LECCIÓN Nº 13 CONTROL ADMINISTRATIVO, CONCEPTO Y CLASIFICACION DE LOS MATERIALES Materiales Directos - Materia prima - Suministros Materiales Indirectos - Pistas acabadas - Repuestos Los materiales son el conjunto de BNS adquiridos por la empresa para ser sometidos a un proceso de fabricación convirtiéndose en productos terminado. A) MATERIALES DIRECTOS: Son los que entran en el producto manufacturado, por ejemplo la madera y los clavos utilizados en la fabricación de escritorios. Cuando los materiales directos sufren cambios bastantes profundos en las operaciones de fabricación se denominan Materias Primas por ejemplo los troncos de árboles se convierten en el papel. La transformación del hierro en lingotes de piezas fundidas, que indica la transformación de un estado bruto o primitivo a un estado manufacturado es materia prima. También son materiales directos las piezas acabadas que las empresas dedicadas a trabajos de montaje cobran para fabricar un artículo y la manufactura consiste en mantenerlo para formar un artículo terminado ejemplo, fabricación de automóviles. Para la empresa que fabrica las piezas acabadas, estas son productos terminados y si se venden se convierten en costos de mercadería vendida. Pero si se utilizan para artículos se convierten en material directo para el artículo contado. B) MATERIALES INDIRECTOS: Son los que se utilizan en la fabricación pero no pasa a formar parte del artículo manufacturado. Ejemplo los albarasivos (papel lija) los aceites para pulir (charol9 la grasa que sirve para lubricar las maquinarias, el petróleo que se consume en la fábrica, los útiles de escritorios, etc. Suministros diversos, son los usados para mantener la fábrica en buen estado como el aceite para las maquinarias. Pág. 24
En cambio materiales indirectos propiamente dichos son los que se utilizan en la operación de fabricación como el papel lija en una fábrica de muebles. Los repuestos son también materiales indirectos de fabricación. ADQUISICIÓN DE MATERIALES El procedimiento de adquisición de materiales para un buen control interno utiliza los siguientes documentos: 1 REQUISICIÓN DE COMPRA.- La emite el departamento de almacén en orinal y copia en base a la necesidad se contar con una existencia permanente dentro de los límites mínimo y máximo de stock-establecidos. El original se emite al Dpto. de compras y la copia se copia se queda en el archivo de almacén. FLUJOGRAMA DE LA REQUISICIÓN DE LA COMPRA Dpto. de almacén Dpto. de compras comprador comprador de compra Copia de compra 2 ORDEN DE COMPRA.- Se origina en la requisición de compra y la emite el departamento de compras en orinal y dos copias. El original se emite al proveedor, la primera copia al departamento de almacén y la segunda copia al archivo del departamento. DEPTO DE COMPRAS COMPRADOR FLUJOGRAMA DE ORDEN DE COMPRA DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL VENDEDOR DEPARTAMENTO DE ALMACEN COMPRADOR de compra Orden de compra Orden de compra Orden de compra (1ra Copia) Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio Pág. 25
3 GUIA DEL REMISION DEL PROVEEDOR.- Se originan en la orden de compra recibida del cliente y se emite en original al departamento de almacén del comprador: el encargado de almacén recibe los ejemplares, le firma el orinal y lo devuelve quedándose con la primera copia para su archivo. La segunda copia queda en el archivo del proveedor. La guía de remisión original le será remitida al cliente o comprador juntamente con la factura. FLUJOGRAMA DE LA GUIA DE REMISIÓN DEPARTAMENTO DE VENTAS DEL VENDEDOR DEPARTAMENTO DE ALMACEN COMPRADOR Orden de Compra Guía de remisión 1 2 2 3 Parte de 1 Entrada 1 Copia 2 4 PARTE DE ENTRADA.- Se origina en el guía de remisión del proveedor, el departamento de compras, quedando la 2da copia en el archivo la cual le seguirá para cargar su kardex físico FLUJOGRAMA DEL PARTE DE ENTRADA DEPARTAMENTO DE ALMACEN COMPRADOR DEPARTAMENTO DE COMPRADOR Guía de remisión (1ra Copia) Parte de entrada Parte de Entrada 1 Copia Pág. 26
5. KARDEX FISICO.-Es un auxiliar para controlar el movimiento físico y valorado de la existencias, mediante las entradas, salidas y saldos. Se llevan en el departamento de almacén. Las entradas se respaldan con el parte de entrada y las salidas con la requisición de almacén. 6. KARDEX FISICO VALODARO.- Es una mayor auxiliar para controlar el movimiento físico y valorado de las existencias, mediante las entradas, salidas y saldos este auxiliar se lleva en el departamento de contabilidad. 7. REGISTRO DE COMPRAS.-Es un registro auxiliar donde sea notan cronológicamente todas las compras del mes estén o no exoneradas del impuesto a las ventas. FLUJOGRAMA DE LA FACTURA DE COMPRAS PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE VENTA DEL PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMPRADOR Guía de Orden de compra Factura del proveedor Guía de remisión Guía de remisión Orden de compra La factura de compras se origina en la guía de remisión original firmada por el encargado de almacén del comprador. Es emitida y la primera copia mas la guía de remisión y la orden de compra son remitidas al departamento de compras de la empresa compradora.. Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio Pág. 27
FLUJOGRAMA DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRA DEL DPTO DE COMPRAS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Departamento de compras Comprador Departamento de contabilidad Comprador Factura de compra 1ra copia Guía remisión Orden de compra Parte de entrada Factura de Compra 1ra copia Parte de Entrada Guía de Remisión de compra Orden de Compra de Compra CONSUMO DE MATERIALES Para un buen control interno del consumo de materiales se utilizan los siguientes documentos y auxiliares: 1 ORDEN DE PRODUCCION.- Documento emitido por el superintendente de producción al jefe de producción para la fabricación de un artículo. Se emite en original y en dos copias. El original para el jefe de producción la primera copia para la sección de costos a fin de que pueda aperturar la hoja de costos. La segunda copia queda en el archivo. 2 LA HOJA DE COSTOS.- El encargado de costos en base a la primera copia de orden de producción abre la hoja de costos. 3 LA REQUISICIÓN DE ALMACEN.- El jefe de producción pide al almacén los materiales indispensables para cumplir con la orden de producción, mediante la requisición de almacén que se emite en original y cuatro copias. El original y tres copias se remiten al almacén, la cuarta copia pasa al archivo. Pág. 28
4 KARDEX FISICO.- El departamento de almacén entrega los materiales pedidos y en base a la original de la requisición de almacén firmada por el que recibe los materiales abona su kardex físico remitiendo las tres copias restantes al departamento de contabilidad sección cuentas corrientes. 5 KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes, valoriza las tres requisiciones quedándose con la tercera. Las otras dos las envías: Una a la sección teneduría de libros y la otra a la sección costos. 6 DIARIO DE REQUISICIONES.- El encargado de la teneduría de libros en base a la requisición valorizada la contabiliza en el diario de requisiciones y después resume en el diario general. 7 MAYOR DE GASTOS DE FABRICACIÓN.- El auxiliar de costos una vez recibida la requisición de almacén verifica su contenido. Si se trata de materiales directos los registra en la hoja de costos respectiva. Si se trata de materiales indirectos los registra en el mayor de gastos de fabricación por no ser posible su aplicación directa a cada hoja de costos. El total de los gastos de fabricación por no ser posible su aplicación directa a cada hoja de costos en base a un factor de distribución que puede ser la mano de obra directa, el material directo utilizado etc. (Ver flujograma de materiales). Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio Pág. 29
FLUJOGRAMA DE MATERIALES Departamento Producción Departamentos De Departamento de contabilidad Superintendente Jefe Producción Almacén Cuentas Tenedoría Corrientes libros Costos Original Orden Producción 1 O r d e n d e Producción Copia 2 Orden de Producción de almacén (original) de almacén (original) almacén Almacén Orden Producción Hoja de Costos Mayor gtos. fabricación 3 Copia 3 Copia 3 Copia Materiales Directos 4 Copia Materiales Indirectos Diario KARDEX FISICO KARDEX FISICO VALORADO General Diario requisición Almacén DEVOLUCION DE MATERIALES La devolución de materiales sigue el procedimiento siguiente: 1 INFORME DE DEVOLUCION DE MATERIALES.- Lo elabora el departamento de producción en original y cuatro copias, la última copia se queda en el Dpto. de producción después de ser firmada por el encargado de almacén que recepciona la devolución. Pág. 30
2 EL KARDEX FISICO.- El departamento de almacén recibe junto con los materiales devueltos el original y 3 copias del informe de devolución. En base al original carga su kardex físico con las devoluciones, las otras tres copias las remite el Dpto. de contabilidad. 3 KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes. Valoriza los informes de devolución y en base a la tercera copia cargan su kardex físico valorizado. Las otras 2 copias las remite una a la sección teneduría de libros y la otra a la sección costos. 4 DIARIO DE REQUISICIONES Y DIARIO GENERAL.- El auxiliar de teneduría de libros al recibir la copia del informe de devolución registra en el diario de requisiciones las devoluciones para posteriormente vaciar al diario general. 5 HOJA DE COSTOS YMAYOR GASTOS DE FABRICACION.- El encargado de la sección costos una vez recibido el informe de devolución de materiales, si se trata de materiales directos los registra en la hoja de costos, sección indirectos los registra en el mayor de gastos de fabricación con rojo o entre paréntesis. Se sigue este procedimiento cuando el material devuelto esta en buenas condiciones las cuentas 24, 25 y 26, serán cargadas pero si el material esta deteriorado o malogrado el almacén lo cargará en su kardex físico. Ni cuentas corrientes; si que el auxiliar de teneduría de libros lo cargaran en el cuenta 22 subproductos desechos y desperdicios. MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS MATERIALES El problema de la evaluación de los materiales se resume a la siguiente pregunta: Cómo deben asignarse determinada cantidad de un material utilizado en la producción cuando en el kardex existen varias partidas a costos diferentes? Los métodos que estudiaremos en relación al costo de los materiales son principalmente 3: 1. Primeras entradas, primeras salidas. 2. Ultimas entradas, primeras salidas. 3. Costos promedios. 1.- Primeras entradas, primeras salidas (PEPS, LIFO) Este método se basa en el supuesto que los 1ros artículos que entran al almacén son los primeros en salir de el, de este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote mas antiguo. El movimiento físico de las unidades dentro del almacén no tiene que estar necesariamente de acuerdo con el supuesto contable para que el método sea válido. La ventaja de este modo es que el balance general de fin de año aparecen los inventarios valuados con precios que reflejan casi con justeza el costo que rige en el mercado actualmente. La desventajas son: 1 Que no sirve se base para una buena política de precios ya que el costo de los artículos producidos no se actualiza con la subida de precios de los materiales pues se están usando precios antiguos en cambio el precio de venta si se actualiza. 2 Se infla la utilidad de la empresa faxeandose el estado de perdidas y ganancias esto se debe a que no se actualiza el costo de ventas pero si actualiza el precio de venta no pudiendo conocerse la productividad real de la empresa. Supongamos que hemos Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio Pág. 31
comprado materias primas a S/. 200 por unidad y luego compro a S/. 300. Por unidad. Si para fijar el valor de venta en el supuesto que deseo ganar S/. 100, tomo el costo de la segunda compra el valor de venta es S/. 400. Si hubiera tomado la primera compra el valor de venta sería 300 igual a un costo de la segunda compra. Luego no sirve este costo para fijar el valor de venta como el valor de venta es de 400 y el costo no esta actualizado pues hemos tomado la primera compra o sea 200 tendríamos una utilidad inflada de 200 siendo así que si actualizo el costo de ventas a 300 la utilidad sería solamente de 100. ARTÍCULO: X KARDEX FISICO VALORADO (PEPS, FIFO) UNIDAD: PZA Fecha Detalle ENTRADAS SALIDAS SALDO Costo Unitario Importe Costo Unitario Importe Importe 2004 Unidad S/. S/. Unidad S/. S/. Unidad S/. 1 N/ compra factura N 300 1000 100 100,000 1000 100,000 2 N/ compra factura N 320 1000 120 120,000 2000 220,000 3 N/ entrega requisición N 150 500 100 50,000 15000 170,000 4 N/ compra fact/300 1000 150 150,000 2500 320,000 5 N/ entrega requisición N 154 500 100 50,000 2000 270,000 N/ entrega requisición N 154 200 120 24,000 1800 246,000 6 N/ devolución factura/320 50 120 6,000 1750 240,000 7 N/ entrega requisición N 160 400 120 48,000 1350 192,000 8 Devolución informe N 15 20 120 2,400 1370 194,400 9 N/ entrega requisición N 170 370 120 44,400 N/ entrega requisición N 170 130 150 19,500 870 130,000 10 N/ compra factura N 350 500 160 80,000 1370 210,500 11 N/ entrega requisición N 180 300 150 45,000 1070 165,500 12 N/ entrega requisicón N 200 100 150 15,000 970 150,500 3450 444,000 2480 293,500 970 150,500 * El inventario es fijo; pero el estado de perdidas y ganancias es falso Análisis del Saldo S/. 470 unidades X 150.00 = 70,500.00 500 unidades X 160.00 = 80,000.00 150,500.00 2 ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (LIFO UEPS).- Este método se basa en el supuesto de que los últimos artículos que entran al almacén son los primeros en salir de el. De este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote recepcionado al último. Así mismo el movimiento físico dentro del almacén no tiene que estar necesariamente de acuerdo con el supuesto contable para que el método sea valido. La desventaja de este método es que el balance general de fin de año el inventario de materiales aparece valido al costo mas antiguo, lo que no corresponde a los precios de reposición del mercado. Las desventajas son: Que los costos de producción se actualizan por el alza de los precios de los materiales permitiendo una buena política de precios. Debido a que el costo de ventas también se actualiza y en esta forma se elimina la inflamación en las utilidades ocasionadas en el otro método. Pág. 32
ARTÍCULO: X KARDEX FISICO VALORADO, ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS Fecha Detalle ENTRADAS SALIDAS SALDO 2004 Unidad Costo Unitario S/. Importe S/. Unidad Costo Unitario Importe S/. Unidad Importe S/. N/ compra factura N 300 1000 100 100,000 1000 100,000 N/ compra factura N 120 1000 120 120,000 2000 220,000 N/ entrega requisición N 150 500 120 60,000 15000 160,000 N/ compra fact/330 1000 150 150,000 2500 310,000 N/ entrega requisición N 154 700 150 105,000 1800 205,000 N/ entrega requisición N 120 120 6,000 1750 191,000 N/ devolución factura/160 50 300 150 45,000 N/ entrega requisición N 160 100 120 12,000 1350 142,000 Inf. Devolución informe N 15 20 120 2,400 1350 144,400 N/ entrega requisición N 160 370 120 13,000 N/ entrega requisición N 160 130 100 44,400 870 87,000 N/ compra factura N 350 500 160 80,000 1,370 167,000 N/ entrega requisición N 180 300 150 48,000 1,070 119,000 N/ entrega requisicón N 200 100 150 16,000 970 103,000 3450 444,000 248 341,000 970 103,000 Análisis del saldo S/. 870 unidades por 100 = 87,000.00 100 Unidades por 160 = 16,000.00 970 = 103,00.00 Los costos si están actualizadas y precisos para el estado de perdidas y ganancias y menos exacta con el inventario 3º COSTO PROMEDIO.- Como su nombre lo indica la forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado entre las unidades acumuladas hasta que se produzca una buena compra de este modo las unidades que salen son valorizadas con el costo resultante de la operación antes mencionadas en tanto no se produzcan una compra a un nuevo precio. El balance general, muestra los materiales valuados a un costo que no es ni el antiguo ni el mas reciente si no intermedio. Por tanto sin que la CIFRA se aparte tanto de la realidad como la mostrada en la aplicación del método (UEPS), no está tampoco pegado a la situación presente como en la aplicación del método PEPS. En consecuencia no muestra la verdadera situación de la empresa. Tampoco los costos de producción están actualizadas si bien no se apartan tanto de la realidad como en el caso del método PEPS. No servirán en base para fijar la política de precios pues se requerirán estudios racionales para la fijación de dicha política. También la utilidad aparece inflada pero no es tan grave como el método PEPS, pero puede inducir a un falso optimismo. Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio Pág. 33
Fecha Detalle ENTRADAS SALIDAS SALDO 2004 Unidad Costo Unitario Importe Unidad Costo Unitario Importe Unidad Importe N/ compra factura N 300 1000 100 100,000 100 100,000 N/ compra factura N 120 1000 120 120,000 110 220,000 N/ entrega requisición N 150 500 110 55,000 110 165,000 N/ compra fact/330 1000 150 150,000 126 315,00 N/ entrega requisición N 154 700 126 88,200 126 226,800 N/ entrega requisición N 120 50 120 6,000 126.17 220,800 N/ entrega requisición N 160 400 50,468 126.17-170,332 Inf. Devolución informe N 15 20 126.17 2,523 126.17 172,855 N/ entrega requisición N 160 500 126.17 63,085 126.17 N/ compra factura N 350 500 160 80,000 138.52 1,089,855 N/ entrega requisición N 180 300 138.52 41,556 138.52 148,14.40 N/ entrega requisicón N 200 100 138.52 13,852 138.52 134,362 3450 444,000 2480 309,638 134,362 Pág. 34