Modelo Operativo Genérico; Código de Empaque (Uso Físico) Identificación de Corrugados con GTIN-14 (ITF/DUN-14)
ANTECEDENTES. El estándar de código de barras cuenta con una variedad de llaves de identificación que se pueden ajustar a las necesidades de los mercados y las industrias para satisfacer necesidades particulares y complementar el ambiente global del comercio electrónico. Los estándares GS1, además de permitir la codificación del producto terminado para su lectura en el punto de venta, también consideran la identificación y codificación de cajas / corrugados, a las cuales se les conoce como unidades de expedición y que son creadas con el fin de facilitar la distribución de las unidades de consumo en la cadena de suministro. A diferencia de las unidades de consumo, la unidad de expedición no lleva intención de pasar por un punto de venta al detalle (POS: Point of sale). Ésta se utiliza para almacenar o distribuir mercancía, su control para entradas y salidas, de manera fácil y organizada, en un almacén o centro de distribución. En la actualidad, las tiendas comerciales y los proveedores de mercancía utilizan el estándar de código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14) para identificar sus unidades de expedición y hacer más eficiente la solicitud de los pedidos, la entrega y el recibo de mercancía, así como la facturación y el pago, disminuyendo inconvenientes y aclaraciones en el ciclo comercial. OBJETIVO. Documentar el uso y aplicación del código GTIN-14 (ITF/DUN-14) en la cadena logística de suministro por parte de las cadenas comerciales con sus socios comerciales; fabricantes y proveedores de mercancías. Para presentar los beneficios que se genera por el uso físico del GTIN-14, es decir; utilizar este código como componente de las cajas/corrugados, a las potenciales empresas que pretendan implementar esta llave de identificación un su siclo comercial, logrando así un mejor sistema estandarizado de intercambio de información desde el; pedido, consolidación de unidades comerciales (agrupamiento de los bienes comerciales en las unidades de expedición para su distribución), distribución, almacenamiento y facturación. ENFOQUE. El modelo operativo está enfocado a la identificación de corrugados con GTIN-14 (ITF/DUN-14), involucrando el proceso del proveedor, el centro de distribución y la tienda. Este modelo muestra el panorama de operación genérico de uso e implementación para cualquier empresa que desee integrar el esquema de identificación con el estándar de código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14) integrados por varios procesos operativos y transacciones electrónicas estándar.
ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN: GTIN-14 llave para identificar Unidades de Expedición: Los estándares del sistema GS1, además de permitir la codificación del producto terminado para su lectura en el punto de venta, también consideran la identificación y codificación de cajas, corrugados y pallets, a las cuales se les conoce como Unidades de Expedición, y que son creadas con el fin de facilitar la distribución de las unidades de consumo. A diferencia de las unidades de consumo, la unidad de expedición no lleva intención de pasar por un punto de venta al detalle. Ésta se utiliza para almacenar o distribuir una mercancía y su control para entradas y salidas, de manera fácil y organizada, en un almacén o centro de distribución. El código que identifica a la unidad de expedición es el GTIN-14, cuya estructura está basada en la identificación primaria de un artículo (GTIN-13, GTIN-12 y GTIN-8) y una variable logística (1 dígito) que identifica el nivel de agrupamiento de la unidad de expedición. Está formado por 14 dígitos. La variable logística puede tomar valores del 1 al 8, lo cual implica que cada unidad de consumo puede tener hasta 8 tipos de unidades de expedición; desde un corrugado hasta un pallet.
Descripción del modelo operativo de identificación de corrugados y tarimas con GTIN-14 involucrando el proceso de etiquetado del proveedor, el centro de distribución y la tienda. Generación de pedido y entrega de mercancía en Centro de distribución (CEDIS) 1. El proveedor identifica sus unidades de expedición con el código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14): a. El Fabricante de mercancías comerciales (empresas de manufactura) b. Distribuidores de mercancías. 2. Catalogación y publicación de las mercancías a comercializar dentro del catalogo electrónico Synfonia/One Sync sus diferentes niveles de agrupamiento; unidad comercial, unidad de expedición (Caja/corrugado que contiene unidades de consumo y sus diversos niveles de agrupamiento), con sus socios comerciales. 3. Posteriormente realiza la alineación y sincronización de los datos a través de Syncfonia con las tiendas comerciales para que consulten el catálogo y consideren los productos en la generación de la orden de compra. 4. La tienda comercial consulta la base de datos de su inventario para definir la mercancía del pedido que solicitará al proveedor. 5. Genera la orden de compra y la envía a su proveedor para dar inicio a la transacción comercial. 6. La orden de compra de las tiendas es enviada al sistema de base de datos centralizado conectado al centro de distribución, en donde se consolidan todas las órdenes de las tiendas, para enviarlas al proveedor, solicitando la entrega directa en el centro de distribución. 7. El proveedor a través de su sistema de base de datos, recibe las órdenes de compra y las procesa: a. Consulta el inventario real para responder a la petición del centro de distribución b. Realiza el armado y consolidación de la mercancía para enviarlas al centro de distribución 8. El proveedor al contar con la información exacta del contenido que lleva el embarque vs el pedido generado en las órdenes de compra, notifica al centro de distribución con un Aviso Anticipado de Embarque (DESADV) la mercancía y la cantidad exacta a entregar. El mensaje es transmitido al sistema de base de datos centralizado del centro de distribución 9. Posteriormente el proveedor prepara el embarque de la mercancía que enviará al centro de distribución
10. Finalmente el proveedor genera el envío de la mercancía al centro de distribución de acuerdo al pedido generado en las órdenes de compra: Recepción en centro de distribución Cadena Comercial 11. El centro de distribución recibe la mercancía identificada con el código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14) para eficientar (tiempos y confiabilidad) el control de la mercancía a través de la lectura del código de barras. 12. Genera la entrada de la mercancía, utilizando el código de barras GTIN-14 para identificar las unidades de expedición y verifica las cantidades solicitadas del embarque contra las órdenes de compra. 13. Al momento de recibir y contar con la mercancía completa, actualiza en el sistema de base de datos centralizada el recibo y cantidades de la mercancía recibida 14. Posteriormente emite al proveedor el Aviso de Recibo de Mercancía (RECADV), el cual se registra en la base de datos del proveedor 15. De esta forma, el proveedor genera la pre-factura en automático, la cual es transmitida y enviada al sistema de base de datos del centro de distribución 16. Una vez concluidos los mensajes electrónicos y registrados en los sistemas de bases de datos del proveedor y el centro de distribución. El centro de distribución realiza el armado de la mercancía para distribuirla a las tiendas 17. Completado el armado, el centro de distribución realiza el envío del embarque con la mercancía solicitada por tienda 18. La tienda recibe la mercancía solicitada y da la entrada al almacén 19. Organiza la mercancía en la trastienda para su posterior ingreso en el piso de venta 20. Finalmente la tienda exhibe la mercancía directamente en el piso de venta para todos los consumidores finales
Flujo del modelo operativo genérico de identificación de corrugados y tarimas con GTIN-14, involucrando el proceso de etiquetado del proveedor, el centro de distribución y la tienda. 5 Tienda Centro de Distribución Fabricante 4 3 2 1 Alineación y sintonización Base de Datos Centralizada Consulta de inventario 6 6.1 Genera Orden De Compra Consolidación de ordenes de compra 6.2 Base de Datos Centralizada Catalogación Synfonia/One Sync 7 Identificación de Cajas Recepción de orden de compra 12 11 10 7.1 20 Entrada mercancías CEDIS Recepción con GTIN-14 en CEDIS Envió de pedio al CEDIS Revisión de inventario y armado de pedido Piso de Venta 13 14 9 8 Actualización Base de Datos Centralizada Aviso de recibo de mercancías (RECADV) Armado del pedido Aviso anticipado de embarque (DESADV) 19 Reopción de mercancía en tienda y almacenamiento 18 17 Armado de pedidos en CEDIS y distribución a tiendas 16 15 Envió de Pre-factura
USO FÍSICO DEL GTIN-14 EN LA CADENA COMERCIAL: Comercial Mexicana Introducción Comercial Mexicana es una empresa del sector retail comercializando bienes de consumo masivo inicio sus operaciones, Comercial Mexicana inicia sus operaciones en 1930, siendo un negocio con éxito rotundo, en 1962 Comercial Mexicana empieza a expandirse con la apertura de 2 sucursales mas, sin embargo en 1968, Comercial Mexicana da un gran paso, extendiendo su concepto a varios puntos de la ciudad de México y del país. En 1989 se crea el formato Bodega, un nuevo concepto de autoservicio, en dónde se pueden hacer compras al mayoreo, semi-mayoreo y menudeo y en 1993 se inaugura un nuevo concepto como Megamercado o Mega llamado así por las dimensiones de la tienda y la gran variedad de productos. Para el 2006 Grupo Comercial Mexicana cuenta con más de 170 tiendas entre Megas, Tiendas, Bodegas, Sumesa y 3 centros de distribución. Hoy en día Grupo Comercial Mexicana cuenta con más de 300 tiendas entre los diversos formatos; Comercial Mexicana, Bodega Com. Mex., MEGA, City Market, Sumesa y Al precio. Cuenta con 4 centros de distribución, el de mayor movimiento está ubicado en Tultitlan, Edo. De México; el de perecederos ubicado en Vallejo, D.F.; en Tijuana, BCN; y un almacén en Guadalajara, Jalisco Modelo de operación uso físico del GTIN-14 (ITF-DUN-14): El uso físico del código de barras GTIN-14 se refiere a la identificación de las unidades de expedición (cajas/corrugados) que agrupan unidades de consumo (artículos comerciales), a los cuales existe la necesidad de su rápida identificación e intercambio de información referente dentro de la cadena logística entre socios comerciales (fabricantes proveedores y cadenas comerciales). La llave de identificación del sistema GS1 utilizada es el GTIN-14 código que permite la identificación de cajas/corrugados y también reconocer la cantidad de artículos comerciales contenidos o agrupados en las caja.
La documentación del uso físico de GTIN-14 se llevo a cabo en el centro de distribución Tultitlan CEDIS 280, en el cual el 70% de las mercancías que recibe vienen identificadas con el GTIN-14, recibiendo un promedio de 180 mil cajas por día. El proceso de implementación de esta tecnología llevo alrededor de 1 año. Los recursos empleados fueron: Hardware: Actualización de los sistemas de administración general. Desarrollo de aplicación interna (In-House) para los dispositivos móviles Interfaces e comunicación entre dispositivos móviles y sistema de administración Software: Dispositivos móviles Hand Held Impresoras Servidores Lectores Acces point Recepción de Mercancías en el Centro de Distribución de Comercial Mexicana: 1. Los proveedores de mercancías de Comercial mexicana realizan el surtido en base a la cita asignada de entrega. 2. Al proveedor a su llegada al CEDIS presenta su código de barras que le fue generado al registrarse para la entrega de mercancías 3. Al proveedor de mercancías se le asigna una rampa para realizar la descarga 4. Al proveedor de mercancías se le escanea el código de barras y el código de la cortina; a nivel sistema se revisa la información referente a la entrega de mercancías. 5. El Proveedor realiza la descarga de la mercancía. 6. Las cajas/corrugados (unidades de expedición) descargadas en los pallet se leer el código GTIN-14 (ITF/DUN-14) para a nivel sistema registrar su entrada y alta en inventario. 7. Los pallets son colocados en una área para su distribución dentro del almacén (Pulmones) donde se les asignara un destino en racks o si embarque directo su destino de resurtido.
Esquema: Beneficios para Comercial Mexicana del uso físico del GTIN-14: Derivado del uso físico del GTIN-14 en Comercial Mexicana se presentan: Automatización del proceso de recepción de mercancías, se elimino la apertura de cajas para leer el código de unidad. Optimización en tiempos de recibo y embarque en un 50%; el tiempo promedio de recepción de mercancías es de 1 hora de descarga y 30 minutos para la salida. Seguridad de recibo; con la identificación adecuada del GTIN-14 les ha permitido se verifica que el producto surtido es el adecuado, este código se vincula a la etiqueta máster interna del comercial mexicana, logrando prácticamente que la tasa de error sea de 0%. Permite realizar un cross ducking eficiente, permitiendo identificar todos los códigos del pallet, un pallet puede estar confirmado por más de 75 diferente artículos comerciales. Contar con un inventario más eficiente y en tiempo real, dado que la información se sincroniza con el sistema administrador. A través del GTIN-14 les permite identificar en el almacén la ubicación física de las cajas y niveles de Obtención de reportes con mayor información. Utilización de su plataforma tecnológica.
BENEFICIOS DEL USO FÍSICO A TRAVÉS DE LA CADENA DE SUMINISTRO. El uso y la aplicación del código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14) brindan beneficios a la operación en toda la cadena de suministro. Los usuarios, proveedores, fabricantes, tiendas comerciales y los consumidores finales, son participes de los beneficios que pueden obtener al adoptar e implementar el estándar de identificación en sus procesos y en diferentes puntos de control que forman parte de las áreas de oportunidad en la cadena de suministro. A continuación se muestra un cuadro con los beneficios que brinda el estándar de código GTIN-14 (ITF/DUN-14) en la cadena de suministro. Identificación automática de cajas Permite la exactitud de los inventarios Optimiza la configuración de entrega de la mercancía Optimiza el control de la recepción de la mercancía, la ubicación y el registro de inventarios Aumenta la precisión en la preparación de pedidos y despachos de mercancía Planeación adecuada de la mercancía en el almacén Disminuye las posibilidades del error humano del manejo de la mercancía Conclusión del uso físico del GTIN-14 (ITF/DUN-14) Mediante este modelo, se puede visualizar todo el flujo de operación con relación a la identificación con GTIN-14 (ITF/DUN-14) de unidades de expedición como corrugados en la cadena de suministro. La implementación del estándar del código de barras GTIN-14 puede mejorar los tiempos de distribución, incrementar el control de la mercancía que entra y sale, automatizar la ubicación de la mercancía en el almacén y disminuir las mermas por mal manejo en el proceso de distribución entre otras cosas en la cadena de suministro. El estándar de código GTIN-14 respalda el esfuerzo de la adopción e implementación de los estándares, impulsando su uso y aplicación en los sectores de la industria para incrementar los niveles productivos a lo largo de la cadena de suministro. Si requiere mayor información o asesoría del código GTIN-14 (ITF/DUN-14) consulte a GS1 México la siguiente liga: http://www.gs1mexico.org/v2/