CODIGO: OET-INF-001-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMATICA AREA DE INFORMATICA TITULO: GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Oficina de Estadística y Telemática VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para establecer una eficiente gestión de la organización, supervisión y control de los proyectos informáticos del Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra al Area de Desarrollo de Sistemas s de la Oficina de Estadística y Telemática del INDECI, donde se gestiona todo los s s del INDECI. Este proceso involucra a la Dirección Nacional de Logística DINALOG para la adquisición de los recursos necesarios del y a las Unidades Orgánicas UO involucradas con el. Este procedimiento describe las actividades desde la entrega de la documentación necesaria para iniciar las gestiones de un proyecto informático realizado en el Area de Informática de la Oficina de Estadística y Telemática OET, hasta la aprobación y archivo del reporte anual de proyectos informáticos gestionados. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. 3.2. Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, en su norma 500: Normas Técnicas de Control Interno para Sistemas Computarizados. 3.3. Resolución Ministerial Nº 179-2004-PCM, que aprueba el uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 12207:2004 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. Procesos del ciclo de vida del software. 1ª Edición en entidades del Sistema Nacional de Informática, del 14JUN04. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Aprobación del Plan Anual de s y/o Actividades de la Oficina de Estadística y Telemática OET. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Area de Informática de la Oficina de Estadística y Telemática. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Este procedimiento involucra sólo a los proyectos informáticos que han sido planificados y aprobados por el Jefe de la OET, que se encuentran en el Plan Anual de s y/o Actividades de la OET. 6.2. El propósito de la Gestión de es identificar, establecer, coordinar y supervisar las actividades, tareas, y recursos necesarios para un proyecto informático.; para producir un producto y/o servicio software bajo el
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 3/11 contexto de la conformidad de los requisitos y sus restricciones. Se deberá preparar los planes para la ejecución de la gestión de proyectos. Estos planes deberán incluir, sin estar limitado a ello, lo siguiente: a) Plazos para la terminación a tiempo de las tareas. b) Estimación del esfuerzo. c) Recursos adecuados necesarios para ejecutar las tareas. d) Asignación de tareas. e) Asignación de responsabilidades. f) Cuantificación de los riesgos asociados con las tareas o el mismo proceso. g) Medidas para el control de calidad a emplear a lo largo del proceso. h) Costos asociados con la ejecución del proceso. i) Provisión del entorno e infraestructura. 6.3. Las actividades del procedimiento de Mejora sirve para establecer, evaluar, medir, controlar y mejorar los procedimientos de un proyecto informático. 6.4. Las actividades del procedimiento de Gestión de la Infraestructura y Recursos Humanos sirve para establecer y mantener los recursos que necesita cualquier proyecto informático. La infraestructura puede incluir hardware, software, herramientas, técnicas, normas e instalaciones para el desarrollo, operación o mantenimiento. Los Recursos Humanos sirve para proporcionar y mantener el personal capacitado. 6.5. La adquisición, suministro, desarrollo, operación o mantenimiento de los proyectos informáticos depende en gran medida de personal entendido y competente. Por ejemplo el personal de desarrollo deberá tener formación básica en ingeniería y gestión del software. Es así pues imprescindible que la formación del personal esté planificada e implementada de manera temprana, para que esté disponible personal formado el momento en que el sistema informático se adquiere, suministra, desarrolla, opera o mantiene. 7. SIGLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional de Logística. 7.2. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.3. OA: Oficina de Administración. 7.4. OET: Oficina de Estadística y Telemática. 7.5. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional 7.6. UA: Unidad de Abastecimiento. 7.7. UCP: Unidad de Control Patrimonial. 7.8. UO: Unidad Orgánica del INDECI.
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 4/11 8. DEFINICIONES 8.1. Adquisición: El proceso de obtener un sistema, producto software o servicio software. 8.2. : Persona que lleva a cabo actividades de desarrollo (incluyendo análisis de los requisitos, diseño y pruebas hasta la aceptación) durante el proceso del ciclo de vida del software. 8.3. Evaluación: Determinación sistemática del grado en que una entidad cumple con los criterios especificados para ella. 8.4. Modelo del ciclo de vida: Marco de referencia que contiene los procesos, actividades y tareas involucradas en el desarrollo, operación y mantenimiento de un producto software, y que abarca toda la vida del sistema desde la definición de sus requisitos hasta el final de su uso. 8.5. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 8.6. Producto software: Conjunto de programas de computadora, procedimientos y posible documentación y datos asociados. 8.7. Propósito del proceso: El objetivo de alto nivel de realizar el proceso y los probables resultados de la eficaz implementación del proceso. La implementación del proceso debe proveer beneficios tangibles a los involucrados. 8.8. s informáticos: Conjunto de actividades ordenadas, sistemáticas, debidamente presupuestadas y orientadas a alcanzar un objetivo u objetivos, por un periodo de tiempo determinado, que contribuya a dar solución a problemas significativos para INDECI. 8.9. Pruebas de calificación: Pruebas llevadas a cabo por el desarrollador y presenciadas por el adquiriente (como corresponda) para demostrar que el producto software cumple sus especificaciones y está listo para ser usado en su entorno de destino. 8.10. Recursos s: Todo recurso de información, de software, recursos físicos y servicios informáticos, entregado al usuario para el cumplimiento de sus funciones. 8.11. Recursos de información: Archivos digitales y bases de datos, documentación del sistema, manuales de los usuarios, material de formación, procedimientos operativos o de soporte, planes de continuidad, configuración del soporte de recuperación, información archivada entre otros; 8.12. Recursos de software: Software de aplicación, software del sistema, controladores de dispositivos, herramientas y programas de desarrollo; 8.13. Recursos físicos: Equipo de computo (procesadores, monitores, portátiles, módems, impresoras), equipo de telecomunicaciones (routers, centrales digitales, máquinas de fax), medios magnéticos (discos y cintas), otro equipo técnico (suministro de energía, unidades de aire acondicionado), muebles, etc. 8.14. Servicio : Soporte técnico, capacitación, desarrollo y producción de los sistemas de información.
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 5/11 8.15. Servicio software: ejecución de actividades, trabajo o tareas relacionadas a un producto software, tales como su desarrollo, operación y mantenimiento. 8.16. Sistema informático: Conjunto de elementos relacionados compuesto por uno o más de los procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacer una necesidad u objetivo definido. 8.17. Supervisión: Examen del estado de las actividades de un proveedor referidas al cumplimiento del contrato y de sus resultados, por el adquiriente o por una tercera parte. 8.18. Usuario: Individuo u organización que utiliza el sistema en operación (recursos informáticos) del INDECI, para llevar a cabo una función específica. 8.19. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. 8.20. Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 6/11 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES OET INFORMATICA INFORMATICA / UO INFORMATICA / Inicio del Año Viene del proceso de Elaboración del Plan Anual de s y/o Actividades, el que Jefe concluye con el plan de las actividades y lineamientos para la gestión de proyectos informáticos. Gestión de s s 1. Entrega documentación informático y coordina sobre las actividades Area de gestión para el proyecto planificado. Usuario 1. Recibe documentación y asume responsabilidad de las actividades de gestión informático. 2. Revisa lineamientos del plan y analiza contexto informático. Se necesita mejorar los procedimientos del Ciclo de Vida informático 3. Establece mecanismo de supervisión y control de los procedimientos del Ciclo de Vida informático. 4. Evalúa los procedimientos del Ciclo de Vida informático. 4. Apoya en la evaluación de los procedimientos del Ciclo de Vida del proyecto informático. 4. Apoya en la evaluación de algunos de los procedimientos del Ciclo de Vida del proyecto informático. Evaluación NO indica necesidad de Mejora del Ir a la actividad 18. Evaluación indica necesidad de Mejora del 5. Analiza y recopila historial informativo y técnico de los procedimientos del proyecto informático. 5. Apoya con la información preliminar del proyecto. 6. Establece los costos de prevención, solución de problemas y no conformidades que pueda presentar el proyecto informático 7. Solicita los recursos necesarios para la mejora.
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 7/11 DINALOG INFORMATICA / DINALOG INFORMATICA / UO INFORMATICA / Unidad de Abastecimiento Unidad de Abastecimiento Usuario Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la entrega de los recursos solicitados por el responsable informático. 8. Recibe los recursos asignados y da inicio a la ejecución de la mejora de los procedimientos del Ciclo de Vida Ir a la actividad 18. No se necesita mejorar los procedimientos del Ciclo de Vida informático 9. Revisa los requerimientos informático. 10. Establece personal de gestión, técnicos especializados y toda la infraestructura del proyecto. 10. Apoya con la elaboración de perfiles del recurso humano y el detalle de la infraestructura técnica para el desarrollo del proyecto. 11. Requiere los recursos básicos para la ejecución informático. Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la entrega de los recursos solicitados por el responsable del proyecto informático. 12. Recibe recursos y ejecuta la implementación informático. 13. Asigna y distribuye, a quienes corresponda, los recursos solicitados informático. 13. Apoya con la distribución de los recursos. 14. Solicita elaboración de materiales, manuales de desarrollo y capacitación. 15. Elabora manuales de formación; y materiales de presentación y capacitación. 16. Ejecuta actividades de capacitación e inducción relacionadas al tema informático. 16. Recibe capacitación y clases de inducción relacionada al tema informático. 16. Recibe capacitación para el desarrollo del proyecto informático. 17. Ejecuta y programa actividades preliminares al desarrollo informático. 18. Elabora informe de actividades y entrega al responsable del Area de Informática.
Sede Central GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS FECHA: 09/08/2005 8/11 OET / AREA DE INFORMATICA OET / AREA DE INFORMATICA OET Area Area Secretaria Jefe 19. Revisa informe, toma conocimiento, coloca VºBº y espera el inicio de gestión de otro proyecto informático planificado. Recibe otro proyecto informático planificado durante el año en curso Regresa a la actividad 1. Fin de Año No recibe otro proyecto informático planificado durante el año en curso 20. Elabora estadísticas del servicio anual y coloca conclusiones de los proyectos informáticos planificados. 21. Recibe reporte, registra documento, eleva al Jefe y archiva documentos después que toma conocimiento. 21. Revisa documentos, toma conocimiento y coloca VºBº. Fin del proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
UO Usuario DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS Jefe INDECI OET AREA DE INFORMATICA Responsable del Area Inicio Inicio de Año Elaboración Plan Anual de s y/o Actividades c Gestión de s s 1 Recibe documentación y asume responsabilidad 1 Entrega documentación y coordina sobre la gestión de proyectos 2 Revisa lineamientos y analiza contexto Se necesita mejorar los procedimientos del ciclo de vida del proyectos No a Si 3 Establece mecanismo de supervisión y control de los procedimientos del ciclo de vida 4 Apoya la evaluación 4 Evaluación de los procedimientos del proyecto 4 Apoya la evaluación Evaluación indica necesidad de mejora? No b Si 5 Analiza y recopila historial informativo y técnico 5 Apoya con la evaluación 6 Establece costos de prevención, solución de problemas y no conformidades en proyecto Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 7 Solicita los recursos para la mejora 8 Recibe recursos y ejecuta la mejora de los procesos b α
GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS INDECI UO / OD DINALOG OET AREA DE INFORMATICA USUARIO UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Secretaria Jefe Responsable del Area α a 9 Revisa los requerimientos del proyecto 10 Establece personal de gestión, Técnicos especializados y toda la infraestructura del proyecto 10 Apoya con perfil de recurso humano y detalle de infraestructura Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 11 Requiere los recursos para la ejecución del proyecto 12 Recibe recursos y ejecuta implementación 13 Asigna y distribuye recursos 13 Apoya con la distribución 14 Solicita elaboración de materiales y manuales de capacitación 15 Elabora manuales de formación y materiales de presentación y capacitación 16 Recibe capacitación e inducción 16 Ejecuta capacitaciones e inducción 16 Recibe capacitación para el desarrollo 17 Ejecuta las actividades preliminares b 18 Elabora informe de actividades y entrega 19 Revisa y da VºBº planificado c Si Recibe otro proyecto planificado durante el año en curso? No Fin de Año 21 Recibe, registra y entrega 21 Revisa, toma conocimiento y da VºBº 20 Elabora reporte anual de proyectos informáticos gestionados 21 Fin