MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: "PROCEDIMIENTO PARA EL ARMADO DE LEGAJOS DEL PERSONAL DE CARUSO CÍA. ARGENTINA DE SEGUROS S.A." IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia de Comercial Gerencia Operativa MOTIVACION Establecer un procedimiento por escrito que incluya todos los pasos a seguir para el armado de legajos del nuevo personal de Caruso Cía. Argentina de Seguros S.A. OBJETIVO Definir claramente los procedimientos que deben realizar los responsables administrativos en el área de Personal. ALCANCE Zona Centro- Agencia del interior. VIGENCIA Y CUMPLIMIENTO Este procedimiento entra en vigencia a partir de Enero del 2000 y los Gerente y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. PAUTAS GENERALES El Personal que puede tener acceso al legajo son los Gerentes de Areas, los jefes de sección, la Sección Recursos Humanos. Versión: Septiembre de 2003 1
DESCRIPCION ANALITICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1 RECEPCION DE LA DOCUMENTACION 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección Recursos Humanos - 1.1. Recibirá la siguiente documentación: 1.1.1. Planilla de Confirmación o cambio de domicilio. (Ver Anexo1) 1.1.2. Contrato de trabajo, firmado por las partes. 1.1.3. Constancia de entrega del Reglamento Interno de la Compañía. (Ver Anexo 4). 1.1.4. Formulario de Jubilación. (Ver Anexo 5). 1.1.5. Los tres formularios de Seguro de Vida: el original quedará para el empleado y los otros dos (duplicado y triplicado) se archivan en el legajo. (Ver Anexo 2). 1.1.6. Lista de los Requisitos y toda la documentación que en ella se requiere, incluyendo el formulario P.S 2.4. (Ver Anexo 3). 1.1.7. Los exámenes Preocupacionales: radiografía de tórax, electrocardiograma, test psicológico y los análisis rutinarios de Laboratorio. PROCESO N 2 ARMADO DE LEGAJOS 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección Recursos Humanos- 1.1. Adjuntada toda la documentación necesaria del empleado se procede al armado de las carpetas. Esta irá rotulada con el Apellido y Nombre del empleado, N de legajo que le corresponda, N de Agencia a la que pertenece, Fecha de ingreso, domicilio, D.N.I., N de C.U.I.L., Estado Civil y en caso de ser casado, corresponderá indicar los datos del cónyuge e hijos (Nombre y Apellido, D.N.I., domicilio y fecha de nacimiento). 1.2. Dentro de ésta carpeta archivará la documentación mencionada según el orden inverso en que se mencionó en el Proceso N 1, apartado 1.1. Con respecto a la documentación del examen preocupacional solo se archivarán los Análisis Clínicos y el Test Psicológico. 1.3. Completará el Formulario de Asignación o Reasignación de Agencia, para la imputación Contable del personal en relación de dependencia. (Ver Anexo 6). Versión: Septiembre de 2003 2
PROCESO N 3 CONTROL DEL ARMADO DE LEGAJOS 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección Recursos Humanos - 1.1. Controlará la carpeta de legajo para asegurar tener toda la documentación requerida. 1.2. Identificará la carpeta con el Apellido, Nombre, N de legajos y Agencia para colocarla en una carpeta colgante que se encuentran en los muebles para archivos y a partir de allí mantendrá actualizado el legajo del empleado. PROCESO N 4 MOVIMIENTOS DE LEGAJOS 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección Recursos Humanos - 1.1. Una vez armado el legajo procederá a mantenerlo según los movimientos que sucedan, anexará todos los avisos, notas y comunicados que la Empresa realice al empleado, como también aquellos que éste reporte a la organización (por ejemplo los permisos concedido por su jefe inmediato, certificados médicos, vales de anticipo de sueldo, afiliación a una determinada A.F.J.P. etc.). Versión: Septiembre de 2003 3
ANEXO 1 Versión: Septiembre de 2003 4
CAMPO REFERENCIAS ANEXO 1 (Este documento lo completa el empleado) 1 Colocará su Apellido y Nombre completos. 2 Colocará la fecha en que complete éste documento. 3 Colocará sus datos personales incluyendo Localidad y Provincia. 4 Indicará en el croquis la ubicación de su vivienda, con los nombres de las calles circundantes y/o alguna referencia que crea útil para su localización. 5 Colocará su N de Legajo correspondiente. 6 Colocará el N de Agencia a la cual pertenece. 7 Colocará su firma. Versión: Septiembre de 2003 5
ANEXO 2 2 3 1 5 7 6 4 8 9 10 11 12 Versión: Septiembre de 2003 6
CAMPO REFERENCIAS ANEXO 2 (Este documento lo completa el empleado) 1 Colocará su Apellido y Nombre completos. 2 Colocará su tipo y N de Documento. 3 Colocará el nombre del organismo que lo expidió. 4 Colocará su N de C.U.I.L. 5 Indicará su fecha de nacimiento. 6 Colocará el monto del capital asegurado, según el valor del Mo.Pre. al momento de su vinculación. 7 Indicará la fecha de ingreso a la Empresa. 8 Indicará datos de su domicilio particular. 9 Indicará datos de la Empresa, nombre y/o razón social, domicilio, localidad y provincia. 10 Designará uno o varios beneficiarios e indicará sus datos: Nombre y Apellido, Parentesco, Domicilio y Documento. 11 Indicará la fecha de la confección del formulario. 12 Colocará su firma. Versión: Septiembre de 2003 7
ANEXO 3 1 2 3 4 Versión: Septiembre de 2003 8
CAMPO REFERENCIAS ANEXO 3 (Este documento lo completará el empleado) 1 Indicará la fecha de recepción del listado de requisitos. 2 Colocará su Apellido y Nombre completos 3 Colocará su tipo y N de Documento 4 Colocará su firma Versión: Septiembre de 2003 9
ANEXO 4 Córdoba,...de...de.. Constancia de entrega del Reglamento Interno de Caruso Cía. Arg. de Seguros S.A. Recibí de Caruso Cía. Arg. de Seguros S.A. copia del Reglamento Interno. Firma del empleado: Aclaración: Número de Legajo: Entregado por: Miguel Navarro Versión: Septiembre de 2003 10
ANEXO 5 Versión: Septiembre de 2003 11
ANEXO 6 Versión: Septiembre de 2003 12