro tipo de Kanban, el de señalización, que se usa en la producción especial: Kanban de retiro. También es llamado de transporte, este Kanban viaja entre los centros de trabajo teniendo como finalidad autorizar el movimiento de partes de uno a otro centro. Este Kanban debe identificar el número de partes y el nivel de revisión, se debe especificar el tamaño del lote y la dirección del proceso, el nombre del proceso procedente y su localización. Kanban de producción. Envía la orden de proceso precedente para que se elaboren más partes. Cuando llega un Kanban de retiro a un proceso precedente es posible que encuentre los contenedores 34 REVISTA AH
El Poka Yoke es un dispositivo orientado a evitar errores, su objetivo es eliminar los defectos de un producto. Se define, sobre todo, como una técnica de calidad con las partes que han de ser tomadas. El Kanban de producción debe acompañar al contenedor en ese momento, mientras que el de retiro debe ser colocado en un lugar visible en los contenedores por el trabajador correspondiente, para luego ser enviados al proceso subsecuente; antes de mover los contenedores deberá recoger el Kanban de producción, el cual autoriza al centro de trabajo la elaboración de más partes. Kanban de señalización. Este tipo de sistema es usado cuando la producción de una cantidad específica es mayor a la requerida en el JAT diferente con respecto de las cantidades utilizadas periódicamente. Siete reglas básicas del Kanban Las siete reglas básicas que controlan el sistema Kanban son sencillas, pero importantes. Cualquier violación ocasionará distorsiones en el sistema con el desperdicio correspondiente en materiales y mano de obra. El primer paso en la implantación de un sistema Kanban es poner por escrito las reglas de operación que lo controlan. Se recomienda que los trabajadores involucrados en él entiendan claramente sus reglas antes de utilizarlo: 1. El Kanban debe moverse sólo cuando el lote que él describe se haya consumido. Esta regla exige que el proceso subsecuente tome las partes necesarias del proceso anterior en las cantidades necesarias y en el momento preciso en que se requieren. El proceso subsecuente debe solicitar más partes al precedente sólo después de que se hayan consumido todas las que el Kanban describía (los contenedores se vacían al momento en que llegan al proceso usuario). 2. No se permite el retiro de partes sin un Kanban. El Kanban es el único conducto para permitir el movimiento de partes de un proceso precedente a uno subsecuente. Ningún proceso precedente puede mover las partes sin que lo autorice la solicitud de algún Kanban. 3. El número de partes enviadas al proceso subsecuente debe ser exactamente el especificado por el Kanban. El proceso precedente no debe emitir un Kanban con base en un número incompleto de partes. Debe tener la cantidad exacta definida por él. 4. Un Kanban debe acompañar siempre a los productos físicos. El Kanban es una carta viajera, y sólo viajará sola del proceso subsecuente al precedente, para solicitar nuevas partes. Pero una vez que el trabajador lo pega a un nuevo lote de partes, la tarjeta debe viajar con él hasta que la última parte se haya usado. 5. El proceso precedente siempre debe producir sus partes en las cantidades retiradas por el proceso subsecuente. Esta es una regla del sistema JAT. Los procesos nunca deberán sobreproducir partes, pues esto significa un desperdicio de mano de obra y materiales. 6. Las partes defectuosas nunca deben ser enviadas al proceso subsecuente. Esta regla atiende a la calidad de las partes que el Kanban mueve. En un sistema JAT existe la necesidad absoluta de mantener un alto nivel de calidad en la producción de partes y subensambles. Recuérdese, no hay inventarios de seguridad para cubrir las partes defectuosas. Los trabajadores deben estar conscientes de la importante necesidad de producir y usar partes de calidad, en cada uno de los pasos del proceso. 7. El Kanban debe ser procesado en Foto: Diegoc/Dreamstime.com REVISTA AH 35
Kanban debe ser utilizado como una herramienta para lograr una ventaja competitiva sobre las demás empresas del mismo ramo todos los centros de trabajo, de manera estricta en el orden en el que llega a éstos. Cuando un centro de trabajo tiene en su buzón de entradas diversos Kanban de diferentes procesos, los operarios de ese centro de trabajo deben darles servicio a los Kanban en el orden en que han ido llegando. Cualquier falla en esta regla ocasionará una brecha en la tasa de producción de uno o más de los procesos subsecuentes. Funciones del Kanban y normas de uso Son dos las funciones principales del Kanban: control de la producción y mejora de los procesos. 1. Por control de la producción se entiende la integración de los diferentes procesos y el desarrollo de un sistema JAT, en el cual los materiales llegarán en el tiempo y cantidad requerida en las diferentes etapas de la fábrica y, si es posible, incluir a los proveedores. 2. Por la función de mejora de los procesos se entiende la facilitación de mejora en las diferentes actividades de la empresa mediante el uso de Kanban, técnicas de ingeniería (eliminación de desperdicios, organización del área de trabajo, reducción del desperdicio, optimización de la maquinaria vs. utilización con base en demanda, manejo de multiprocesos, Poka Yoke, mecanismos a prueba de error, mantenimiento preventivo, mantenimiento productivo total, etcétera), reducción de los niveles de inventario, sus funciones básicas son: Técnicas del Poka Yoke Análisis de procesos. Detectar origen de errores. Elaborar prácticas preventivas o correctivas. Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento. Dar instrucciones basados en las condiciones actuales del área de trabajo. Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas órdenes ya empezadas. Dar movimiento de material, la etiqueta Kanban se debe mover junto con el material. Requisitos para implantar el Kanban Fase 1. Capacitar a todo el personal en los principios de Kanban y los beneficios de usarlo. Fase 2. Implementar el Kanban en aquellos componentes con más problemas para facilitar su manufactura y para resaltar los problemas escondidos. El entrenamiento con el personal continúa en la línea de producción. Fase 3. Implementar Kanban en el resto de los componentes, esto no debe ser problema, ya que para esto los operadores ya han visto las ventajas del Kanban, se deben tomar en cuenta todas las opiniones de los operadores ya que ellos son los que mejor conocen el sistema. Es importante informarles cuándo se va estar trabajando en su área. Fase 4. Esta fase consiste en la revisión del sistema Kanban, los puntos de reorden y los niveles de reorden, es importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones para el funcionamiento correcto del sistema: Ningún trabajo debe ser hecho fuera de secuencia. Si se encuentra algún problema, notificar inmediatamente. Lo más conveniente es desarrollar un plan piloto en alguna de las áreas que sean más problemáticas, en donde pueda ser evidente la mejora lograda y que represente un alto porcentaje del volumen de producción de la empresa. Luego se extiende a otras áreas. La pizarra Kanban cuenta con tres zonas: i. Sección de tarjetas madre en donde se colocan las tarjetas hija. ii. Secuencia de producción. iii. Producto que se está produciendo. Es necesario haber implantado otras técnicas o actividades como: Demanda conocida con anticipación (seis meses). Para la planeación de la producción se hace necesario conocer su demanda con anticipación, además se debe hacer una investigación completa del mercado, tanto de su comportamiento pasado, presente y determinar el futuro, para pronosticar con mayor precisión la demanda futura. Diseño del producto. Es importante que este diseño contemple para lo que va a ser destinado este producto, y que se pueda producir en nuestro sistema productivo y contar con todas las especificaciones para su elaboración. 36 REVISTA AH
El Kanban implica la optimización e implementación de varios sistemas y estrategias para la manufactura, así no hay duda de que sea un éxito su desarrollo Descripción a detalle del proceso de producción (hoja de control del proceso). Programa de producción anticipada. Cuando se conocen las demandas se puede conocer el programa de producción, con la ayuda del MRP y con el sistema JAT, pues nos va a indicar lo que se necesita, fecha de inicio y terminación, cantidad a producir, quién lo elaboró, qué proceso, máquinas, mano de obra y equipo utilizado en el proceso. Y procesos adicionales como: Control de inventarios definidos para cada parte. Establecer estándares de producción definidos por cada centro de trabajo. Mano de obra especializada. Un sistema de control de la producción por computadora. Desarrollo de proveedores. Control de almacenes confiables. Conocimiento del sistema de producción. Establecer círculos de calidad. Establecer sistemas de sugerencias. La técnica de 5S. Comunicación abierta. Elaborar un programa de capacitación a todo el personal. Determinar la capacidad de producción de la planta, proceso, planta. Mantenimiento Total Preventivo (TPM). Reingeniería. Cambio de herramienta en un minuto (SMED). Poka Yoke. Sistema de control total de la calidad. Cadenas de suministro Conclusión Durante la elaboración de este artículo señalamos ventajas, factores y facetas relevantes acerca de un método cuya implementación no busca más que la mejora continua en los procesos, flujo de materiales y reducción de Una definición sencilla de este concepto es posicionamiento en tiempo y oportunidad. La cadena de suministros es el conjunto de procesos para posicionar e intercambiar materiales, servicios, productos semiterminados, productos terminados, operaciones de posacabado logístico, de posventa y de logística inversa, así como de información, en la logística integrada que va desde la procuración y la adquisición de materia prima hasta la entrega y puesta en servicio de productos terminados al consumidor final. inventario dentro de una empresa. Kanban debe ser utilizado como una herramienta para lograr una ventaja competitiva sobre las demás empresas del mismo ramo, ya que su fin último es entregar productos a tiempo, con la calidad que requiere, y a un mejor precio. Hoy en día la mayoría de las empresas buscan eficiencia en sus procesos y ser más efectivos, aquí es donde entra Kanban como una ayuda muy útil y efectiva. Aunque Kanban es una solución para muchos problemas, su implementación no es tan sencilla, puede ser fácil si se implementa siguiendo los procedimientos adecuados, con mucha paciencia, compromiso y dedicación. Kanban no es una herramienta única, implica la optimización e implementación de muchos sistemas y estrategias para la manufactura, de esta manera no hay duda que sea un éxito la implementación y desarrollo del Kanban. Si no se implementa con los puntos ya señalados, es seguro que el Kanban no va funcionar, es importante señalar esto y no creer en Kanban como un milagro automático para nuestras plantas, sino una técnica que ayuda a resolver un problema. BIBLIOGRAFíA Alcaraz, Rafael, El emprendedor de éxito, McGraw- Hill, México, 1996. Cárdenas, Agustín J., Administración con el método japonés, CECSA, México, 1993. Chase Aquilano, Jacob, Administración de producción y operaciones: Manufactura y servicios, McGraw-Hill, Colombia, 2000. Daniel Sipper, Robert L. Bulfin Jr., Planeación y control de la producción, McGraw-Hill, México, 1998. Gibson, Ivancevich, Donnelly, Las organizaciones, McGraw-Hill, México, 1998., Las organizaciones: Comportamiento, estructura y procesos, McGraw-Hill, Chile, 2001. Jay Heizer, Barry Render, Principios de administración de operaciones, Pearson, México, 2009. Lee Krajewski, Larry Ritzman, Manoj Malhotra, Administración de operaciones: Procesos y cadenas de valor, Pearson, México, 2008. Peter Senge con: R. Ross, B. Smith, Ch. Roberts, A. Kleiner, La quinta disciplina en la práctica, Granica, España, 1998. Wayne L., Winston, Investigación de operaciones: Aplicaciones y algoritmos, Thomson, México, 2005. nuestro autor: Arturo Bustamante Domínguez es egresado del IPN en administración industrial. Académico de UPIICSA-IPN. Autor de diversos artículos relacionados con la calidad en todos sus aspectos, así como de diferentes libros relacionados con la administración, la calidad y los procesos para obtenerla. REVISTA AH 37