MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTRAPARTES DEL UNFPA - MODALIDAD DE ADELANTO DE FONDOS - El corriente sistema de gestión se basa en adelantar fondos a los asociados para la implementación de los proyectos, con la posterior rendición de gastos los cuales se realizan a través del FACE firmado por la persona autorizada del proyecto. Dicho formulario deberá ser completado en forma trimestral por cada asociado en la implementación, en función de un plan de trabajo pre-establecido y deberá ser entregado por duplicado a la oficina del UNFPA en los siguientes plazos: Período Fecha límite de presentación en la oficina del UNFPA 1 Primer trimestre (1/1 al 31/3) 7/4 2 Segundo trimestre (1/4 al 30/6) 7/7 3 Tercer trimestre (1/7 al 30/9) 6/10 4 Cuarto trimestre (1/10 al 31/12) 15/12 El formulario certifica que la estimación de gastos futuros y los gastos realizados por el proyecto, concuerdan con el plan anual de trabajo y que la documentación correspondiente estará disponible por un período de cinco años, por lo que debe estar firmado por una persona autorizada en la carta de entendimiento. Luego de aprobado el formulario, se devolverá, al asociado en la implementación, una de las copias aprobadas y firmadas por el UNFPA. 1. Instrucciones para completar el FACE Encabezado En esta área se incluyen los siguientes datos: - Nombre del Organismo de NNUU -> UNFPA - Fecha de presentación - Tipo de solicitud -> Transferencia directa de efectivo - País -> Uruguay - Programa -> Programa de País 2011-2015 - Código y nombre del proyecto - Funcionario/s responsable/s del proyecto - Asociado en la implementación - Moneda -> Pesos Uruguayos (siempre) 1
Cuerpo del formulario Descripción de la actividad: se incluye una breve descripción de la actividad tal cual aparece en el plan anual de trabajo. Dentro de cada actividad se describirán los rubros de gastos que se utilicen en el período indicado. Se debe indicar luego el subtotal de cada actividad. Codificación: de las columnas disponibles, el asociado en la implementación deberá completar: - Account (cuenta): Dicho número se refiere al gasto según el plan de cuentas disponible (Ver Anexo I). - Fund (fondo de financiación) : Código alfanumérico del origen de fondos que figura en el Programa Anual de Trabajo (PAT). - Imp.Ag. (agencia de implementación): Código alfanumérico que figura en el PAT. - Donor: No completar. Para cada fila entonces, tendremos las actividades a realizar incluyendo sus respectivas cuentas. Presentación de la información: se realiza a través de las columnas A a D. Columna A: Columna B: Completar: Fondos con que cuenta el asociado en la implementación al iniciar el trimestre. Siempre será igual a la Columna G del período anterior. Si es el primer período del proyecto, esta columna será cero. Gastos del período incurridos por la el asociado en la implementación, y ajustes de ser necesarios. Se anotan solo gastos del período (trimestre calendario) y ajustes Los gastos de esta columna deben responder al plan de trabajo acordado, lo que se certifica por quien firma el FACE por el asociado en la implementación. Estos gastos deben ser revisados por el UNFPA, según plan de trabajo. Se debe presentar por CUENTA, además de totalizar por ACTIVIDAD. Si es el primer período del proyecto, esta columna será cero. 2
Columna C: Columna D: Son los gastos aprobados por la oficina del UNFPA. Los mismos pueden ser aprobados parcialmente o no ser aprobados en caso de no coincidir con el plan anual de trabajo. Fondos que quedan disponibles (sin ejecutar) al final del trimestre. D = A - C. Es el disponible en poder del asociado en la implementación. Solicitudes/autorizaciones: se realizan a través de las columnas E a G. Columna E: Columna F: Columna G: Estimación de fondos adicionales necesarios para el siguiente trimestre. Para calcular este monto, se debe tener en cuenta el saldo disponible al final del presente trimestre: solo se piden fondos adicionales a los que ya se tienen (no es la estimación de los gastos, sino los fondos que se quieren solicitar). Se deben estimar de manera que el adelanto de fondos corresponda a un mes más que el trimestre calendario. Se debe presentar por CUENTA, además de totalizar por ACTIVIDAD. Estos gastos serán revisados por el UNFPA, según plan de trabajo. Si es el último trimestre, esta columna no se utilizará ya que no se pedirá adelanto de fondos. Es el monto de adelanto que autoriza la oficina del UNFPA. El mismo puede ser aprobado parcialmente o no ser aprobado en caso de no coincidir con el plan anual de trabajo. Son los fondos disponibles aprobados para el período siguiente. G = D + F. Los saldos de esta columna se arrastran a la columna A del siguiente período. Área de certificación Se utiliza para que la persona designada por el proyecto certifique en el FACE que los fondos solicitados y los gastos realizados son correctos, están de acuerdo al PAT y a normas y procedimientos de UNFPA. 3
La persona (o personas) que esté autorizada para firmar el FACE debe estar habilitada a tal efecto en la carta de entendimiento. Área UNFPA En el extremo derecho se indica la cifra que será adelantada al asociado, detallando la misma por actividad y sumando el total. El asociado deberá presentar el formulario con estas cifras incluidas. En el extremo izquierdo se encuentra el recuadro que corresponde a la aprobación de la oficina del UNFPA, que será firmada por el Representante Auxiliar como forma de aprobar los gastos y adelantos solicitados. 2. Otras consideraciones al completar el FACE En el gasto efectivo del período, se puede dar el caso de haber gastado más en una actividad de lo que estaba previsto y menos en otra, en cuyo caso nuestra oficina podrá aprobar la transferencia de fondos de una actividad a otra. Lo que no puede hacer el asociado en la implementación es pasarse del presupuesto total aprobado para los gastos del trimestre. En cuanto a posibles ingresos que pueda percibir el proyecto por concepto de intereses bancarios ganados, los mismos se deben informar a la oficina del UNFPA para que ésta decida si se deben devolver o se habilita al proyecto a gastarlos. Al finalizar el proyecto se rinden los gastos del último trimestre, donde en caso de sobrar fondos disponibles, los mismos serán devueltos como reembolso a la oficina del UNFPA. Para funcionar de manera más eficiente y garantizar que el asociado en la implementación pueda proyectar mejor sus necesidades de fondos, los períodos de adelantos y de rendición se establecerán de la siguiente manera: 1. El adelanto de fondos siempre incluirá un mes más que el trimestre calendario 1. Por ejemplo, un asociado que empieza el 1 de enero, pedirá adelantos de fondos para cuatro meses: para el primer trimestre y un mes más. La idea es que este margen de un mes se mantenga, por lo que los adelantos de gastos del período siguiente también corresponderán a cuatro meses (un mes más que el trimestre calendario). 1 No obstante, en el encabezado de la columna se indica que el período de estimación es por los próximos tres meses. 4
2. El asociado en la implementación siempre rinde los gastos del trimestre calendario. Gráficamente nos quedaría así: adelanto de fondos E F M A M J J rendición adelanto de fondos E F M A M J J rendición En la gráfica vemos entonces, que el período del adelanto de fondos siempre es por un mes más al de la rendición de gastos. Esto significa que cuando el asociado termina un trimestre y va a empezar el siguiente tiene fondos para funcionar por un mes, mientras cubre la presentación y aprobación de los gastos del período anterior, y así sucesivamente se va repitiendo el proceso. Otra cosa que se visualiza en la gráfica, es que se repite el mes de abril. Esto debe ser tenido en cuenta por el asociado en la implementación, ya que la cifra que se transfiere al asociado debe ser la diferencia entre lo que estima gastar y cuánto dinero le queda al principio del período. Por ejemplo si en el período 1/4-30/6 estima gastar $100, y al 31/3 quedan $40 sin ejecutar, el asociado debe pedir $60, por eso cuando se piden fondos se deben pedir a partir del mismo momento que se usó para calcular la transferencia (1/4). Cuando se utiliza la planilla por primera vez, las columnas A a D estarán en 0 porque no hay ningún movimiento para rendir. En este caso, por parte del asociado en la implementación se completará sólo las columnas E a G, que representará los gastos que se proyectan para el trimestre que está por comenzar, más el mes extra que explicamos más arriba. 3. Control Interno El UNFPA transferirá los fondos de manera trimestral y será el asociado en la implementación quien administre dichos fondos, ya que dichos gastos serán rendidos periódicamente. Para poder transferir dichos fondos a la cuenta del asociado en la implementación es necesario contar con una cuenta bancaria separada, la cual debe llevar el nombre del proyecto, tener como titular a la institución (la cuenta no puede estar a nombre de personas físicas) y estar como mínimo a dos firmas. El objetivo es lograr que los fondos adelantados por el UNFPA sean administrados de manera independiente a los demás fondos (o proyectos) que administra el asociado de implementación. Por este motivo se adjunta en el anexo un formulario con los datos 5
de la cuenta bancaria, el cual deberá ser entregado con cada solicitud de adelanto de fondos. Se solicita además, que el socio en la implementación controle los gastos que efectúa contra su presupuesto y tenga actualizado el saldo que dispone. Del mismo modo se solicita que los pagos del proyecto se realicen directamente desde la cuenta bancaria del proyecto. Se debe tener en cuenta es que el sistema implica que el asociado en la implementación será auditado por una firma de auditoría externa seleccionada por UNFPA. Además el asociado debe guardar toda la documentación original por un período de 5 años. Para la aprobación trimestral de los gastos, se debe adjuntar una planilla firmada con los gastos realizados desglosados por rubros, con descripción y monto, sin incluir los comprobantes. La firma de auditoría que lleve adelante el proceso se guiará por los términos de referencia de Naciones Unidas, donde se hace especial hincapié en la naturaleza de los gastos, de forma de asegurar que los fondos adelantados por el UNFPA son administrados con la mayor eficiencia posible y en conformidad con lo acordado en el plan de trabajo del proyecto firmado. Administrar correctamente los fondos implica que los gastos que se realizan son razonables en cuanto al objetivo sustantivo del proyecto, sin incurrir en gastos que puedan ser vistos como evitables, por ejemplo pasajes de taxi o compra de alimentos cuando no están vinculados a una actividad específica. El proyecto debe concentrar sus gastos en actividades sustantivas, que representan gastos directos del mismo, como ser seminarios, reuniones, publicaciones, capacitaciones, etc. Por otro lado, los gastos de funcionamiento del asociado en la implementación (como ser alquiler, teléfono o papelería) deben realizarse dentro de los límites establecidos por la oficina del UNFPA, según el límite establecido en el PAT. Los gastos indirectos se presupuestan en una actividad separada denominada overhead, donde la línea de gasto es la 75000 y se registran como gasto en la 75105. A diferencia de los gastos directos, no es necesario rendir los gastos indirectos al final del proyecto. Lo único que se exige es un recibo por parte de la institución, dejando constancia que se recibió ese dinero para uso de gastos de overhead. Para poder administrar mejor la contabilidad de los proyectos es necesario ser muy específicos al asignar las cuentas a cada gasto, clasificando los mismos según su naturaleza para no abusar de la utilización del rubro varios. Para esto se incluye el plan de cuentas del UNFPA para los asociados en la implementación (ver al final del memo). Además, los gastos tienen que estar debidamente documentados y justificados. Una forma de justificar que un gasto es adecuado es pedir más de un presupuesto (por 6
ejemplo pedir 3 precios en gastos superiores a USD 300) y explicar por qué se compró determinado producto y no otro, por qué se eligió a tal proveedor, etc. Siempre se debe adjuntar información que pueda explicar el gasto; por ejemplo en el caso de que el motivo del pago sea un seminario, se deberá adjuntar el programa del mismo. Un aspecto contable es que el FACE será completado en moneda nacional, ya que los adelantos serán en pesos, por lo que es deseable que tanto las compras, como contratos o remuneraciones sean también en moneda nacional. En caso que por algún motivo se deba realizar un gasto en moneda extranjera y no se pueda facturar en pesos, se deberá cambiar el dinero conservando la boleta del cambio de moneda y adjuntarla a la contabilidad del proyecto. Por último es importante señalar, que es de suma importancia llevar de parte del asociado en la implementación un adecuado control interno, conciliando las cuentas de la organización, no sólo para mantener un adecuado funcionamiento, sino porque al final del proyecto se deberá presentar a la oficina del UNFPA un informe sobre la cuenta bancaria del proyecto que incluya: (a) el listado de movimientos de la cuenta bancaria a lo largo del año y (b) una copia del estado de cuenta bancario al 31 de diciembre. 4. Contrataciones de personal En el caso de contrataciones de personal, el proceso debe cumplir los siguientes requisitos: - Redactar los términos de referencia. - Realizar un llamado o analizar una lista corta de postulantes en base a dichos términos. - Entrevistar al menos a 3 candidatos. - Dejar constancia del proceso de selección. - Confeccionar y firmar un contrato 5. Compra de bienes y equipos. Solo es autorizada si está prevista en el Plan Anual de Trabajo. En dicho caso se deberá solicitar la transferencia al UNFPA a través del Anexo VII: Formulario de Transferencia de título. 6. Informes solicitados por el UNFPA. Periódicamente se solicita a los proyectos los siguientes informes: - Forma C (bienes y equipos en custodia del socio en la implementación): fin de año - Formulario de transferencia de título: cuando aplique (si compra bienes y equipos) 7
- Informe de cuenta bancaria: fin de año - Rendición sustantiva: fin de año - Matriz de monitoreo y evaluación: trimestralmente Desde ya quedamos a disposición por cualquier consulta, o cualquier comentario que pueda mejorar la aplicación de este sistema. 8
ANEXO I - Plan de Cuentas del UNFPA para los asociados en la implementación Partida Presupuestaria 71000 72000 74000 Cuenta Descripción 71205 Contrato Consultores internacionales 71305 Contrato Consultores corto plazo (menor a 6 meses) 71405 Contrato Consultores largo plazo (mayor a 6 meses) 71605 Pasajes - Viajes Internacionales 71610 Pasajes - Viajes Locales 71615 Viáticos - Viajes Internacionales 71620 Viáticos - Viajes Locales 71625 Viáticos - Reuniones 71635 Viajes - otros (p.e.: Tasa de Embarque) 72135 Contrato de servicios - servicios de comunicación 72140 Contrato de servicios - tecnología de la información 72205 Maquinaria de Oficina 72215 Equipo de Transporte 72220 Mobiliario 72405 Equipamiento de Comunicación 72410 Adquisición Equipamiento Audiovisual 72505 Articulos de papelería y otros suministros 72805 Adquisición hardware 72810 Adquisición Software 72815 Suministros informaticos 74205 Producciones Audiovisuales 74210 Publicaciones e impresiones 74220 Costo de Traducciones 74510 Gastos Bancarios 74520 Almacenamiento 74525 Varios (p.e.: Catering) 75000 75105 Overhead Nota: Por otras cuentas consultar a UNFPA 9
Autorización de financiación y certificado de gastos (FACE) Organismo de NNUU: UNFPA (siempre igual) País: Uruguay (siempre igual) Tipo de solicitud: Código y nombre del Programa: Programa de País 2007-2010 (siempre igual) Código y nombre del Proyecto: URY1G75A FORTALECIMIENTO XX.-----------------------> Transferencia directa de efectivo EJEMPLO FACE Funcionarios Responsables: Juan Perez Reembolso Asociado en la Implementación: NNUU Pago Directo Anexo II Ejemplo de FACE Moneda: pesos uruguayos PRESENTACION DE INFORMACION SOLICITUDES/AUTORIZACIONES Descripción de la actividad del plan de trabajo anual y duración Activity 01- FORTALCAN - C33 Contratos de serv. Indiv. Pasajes - viajes locales Viáticos - particip. Reuniones Art. Papelería y sum. Oficina Material de prom y su distrib. Subtotal Activity 01 Codificación para el PNUD, UNFPA y Período y suma de la Suma autorizada Suma autorizada Gastos reales del proyecto Gastos Saldo Suma autorizada PMA nueva solicitud disponible aceptados por el 01/01/2009 al Organismo 01/04/2009 al 01/04/2009 al 01/01/2009 al 31/03/2009 31/03/09 31/03/2009 31/06/2009 31/06/2009 Account Fund Imp. Ag. Donor A B C D = A - C E F G = D + F 71405 FPA90 PN3801 50 30 50 0 5 5 5 71610 FPA90 PN3801 50 30 50 0 5 5 5 71625 FPA90 PN3801 50 30 50 0 5 5 5 72505 FPA90 PN3801 50 30 50 0 0 0 74215 FPA90 PN3801 2 2 2 0 0 0 0 202 122 202 0 15 15 15 Activity 04 -Overhead. Overhead 75105 FPA90 PN3801 1 1 1 0 2 2 2 Los documentos contables detallados de estos gastos estarán disponibles para su examen durante cinco años a partir de la fecha del suministro de los fondos. Subtotal Activity 04 1 1 1 0 2 2 2 TOTAL 203 123 203 0 17 17 17 CERTIFICACION Por la presente, el abajo firmante, funcionario autorizado de la institución de ejecución, certifica que: Esta solicitud de fondos representa los gastos estimados de conformidad con el plan de trabajo anual y la estimación desglosada de los gastos adjunta. Los gastos reales del período declarados en el formulario se han desembolsado de conformidad con el plan de trabajo anual y la solicitud, según la estimación desglosada de los gastos adjunta. Fecha de presentación: 13 de abril de 2009 Nombre y Firma: Juan Pérez Cargo: Coordinadora ejecutiva NOTA: * El organismo de las Naciones Unidas debe completar los campos sombreados, y la contraparte debe completar los no sombreados. PARA TODAS LAS AGENCIAS SOLO PARA USO DEL UNICEF UNFPA Aprobado por: Con cargo a las cuentas Información de liquidación Nuevo desembolso de fondos Ref. CAG ref: CRQ ref.comprobante Ref. CAG: ref. COMPLETA UNFPA NO CORRESPONDE Activity 01 - FORTALCAN - C33 15 Libro mayor CRQ CAG: 0 Capacitación (762010) 0 Cant.transf.dir.ef. 0 Viáticos (762020) 0 Activity 04 - OVH CAN 2 Nombre: Reuniones y 0 Menos: Sueld/Gastos de apoyo 0 Less: Cargo: Constr./inst.proy. (761040) 0 Suma Otros CAG (761010) 0 Liquida 0 Total 17 Fecha: Total 0 Saldo 0
Anexo II Ejemplo de FACE EJEMPLO FACE 2ª Hoja NOMBRE DEL ASOCIADO EN LA IMPLEMENTACIÓN: NNUU MOTIVO DEL PAGO: Compra de hardware para capacitación FORMA DE PAGO: CHEQUE TRANSFERENCIA En caso que el pago sea mediante transferencia bancaria, es imprescindible especificar los siguientes datos: NOMBRE DEL BANCO: SUCURSAL DEL BANCO: NUMERO DE CUENTA: TIPO DE CUENTA Y MONEDA: NOMBRE DE LA CUENTA: TITULAR DE LA CUENTA: * Solo en casos de transferencia en efectivo. AUTORIZADOS A RETIRAR FONDOS: Fecha de presentación: Nombre y Firma: Juana Perez Cargo: Coordinadora Ejecutiva