CONFIGURACION AVANZADA DE OUTLOOK 2003 Carpetas sin conexión Gestión de mensajes enviados Gestión de mensajes eliminados Firma digital Carpetas sin Conexión Una de las opciones que soporta Microsoft Outlook 2003 trabajando con el protocolo IMAP, es poder trabajar con carpetas "sin conexión". Como ya hemos indicado anteriormente, todos nuestros mensajes no se encuentran en nuestro PC sino en el servidor, lo que presenta numerosas ventajas, pero también puede tener algún inconveniente: si su conexión a Internet temporalmente no funciona no puede acceder ni tan siquiera a sus mensajes antiguos. Una solución al problema anterior, si es que consideramos que es un problema, es el uso de carpetas sin conexión. Básicamente consiste en configurar nuestro Outlook para que de una o varias carpetas de correo que tenemos en el servidor, me mantenga una copia en mi PC. Si seleccionamos una carpeta para trabajar Sin Conexión podremos ver todo nuestro correo (previamente descargado) sin tener que estar conectados al servidor. Vamos a pasar a ver como se puede marcar una carpeta para trabajar sin conexión y como se puede descargar el correo en ella. 1
Seleccionamos la carpeta que queramos marcar haciendo click sobre ella y a continuación nos vamos a Herramientas --> Enviar y recibir --> Configuración de envío o recepción --> Hacer que esta carpeta esté disponible sin conexión. También se podría hacer de otra forma más cómoda. Nos vamos a Herramientas - -> Enviar y recibir --> Configuración de envío y recepción --> Definir grupos de envío o recepción... Nos saldrá una ventana como la de la imagen anterior. Seleccionaremos Todas las cuentas y entraremos en Editar... Aparecerá otra ventana donde podremos ver nuestro árbol de carpetas y seleccionar en él que carpetas queremos que trabajen sin conexión. Simplemente habría que marcarlo en la casilla de verificación y elegir entre las dos opciones de la derecha. Con la primera opción simplemente podríamos ver el asunto del mensaje pero no podríamos acceder ni al cuerpo del mensaje ni a los archivos adjuntos. Sin embargo, con la segunda opción tendríamos acceso a la totalidad del mensaje. 2
Una vez que hemos seleccionado las carpetas que nos interesan, pasamos a ver como se sincronizaría el correo, es decir, como descargaríamos el correo en las carpetas marcadas "sin conexión". Simplemente iríamos a Herramientas --> Enviar y recibir --> Enviar y recibir todo. De esta forma descargaríamos el correo de las carpetas para trabajar "sin conexión". También podríamos utilizar la tecla rápida F9. Gestión de mensajes enviados Para ocupar el menor espacio posible en el servidor, podemos optar por almacenar la copia de los mensajes enviados en nuestro equipo, en vez de almacenarla en el servidor. De esta forma ahorraremos espacio, pudiendo así aprovecharlo para mensajes que lleguen a la bandeja de entrada. Por defecto, Microsoft Outlook 2003 viene configurado de esa forma, por lo que en un principio no tendremos que tocar ningún parámetro de configuración. Gestión de mensajes eliminados El borrado de un mensaje en Microsoft Outlook 2003 se realizará en dos pasos: Marcar el mensaje como eliminado en el gestor de correo Eliminar el mensaje definitivamente en el servidor 3
Para realizar el primer paso, tan sólo tendremos que seleccionar los mensajes que queramos borrar y pulsaremos Eliminar. Una vez que tengamos marcados todos los mensajes que queramos, para eliminarlos completamente tendremos que ir a Edición --> Purgar mensajes eliminados. De esta forma, serán eliminados completamente del servidor. Nota: Los mensajes marcados no están eliminados del servidor por lo que estarán ocupando un espacio innecesario. Si deseas conservar los mensajes y no ocupar espacio en el servidor puedes mover los mensajes a una carpeta local. De esta forma no perderás los mensajes pero tendrás el inconveniente de que solo podrás acceder a ellos desde tu ordenador. Firma Digital Con fecha 07/10/2005 la Universidad de Almería suscribió un acuerdo con la Junta de Andalucía, para la prestación de servicios de certificación de Firma Electrónica. En desarrollo de ese convenio, con fecha 10 de mayo de 2006, el Rector crea la oficina de acreditación de Firma Digital de la Universidad de Almería. Las instrucciones de procedimiento sobre dicho proceso de acreditación son dictadas por esta Secretaría General con fecha 11 de mayo de 2006. Como consecuencia de estas actuaciones, desde el miércoles día 1 de junio, cualquier ciudadano (sea miembro o no de la Comunidad Universitaria) puede obtener su firma digital (certificado digital expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) a través de la Universidad de Almería, sin necesidad de que se tengan que desplazar fuera de ella para acreditar su identificación. Podéis obtener más información en esta web: http://cms.ual.es/ual/administracionelectronica/firmadigital/index.htm Envío de mensajes firmados digitalmente Vamos a configurar Microsoft Office Outlook para poder firmar digitalmente los mensajes que enviemos, usando nuestro certificado digital (si lo posees). Nos vamos a Herramientas --> Opciones, pestaña Seguridad. Pinchamos en Importar o exportar un id. digital... Marcamos la opción Importar un Id. digital existente de un archivo, pulsamos Examinar y seleccionamos nuestra firma digital. Ahora, tal y como se muestra en la siguiente imagen deberemos de introducir una contraseña, la cual nos pedirá al enviar un mensaje firmado, y un nombre. Pulsamos Aceptar. 4
Recepción de mensajes firmados digitalmente Cuando otra persona nos envíe un mensaje firmado digitalmente, para que podamos comprobar la validez de dicha firma, es necesario tener instalado en nuestro programa cliente de correo (thunderbird, Outlook, etc...), el certificado digital de la entidad emisora del certificado con el que el mensaje ha sido firmado. La UAL dispone de su propia entidad emisora de certificados, pero muchos de nuestros usuarios disponen de certificados emitidos por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre. Recomendamos instalar en su programa cliente de correo los certificados de ambas entidades certificadoras. En http://www.ual.es/ca/myca.crt puede obtener el certificado de la autoridad de certificación de la UAL. En http://www.ual.es/ca/fnmt.cer puede obtener el certificado de la FNMT. Para evitar problemas a la hora de instalar el certificado, realizaremos la descarga de la siguiente forma: 5
Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre el enlace propuesto anteriormente, y elegimos la opción Guardar enlace como..., de esta forma, el certificado se guardará en el equipo y no en el navegador. Ahora elegimos donde queremos guardar nuestro certificado, le damos nombre al archivo y le decimos donde guardarlo. Pulsamos Guardar y ya tendremos disponible nuestro certificado. Una vez que ya hemos descargado nuestro certificado, el siguiente paso es instalarlo en el cliente de correo que vayamos a usar, en este caso vamos a ver como hacerlo para Microsoft Office Outlook. 6
Abrimos Microsoft Office Outlook y nos vamos a Herramientas --> Opciones, pestaña Seguridad. Pinchamos en Importar o exportar un Id. digital... En la ventana que nos muestra, marcaremos la opción Importar un Id. digital existente de un archivo, y pulsamos la opción Examinar. 7
Ahora escogemos la ruta donde guardamos nuestro certificado, que en nuestro caso fue en el Escritorio. En la opción Tipo de archivo: marcaremos Todos los archivos para que pueda verse el certificado. Ahora seleccionamos nuestro certificado y pulsamos Abrir. Se nos cerrará la ventana y ahora tendremos que comprobar que la ruta realmente se ha copiado. También debemos de darle un nombre al certificado. Podemos darle de nombre UAL para así poder identificarlo, y pulsamos Aceptar. 8
Nos saldrá un mensaje de advertencia que tenemos que aceptar. A partir de ahora, el certificado funcionará correctamente en Microsoft Office Outlook. En el ejemplo hemos instalado el certificado de la autoridad de certificación de la UAL. Para instalar el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre seguiremos los mismos pasos. Una vez que hayamos instalado el certificado en el cliente de correo, podríamos deshacernos del archivo que hemos descargado, no obstante, recomendamos que se guarden ya que si quisiéramos utilizarlo en otro cliente de correo tendríamos que usarlo de nuevo. 9