Implantación de la ISO 9001:2008 en la Asociación Barró Máster en gestión de calidad y excelencia empresarial del programa (Proyecto fin de máster) 2010-2011 Ana Isabel García Aganzo Laura Jiménez Ruiz Miriam Venegas Contreras
Índice Conociendo la Asociación Asociación Barró Necesidades de un Sistema de Calidad Organización del proyecto Objetivos Fases Ejecución del proyecto 1º Fase: Diagnóstico 2º Fase: Elaboración de documentos del SGC 3º Fase: Validación 4º Fase: Implantación 5º Fase: Planificación de la auditoría interna y RSG Resultados del proyecto
Capítulo 1 Conociendo la Asociación
Asociación Barró Asociación socioeducativa sin animo de lucro cuyo objetivo es crear un espacio socioeducativo, de desarrollo personal y comunitario, para población en situación de vulnerabilidad, marginación y/o exclusión social, que trabaja con: Minorías étnicas Infancia y familia Inmigración Mediación social Voluntariado
Necesidad de un Sistema de Gestión Introducir mejoras en el funcionamiento de la organización Organización y sistematización del trabajo Respaldarse en un sistema de gestión de la calidad reconocido
Capítulo 2 Organización del proyecto
Objetivos del proyecto Documentación sistema gestión sirve de guía de actuación a toda la organización. Visibilidad y transparencia de las actividades. Gestión eficaz del conocimiento organizativo. Acciones eficaces. Combinación visión en L/P, en el M/P y actuación en C/P. Importancia de resultados.
Fases del proyecto 1. Diagnóstico o Revisión de la documentación de la Asociación o Identificación de procesos y sus interrelaciones 2. Elaboración de documentos del SGC o Manual de calidad o Mapas de procesos y subprocesos o Procedimientos o Formatos 3. Validación de la documentación generada 4. Implantación del sistema 5. Planificación de la auditoría interna y de la RSG
Capítulo 3 Ejecución del proyecto
1º fase: Diagnóstico Revisión de la documentación de la Asociación Memoria 2010 Plan estratégico 2010-2014 Proyectos de la Asociación Otros documento Reuniones de coordinación Reuniones con la Asociación Identificación de procesos y sus interrelaciones
2º fase: Elaboración de documentos Manual de calidad MC_00_INDICE Y CONTROL DE CAMBIOS_v01 MC_01_OBJETO Y ALCANCE_V01 MC_02_POLITICA DE CALIDAD_v01 MC_03_PRESENTACIÓN Y RESPONSABILIDADES_v01 MC_04_SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD_v01 MC_05_RESPONSABILIDADES DIRECCION_v01 MC_06_GESTION DE RECURSOS_v01 MC_07_REALIZACION DEL PRODUCTO_v01 MC_08_SEGUIMIENTO Y MEDICION_v01
2º fase: Elaboración de documentos Mapa de procesos y subprocesos Mapa de procesos PE_PE_01_PLANIFICACIÓN_ESTRATÉGICA PE_GC_02_GESTIÓN_CALIDAD PO_EP_01_ELABORACIÓN_PROYECTOS PO_CF_02_CAPTACIÓN_FONDOS PO_RP_03_EJECUCIÓN_PROYECTO PS_RRHH_01_RECURSOS_HUMANOS PS_CO_02_COMPRAS PS_GI_03_INFRAESTRUCTURA PS_EA_04_ECÓNOMICO_ADMINISTRATIVO PS_IC_05_INFORMACIÓN_COMUNICACIÓN
Requisitos de clientes Comunicación y Satisfacción clientes Mapa de procesos Planificación Estratégica Gestión de Calidad Procesos Estratégicos P D A C Elaboración de proyectos Captación de Fondos y donaciones Ejecución del proyecto Procesos Operativos Gestión de Recursos Humanos Gestión de Compras Gestión de infraestructura Gestión Económico Administrativo Gestión de Información y comunicación Procesos Soporte
Subproceso de gestión calidad PE_GC_02_GESTIÓN_CALIDAD Mejoras en el SGC Resultados obtenidos Mediciones intermedias Análisis de resultados Innovación socioeducativa y de gestión RESPONSABLE: Responsable de gestión de proyectos INDICADOR: % de Mejoras realizadas % de Variación de los problemas presentados en el periodo Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Responsable calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011
Subproceso de elaboración de proyectos PO_EP_01_ELABORACIÓN_PROYECTOS Proyecto elaborado Necesidades en los usuarios y otras entidades Diagnóstico Elaboración de proyecto: objetivos, actividades, indicadores y programa de Seguimiento. Presentación de proyecto Evaluación y seguimiento de proyecto RESPONSABLE: Coordinador de proyectos INDICADOR: % de Necesidades DAFO cubiertas en el proyecto % de proyectos formulados según PE Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Responsable calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011
Subproceso de gestión RRHH PS_RRHH_01_RECURSOS_HUMANOS Personal Barró Puesto vacante Elaboración del perfil del puesto Publicación de la vacante Evaluación de candidatos Contratación Formación RESPONSABLE: Responsable de gestión de proyectos INDICADOR: Nº de vacantes cubiertas. Media de resultados de la formación por empleado Media de valoración de la formación por empleado Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Representante calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011
2º fase: Elaboración de documentos Procedimientos obligatorios por la ISO 9001 PR_01_CONTROL_DOCUMENTOS_v 01 PR_02_CONTROL_DE_REGISTROS_ v01 PR_03_AUDITORÍA_INTERNA_v01 PR_04_NO_CONFORMIDADES_v01 PR_05_ACCIONES_CORRECTIVAS_P REVENTIVAS_v01 Procedimientos operativos de los procesos clave PR_06_ELABORACIÓN_PROYECTOS_v01 PR_07_CAPTACIÓN_FONDOS_v01 PR_08_EJECUCIÓN_PROYECTO_v01 PR_09_REV_SIST_POR_JUNTA_v01 PR_10_EVALUACIÓN_PROVEEDORES_v01 PR_11_GESTIÓN_CONTRATACIONES_v01 PR_12_PERSONAL_PRÁCTICAS_v01 PR_13_VOLUNTARIADOS_v01 PR_14_GESTIÓN_FORMACIÓN_v01
Procedimiento control de documentos PERSONAL DE BARRÓ RESPONSABLE DE CALIDAD RESPONSABLE DE GESTIÓN DE PROYECTOS Propuesta emisión/modificación Evaluación necesidad emisión/modificación Es necesaria la emisión/modifica ción? No Sí Comunicación al solicitante Elaboración/modificación documentación Revisión de documentación No Es correcta? Sí Listado de documentos Actualizar y archivar en el servidor las listas de documentos en vigor Aprobación de documentación Archivo de copias de documentos internos de calidad y documentos externos Control de documentos externos Utilización de documentos en vigor Decisión Inicio/ fin proceso Actividad Registro
Procedimiento ejecución de proyectos 1. COORDINADOR EQUIPO EDUCATIVO Recepción de derivaciones y solicitudes Valoración de derivaciones y solicitudes No Aceptan? Sí Admisión del interesado Realización de las actividades programadas Evaluación y seguimiento a destinatarios Análisis de resultados Evaluación y seguimiento al proyecto Necesidad de abrir acción correctiva? Sí No Archivo proyecto Memoria proyecto AACC.PP/MEJ Apertura acción correctiva/mejora Inicio/ fin proceso Actividad Decisión Registro
2º fase: Elaboración de documentos Formatos relacionados con manual y procedimientos MC_04.F_01_LISTADO_DOCUMENTACIÓN_v01 MC_05.F_01_INF_REV_ SGC_V01 MC_05.F_02_ACTA_REUNIÓN_V01 MC_05.F_03_OBJETIVOS_CALIDAD_xx_v01 MC_06.F_01 _PERFIL_PUESTO_V01 MC_06.F_02 _FICHA_FORMACIÓN_V01 MC_06.F_03_EVALUACIÓN_FORMACIÓN_v01 MC_06.F_04_PLAN_FORMACIÓN_v01 MC_07.F_02_ LISTA_PROV_EVAL_V01 MC_08.F_02_PLAN_AUDITORÍA_INTERNA_V01 MC_08.F_03_ INFORME_AUDITORÍA_INTERNA_V01 MC_08.F_04_CUADRO_INDICADORES_xx_v01 MC_08.F_05_NC_RECLAM_V01 MC_08.F_06_AACC.PP_MEJ_V01 MC_08.F_11_ENCUESTA_SATISF_USUARIOS_V01 MC_08.F_12_ENCUESTA_SATISF_EMPLEADOS_V01 MC_08.F_13_ENCUESTA_SATISF_SOCIOS_V01 PR_06.F_01_PLANTILLA_ELAB_PROY_v01 PR_08.F_01_MEMORIA_PROYECTO_AÑOXX_v01
Objetivos 2011 Detección de las necesidades/ demandas de la población con la que trabajamos en un 85% Obtener una nota media superior al 4 en las encuestas de satisfacción de usuarios Obtener un número de quejas inferior a 5 en el año
Evaluación formación
3º fase: Validación Validación coincidencia de la documentación elaborada con la forma de operar en el día a día por todo el personal de Barró.
4ª FASE: Implantación Identificar si la documentación elaborada era entendida y puesta en práctica. Identificar diferencias entre lo que se hace y lo que se debería de hacer. Enseñar manejo documentación SGC.
5º fase: Planificación de la auditoría interna y RSG La organización tiene planificado realizar la auditoría interna a mediados de septiembre en la que obtener evidencias de que el SGC está funcionando satisfactoriamente. Días después realizarán la RSG a fin de asegurar su continua consistencia, adecuación, eficacia y mejora continua.
Capítulo 4 Resultados del proyecto
La implantación del SGC nos ayudó a Adaptar la ISO 9000 a lo que somos nosotros, una ONG Sistematizar protocolos iniciados y a iniciar Adaptar nuestros documentos al SGC A que nuestro trabajo este acompañado de procedimientos A que todos tengamos la cultura de la calidad A manejar y organizar la documentación de la ISO 9000 Video
Lo haremos porque no nos consta que sea imposible Muchas gracias