Unidad 1: Componentes del sistema Identificar los elementos del sistema de información de mercados de la organización. M.I.A. Gabriel Ruiz Contreras gabriel2306@prodigy.net.mx
Contenido 1. Elementos del sistema. 1.1 Interconexiones de usuarios. 1.2 Bases de datos. 1.3 Software de aplicaciones. 1.4 Apoyos administrativos. 2. El sistema de información interno. 2.1 Información de ventas. 2.2 Información de costos. 2.3 Información de inventarios. 2.4 Contabilidad.
Introducción Los países más poderosos del mundo la aplican con equipo electrónico muy avanzado y con sus centrales de inteligencia y espionaje internacional. Análogamente las empresas modernas e importantes se esfuerzan por controlar los mercados con sus unidades de investigación de mercados y sus sistemas de información de mercadotecnia (SIM). El objetivo de las empresas es que mediante el manejo de la información que les proporcionan la investigación de mercados y su SIM sean capaces de afianzar, avanzar, ampliar y dominar mercados.
1. Elementos del sistema Estructura compuesta por: Para: Se obtiene de: Útil para: SIM: Personal Equipos Procedimientos Reunir Clasificar Analizar Evaluar Manejar Distribuir I N F O R M A C Í O N Fuentes internas Fuentes externas Directores Gerentes Tomadores de decisiones
Fuentes de información de una empresa Registros contables y de ventas. Control de inventarios. Información de clientes (CRM). Informes de los agentes de ventas sobre los clientes. Facturas, tickets de cajas registradoras, código de barras. Censo de población. Tendencias económicas del país. Inflación y devaluación de la moneda. Necesidades y reacciones del consumidor Situación de la competencia. INTERNAS EXTERNAS S E C U N D A R I A S
Subsistemas
Flujo y proceso de información en un SIM Entradas Proceso Salida Datos internos y externos: Material revisado Informes Datos estadísticos de ventas Material analizado Resúmenes Revistas Clasificación del material Datos prioritarios Periódicos Censo de población Censo económico y comercial Censo industrial Priorizar Captura Almacenaje Difusión Manejo estadístico de la información Investigación de mercados (Fuentes primarias)
Podemos resumir que un SIM: Se basa en recopilar información regular y planeada por medio de procedimientos y métodos para que pueda utilizarse en la toma de decisiones de la mercadotecnia. Evita recurrir a la intuición o a los hechos ficticios. Permite que una empresa este al corriente de los cambios que se produzcan tanto en el macro como en el micro entorno que afecten o puedan afectar a la organización así como de los que tengan lugar dentro de la empresa. Los avances en las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)hacen cada vez más fácil que las empresas manejen un SIM. Existe una diferencia entre un SIM y la Investigación de Mercados (IM); ya que un SIM almacena información para utilizarse en cualquier momento; en cambio la IM se ocupa de cuestiones particulares o especificas, sin embargo también retroalimenta y esta incluido en el SIM.
1.1 Interconexiones de usuarios Desde el punto de vista informático una interconexión es una comunicación efectuada entre dos o más puntos, con el objetivo de crear una unión entre ambos. La interconexión de un SIM se refiere a los procesos y el equipo por medio de los cuales los usuarios utilizarán el sistema. La interconexión en un SIM debe lograr la vinculación de recursos físicos (bases de datos, software, hardware), procesos y los usuarios del SIM (Directores, Gerentes, Administradores) a través de una red (intranet y/o internet).
Etapas para la creación de un SIM automatizado I. Determinar el usuario final y sus necesidades: a) Quiénes van a utilizar el sistema? b) Qué información requieren? c) Cómo la quieren? d) Cuáles son los objetivos comerciales que persiguen? e) Cuáles son sus principales áreas estratégicas de toma de decisiones? II. Determinar las interconexiones posibles con el usuario. III. Identificar el equipo actual que se tiene vs básico requerido. IV. Seleccionar bases de datos y software para su manejo. V. Formar la base datos: formatos de registro, archivos, enlace con la base de datos, soporte estadístico, proceso de toma de decisiones, etc. VI. Funcionamiento del sistema: sistematizar el proceso de búsqueda de información interna y externa.
1.2 Bases de datos Qué es una base de datos? Es un almacén que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa.. Características de una base de datos: Redundancia mínima. Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoría. Respaldo y recuperación. Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Software de bases de datos para SIM Access SQL Server Hasta 100 000 registros 100 000 a varios millones de registros Visual FoxPro MySQL Database Manejo simultáneo de diferentes bases de datos de millones de registros Oracle
1.3 Software de aplicaciones Se refiere a programas de software diseñados para recoger, gestionar y difundir información de manera eficiente de una base de datos. También se conocen como sistemas de gestión de base de datos y utilizan un conjunto de programas informáticos para controlar, crear y gestionar las bases de datos. Algunos ejemplos son: Sybase Oracle dbmaestro "Microsoft Money", "Quicken, "QuickBooks" y "Peachtree" (aplicaciones contables) Aplicaciones CRM
1.4 Apoyos administrativos Para que un Sistema de Información de Mercadotecnia opere adecuadamente se requiere de apoyo administrativo. Por ejemplo: Establecer normas, procedimientos y personal necesario para mantener la integridad del sistema y brindar asistencia a todos los usuarios.
2. El sistema de información interno Toda empresa pequeña, mediana o grande, cuenta con un cúmulo importante de información que es recopilada como parte de sus operaciones normales. La información interna es un proceso de obtención de datos útiles para la mercadotecnia. Proviene de fuentes secundarias como: contabilidad, ventas, finanzas y producción. La información obtenida debe ser: recopilada, analizada, sintetizada, almacenada y enviada a los interesados. Permitirá a sus usuarios tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas.
2.1 Información de ventas El registro de las ventas de bienes y servicios en una empresa es de carácter obligatorio. Las ventas deben registrarse en forma detallada, ordenada y cronológica. El registro de ventas ayuda a saber que nivel de ventas tiene la empresa y poder abastecer los recursos que se necesitan. La magnitud de aceptación que tienen los productos con la población. Establecer estrategias de ventas. Elevar o mantener el nivel de ventas de la empresa. Conocer las ventas actuales y pasadas desglosadas por producto, región y vendedor.
2.2 Información de costos Su objetivo no es solo controlar los recursos utilizados, si no controlar el costo real de la producción de cualquier producto o servicio. Permite conocer la utilidad por producto y/o servicio. Permite a la gerencia tener información necesaria para fijar el precio de un producto. Son la base para determinar la calidad del funcionamiento de cualquier empresa, ya que hoy en día las empresas deben enfocarse a producir con el menor costo y la mayor calidad.
2.3 Información de inventarios Es un registro de mercancías y/o productos terminados almacenados Su correcta administración permite balancear la demanda y la existencia de los productos. Sirve para tener un registro de las entradas y salidas de mercancías así como las devoluciones. Permite tener un control de todas las mercancías que tiene la empresa para tomar decisiones. El registro del inventario facilita conocer la demanda de ciertos artículos.
2.4 Contabilidad La contabilidad se ocupa del registro de todas y cada una de las transacciones de la empresa presentada a través de informes claros y detallados. La información originada en contabilidad es una de las más importantes por su cantidad de información. Los datos contables de pérdidas y ganancias de varios años proporcionan información sobre las tendencias futuras de una empresa. La contabilidad proporciona los datos de ventas, costos, niveles de inventarios, cuentas por cobrar, etc. Los estados financieros generados por contabilidad son la base para el analisis financiero de una empresa.
Ejemplo de información interna: Ventas Clientes Distribución Ventas brutas por mercado, zonas (informes diarios o semanales) Por lineas de producto Por intermediarios: Mayoristas Detallistas Facturación Costos Satisfacción Costos de: Inventarios Almacenaje Transporte Proveedores
Conclusiones Un sistema de información de mercadotecnia (SIM) es una estructura amplia y centralizada de personal especializado, equipo y procedimientos que reúne, analiza, evalúa, maneja y distribuye datos e información, tanto de fuentes internas como externas de la organización. Brinda información sobre precios, costos, gastos de publicidad, ventas, entre otros de una empresa, así como la situación en que se encuentra un mercado. La contabilidad es la principal fuente de información interna de un SIM. Las fuentes de información interna identifican las fortalezas y debilidades de la empresa. Un SIM debe ser una fuentes de información confiable, veras y oportuna que ofrezca un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa.