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Administración Asesorias en Gestion Documental y administración de Archivos Capacitación Archivistica Custodia Custodia de medios magnéticos Digitalización Certificada Gestión Documental Grupo de Profesionales Organización de Archivos. Parametrización de la Resolución 8934 de la SIC Saneamiento Ambiental Transporte Especializado
Misión Garantizar servicios que brinden soluciones integrales en Gestión Documental y Administración de Archivos; basados en avances científicos con tecnología, innovación, recurso humano calificado; buscando la excelencia, respondiendo a las necesidades y expectativas del mercado. Generando beneficios para nuestros clientes, colaboradores, accionistas y el país. Visión TEGUIA para el año 2.020 será una empresa líder en el sector de Gestión Documental y de Administración de Archivos a nivel nacional con proyección internacional; sólida, activa y eficiente; responsable con el medio ambiente y el desarrollo económico y social del país. Valores Corporativos Respeto a Dios. Trabajo en equipo. Honestidad, Lealtad y Ética. Innovación y Tecnología. Responsabilidad Ambiental Politicas de Calidad Nuestra política de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con los CLIENTES de satisfacer plenamente sus requerimientos, para ello garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad, ética, responsabilidad, innovación tecnológica y desarrollo del recurso humano, compromiso de mejora y seguridad en nuestras operaciones.
Organización de Archivos. Tener el control de sus documentos es la esencia de la Gestión Documental y la Administración de Archivos. La retención, la organización y la eliminación adecuada de sus Documentos son parte de esta función. Las organizaciones públicas y privadas, deben cumplir con la normatividad Archivística que determina la ley GENERAL DE ARCHIVOS de Colombia (594 de 2.000) Teguía ofrece una gama de servicios de Organización de Documentos para ayudar a las entidades en temas de gestión y cumplimiento de normas de Gestión Documental y Administración de Archivos.
Digitalización Certificada Teguía proporciona servicios de digitalización de Documentos desde el año 2007, lo que demuestra la capacidad de manejar incluso las mayores conversiones de información histórica, así ayudamos a las empresas para aumentar la facilidad de acceso a la información que poseen y archivo. Nuestros clientes incluyen las entidades estatales y privadas. Utilizando sofisticados escáneres de alta velocidad, Teguía tiene la capacidad y experiencia técnica para ayudar a manejar cualquier proyecto de digitalización de Documentos con un valor agregado adicional sin costo como: la Digitalización Certificada bajo estrategias de disminución del uso de papel y conservación de Archivos físicos, disminuyendo su manipulación y facilitando el acceso en tiempo real.
Gestión Documental La Gestión de Documentos en su organización, probablemente, le cuesta más de lo debido. Teguía le ayudará a reducir sus costos a través de: La organización de la información que necesita para hacer funcionar su negocio y reducir costos asociados (tales como el espacio, la Gestión Documental, el consumo de papel, tintas, tóner, etc.) La integración de nuestros servicios de (custodia en nuestras bodegas en el marco de los requisitos emanados por el Archivo General dela Nación) para mejorar el acceso y la productividad en su organización. El uso de las mejores prácticas incluidas las tecnologías y procesos para mejorar la Gestión de los Documentos críticos de negocio, todo en el marco y a la vanguardia.
Custodia Si su entidad tiene Documentos y Títulos Valores en etapa de gestión o inactivos y tiene la necesidad de optimizar su espacio, alta seguridad, confidencialidad, accesibilidad, cumplimiento de normatividad Archivística y la conservación a largo plazo de sus documentos, Teguía almacena sus archivos y los Gestiona a bajo costo. Este servicio apoya a las empresas en la administración de sus documentos y proporciona soluciones fiables y seguras para externalizar el complejo ciclo de la Administración de Archivos y Gestión Documental.
Custodia de medios magnéticos Las soluciones de Teguía ofrece opciones de almacenamiento para archivos con un acceso rápido, lo que le permite: Solicitar fácilmente servicios y comprobar el estado de los documentos para la oportuna gestión de sus actividades. Reducción de costos mediante el almacenamiento fuera de sus instalaciones Ya sea por razones normativas o para utilizar mejor el espacio de su oficina, Teguía le ofrece una amplia gama de capacidades de almacenamiento que le permiten gestionar los datos de forma oportuna y ágil: El almacenamiento a largo plazo: Servicio completo, fuera de sus instalaciones, almacenamiento de medios magnéticos en más de 4 bodegas las cuales cuentan con instalaciones monitorizadas de forma segura, protegidos contra todo riesgo de orden natural o bélico. Recuperación rápida: Acceso inmediato a sus medios magnéticos, cuando lo necesite. Acceso a su información en cualquier momento de forma segura. Protección Premium: Proteja mejor sus datos con mejoras de seguridad como acceso biométrico, sistemas de extinción de incendios y equipos de detección temprana (VESDA).
Asesorias en Gestion Documental y administración de Archivos Cada Organización tiene una serie de procesos específicos en el desarrollo de su actividad y que además debe atender a la normatividad Archivística Vigente, tanto en el sector publico como en el privado, procesos únicos que incluyen La Gestión Documental y la Administración de Archivos. El servicio de Asesoría de Teguía, analiza pormenorizadamente cada caso en particular para detectar posibles mejoras y así lograr aumentar la rentabilidad de cualquier organización, gracias a una correcta Gestión Documental y Administración de Archivos.
Capacitación Archivistica La gestión de documentos es un aspecto crítico en la Gestión de cualquier organización para el cumplimiento de sus objetivos. Si bien existen normas establecidas para el funcionamiento de los sistemas de Gestión Documental, se requiere una formación a través de capacitaciones para colocar en contexto el papel de la información como activo de valor en las organizaciones.
Administración La administración de Archivos de una organización debe poseer un plan formal que permita Gestionar la Información de la Organización de manera que apunte a los objetivos de esta. Uno de los obstáculos es la normatividad, la cual no proporciona instrucciones explícitas, únicamente a donde se debe llegar, sin describir el camino que hay que recorrer para lograrlo. Esta zona gris se puede utilizar como una ventaja al permitir que Teguía Administre sus Archivos de manera Integral tanto físicos como electrónicos.
Transporte Especializado Contamos con una flota de vehículos propios operados por personal experto y especializado, flota la cual cuenta con sistemas de posicionamiento global el cual se apoya en las tecnologías de Información y comunicaciones que se desarrollan en Elecnor-Deimos, esto para lograr una solución llave en mano, que permite alcanzar los objetivos de transporte de todo tipo de información de manera rápida con un porcentaje de éxito y fiabilidad mayor al 99,9%, así garantizamos que los elementos de control y controlados estarán entregando la información que se requiere en el momento que se necesita, permitiendo desarrollar estrategias orientadas a resultados, garantizando la seguridad durante todos los trayectos desde y hacia nuestras instalaciones, desde cualquier lugar del país y del mundo, con seguimiento y monitoreo en tiempo real, tanto de personas como de vehículos y los Archivos Transportados, titulos valores y medios magneticos.
Saneamiento Ambiental La conservación de los documentos de archivo es uno de los temas más importantes en el marco de la Gestión Documental y Administración de Archivos. Teguía cuenta con un Grupo Interdisciplinar de Conservación y Restauración de Archivos, grupo el cual que propende por la conservación de la documentación generada por nuestros clientes y de acuerdo a sus necesidades. Ese grupo, además, ejecuta los procesos de Saneamiento de acuerdo a los lineamientos en materia de conservación preventiva para los archivos de nuestros Clientes.
Parametrización de la Resolución 8934 de la SIC La superintendencia de Industria y Comercio dentro de sus facultades conferidas por el Gobierno Nacional, profirió la resolución 8934 por medio de la cual estableció directrices en materia de Gestión Documental y Organización de Archivos, documento en el cual se detallan aspectos específicos en la materia con la finalidad de incluir al sector privado en el cumplimientos de Normatividad Archivística en el Marco de la ley 594 denominada Ley General de Archivos, para lo cual Teguía proporciona a sus clientes del sector privado, toda la asesoría, acompañamiento y seguimiento para el cumplimiento de esta resolución mediante la organización de sus Archivos, elaboración de las políticas y planes concernientes a la gestión Documental como lo son: El Programa de Gestión Documental, la Elaboración de los Cuadros de Clasificación Documental, Elaboración y Aplicación de las Tablas de Retención Documental y en si todo el acompañamiento hasta el cumplimiento y respuesta a cualquier requerimientos por parte de este organismo de control como lo es la Superintendencia de Industria y Comercio.
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