Gestión de Personas Que no es lo mismo que Personal de Gestión
Planificación Planificar no sólo es decidir qué voy a hacer sino entenderlo y prepararme para hacerlo Pero ya hemos trabajado la Planificación, y hemos secuenciado actividades (y casi tareas) Hoy vamos a entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo
Qué supone planificarte? Decidir (claro) lo que vas a hacer. Saber también lo que NO tienes que hacer. Familiarizarte con lo que te espera. Anticiparte a lo que tendrás que hacer. Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.
Y cómo planifico tareas? Recordemos cuando vimos metodología: En función de roles o funciones (apertura, cierre ) En función de actividades En función de tiempos (diagrama de Gannt) En Función de espacios
Reconoce el terreno Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar. Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero
Algún elefante cerca? Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño (que lleven varias horas o toda la mañana) tienes que tratarlas de forma especial, como un miniproyecto. Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días. Haz un análisis en papel Divide y Trocea en partes Identifica las partes clave Distribuye las partes con inteligencia Y el resto de tareas?
Agenda, háblame! Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos. Estudia tu agenda en busca de los grandes trituradores de tiempo como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte, y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana.
Un momento, una tarea Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto? Aun cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo. No lo dejes todo en manos de la improvisación.
Planifica a la baja No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia. Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa. Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas.
Listo para empezar! Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día. Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada. Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad.
Adelante al moroso Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona? Información, detalles, instrucciones, algún archivo Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.
10 Claves para la gestión de Tareas Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifique Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al máximo esa cita con usted mismo. Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del día.
10 Claves para la gestión de Tareas Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevará completarla Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha. Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana.
10 Claves para la gestión de Tareas No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta: 70% de tareas y 30% sin tareas Mantenga siempre una visión con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida
10 Claves para la gestión de Tareas Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida.
Muy bonito, no obstante Cada persona tiene su forma de organizarse: los consejos no son obligatorios La teoría es muy bonita, aunque la práctica acaba siendo más caótica Cada trabajo es un mundo, y cada tarea puede ser una dictadura
Preparándonos para Delegar Delegar es quitarse marrones de en medio Delegar es enmarronar a otra con mis tareas La habilidad para hacer las cosas utilizando el trabajo y tiempo de otra gente La gestión de tareas, personas y tiempo en provecho de los objetivos o intenciones «grupales»
Puntos Importantes Las especificaciones de la tarea o trabajo a delegar y el propósito de la tarea. Porque necesita hacerse el trabajo y como le ayudará a sus clientes, la compañía o el equipo. Lo que necesita hacerse y lo que necesita ser entregado. La experiencia, conocimientos y habilidades de los individuos a quien se les delegará la tarea. Como es que esa persona trabaja a su máximo rendimiento
Puntos Importantes La carga de trabajo actual de esa persona. Las fechas limite y el tiempo programado, incluyendo: Cuanto tiempo requiere la tarea para ser finalizada Si hay que rehacer alguna tarea, hay tiempo para hacerlo? Las consecuencias de no entregar el trabajo a tiempo. Las prioridades de la tarea a efectuar.
Puntos Importantes Los recursos con que contará esa persona mientras completa el trabajo Dependientes del departamento o área Dependientes de otros departamentos o áreas Dependientes de fuentes ajenas a la empresa. Sus expectativas o metas para el proyecto o tarea, incluyendo: Lo que significa desempeño ordinario y extraordinario. Que implica tener alguna falla Como impactaría una falla en alguien o algo más. Mecanismos apropiados de control del proyecto o tarea. Indique cuando deben de hacerse las revisiones y cuando se deben entregar los reportes para asegurarse de que las tareas están realizándose sin problemas.
Una escala Modelo Nivel Frase dicha Significado en la delegación 1 Espera a que te diga, Haz exactamente lo que te digo o Sigue las instrucciones de manera precisa 2 Revisa esto y dime que es lo que opinas. Después yo decido 3 Dame tu recomendación y tu opinión de los pros y contras. Te dejaré saber si puedes seguir adelante o no No hay ninguna libertad de acción en la delegación. Esto es pedir cierta investigación y análisis pero no una recomendación. Pedir un análisis y una recomendación, pero usted le revisará antes de la decisión final.
Nivel Frase dicha Significado en la delegación 4 Decide y comunícame tu decisión, pero espera mi aprobación 5 Decide y déjame saber cuál es tu decisión, entonces sigue con el plan a menos que yo diga lo contrario 6 Decide y llévalo a cabo, pero comunícame lo que has hecho 7 Decide y llévalo a cabo. Y no necesitas más mi revisión 8 Decide que acción se necesita seguir y llévala a cabo. Es tu área de responsabilidad ahora La otra persona necesita aprobación, pero se le da la confianza de generar y juzgar las alternativas de acción. Ahora la otra persona comienza a tomar el control de las acciones. El sutil incremento en la responsabilidad ahorra tiempo. Ahorra tiempo y le permite una reacción rápida ante decisiones incorrectas. La mayor libertad que puede dar a otra persona cuando usted necesita retener la responsabilidad de la actividad. Un alto grado de confianza es necesario, y usted vigilará la calidad de la actividad después de ser acabado, generalmente semanas o meses después. El grado último de libertad que le puede dar a una persona, y es generalmente utilizado con un cambio formal del rol de una persona. Es la delegación de una responsabilidad estratégica. Esto significa delegar parte de su trabajo, no solo una actividad o proyecto. Usted podrá utilizar este último nivel de delegación cuando necesite desarrollar a un sucesor por ejemplo.