Sistemas de Información Gerencial Tema 6: Planificación de Recursos Empresariales (ERP) Ing. Francisco Rodríguez Novoa 1
INDICE Ventajas y Desventajas Arquitectura Módulos Implementación Proveedores 2
La planeación de recursos empresariales es un sistema empresarial interfuncional dirigido por un paquete integrado de módulos de software que da soporte a los procesos internos básicos de un negocio La planeación de recursos empresariales proporciona a la empresa una visión integrada en tiempo real de sus procesos centrales de negocio, tales como producción, procesamiento de pedidos y administración de inventarios, unidos por un software de aplicación ERP y una base de datos común mantenida por un sistema de administración de bases de dato 3
La planeación de recursos empresariales (ERP: Enterprise Resource Planning) es software que soporta la operación eficiente de los procesos de negocios, pues integra las actividades a lo largo de una empresa, incluidas ventas, marketing, fabricación, logística, contabilidad y personal. El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles. 4
Los paquetes integrados de software ERP están compuestos por módulos integrados de aplicaciones de manufactura, distribución, ventas, contabilidad y recursos humanos. Ejemplos de los procesos de manufactura que soporta son la planeación de requerimientos materiales, la planeación de producción y la planeación de capacidad. En los procesos de ventas y de mercadotecnia, los sistemas ERP son análisis de ventas, planeación de ventas y análisis de fijación de precios 5
En distribución incluyen administración de pedidos, compras y planeación de logística. En recursos humanos Los sistemas ERP dan soporte a la planeación de requerimientos de personal hasta la administración de salarios y prestaciones Los ERP realizan las aplicaciones más solicitadas de contabilidad administrativa y mantenimiento de registros financiero 6
Componentes principales de los sistemas ERP. 7
Flujos de procesos de negocio y flujos de información de clientes y proveedores que soportan los sistemas ERP. 8
Los procesos y funciones de negocio que soporta el sistema ERP implementado por Colgate-Palmolive Company. 9
Calidad y eficiencia. ERP crea una estructura para integrar y mejorar los procesos internos de negocio de una empresa, lo que genera mejoras importantes en la calidad y eficiencia del servicio al cliente, producción y distribución. Disminución de costos. Muchas empresas reportan importantes reducciones en los costos de procesamiento de transacciones y en el hardware, software y personal de apoyo de TI, comparados con los sistemas institucionales no integrados que fueron reemplazados por sus nuevos sistemas ERP. 10
Apoyo a la toma de decisiones. ERP proporciona con gran rapidez información vital interfuncional en el desempeño del negocio para que los administradores mejoren de manera significativa su capacidad para tomar mejores decisiones a tiempo en toda la empresa. Agilidad empresarial. Implementar sistemas ERP echa abajo muchos muros anteriores funcionales y departamentales o islas de procesos de negocio, sistemas de información y recursos de información 11
Características principales buscadas en un ERP Integrado Flexible Modular y abierto Multifuncional Tiempo real Conectividad e-business
Desventajas de un sistema ERP La personalización se puede dificultar si no se hace con expertos profesionales en la materia. Su implementación puede requerir algunos cambios en los procesos de la compañía. Puede llegar a ser muy complejo si no tienes establecidos bien tus procesos de negocio. Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine. Si tu ERP no está en la nube, te puede generar muchos costos en infraestructura 13
Muchas pymes implementan sistemas ERP para lograr beneficios organizacionales. En muchos casos, eligen sistemas de fuente abierta debido al menor costo total de propiedad y su facilidad para modificarse. Aunque el ámbito de la implementación ERP puede variar entre empresas, la mayoría los usa para dar soporte a la inteligencia empresarial, administración de la cadena productiva y de suministro, administración de la relación con el cliente y pedidos de ventas, así como contabilidad financiera y administrativa. 14
Características aplicaciones ERP amplia funcionalidad globalidad (permite trabajar con múltiples idiomas, monedas y compañías) flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa Beneficios esperados incrementos de eficiencia mejoras de calidad, productividad y rentabilidad implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrónico puede ser un factor estratégico que repercute en beneficio del negocio
Arquitectura de un ERP Salarios y convenios Planificación de turnos otros recursos humanos Perfiles profesionales Formación y desarrollo Cuentas a cobrar Activos fijos otros contabilidad y finanzas Análisis financiero Contabilidad general nóminas tesorería Software extendido almacén de datos Software extendido CLIENTES facturación compras pedidos ventas y distribución otros Gestión de transporte Análisis de ventas Plan de producción Administración de la calidad inventario y fabricación otros Planificación recursos de materiales Planificación capacidades ARQUITECTURA PROVEEDORES SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA
Principales módulos producción finanzas distribución recursos humanos Otros módulos gestión comercial control de almacén mantenimiento gestión de proyectos servicio postventa y soporte herramientas de desarrollo Módulos con autonomía propia
Planificación de la producción cubre las actividades de producción de una compañía industrial planifica la producción (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) subsistemas plan maestro de producción (MPS) planificación de recursos de materiales (MRP) planificación de capacidades (CRP) otros módulos gestión de costes administración de calidad enlaces con CAD monitorización de la producción...
Distribución actividades de ventas y distribución de los productos presentación de ofertas pedido gestión de almacenes facturación,... abarca varias áreas funcionales de la empresa comercial (compras y ventas) almacén transporte permiten conocer estado de pedidos niveles de créditos pactados con clientes y proveedores posiciones de cuentas de los clientes facturas pendientes de pago análisis de ventas en términos de volumen y ganancias
Módulos de contabilidad y finanzas cuentas a cobrar cuentas a pagar costes de recursos costes de actividad costes dinámicos contabilidad general tesorería activos fijos nóminas análisis financiero contabilidad de contratos
Gestión de la cadena de suministros (SCM) conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de partners con un objetivo en común: satisfacer al usuario final incluye sistemas de varios tipos transaccionales (módulos ERP, como gestión de almacén o de envíos) módulos de planificación y optimización analíticas de la cadena de suministros (por ejemplo, datos extraídos y organizados por el datawarehouse) ayudan a aumentar la participación en el mercado mediante una captación de demanda universal reducir los costes operativos de adquisición de materiales aumentar la eficacia de la organización competir de forma más eficaz objetivo final: integrar clientes, proveedores, fábricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios
Gestión de las relaciones con el cliente (CRM) recopilación y análisis de información de los departamentos de ventas, marketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa evitar fuga de clientes incremento de ingresos mejores niveles de satisfacción aumento de la fidelidad ejemplos marketing: promociones más eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes ventas: se propondrán productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente
Personal involucrado alta dirección: propuesta e impulso de los proyectos ERP asignación de recursos y establecimiento de prioridades importante participación del personal de TI Selección e implantación de una solución GERP (Global Enterprise Resource Planning): es el ideal, pero resulta muy complejo e incide mucho en la organización Metodología Selección de varios productos que pueden solucionar la problemática planteada Presentación comercial de la/s empresa/s Elección del producto que mejor se adapta Encargo de la definición de la implantación Definición del proyecto Revisión coste proyecto Negociación precio, implantaciones y modificaciones Puesta en marcha Implantación Sustitución antiguo sistema por el nuevo Valoración de resultados
Implantación de ERP Análisis de la situación de la empresa -comprensión de los procesos de negocio -Información que se suministra a los directivos -Controles de la situación de la empresa -Carencias de los SI Memorando del Proyecto -situación empresa en aspectos organizativos y operativos -Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantación -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones -Factores críticos de éxito -Obstáculos que se pueden anticipar -Desarrollo de nuevos procedimientos y controles -Generación de las bases de datos -Programación y prueba de modificaciones en los módulos -Prueba piloto -Formación de usuarios Definición del proyecto Preparación de la implantación Desarrollo y confirmación Implantación Fases de la implantación -Revisión de políticas operativas y procesos de negocio para identificar áreas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitación a directivos (definición de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan Detallado de Implantación: - tareas - tiempo de cada una - responsable/s Puesta en explotación
Expectativas de la implantación... 1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business
Pasos para implementar un sistema ERP Un proyecto de implementación de un sistema ERP se divide en varias fases: Estudio previo: análisis de las normas de administración, revisión de los procesos funcionales. Esta fase requiere competencias funcionales y departamentales, generalmente la llevan a cabo consultores experimentados en estrecha colaboración con los empleados del departamento en cuestión. Desarrollo/configuración: redacción del plan de parametrizaciones, estandarización de los procesos involucrados en el proyecto a implementar.
Pasos para implementar un sistema ERP Un proyecto de implementación de un sistema ERP se divide en varias fases: Preparación y realización de pruebas (pruebas de integración formales, pruebas de compatibilidad). Exportación e importación de la información desde el sistema antiguo al nuevo en caso de ser requerido, control de la recuperación correcta de datos (ejemplo: (asientos contables iniciales). Capacitación de los usuarios y apoyo durante la transición. Seguimiento constante a la empresa
Tiempo de implantación: compañías pequeñas y medianas: desde unos meses hasta un año y medio mayores facilidades de coordinación posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez grandes compañías: hasta cuatro años implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, múltiples departamentos y elevado número de módulos gran cantidad de niveles de decisión que dificultan la coordinación otros factores que influyen en el tiempo módulos ERP implantados necesidad de acometer proyectos de reingeniería de procesos modificaciones en el ERP no son muy habituales (la empresa se ajusta al ERP) cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes
Costos típicos de la implementación de un nuevo sistema ERP.
Causas de fallas de la planeación de recursos empresariales Los negocio y los profesionales de TI subestimaron la complejidad de la planeación, desarrollo y capacitación que eran necesarios para preparar un nuevo sistema ERP que cambiaría de manera radical sus procesos de negocio y sistemas de información. No involucrar a los empleados afectados en las fases de planeación y desarrollo Cambiar los programas de administración, o intentar hacer demasiado y en poco tiempo en el proceso de conversión, Una capacitación insuficiente en las nuevas tareas de trabajo requeridas por el sistema ERP No realizar las suficientes pruebas y conversión de datos, fueron otras causas de los fracasos.
Principales proveedores ERP Algunos proveedores de ERP: SAP Baan Oracle People-Soft J.D.Edwards Microsoft IBM Otras compañías pequeñas
Principales proveedores ERP ERP propietario Una de las tipologías de software ERP que encontramos es el propietario. Un software propietario requiere el pago de una licencia para poder ser usado. Actualmente, los principales proveedores del ERP propietario son tres: SAP: entre sus principales ventajas, destaca la base de datos centralizada que permite optimizar y controlar todos los datos de la empresa desde un único sistema. ORACLE: el software ERP Oracle está diseñado para satisfacer las necesidades de la grande y pequeña empresa. Ofrece diferentes productos que proporcionan soluciones específicas para los sectores industriales. MICROSOFT: desde el año 2002, Microsoft adquiere diferentes empresas de vendedores de sistemas ERP. Su objetivo es dar apoyo al área financiera, a la producción y a la gestión de relaciones con los clientes.
Principales proveedores ERP ERP software libre Otra tipología de ERP que encontramos en el mercado, hace referencia al software libre. A diferencia del anterior, la licencia para poder utilizarlo es completamente libre y gratuita. Los principales proveedores de ERP libre son: OPENBRAVO: este ERP es la solución líder en software libre para la pequeña y mediana empresa. Tiene una gran contribución a la comunidad internacional con los usuarios y partners desarrolladores. ADEMPIERE: es un proyecto que aporta una solución de código abierto para negocios del mismo nombre. Las áreas de negocio que cubre el sistema Adempiere son: ERP, SCM, CRM, finanzas y solución integrada de punto de ventas.
Tendencias de los ERP Internet de las cosas El internet de las cosas aun es un mundo desconocido para mucha gente, pero empresas como Microsoft, Google y Oracle ya le están poniendo fecha y será más o menos en un plazo de 5 años, cuando veamos grandes avances en el tema. Going Mobile Este término tan anglosajón hace mención al volcado de datos y software al mundo móvil. los sistemas ERP tienen que ser soportado por un mini portátil de bolsillo, así que los sistemas ERP tienen que ir migrando a la tecnología Android, IOS y Windows Mobile si quieren seguir en el juego de estas herramientas de management de nuestra empresa. Estar conectado con nuestra empresa y nuestro ERP en cualquier lugar y momento va a ser clave 34
Tendencias de los ERP Tecnología portátil Los dispositivos hardware son cada vez más pequeños, livianos, sofisticados y como no, llenos de tecnología. Con la aparición del Iwatch de la mano de Apple o las Google Glasses, el poder disfrutar de la tecnología con cualquier dispositivo es ya un hecho. Se está preparando el camino a un próximo salto para la integración de la tecnología portátil a los sistemas ERP. Social ERP El social network ya es una realidad, pero la integración de lo social en la ERP ya implementándose o mejorando si cabe nuestro sistema ERP. Descubrir, seguir y colaborar con otros, contenido, conversión y comunicación junto con la integración de diferentes herramientas y software hará que la integración de nuestro ERP sea prácticamente total. 35
Tendencias de los ERP Almacenamiento en la nube Hoy, el software en la nube es una realidad y la tendencia es que las aplicaciones estén on-line y no tengamos que descargar nada más que los datos necesarios en nuestros ordenadores o sistemas. La evolución es muy, muy rápida pero en el caso del software ERP se ve frenada por la reticencia de colgar datos de carácter privado en dicha nube. Esta situación de desconfianza irá cambiando conforme conozcamos los sistemas de seguridad y su evolución, haciéndonos más confiable el acceso a un software ERP 100% seguro, en la nube.. 36
FIN 37