REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA SHAW SOUTH AMERICAN, C.A TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURIA PÚBLICA PRESENTADO POR ARAUJO MARIA DE FLORIO VALERIA GARCIA JHORDAN NUÑEZ MARIA ASESORADO POR FACILITADOR ACADÉMICO Lcdo. JORGE GOVEA. Mcs FACILITADOR METODOLÓGICO Lcda. MARIA HENRIQUEZ. Mcs MARACAIBO, MARZO DE 2012
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA SHAW SOUTH AMERICAN, C.A
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VEREDIC DEDICATORIA Esta tesis de grado está dedicada a Dios por permitirme alcanzar mi meta más deseada, a mis padres Lidice y Francisco por su apoyo fundamental y su ayuda incondicional, a mi hijo Juan Diego, a mi novio Joaquín y a mis hermanas, tíos, abuelos y amigos, gracias por acompañarme en este largo camino. Valeria De Florio. A Dios, por brindarme la dicha de llegar a donde estoy hoy, a mi madre, por su gran ejemplo de superación y su valioso apoyo. A mis padres, a mis abuelos, hermanos y amigos por creer en mí, gracias a cada uno de ustedes. María Núñez. A Dios en primer lugar por la vida y por darme la oportunidad de llegar hasta aquí, a mis padres por su esfuerzo y dedicación, por la educación que brindaron, a mis hermanos, amigos y tíos por todo su apoyo y por último a albariza por todo el calor de hogar brindado. María Elena Araujo Primeramente a Dios por regalarme la vida y darme la oportunidad de lograr esta meta tan anhelada, a mis padres Silvino García, Yadira Rangel por todo su apoyo. A mis abuelos Mirita y Silvino por sus consejos, en general a familiares y amigos por alentarme siempre y ayudarme a lograr mi meta. Jhordan Garcia. vii
AGRADECIMIENTO Es para nosotros, un verdadero placer poder utilizar este espacio; para dar a conocer nuestros más sinceros agradecimientos a cada una de las personas que directa o indirectamente se encuentran involucrados en el desarrollo de nuestro proyecto. Agradecemos en primera instancia a Dios ya que sin su dicha y bondad, nada de esto hubiera sido posible. Agradecemos de manera especial a nuestros padres por todo su apoyo, comprensión y amor infinito, por estar hay en cada momento de dificultad y felicidad, durante este camino de enseñanzas y crecimiento. Igualmente extendemos nuestro más sincero agradecimiento al Profesor Jorge Govea, por permitirnos realizar este proyecto bajo su dirección. Por su apoyo y confianza en nuestro trabajo y su capacidad para guiar nuestras ideas ha sido un aporte invaluable. Le agradecemos también el habernos facilitado siempre los medios suficientes para llevar a cabo todas las actividades propuestas durante el desarrollo de esta tesis. Así mismo queremos expresar nuestro profundo agradecimiento a los profesores metodológicos, a la profesora Ramón Soraya, Vielma Nelcadi y a la profesora María Henríquez, participes cada uno de ellos en el desarrollo de nuestra investigación, quienes gracias sus significativos aportes y participación activa se logro llevar a cabo, este proyecto de manera eficaz y satisfactoria. Muchas gracias a cada uno. viii
Araujo, María Elena. De Florio, Valeria. García, Jhordan. Nuñez, María Fernanda. Diseño de un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Shaw South American, C.A. Universidad Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo, 2012. RESUMEN Esta investigación tiene como objetivo general el diseñar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Shaw South American, C.A, tomando como base los aportes de autores especializados en el área como Guajardo (2004); Polimeni, R., Fabozzi, F. y Adelberg, A. (2005); Hansen y Mowen (2003); Horngren, Foster y Datar (2002); Díaz (2001); entre otros autores expertos en el tema. Por otra parte la investigación se considera un proyecto factible, descriptivo de campo y documental, con un diseño catalogado como no experimental transeccional descriptivo, contando con una población de 5 personas entre ellas un contador, un contralor, un auxiliar contable, un auditor interno y un gerente de finanzas; utilizando la encuesta como técnica de observación; aplicándose un instrumento validado por los expertos de la Facultad de Ciencias Administrativas, constituido por 31 preguntas de selección y explicación. Los resultados obtenidos revelaron que la organización no cuenta con un sistema contable que proporcione información detallada de cada departamento de forma individual por lo cual se decidió crear un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para facilitar la evaluación de la correcta actuación de los gerentes y el diseño de un manual de cuentas que permitirá dividir los registros contables por cada departamento. Palabras clave: Sistema de contabilidad, áreas de responsabilidad, centros de responsabilidad. ix
Araujo, María Elena. De Florio, Valeria. García, Jhordan. Nuñez, María Fernanda. Design an accounting system for areas of responsibility for the company Shaw South American, C.A University Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo, 2012. ABSTRACT The main pourpose of this research is to design an accounting system for areas of responsibility for the company Shaw South American, C.A on the basis of the contributions of authors specializing in the area as Guajardo (2004); Polimeni, R., Fabozzi, F. y Adelberg, A. (2005); Hansen y Mowen (2003); Horngren y otros (2003); Díaz (2001); among other authors experts in the field. On the other hand the research is considered descriptive, field type, feasible project with documentary approach, with a design listed as nonexperimental transectional descriptive, with a population of 5 people including a counter, a Comptroller, an accounting assistant, an internal auditor and a finance manager; using the inquiry as a technique of observation; applying an instrument validated by experts made up of 31 questions of selection and explanation. The obtained results revealed that the organization does not count with a countable system that provides detailed information of each department of individual form thus was decided to create a system of accounting by responsibility area to facilitate the evaluation of the correct performance of the managers and the design of a manual of accounts that will allow to divide the countable registries by each department. Key Words: Accounting system, areas of responsibility, responsibility centers. x
ÍNDICE GENERAL Pág. VEREDICTO..... iii DEDICATORIA...... vii AGRADECIMIENTO..... viii RESUMEN... ix ABSTRACT....... x ÍNDICE GENERAL...... xi ÍNDICE DE CUADROS..... xvi ÍNDICE DE TABLAS......... xvii INTRODUCCIÓN... 1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......... 5 1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.... 8 2. OBJETIVOS DEL TRABAJO........ 9 2.1. OBJETIVO GENERAL...... 9 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.... 9 3. JUSTIFICACIÓN.... 10 4. DELIMITACIÓN.. 11 CAPÍTULO II. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. 13 2. BASES TEÓRICAS 20 2.1. SISTEMA.. 20 2.1.1. DEFINICIÓN.... 20 xi
2.1.2. CARACTERÍSTICAS. 21 2.1.3. CLASIFICACIÓN... 23 2.2. CONTABILIDAD.... 25 2.2.1. DEFINICIÓN.. 25 2.2.2. SISTEMA CONTABLE... 26 2.2.2.1. REGISTROS CONTABLES... 28 2.2.2.2. ASIENTOS DE AJUSTE 28 2.2.2.3. ASIENTOS DE CIERRE. 30 2.2.2.4. PRINCIPIOS CONTABLES 31 2.2.2.5. MANUAL DE CUENTAS...... 33 2.2.2.6. CÓDIGO O PLAN DE CUENTAS. 35 (A) CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO O PLAN DE CUENTAS. 36 2.2.2.7. CICLO CONTABLE. 37 2.3. COSTOS..... 39 2.3.1. CONTROLABLES.... 40 2.3.2. NO CONTROLABLES. 41 2.4. CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD... 42 2.4.1. DEFINICIÓN.. 42 2.4.2. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD. 43 2.5. SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE xii
RESPONSABILIDAD... 45 2.5.1. DEFINICIÓN. 45 2.5.2. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD... 46 2.5.2.1. BASES DE CONTROL.. 46 2.5.2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 47 (A) ORGANIGRAMA FUNCIONAL 50 (B) DEPARTAMENTALIZACIÓN... 51 (C) DESCENTRALIZACIÓN... 52 2.5.2.3. CENTROS DE RESPONSABILIDAD 53 (A) CENTRO DE COSTOS... 54 (B) CENTRO DE UTILIDAD 55 (C) CENTRO DE INVERSIÓN... 56 2.6. INFORMES DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD 57 2.6.1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. 58 2.6.2. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO.. 59 2.6.3. BASES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES DE DESEMPEÑO... 61 3. SISTEMA DE VARIABLES..... 64 3.1. DEFINICIÓN NOMINAL.. 64 3.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL.... 64 xiii
3.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL.. 64 CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. 1. TIPO DE INVESTIGACIÓN. 68 2. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN.... 70 3. POBLACIÓN... 71 4. TÉCNICAS DE OBSERVACIÓN.. 72 4.1 INSTRUMENTO... 73 4.2 VALIDEZ.. 74 5. TÉCNICA DE ANÁLISIS DE DATOS. 75 CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN. 1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS... 78 2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS... 90 CAPÍTULO V DISEÑO O PROPUESTA. 100 1. DISEÑO O ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 100 1.1. INTRODUCCIÓN.. 100 1.2. JUSTIFICACIÓN.. 100 1.3 FUNDAMENTACION TEÓRICA... 101 1.4 OBJETIVO..... 101 1.5 ESTRUCTURA DEL ORGANIGRAMA FUNCIONAL. 102 1.6 DISEÑO DEL MANUAL DE CUENTAS 111 1.7 CENTROS DE RESPONSABILIDAD 123 1.8 PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES.. 124 xiv
CONCLUSIONES....... 126 RECOMENDACIONES... 129 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...... 131 ANEXOS... 136 A. INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN... 136 B. VERSIÓN FINAL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS. 156 C. MATRIZ DE TABULACIÓN 162 xv
ÍNDICE DE CUADROS CUADROS Pág. 1. Cuadro de operacionalización de la variable... 65 2. Distribución de la población... 72 xvi
ÍNDICE DE TABLAS TABLAS Pág. 1. Organigrama funcional... 78 2. Unidades o departamentos de la empresa... 79 3. Principales funciones de cada departamento.. 79 4. División de las operaciones en la empresa.. 80 5. Asignación de tareas en los departamentos.... 80 6. Autoridad de los responsables de los departamentos... 80 7..Responsabilidad de los gerentes de los departamentos... 81 8. Distribución de la autoridad... 81 9. Toma de decisiones..... 81 10. Estudios para verificar si el nivel de descentralización genera beneficios... 82 11. Estudios para verificar si el nivel de descentralización satisface necesidades... 82 12. Registros contables en la toma de decisiones... 83 13. Elaboración del registro en los libros contables por cada departamento..... 83 14. Forma de realizar los registros... 84 15. Autoridad en los costos controlables... 84 16. Costos controlables regulados por un determinado nivel de autoridad... 84 17. Responsabilidad en el monitoreo de los costos controlables 85 18. Asientos de ajuste en cada uno de los departamentos... 85 19. Periodicidad de los asientos de ajuste.. 86 20. Asientos de ajuste por cada departamento... 86 21. Asientos de cierre en cada departamento... 86 22. Asientos de cierre de cada departamento para conocer la utilidad xvii
del periodo..... 87 23. Involucran las cuentas de Ingresos, Costos y Gastos. 87 24. La empresa se rige bajo un conjunto de reglas.... 88 25. La empresa se basa en principios...... 88 26. Código de cuentas... 89 27. Cuentan con un sistema automatizado.. 89 28. El código contable permite agregar nuevas clasificaciones... 89 29. El código se presenta de forma clara... 90 30. El código contable establece subdivisiones. 90 xviii
INTRODUCCIÓN Es necesario para las empresas actualmente, contar con información relevante y detallada que les permita tener un conocimiento del desarrollo de sus actividades y de los beneficios obtenidos. En general las organizaciones deben poseer información útil para la toma de decisiones asertivas en el ámbito empresarial. Para contar con este tipo de información, es ideal implementar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad, el cual suministra a los gerentes todo lo necesario para evaluar el desempeño de las operaciones realizadas, asimismo permite controlar lo referente a los costos incurridos, las inversiones realizadas y beneficios obtenidos, y finalmente comparar lo planificado con lo obtenido y determinar los responsables de cada situación no favorable. Se citará entonces el caso de la empresa Shaw South American, C.A., cabe destacar que para el referido caso el objetivo principal del trabajo se enfoca en diseñar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad, considerando que es posible lograr una mayor efectividad en la administración de la empresa, al presentar los costos por áreas o centros de responsabilidad, lo cual permitirá medir el desempeño de cada gerente. Para cumplir con esta misión el trabajo se ha estructurado en cinco capítulos, los cuales se desarrollaron de la siguiente forma: En el capítulo I denominado el problema, se identifica y delimita la
2 problemática la cual contiene en detalle la situación actual de la empresa y la necesidad de elaborar dicho diseño, así como la formulación de la misma, además se establecen los objetivos del trabajo, tanto el general como los específicos y finalmente se presenta la justificación de la investigación. Por otra parte el capítulo II, titulado Fundamentación Teórica, crea la plataforma conceptual que soporta el estudio, en este capítulo se señalan los antecedentes de la investigación, pero lo más importante es el desarrollo teórico de la variable, es decir el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad, ya que se presentan aspectos relevantes de la misma y de la elaboración e implementación del diseño, y finalmente se presenta el cuadro de variables el cual ayudará al desarrollo de la presente investigación. Luego, en el capítulo III, denominado Metodología de la Investigación, se aborda lo referente al tipo y diseño de investigación, la población, así como la técnica e instrumento de recolección de datos, los cuales permitirán recabar la información para el posterior análisis y la discusión de los resultados. El capítulo IV, distinguido como Análisis y Discusión de Resultados constituye una comparación entre los resultados obtenidos y lo planteado por los autores consultados en la investigación, en función de los instrumentos de recolección de datos aplicados. Por último, el Capítulo V, es el referente al diseño que viene siendo el resultado del presente trabajo, para dar así solución a la problemática planteada en la empresa, al presentar el manual de cuentas para la misma.
3 En complemento, la labor desempeñada en la investigación del proyecto de grado culminará con el desarrollo de las conclusiones y recomendaciones aportadas por los investigadores.