Administración y Técnicas de Ventas
1 Sesión No. 9 Nombre: Integración Contextualización Te has preguntado Qué recursos se requieren en la fuerza de venta? La definición de quiénes serán los responsables de generar negocios para la compañía, es un proceso que debe trabajarse de forma ordenada y con ciertos pasos específicos; esto permitirán contar con el equipo de trabajo más adecuado y reducir la incertidumbre sobre la posibilidad de alcanzar las metas comerciales. La buena integración del trabajo de reclutamiento, selección y contratación; permite entender qué recursos se requieren para contratar a cada persona de fuerza de ventas, el costo, y la importancia de realizarlo a tiempo. Las características principales de la integración de la fuerza de ventas y cada uno de los esfuerzos necesarios para lograrlo, tales como: el reclutamiento, la selección y la contratación.
2 Introducción al Tema Te has preguntado Qué personas pueden ser las adecuadas para crear la fuerza de ventas? Lograr contratar a las personas más adecuadas, como responsables de la generación de demanda y negocios de nuestra empresa, es un proceso delicado; para ello, es necesario llevar a cabo diferentes pasos, como son: reclutamiento, selección, contratación, capacitación, motivación y compensaciones. En la actualidad, la contratación del personal de una empresa está a cargo del departamento de recursos humanos, la contratación de un outsourcing (subcontratación) o el jefe directo de la posición que se requiere. En cualquiera de los casos, la persona que será el jefe inmediato realizará una entrevista al elemento próximo a contratar. Cuando la empresa cuente con representaciones, oficinas o sucursales foráneas, la contratación generalmente se realiza por zonas o en las oficinas generales o centrales. El reclutamiento y la selección de vendedores puede hacerla el gerente de ventas del campo, administrado por una oficina de ventas regional o centralizada en la oficina central (Hartley, 2007: 213).
Explicación Reclutamiento de la fuerza de venta ADMINISTRACIÓN Y TÉCNICAS DE VENTAS 3 Qué personas pueden ser las adecuadas para crear la fuerza de ventas? El proceso necesario para la contratación de la fuerza de ventas debe de ser un trabajo cíclico, que permita a la empresa contar siempre con la cantidad de personas adecuadas. La selección de la fuerza de ventas debe estar planificada en todas las empresas. No podemos esperar a que un determinado número de vendedores nos abandone para proceder a su reposición soportando un déficit de personal de ventas que puede ocasionar grandes pérdidas a una empresa (Díez, 2004: 73). Para comprender las actitudes y aptitudes, capacidades físicas y mentales, y actividades que un puesto realiza, no basta con un análisis externo o realizado por alguna persona que conoce la teoría del desarrollo del puesto. En la práctica puede ser diferente, dependiendo el tipo de producto o servicio que se comercialice, las necesidades específicas del mercado, etc. Por lo tanto, el análisis del puesto lo podría realizar un especialista en puestos o alguna persona de recursos humanos, pero siempre es necesario que se le pregunte directamente a la fuerza de ventas activa. Independientemente de quién sea el responsable del análisis y la descripción de los diversos puestos de ventas de una compañía, es importante que la persona capte información sobre el contenido del puesto de dos fuentes: 1) sus ocupantes actuales y, 2) los gerentes de ventas que supervisan al personal de ese puesto (Johnston; Marshal, 2004: 344).
4 Dependiendo del nivel de puesto a contratar, la naturaleza del producto o servicio a vender, el tipo de elementos que debe contener la descripción puede variar. Existen ligeras diferencias entre autores sobre los elementos que debe contener una buena descripción de puestos, a continuación se enlistarán algunos que proponen Mark W. Johnston y Greg W. Marshal en su libro Administración de ventas: Naturaleza de los productos o servicios que se venderán. Tipo de clientes que visitarán y tipos de citas. Tareas y responsabilidades específicas a realizar. La relación de las funciones del puesto, con otros dentro de la empresa. Exigencias mentales y físicas del puesto. Presiones y restricciones ambientales que podrían influir en el desempeño del puesto. Selección y Contratación Una vez que se ha publicado y se tiene analizado el tipo de persona que se requiere para ocupar el puesto, se comienza la selección de los perfiles más adecuados. La gran cantidad de currículums se convierte en una tarea que requerirá mucho tiempo para leer, por lo tanto, se debe realizar un filtro general donde el objetivo es desechar a todos aquellos participantes que no cumplan con los requisitos indispensables como edad, sexo, nivel básico de estudios, experiencia, etc. Aquello que sea primordial para realizar el trabajo correspondiente. Una vez que se realizó un primer filtro rápido, se comienza con la lectura específica de los currículum para seleccionar al grupo más cercano al perfil solicitado que será llamado a entrevista; éste último es el segundo filtro que, generalmente, lo realizan las personas de recursos humanos.
5 Durante la contratación es sumamente importante comunicar los aspectos que regirán las actividades de la persona dentro de la empresa como son: Información general de la empresa: Explicación de la empresa, su historia y personajes. Políticas generales: Para permitir que la operación fluya, el nuevo trabajador de fuerza de ventas debe conocer las reglas o formas de trabajo del equipo, con el objetivo de mantener la cordialidad entre el grupo y seguir aquellos pasos que aseguren el desarrollo de la empresa. 116 Conformación de sus ingresos: El puesto de ventas tiene la característica de contar con resultados básicos y variables, es decir, se espera un resultado mínimo de ventas pero el resultado final puede variar. Actividades a realizar, metas claras y formas de evaluación del trabajo: Esto es mostrar el camino claro que se debe de recorrer, que el vendedor reconozca sus funciones y controle las variables que lo calificarán en su evaluación para poder mantenerse dentro de la organización, generar los ingresos de la empresa y los propios y optimizar el tiempo para generar los mejores resultados posibles. Presentación del equipo de trabajo: Conocer el organigrama de la empresa y a todas las personas con quienes puede tener interacción facilita la comunicación y los accesos a las herramientas para lograr buen servicio al cliente y fortalece el trabajo de ventas, que lleva beneficios directos a los clientes.
6 Conclusión Para contar con el grupo de personas adecuado es necesario tener procesos específicos que lo aseguren. El reclutamiento debe ser una serie de filtros que poco a poco descubran a los candidatos más adecuados; la selección cuenta con una serie de análisis de datos que reconocen las capacidades, aptitudes y actitudes que se requieren en un vendedor y la contratación deberá ser un proceso administrativo y de comunicación clara entre la empresa y el vendedor para su total integración laboral. Estas son algunos de los tipos de información básica que requiere conocer el nuevo trabajador o vendedor para poder desarrollar sus actividades de forma positiva.
7 Para aprender más Cuáles son los criterios a considerar en la selección? Los criterios de la selección permitirán que una persona, sin importar que su nivel jerárquico se encuentre por debajo del gerente de ventas, realice la primera pre-selección. Existen fuentes externas a la empresa, como: bolsas de trabajo de las universidades, head hunters, anuncios en periódicos, asociaciones de recursos humanos y algunas fuentes internas (conocidos de los empleados de la empresa). Sea cual fuere el tipo de fuentes, el mensaje debe ser claro respecto al perfil del puesto solicitado, para evitar que personas con perfiles similares o diferentes al requerido, se acerquen a la institución. Esto es sumamente importante, debido a que el tiempo que se exige para la primera selección es mucho; leer una gran cantidad de currículums y definir cuáles cuentan o no con el perfil, es una selección tardada. Dentro de la información publicada se debe de integrar la documentación que se solicite para verificar sus antecedentes personales, profesionales, experiencia y logros.
8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un mapa conceptual expliques la selección y contratación, tomando en cuenta las distintas dimensiones. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en mapas conceptuales, al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender la selección y la contratación, lo cual te facilitará el estudio de Administración y Fuerza de Ventas. Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Resumen Representación gráfica
9 Bibliografía Diéz, E. (2004). Gestión de la fuerza de ventas. España: Ediciones Deusto. Gschwandtner, G. (2008). Manual del gerente de ventas. México: McGraw-Hill. Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial Patria. Johnston, M.; Marshall, G. (2004). Administración de ventas. México: McGraw-Hill.