MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE CONTROL HOTELERO. SOFTHOTEL Versión 2.0 National Soft de México
Copyright National Soft de México S. de R.L. de C.V. Todos los derechos reservados. El uso del software contenido en este paquete ha sido concedido según los términos descritos en el acuerdo de licencia de software. La reproducción o copia, modificación o distribución de este sistema y/o manual sin la autorización del titular constituye un delito contra la propiedad intelectual. Importante: Este acuerdo contiene las condiciones de la licencia y una garantía para el software contenido en el paquete sellado adjunto. La apertura del paquete de software significa la aceptación por su parte de las condiciones del acuerdo. Condiciones de la licencia. 1. Concesión de licencia: La propiedad del software sellado adjunto no se transfiere al cliente. National Soft de México, S. de R. L. De C.V. concede al cliente por la presente una licencia no exclusiva y no transferible para usar el software autorizado en las computadoras de una misma empresa bajo un mismo nombre comercial una misma razón social en una sola dirección física. 2. Restricciones de reproducción: El cliente podrá copiar el software objeto de licencia, en parte o en su totalidad, únicamente para fines de seguridad y archivo, siendo esto como máximo una copia. 3. Cumplimiento por parte del cliente y uso no autorizado: El cliente se compromete a hacer lo posible para asegurar que las personas por él empleadas o bajo su dirección cumplan las condiciones de este acuerdo de licencia, incluyendo el no permitir a nadie utilizar ninguna parte del software con la finalidad de descifrar su código fuente, haciéndole saber la responsabilidad penal que esto confiere. 4. Limitación de garantía: National Soft de México, S. De R.L. de C.V. garantiza que el programa se ajustará al funcionamiento definido en la documentación correspondiente incluida en el paquete en el momento de la entrega. National Soft de México, S. De R.L. de C.V. no garantiza que el programa cumplirá los requisitos específicos del cliente o que funcione en la combinación escogida por él; Así como no garantiza el correcto funcionamiento ni que esté libre de errores si no se ajusta a los requisitos especificados para el sistema. 5. Garantía: National Soft de México, S. De R.L. de C.V. garantiza este producto por un período de treinta (30) días a partir de la fecha de compra, que este producto funciona adecuadamente para lo cual fue diseñado, así como los materiales con los que se entrega el producto. Para solicitar la garantía el único medio de que dispone el cliente para hacer válida la garantía es devolver el software completo (manuales, disco de instalación, empaque original) bajo argumento técnico válido, a su proveedor, cuya única obligación, a su discreción, será entregar al cliente un nuevo paquete de software o bien reembolsar al cliente los derechos de licencia por el importe especificado en la factura de compra. En el supuesto de reembolso de derechos pagados, el cliente deberá destruir inmediatamente toda copia que pudiera tener del software autorizado y de la documentación asociada, confirmando a National Soft de México, S. De R.L. de C.V. la destrucción de tales copias. 6. Exclusión de responsabilidad: National Soft de México, S. De R.L. de C.V. no concede ninguna otra garantía del software autorizado y queda expresamente excluida toda responsabilidad de National Soft de México, S. De R.L. de C.V. por infracción de otra garantía o condición, expresa o implícita, incluida toda responsabilidad por pérdida o daño indirecto o consecuente (incluida la pérdida de datos) que se produjera con ocasión o en relación con el uso del software autorizado. National Soft de México, S. De R.L. de C.V. no responderá de toda garantía o representación realizada por personas ajenas a National Soft de México, S. De R.L. de C.V. (incluidos distribuidores). 7. Actualizaciones del software autorizado: National Soft de México, S. De R.L. de C.V. podrá ofrecer al cliente actualizaciones del software autorizado. National Soft de México, S. De R.L. de C.V. se reserva el derecho de exigir el pago de un costo adicional por dichas actualizaciones. El cliente podrá, por supuesto, rechazar dichas actualizaciones. 8. Selección del software autorizado: El cliente es el único responsable de la selección en cuanto a la idoneidad del software autorizado para obtener los resultados por él proyectados.
1. Bienvenidos a SoftHotel.... 1 2. Pantalla de verificación y acceso.... 2 3. Pantalla principal del sistema.... 3 4. Botones para controlar las ventanas de catálogos y configuración.... 4 5. Catálogos.... 5 5.1. Nacionalidades.... 5 5.2. Agencias.... 5 5.3. Clientes.... 6 5.4. Huéspedes.... 8 5.5 Artículos de entrega.... 9 5.6. Países.... 9 5.7. Estados.... 10 6. Movimientos.... 11 6.1. Check in.... 11 6.1.1. Check in directo.... 11 6.1.2. Check in por reservación.... 15 6.2. Reservaciones.... 16 6.2.1. Abonos a la reservación.... 18 6.2.2. Buscar reservación.... 19
6.3. Ama de llaves.... 20 6.4. Bloqueo de habitación.... 21 6.5 Limpieza de habitaciones.... 22 6.6 Cancelaciones.... 23 7. Caja.... 24 7.1. Abrir turno.... 24 7.2. Cerrar turno.... 24 7.3. Recepción.... 25 7.3.1. Cargar cuentas... 27 7.3.2. Abonos a cuentas.... 27 7.3.3. Editar cuenta.... 28 7.3.4. Eliminar cuenta.... 29 7.3.5. Eliminar todo.... 29 7.3.6. Estado de cuenta.... 29 7.3.7. Editar observaciones.... 29 7.3.8. Cambio de habitación.... 30 7.3.9. Continuidad.... 30 7.3.10. Apertura de folio extra.... 31 7.3.11. Traspasar servicios.... 32 7.3.12. Descuento a servicios... 34 7.3.13. Descuento general.... 35 7.3.14. Artículos de entrega.... 36 7.3.15. Agregar, editar y cancelar huésped.... 36
7.3.16. Check out.... 38 7.3.17. Accesos rápidos.... 39 7.3.18. En casa.... 40 7.3.19. Habitaciones.... 41 7.3.20. Mapeo habitaciones.... 41 7.4. Facturación.... 42 7.5 Facturar 1 folio en varias facturas.... 46 7.6 Retiros y depósitos.... 47 7.7 Cuentas por cobrar.... 48 7.8 Cargo auditoria.... 51 8. Vigilancia.... 52 8.1 Catálogo de cámaras.... 52 8.2 Mapa de cámaras.... 52 9. Reportes.... 54 9.1. Lista de habitaciones.... 54 9.1.1. Ocupadas.... 54 9.1.2. Tipo.... 55 9.1.3. Bloqueadas.... 56 9.1.4. Ocupación general.... 57 9.1.5. Detalle de ocupación.... 58 9.1.6. Recapitulación de cuartos.... 59 9.1.7. Resumen de ocupación y rentas.... 60
9.1.8. Ama de llaves.... 62 9.2. Lista de reservaciones.... 63 9.2.1. Todas las reservaciones.... 63 9.2.2. Reservaciones canceladas.... 64 9.2.3. Reservaciones activas.... 65 9.2.4. Reservaciones con check in realizado.... 65 9.2.5. Próximas entradas.... 66 9.3. Lista de clientes.... 67 9.4. Lista de huéspedes.... 67 9.4.1. Todos los huéspedes.... 67 9.4.2. Clientes.... 68 9.4.3. Huéspedes en casa.... 69 9.4.4. Nacionalidad.... 70 9.4.5. Turismo.... 70 9.5. Movimientos.... 71 9.5.1. Huéspedes.... 71 9.5.2. Llamadas.... 72 9.5.3. Entradas.... 72 9.5.4. Salidas.... 73 9.5.5. Detalle de movimientos.... 74 9.5.6. Facturas.... 75 9.6. Monitor de llamadas.... 76 9.7. Cancelaciones.... 77 9.8. Próximas ocupaciones.... 77
9.9. Gráfica de estado del hotel.... 78 9.10. Balances por cuenta.... 78 9.11. Totales de auditoría.... 79 9.12. Movimientos de caja diarios.... 80 9.13. Saldos de habitación diario.... 81 9.14. Reportes de CxC.... 82 9.15. Descuento a folios.... 84 9.16. Descuento a servicios.... 84 9.17. Corte de caja.... 85 9.18. Corte de caja por periodo.... 86
1. BIENVENIDOS A SOFTHOTEL. Gracias por adquirir SoftHotel ; el cual es un sistema de control para hoteles, registrando en una base de datos la información concerniente de los huéspedes y movimientos que se generan en el establecimiento, obteniendo información valiosa sobre la ocupación actual, detalle de los movimientos históricos entre otros datos. LAS MARCAS MENCIONADAS Y LOS LOGOTIPOS MOSTRADOS EN ESTE DOCUMENTO SON PROPIEDAD DE SUS RESPECTIVAS COMPAÑÍAS. 1
2. PANTALLA DE VERIFICACIÓN Y ACCESO. Esta pantalla es para el acceso al sistema después de haber pasado la fase inicial del sistema e ingresado al menos un usuario. Ingrese su nombre de usuario y la contraseña para acceder al sistema Nota: Si introduce su nombre de usuario o contraseña de forma incorrecta más de tres veces, el sistema se cerrará automáticamente. 2
3. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA. Esta pantalla es la interface principal del sistema de hoteles, en ella se puede acceder a las principales funcionalidades a través de la barra de botones, que nos brinda acceso al check in, las reservaciones, la recepción, la apertura de turno, el cierre de turno y el botón de salir del sistema. El logo de la empresa (en caso de haber seleccionado la imagen) se visualiza, así como los datos de la empresa, un reloj (en caso de configurar que se visualice) y la gráfica de ocupación actual del hotel. En la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se encuentra la versión del sistema, el usuario activo, la fecha y hora actual. 3
4. BOTONES PARA CONTROLAR LAS VENTANAS DE CATÁLOGOS Y CONFIGURACIÓN. Los siguientes botones sirven para manipular los datos de los catálogos y se accionan presionando su respectivo botón. Nuevo registro: Este botón se usa para crear un nuevo registro. Al oprimir este botón en la pantalla, hace que se habiliten (algunos o todos) los campos para permitir la captura de datos. Guardar registro: Este botón se usa para guardar el registro capturado, o para guardar un registro que ya fue capturado y acaba de ser editado. Deshacer registro: Este botón se usa para cancelar la captura de un nuevo registro. Editar registro: Este botón se usa para modificar un registro que ya se ha sido capturado. Buscar registro: Este botón se usa para buscar un registro en la base de datos. Se puede realizar la búsqueda por su Clave o su Nombre (Descripción). Eliminar registro: Este botón se usa para eliminar de la base de datos el registro que haya sido seleccionado. Cerrar pantalla: Este botón sirve para cerrar la pantalla en la cual se está trabajando. Aceptar: Este botón sirve para afirmar una acción. Cancelar: Este botón sirve para cancela una acción. 4
5. CATÁLOGOS. 5.1. NACIONALIDADES. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Nacionalidades. Pantalla en la cual podrá crear un listado de las nacionalidades si usted lo desea. Los campos que se manejan en esta pantalla son: Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificarlos más fácilmente; ahora que si por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. Descripción: Nombre de la nacionalidad. 5.2. AGENCIAS. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Agencias. Pantalla en la cual le podrá capturar los datos generales de las agencias que tengan contacto con la empresa. Los campos de esta pantalla son los siguientes: Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificarlos más fácilmente; ahora que por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. 5
Nombre: Nombre de la agencia de viajes. Razón social: Razón social de la agencia de viajes Dirección: Dirección de la agencia. Registro fiscal: Número de registro fiscal que tiene la agencia CURP. Teléfono: Teléfono de la agencia. Fax: Fax de la agencia. Comisión: Comisión que se le otorga a la agencia. Contacto: Nombre de la persona con quien comunicarse. Email: correo de la agencia o contacto. Otros datos: algún dato complementario. 5.3. CLIENTES. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Clientes. En esta pantalla puede ingresar los clientes de facturación que requiera, estos pueden ser clasificados de dos maneras, clientes físicos y clientes morales. Campos para el cliente persona moral: Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificarlos más fácilmente; ahora que por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. Nombre comercial: Nombre de la empresa. Razón social: Número de razón social. 6
Registro fiscal: Número de registro fiscal. Calle/cruzamientos: Dirección. Código postal: Número de código postal. Colonia: Colonia donde se encuentra la empresa. Delegación/Municipio: Delegación o municipio donde se encuentra la empresa. Estado: Estado donde se encuentra la empresa. País: País donde se encuentra la empresa. Teléfono: Teléfono de la empresa. Fax: Fax de la empresa. E-mail: E-mail o correo de la empresa. Foto: Foto o logotipo de la empresa. Campos para el cliente persona física: Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificarlos más fácilmente; ahora que por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. Apellido paterno: Apellido paterno del cliente. Apellido materno: Apellido materno del cliente. 1er. Nombre: Nombre del cliente. 2ndo. Nombre(s): Nombre del cliente. Razón social: Razón social del cliente. Registro fiscal: Registro fiscal del cliente. CURP: CURP del cliente. Calle/cruzamientos: Dirección. Código postal: Número de código postal Colonia: Colonia donde se encuentra el cliente. Delegación/Municipio: Delegación o municipio del cliente. Estado: Estado donde se encuentra el cliente. País: País donde se encuentra el cliente. Teléfono: Teléfono del cliente. Fax: Fax del cliente. E-mail: E-mail o correo del cliente. Foto: Foto que se le toma al cliente para identificarlo. 7
5.4. HUÉSPEDES. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Huéspedes. El catálogo de huéspedes sirve para capturar la información de las personas que se hospedan en la empresa. En este catálogo se indican los datos generales del huésped, así como a que nacionalidad pertenece, se captura el nombre y el número del documento que presenta para garantizar su identidad. Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificarlos más fácilmente; ahora que por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. Apellido paterno: Apellido paterno del huésped. Apellido materno: Apellido materno del huésped. Nombres: Nombre o nombres del huésped. Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del huésped. Sexo. Nacionalidad: Nacionalidad del huésped. Dirección: Dirección del huésped. Teléfono: Teléfono del huésped. Fax. E-mail: E-mail o correo electrónico del huésped. Clave de cliente: Clave y nombre de la empresa a la que pertenece. Documento identidad: Nombre del documento que presenta para avalar su identidad. Número documento identidad: Número principal del documento que presenta. Foto: Foto que se le toma al huésped para identificarlo. 8
5.5 ARTÍCULOS DE ENTREGA. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Huéspedes. El catálogo de artículos de entrega sirve para hacer un listado de los artículos que se le entregan al huésped a la hora de entrar a su habitación (controles remotos, juego de llaves, vales, etc.). Clave: Nos sirve para ponerle si uno desea una sencilla combinación de letras o números para identificar los artículos más fácilmente; ahora que por el contrario no le quiere poner nada, simplemente el sistema los numerará de forma consecutiva. Descripción: Nombre del articulo. 5.6. PAÍSES. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Países. 9
El catalogo de países es una lista completa de todos los países que existen, este catalogo para mayor comodidad ya viene cargado en el sistema pero eso no quiere decir que se pueda editar agregar o eliminar la información precargada. Como en el anterior catalogo lleva un identificador o clave y una descripción o nombre del País. 5.7. ESTADOS. Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Estados. Este catálogo es para que se escriban los estados del país de donde se utiliza el sistema, viene precargado con los estados de México y Estados Unidos de Norte América. La captura de los estados es de la siguiente manera: 1. se proporciona la clave del estado 2. se escribe el nombre del estado 3. se selecciona el país de donde proviene el estado 10
6. MOVIMIENTOS. 6.1. CHECK IN. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Check in, también puede hacer clic en el botón de acceso directo que se encuentra en la pantalla principal del sistema. La pantalla de check in nos permite ingresar las entradas (check ins) de huéspedes. Los check ins pueden ser de dos tipos, ya sea un check in de una reservación previamente elaborada, o un check in directo. CHECK IN DIRECTO. Para hacer un check in directo hacemos clic en el botón Directa, para que de esta manera nos permita ingresar los datos requeridos. 11
Lo primero que nos solicita el sistema son los datos del huésped, para lo cual nos despliega una pantalla de búsqueda filtrada de los huéspedes ( Buscar huésped ) para verificar si el huésped ya ha sido dado de alta anteriormente. Para realizar la búsqueda basta con ir escribiendo ya sea el nombre o algún apellido del huésped, de esa manera se comienza a filtrar entre la lista de huéspedes, en caso de que el huésped a buscar se encuentre en la lista debe con seleccionarlo y presionar el botón de aceptar, o hacer doble clic sobre el registro. En caso que el huésped no se encuentre en la lista, entonces es necesario capturar sus datos, o sea, ingresarlo como un nuevo huésped, para esto desde la misma pantalla de Buscar huésped se cuenta con un botón para desplegar la pantalla de captura rápida de los datos del nuevo huésped. Los campos marcados con * son los que el sistema indica como obligatorios, los demás campos pueden ser capturados en caso que requiera guardar esa información del huésped. En caso de haber configurado la nacionalidad a utilizar en el sistema, esta se encontrará seleccionada por default para cada alta de un nuevo huésped, pudiendo cambiarla en caso de requerirlo, así mismo si la nacionalidad del huésped no se encontrará en la lista, entonces puede darla de alta, haciendo clic en el botón. En caso que desea asociar al huésped con un cliente de facturación puede hacerlo haciendo clic en el botón, de esta manera se despliega la pantalla Buscar cliente, con la cuál a través de una búsqueda filtrada puede localizar el cliente, en caso de no encontrarse en la lista, puede ingresarlo haciendo clic en el botón Nuevo Cliente, seleccionar el tipo de cliente a ingresar, ya sea físico o moral, e ingresar los datos requeridos. En el caso que al dar de alta el nuevo huésped no se haya asignado el cliente de facturación, se puede hacer desde la pantalla del check in haciendo clic en el siguiente botón. 12
Una vez seleccionado el huésped o ingresado los datos del mismo, se requiere ingresar la información requerida en el check in directo. Entre los datos tenemos: Fecha de entrada: indica la fecha en que se está realizando el check in. Fecha de salida: indica la fecha en la que el huésped planea salir, su fecha de check out. No. de días: establece la cantidad de noches que planea hospedarse el huésped. El número de días y la fecha de salida se encuentran ligados, de tal manera que si se modifica la fecha de salida entonces se actualiza el número de días y, viceversa. No. de adultos: número de adultos a hospedarse en la habitación. No. de niños: número de niños a hospedarse en la habitación. Cantidad de habitaciones: indica la cantidad de habitaciones que se desean en el check in. Tipo de habitación: indica el tipo de habitación a seleccionar, dependiendo del tipo de habitación seleccionada se evalúa la disponibilidad (misma que es indicada a un costado del tipo de habitación, con la leyenda Habitaciones disponibles: n ), así mismo filtra las habitaciones a seleccionar, mostrando solo aquellas libres y limpias que correspondan al tipo de habitación. Área: indica que área se desea, Fumar, No Fumar o Cualquiera, de esta manera solo se muestran las habitaciones del área seleccionada. Una vez ingresada la información correspondiente, es necesario asignar la(s) habitación(es), para hacer esto se hace clic en el botón, de esta forma se despliegan las habitaciones que cumplen con los criterios previamente seleccionados. Para escoger la habitación, basta con hacer clic sobre la habitación deseada Una vez seleccionada la habitación, esta se agrega a la tabla de habitaciones seleccionadas, en ella se muestra el número de habitación, el tipo de la habitación, el servicio a cargar a la habitación, el precio del servicio y acceso a los precios alternativos. El servicio a cargar puede ser modificado si se desea, basta con hacer clic sobre el servicio para desplegar todos aquellos servicios que sean del tipo de renta de habitación. De igual manera en caso que se hayan configurado precios alternativos para el servicio, entonces con hacer clic en Precios Alternativos se despliega una lista de los precios alternativos donde podemos seleccionar uno; si no hay precios alternativos entonces nos desplegará el mensaje indicándolo. 13
Si la habitación asignada es incorrecta o se desea simplemente eliminar, basta con seleccionar el numero de habitación en la tabla y oprimir la tecla Suprimir (Supr). Una vez ingresadas las habitaciones, tenemos la opción de agregar una observación o comentario en el campo observaciones, como por ejemple para indicar si al huésped le pagan el hospedaje y los alimentos, etc. En el dado caso que se estén hospedando 2 o más personas, podemos capturar el nombre de esas personas si se desea. Al momento de establecer la cantidad de huéspedes al ser 2 o más se activan los botones, con estos podemos buscar los datos del huésped y/o ingresar sus datos en caso de tratarse de un nuevo huésped. Si en el check in asignamos 2 o más habitaciones y se registran los nombres de los n huéspedes, entonces se activa el botón Asigna habitación, en esa pantalla se asigna a cada huésped a la habitación que corresponda. 14
Una vez ingresados los huéspedes estos se van agregando en la tabla Huéspedes, en caso que por alguna razón no sea el huésped correcto o se desee eliminar, entonces basta con seleccionar el huésped y oprimir la tecla Suprimir (Supr). Otra opción con la que se cuenta en el check in es la de los Artículos de entrega, con esto podemos registrar que artículos se entregan a cada habitación, ya que en caso de registrar 2 o más habitaciones tenemos la opción de indicar a que habitación corresponde el articulo a entregar. Una vez se tengan los datos se procede a guardar el check in, para eso basta con hacer clic al botón Guardar. Inmediatamente después de guardar el check in, se da la opción de Abonar a la cuenta. CHECKIN POR RESERVACIÓN. Para hacer un check in por reservación hacemos clic en el botón que indica la figura de abajo, para que de esta manera nos permita ingresar los datos requeridos. 15
La pantalla que se despliega nos permite seleccionar la reservación a la cual va a ingresar en el check in, podemos hacer la búsqueda de la misma, ya sea por el número de reservación o por el nombre del huésped, una vez seleccionada la reservación hacemos clic en Aceptar, con eso la información de la reservación es cargada de forma automática, entonces podemos proceder a guardar el check in siempre y cuando no se requiera aplicar alguna de las opciones explicadas en el check in directo, tales como cargar otros huéspedes, asignar huéspedes a habitación y los artículos de entrega. En el caso que la reservación tenga abonos, estos son sumados y reflejados en el total de la cuenta. 6.2. RESERVACIONES. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Reservaciones, también puede hacer clic en el botón de acceso directo que se encuentra en la pantalla principal del sistema. En esta pantalla puede registrar todas las reservaciones que se hagan al hotel. Para dar de alta una nueva reservación basta con hacer clic en el botón Nuevo, con lo cual nos posiciona en el primer botón a la altura de la leyenda Nombre del huésped, al hacer clic en el botón nos permite elegir si deseamos buscar un huésped o dar de alta un nuevo huésped. Entre los datos generales para la reservación tenemos: 16
Nombre del huésped: nombre de la persona a hospedarse. Teléfono: teléfono de contacto de la reservación. En caso de que el huésped tenga registrado un número de teléfono, este es desplegado en el campo, si el teléfono de contacto para la reservación es diferente, puede ser modificado. Fax: número de fax de contacto de la reservación. Cliente: cliente de facturación del huésped. En caso que se requiera agregar o modificar el cliente, entonces se hace clic en el botón a la altura de la leyenda Cliente. Email: es el email de contacto de la reservación. Nombre quien reserva: nombre del contacto de la reservación. Es la persona que solicita la reservación. Check in: es la fecha de entrada prevista para la reservación, el sistema por default asigna en primera instancia la fecha del día siguiente. Check out: es la fecha de salida prevista para la reservación. Hora de llegada: hora aproximada en que el huésped debe llegar. No de días: establece la cantidad de noches que el huésped esta reservando. Está ligado con la fecha de salida, por lo que al modificar el número de días se actualiza el Check out y viceversa. Tipo de reservación: indica si la reservación es directa o por agente. Agente: en caso de que el tipo de reservación sea agente, entonces puede seleccionar la agencia que corresponda. Tipo de habitación: indica el tipo de habitación que se desea reservar. Una vez seleccionado el tipo, se procede a asignarla a la reservación, para hacer esto se hace clic al botón, esto nos despliega una pantalla donde nos muestra una lista de habitaciones del tipo seleccionado entre las que podemos escoger, esto siempre y cuando se desee una habitación en específico, ya que si solo se desea reservar el tipo de habitación, entonces se puede cancelar la pantalla y dejar reservada solo el tipo de habitación. Cantidad de habitaciones: permite indicar la cantidad de habitaciones que se están reservando. No de adultos: cantidad de personas adultas a registrar en la reservación. 17
No de niños: cantidad de niños que se registran en la reservación. Área: indica el área de las habitaciones. Expiración de la reservación: fecha en la cual la reservación se cancela (expira). Si la fecha actual es mayor a la fecha de expiración, entonces la reserva es cancelada de manera automática. Ejemplo: si fecha expiración es 04/06/09, entonces el 05/06/09 se cancelará la reserva. Observaciones: permite agregar cualquier nota u observación. En caso que se haya capturado mal alguna habitación especifica, se puede eliminar seleccionando la habitación y oprimiendo la tecla Suprimir (Supr), En caso que solo se haya reservado el tipo de habitación, entonces para eliminarla se selecciona de la que contiene Clave, Descripción, Cantidad de habitaciones, Servicio y Precio, entonces se oprime la tecla Suprimir (Supr). Una vez capturados los datos de la reservación se procede a guardarla haciendo clic en el botón Guardar. Para cancelar alguna reservación, se selecciona la reservación haciendo doble clic sobre la misma y damos clic al botón Editar, se habilita el campo Estatus el cual debe tener seleccionada la opción RESERVADO, para lo cual lo que tenemos que hacer es seleccionar CANCELADO y proceder a guardar la reservación. ABONOS A LA RESERVACIÓN. Una vez se de guardar a la reservación, el sistema nos pregunta si se desea abonar a la reservación, en caso afirmativo nos despliega la pantalla de abonos con las diferentes formas de pago. Para consultar los abonos a una reserva se puede hacer mediante el botón, el cual nos despliega la pantalla Abonos de reservación. En esta pantalla se visualizan todos los abonos realizados a la reservación, y en la misma podemos realizar nuevos abonos y cancelar algún abono ya existente. BUSCAR RESERVACIÓN. En la pantalla de reservaciones, en la tabla de abajo se muestran todas las reservaciones activas. 18
Otra manera de localizar una reservación de una manera más específica es a través de la pantalla de Buscar reservación, para abrirla basta con hacer clic sobre el botón Buscar. En esta pantalla podemos hacer la búsqueda de una reservación a través de 4 diferentes filtros: No Reserva: nos permite hacer la búsqueda de la reservación directamente por el número de reservación. Huésped: filtra las reservaciones a partir del nombre del huésped. Reservó: filtra las reservaciones que coincidan con el nombre de la persona de contacto de la reservación. Cliente: hace un filtrado de las reservaciones que coincidan con el cliente de facturación a buscar. Una vez localizada la reservación deseada solo debemos hacer doble clic o presionar la tecla Enter sobre el registro, para que de esa manera nos cargue los datos en la pantalla de Reservaciones. 6.3. AMA DE LLAVES. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Ama de llaves. 19
Esta pantalla muestra un mapeo de todas las habitaciones (omite habitaciones del tipo folio alterno) del sistema. A través de diferentes colores y simbología se observa el estatus de ocupación y de limpieza de las habitaciones, entre las que tenemos: Ocupado limpio (puede tener salida) Ocupado sucio (puede tener salida) Vacio limpio Vacio Sucio Bloqueada Para consultar la ayuda sobre las leyendas de colores o simbología, podemos hacerlo a través del botón de ayuda identificado con el botón. De igual manera la pantalla de ayuda del ama de llaves nos permite ver las teclas de función de la pantalla, entre la que tenemos: F6: cambia el estatus de limpieza de la habitación. I= despliega información sobre la ocupación actual de la habitación. Para aplicar las funcionalidades, basta con seleccionar la habitación y oprimir la tecla de función deseada. 20
6.4. BLOQUEO DE HABITACIÓN. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Bloqueo habitación. En esta pantalla puede bloquear habitaciones para ciertas fechas, así como desbloquear las habitaciones. 6.5 LIMPIEZA DE HABITACIONES. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Limpia Habitaciones. 21
En esta pantalla se seleccionan aquellas habitaciones que se desean limpiar, pueden ser varias al mismo tiempo si se requiere, ya que al ir seleccionando las habitaciones estas se quedan presionadas, con lo que se indica que esa habitación va a limpiarse. 6.6 CANCELACIONES. Vaya al menú Movimientos y seleccione la opción Cancelaciones. Esta pantalla nos permite cancelar una entrada (check in), ya sea a través del número de la habitación o del folio. Para ambos casos podemos agregar un comentario o motivo acerca de la cancelación. En caso que en el mismo check in se hayan ingresado 2 o más habitaciones y se desee cancelar todas, entonces sería una cancelación por folio, donde se visualiza todas las habitaciones del folio. 22
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7. CAJA. 7.1. ABRIR TURNO. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Abrir Turno o haga clic en el botón Abrir Turno que se encuentra en la pantalla principal del sistema. Para que el sistema pueda trabajar es necesario que exista un turno abierto, ya que todos los movimientos que se realicen serán ligados al turno activo. Para abrir el turno es necesario ingresar el Usuario y Contraseña de la persona que a la que pertenece el turno, así como el Efectivo inicial en caja. En caso que se haya configurado que la estación abra su turno en la estación actual, es necesario abrir el turno para poder trabajar, pero por el contrario, si la estación está ligada al turno de otra estación en la red, será necesario que la otra estación tenga el turno abierto previamente, de lo contrario nos desplegara el mensaje que muestra la siguiente figura. 7.2. CERRAR TURNO. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Cerrar Turno o haga clic en el botón Cerrar Turno que se encuentra en la pantalla principal del sistema. 24
Al finalizar el turno es necesario que éste se cierre, para de esta manera generar el corte de caja, conocido como corte x. En esta pantalla tiene la opción de generar un pre-corte, para hacer esto debe marcar la casilla Previsualizar (no cierra el turno), de esta manera se genera el reporte del pre-corte sin cerrar el turno. En caso que desee cerrar el turno, no debe estar seleccionada la casilla Previsualizar. Si en la configuración seleccionamos el formato de impresión miniprinter, entonces hay 2 opciones para generar el reporte, Resumido y Detallado. 7.3. RECEPCIÓN. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Recepción o haga clic sobre el botón Recepción que se encuentra en la pantalla principal de sistema. La pantalla de recepción nos permite visualizar las cuentas de las habitaciones, aplicar diferentes operaciones sobre las mismas y, además cuenta con accesos directos a diferentes pantallas. 25
Para consultar la información sobre una habitación basta con posicionarse en el campo Numero de habitación, escribir el número de la habitación a buscar y presionar la tecla Enter, con lo cual nos despliega la información concerniente a la ocupación y los movimientos o servicios cargados a la habitación. Entre los datos generales de la habitación tenemos: Nombre del huésped: nombre de la persona principal de la habitación, representa al folio. Con el botón se puede cambiar al huésped. Cliente: es el cliente de facturación que tiene asociado el huésped, en caso de utilizar una forma de pago CXC es necesario que se cuente con el cliente de facturación. Con el botón se puede cambiar el cliente. Tipo de habitación: indica el tipo de la habitación. No de reservación: en caso que el check in haya sido de una reservación, entonces se muestra el número de la misma. Por el contrario si el check in fue directo, entonces se muestra 0. Reservó: muestra el nombre de contacto de la reservación, en caso que la entrada haya sido de una reservación. Folio huésped: número de folio generado al hacer el check in. Clave huésped: indica la clave del huésped principal del folio. Check in: es la fecha de entrada de la habitación, la fecha en se realizó el check in. Check out: es la fecha de salida de la habitación, la fecha en la que se debe realizar el check out. Fecha: es la fecha actual. Adultos: número de adultos del folio. Con el botón se puede modificar tanto el número de adultos como el número de niños del folio. Niños: número de niños del folio. Entre las funciones u operaciones que podemos realizar sobre la cuenta de alguna habitación son las siguientes: 26
CARGAR CUENTAS Una vez consultemos la información sobre una habitación, se nos habilitan varios botones para poder realizar diferentes procesos. Para cargar cuentas hacemos clic al botón, con esto nos despliega la pantalla para hacer los cargos, en la cual podemos seleccionar el servicio que se requiere cargar a la cuenta, así como indicarle una referencia y la cantidad o unidades de este servicio. En caso que el servicio haya sido dado de alta con la opción de precio abierto, entonces una vez que demos aceptar nos pide confirmar el precio que corresponda para ese servicio o cuenta. En el caso que la cuenta que se cargue sea aquella que se configure como Propina, entonces esta es sumada al subtotal de la cuenta, tratada de una manera especial, ya que no aplica para los descuentos a servicio, además que el descuento al folio o a la cuenta, no le afecta. ABONOS A CUENTAS. Para abonar a una cuenta hacemos clic al botón, con lo cual nos despliega la pantalla con las diferentes formas de pago. En la columna cantidad nos posicionamos en la fila de la forma de pago deseada para introducir el importe del abono, en caso que se desee abonar el Monto a cubrir, entonces podemos oprimir las teclas Ctrl + T, con lo cual nos arroja el monto a cubrir. En caso que la forma de pago haya sido configurada para solicitar referencia, entonces cuando ingresemos el importe del abono nos solicitara ingresar una referencia. Una vez realizado la anterior solo necesitamos hacer clic al botón Pagar. 27
EDITAR CUENTA. Para editar nos posicionamos sobre el registro que deseamos modificar. Para abrir la pantalla de edición de cuentas hay dos formas de hacerlo, ya sea haciendo clic al botón mouse sobre el registro a modificar., o haciendo clic derecho con el En caso que el registro a editar sea un cargo, entonces nos despliega la pantalla de edición de movimientos de cargo, donde nos indica el servicio que se va a editar, podemos modificar el precio (antes de impuestos), la referencia o la cantidad de servicios. Si el movimiento es del tipo Abono, entonces se puede cambiar la forma de pago, el importe (cantidad) o la referencia. 28
ELIMINAR CUENTA. Para eliminar una cuenta o servicio, seleccionamos el movimiento que se desee eliminar y hacemos clic al botón, o haciendo clic derecho al mouse sobre el registro a editar. Un mensaje de confirmación aparecerá, en caso de confirmar el movimiento es eliminado (cancelado). ELIMINAR TODO. Si se desea eliminar todos los movimientos o servicios asociados a la habitación, tenemos la opción de Eliminar todo, para ello hacemos clic al botón afirmativo elimina todos los movimientos., el sistema confirma la acción a realizar, y en caso ESTADO DE CUENTA. Para imprimir el estado de cuenta hay dos opciones, el formato para impresora laser (el cuál es configurable) y el formato para miniprinter. Para la opción del formato de impresora laser, previamente debe haber configurado la ruta donde se localiza el archivo, por default C:\NATIONALSOFT\softhotel\reportes, además es necesario que comparta la carpeta raíz, en este ejemplo C:\NATIONALSOFT, para que de esta manera se pueda localizar el reporte del estado de cuenta, de lo contrario se desplegará el mensaje El archivo no existe. Si la ruta del archivo ya se encuentra configurada y la carpeta raíz compartida, entonces para generar el estado de cuenta de la habitación en formato para impresora laser hacemos clic al botón. Si queremos generar el estado de cuenta en formato para miniprinter, entonces hacemos clic al botón. EDITAR OBSERVACIONES. Para editar las observaciones del folio se puede realizar mediante el botón modificar las observaciones y anotar los comentarios necesarios.. Con esto puede 29
CAMBIO DE HABITACIÓN. Para hacer un cambio de habitación, basta con hacer clic al botón. Al hacer esto nos despliega una pantalla en la cual podemos ingresar el número de la habitación destino. Si la habitación destino no existe o se encuentra ocupada, entonces se despliega el mensaje avisando del suceso. CONTINUIDAD. Para darle continuidad a un huésped contamos con la opción de Continuidad, esta nos permite aumentar o reducir la fecha de estancia del huésped. Esto aplica para las situaciones en las que un huésped indique en un principio una fecha de salida (check out), pero por algún motivo requiera hospedarse más días, entonces podemos aumentar la fecha de salida mientras el sistema valida la disponibilidad. Para abrir la pantalla donde aplicaremos la continuidad, hacemos clic al botón. Esto nos abre la pantalla Continua, donde ingresamos el número de la habitación a la cual deseamos aumentar o reducir la fecha de ocupación y presionamos la tecla Enter, esto nos despliega los datos de la habitación y se procede a ingresar la nueva fecha de salida deseada, en caso de aumentar la fecha de salida, el sistema hace una validación para verificar la disponibilidad. En caso que no exista disponibilidad el sistema nos despliega un mensaje indicándolo, también si hubiera disponibilidad pero la habitación ha sido reservada en el rango de la nueva fecha de salida, entonces el sistema indica que hay la disponibilidad pero que la habitación fue reservada. 30
APERTURA DE FOLIO EXTRA. Para abrir un folio extra en una habitación hacemos clic al botón, el sistema envía un mensaje de confirmación, si es afirmativo entonces se abre un folio extra. Como ejemplo, para la habitación 219, tenemos el folio principal 219-A, si abrimos un folio extra es 219-B y así sucesivamente, con un máximo de 6 folios extras. A un folio extra podemos cargarle cualquier servicio, y manejar el pago de los mismos directamente al folio extra. El saldo se maneja por cada folio, pero si queremos podemos consultar el saldo global de la cuenta. En la imagen siguiente se puede ver el saldo por el folio y el saldo global de la cuenta, que es la suma del folio A + el folio B. 31
TRASPASAR SERVICIOS. Para traspasar algún servicio, ya sea un Cargo o un Abono, podemos utilizar la pantalla de traspasos, para ello hacemos clic al botón. Para seleccionar el servicio que se desea traspasar, hacemos clic sobre la columna TRASPASAR en el registro deseado. 32
Del servicio a traspasar podemos definir el valor o importe que se requiere traspasar, por un decir de un servicio de $80 podemos traspasar $50, $25 o el importe que se desee traspasar. De igual forma si la cantidad (unidades) del servicio son 2 o más, podemos traspasar las unidades que se requieran. Una vez se marcados los servicios a traspasar seleccionamos la habitación o folio extra al que deseamos traspasar el (los) servicio(s), para hacerlo hacemos clic al botón SELECCIONA HABT. DESTINO, con lo cual se muestra un mapeo de las habitaciones y folios extras a los cuales podemos aplicar el traspaso. También se puede escribir la habitación directamente en el campo y seleccionar el folio del combo. Una vez se realiza el traspaso, en la habitación origen de donde proviene el servicio se conserva un registro del movimiento traspasado, así mismo, en ese registro se puede consultar el número de folio al que fue traspasado, al recorrer la tabla hacia la derecha podemos ver en la última columna la referencia TR-> #, donde nos indica que es un traspaso hacia un folio. De igual forma en la habitación o folio extra destino podemos ver la referencia que indica que el movimiento proviene de un traspaso. 33
DESCUENTO A SERVICIOS En el caso que se desee aplicar un descuento a un servicio en específico se cuenta con la función de Descuentos a servicio, la cual podemos utilizar haciendo clic al botón. Esto nos abre una pantalla en la cual podemos definir el descuento a aplicar al servicio que se desee. Al definir el descuento a aplicar, el importe del servicio es actualizado para que de esa forma se pueda ver el importe con el cual va a quedar el servicio al aplicarle el descuento. También podemos poner un comentario o motivo del descuento. Otra manera de definir descuentos a servicios desde la misma pantalla, es seleccionar los servicios a los cuales se les desea aplicar un descuento, para luego hacer clic en el botón DESCUENTO SERVICIOS 34
SELECCIONADOS, lo cual abre una pantalla donde se introduce el descuento y comentario para aplicar a los servicios seleccionados. Para consultar la información del descuento de un servicio en la pantalla de recepción podemos visualizar en la tabla de movimientos los datos como el % de descuento aplicado, el cargo (importe) del servicio con el descuento aplicado y el precio original del servicio (sin descuento). DESCUENTO GENERAL. Para aplicar un descuento general (al folio) podemos hacer clic en el botón, al hacerlo nos despliega una pantalla desde la cual podemos definir el % de descuento o el importe, ambos están 35
relacionados, de tal manera que si cambia el % de descuento se afecta el importe y viceversa. También se puede especificar un comentario o motivo del descuento. Una vez aplicado el descuento general este puede consultarse en la pantalla de recepción. ARTÍCULOS DE ENTREGA. Para consultar si la habitación tiene artículos de entrega asociados se puede hacer haciendo clic en el botón, con esto se despliega la pantalla Artículos Entregados, en la cual se visualizan los artículos que se hayan entregado, mostrando el folio, la habitación, la clave del artículo y la descripción del mismo. AGREGAR, EDITAR Y CANCELAR HUÉSPED. En caso que se requiera agregar un nuevo huésped a la habitación podemos agregarlo haciendo clic en el botón Nuevo huésped, esto nos despliega la pantalla para buscar huésped, una vez agregado el huésped 36
este se visualiza en la habitación. Al agregar un nuevo huésped a la habitación el total de adultos se actualiza. Para editar los datos de un huésped que se encuentra en la habitación, hacemos clic en el botón Editar huésped, en caso que tengamos más de 1 huésped no pide seleccionar el huésped, podemos hacer doble clic sobre el nombre o seleccionarlo y hacer clic al botón Editar, pero si es sólo uno entonces nos manda a editar los datos de ese huésped. Para eliminar o dar de baja un huésped de la habitación, hacemos clic en el botón Elimina huésped, esto nos despliega la pantalla para marcar los huéspedes que deseamos dar de baja de la habitación, una vez marcados basta con hacer clic al botón Eliminar. De esta manera el huésped es dado de baja de la habitación y el numero de adultos se actualiza. 37
CHECK OUT. Para darle salida (check out) a una habitación utilizamos el botón Check out. Para poder hacer el check out es necesario que la cuenta esté saldada, por lo que en caso que se tenga un saldo pendiente por pagar, el sistema le desplegará la pantalla de pagos. Si en la habitación tiene folios extras con saldo pendiente, el sistema mostrará una pantalla indicando los saldos pendientes de todos los folios extras. Esto es debido a que para hacer el check out del folio principal de la habitación es necesario que todos los folios extras de la misma se encuentren liberados. Al realizar el check out ya sea de una habitación o de un folio extra, el sistema nos pregunta se deseamos facturar el folio que ha sido liberado. Entre las opciones que tenemos para facturar son: a) 1 factura del folio y b) varias facturas del mismo folio. El manejo de la facturación se explica en otra sección. 38
En el caso que el check out sea de una habitación, esta se libera y su estatus de limpieza se marca como sucia. Si la habitación cuenta con un saldo a favor del huésped el sistema despliega un mensaje indicando el importe de saldo a favor del huésped. ACCESOS RÁPIDOS. En la misma pantalla de recepción se cuenta con una serie de botones de acceso rápido a ciertas funcionalidades del sistema. Entre estas tenemos el acceso al Check in, Reservaciones, Bloqueo de habitación, Limpieza de habitaciones, En casa, Habitaciones, Mapeo. 39
EN CASA. La pantalla En casa nos permite de una forma rápida y visual, saber cuáles son las habitaciones que se encuentran ocupadas actualmente (en casa). Si se pasa el puntero del mouse sobre una de las habitaciones, se visualiza la información sobre esa ocupación, visualizando el nombre del huésped, el tipo de habitación, el número de habitación, la fecha de check in y de check out. 40
HABITACIONES. En esta pantalla se puede visualizar cuales habitaciones están libres y cuales ocupadas. MAPEO HABITACIONES. En esta pantalla podemos ver un mapeo de las habitaciones, donde por cada mes podemos ver como se encuentran las habitaciones, entre los datos que podemos consultar están las habitaciones ocupadas, reservadas y ocupación histórica. Al hacer clic sobre un registro nos muestra la información concerniente. 41
7.4. FACTURACIÓN. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Facturación. Para realizar una nueva factura se hace clic en el botón Nueva Factura, seguido debemos seleccionar el cliente al cuál se le va a facturar, en caso que no esté dado de alta hacemos clic en el botón Nuevo cliente, una vez que se tenga el cliente de facturación se despliega la pantalla de remisiones, donde debemos seleccionar la remisión o remisiones que deseamos facturar marcando la casilla Facturar, en esta pantalla de remisiones al ir seleccionando cada registro se visualiza la información sobre la misma. 42
Una vez seleccionado el cliente de facturación y las remisiones a facturar, se despliega la información en pantalla, el sistema nos asigna el siguiente folio de facturación, pero si es necesario este puede ser modificado, el sistema validará que no exista en el sistema, de lo contrario mandará el mensaje indicando que la factura con ese folio ya existe en el sistema. La fecha de la factura también puede ser modificada en el caso que requiera que la factura salga con una fecha diferente. El tipo de facturación por default es en moneda nacional, pero si se ha configurado la forma de pago dólar, entonces se puede facturar en dólares de ser necesario. En el caso que se requiera facturar la propina puede indicarse con la opción Facturar propina, y dependiendo de la configuración que haya seleccionado, la propina se sumará o no al total de la factura. Para generar la factura basta con hacer clic en el botón Aceptar, el sistema nos solicita confirmar la generación de la factura con el folio #, una vez confirmado verificará si la estación tiene configurado el formato de factura a utilizar, de lo contrario solicitará el formato a utilizar en esta factura. Seguido, el sistema valida de igual manera si la estación tiene configurada la impresora para las facturas, de lo contrario solicitará especificar la impresora, una vez aceptado se manda a imprimir la factura y se genera el registro en el sistema. 43
Una vez se genera el registro de la factura en el sistema, podemos consultarla haciendo doble clic sobre la misma en la lista de las facturas o a través del botón Búsqueda de folios, lo cual nos despliega una pequeña pantalla donde introducimos el folio de la factura a buscar. De la factura se puede consultar las remisiones facturadas, el Usuario que elaboró la factura, el cliente de facturación, los movimientos facturados y si la propina se facturó. En caso que se requiera una copia de la factura se puede mandar a reimprimir en una hoja en blanco, esto con el botón Imprimir. 44
En caso que los datos del cliente de facturación hayan sido mal capturados o por algún otro motivo se requiera cancelar la factura, esto se realiza seleccionando la factura que se desea cancelar y haciendo clic en el botón Cancelar factura. Una vez que se cancela la factura, la remisión o remisiones de esa factura se reactivan y pueden volver a facturarse 45
7.5 FACTURAR 1 FOLIO EN VARIAS FACTURAS. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Facturar 1 folio en varias facturas. Para generar dos o más facturas de un mismo folio utilizamos la opción de Facturar 1 folio en varias facturas. En esta pantalla localizamos la remisión a facturar y el sistema por default nos divide la cuenta en 2 facturas al 50% c/u, pero se puede especificar el número de facturas a generar, así como el porcentaje o el importe (sin impuestos) para cada factura, de igual forma el cliente de facturación para cada una de las facturas a generar. También se puede especificar si se requiere facturar la propina para todas las facturas. Una vez definido el numero de facturas, se procede a generarlas haciendo clic en el botón GENERAR FACTURAS, si todas las facturas tienen cliente de facturación entonces el sistema nos va preguntando 46
cuando se desea imprimir la factura n, por el contrario, si el cliente no es asignado, entonces nos pide establecer el cliente de facturación para la factura n. Otra funcionalidad que nos permite esta pantalla es la de facturar parcialmente 1 folio, esto quiere decir, que podemos generar una sola factura por un porcentaje x, quedando el porcentaje restante para su futura facturación. 7.6 RETIROS Y DEPOSITOS. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Retiro/Deposito. Esta pantalla nos permite realizar depósitos y/o retiros a caja. Al hacer un retiro podemos definir el concepto por el cual se está realizando, así como la cantidad (importe) del retiro. Para el caso de un realizar un deposito, únicamente especificamos la cantidad del mismo. 47
7.7 CUENTAS POR COBRAR. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Cuentas por cobrar. Esta pantalla nos permite consultar todos aquellos movimientos de cxc, ya sean cargos o abonos. Se puede filtrar por cliente, periodo de fechas, tipo de movimiento (cargo, abono o todos), el tipo de registro (todos, normales o cancelados) y en orden ascendente o descendente. 48
Una de las principales funcionalidades es la de generar nuevos movimientos. Se pueden generar cargos o abonos. La opción más frecuente a utilizar son los abonos, ya que en su mayoría los cargos deben ser generados por el sistema cuando se paga una cuenta con una forma de pago cxc. Los abonos sirven para saldar un cargo cxc existente. Por ejemplo, en la siguiente imagen observamos un cargo a MI por $1116, de la factura A152290, entonces se genera un nuevo movimiento, se localiza al cliente MI y se abona $1116 a A152290, luego se especifica la forma de pago del abono. 49
Manual de Usuario Una vez realizado el abono, este es reflejado en el sistema, si hacemos un filtro más específico por el cliente MI en las fechas de 04/06/2009 a 11/06/2009 podemos ver el movimiento realizado. Para cancelar un folio de un movimiento cxc, podemos hacerlo seleccionando el movimiento deseado y hacer clic en el botón CANCELAR FOLIO. 50
En esta misma pantalla podemos reimprimir la información de un folio en formato miniprinter, para hacer esto se selecciona el folio y se hace clic al botón REIMPRIMIR FOLIO. 7.8 CARGO AUDITORIA. Vaya al menú Caja y seleccione la opción Cargo auditoria. Esta pantalla sirve para cargar las rentas de habitación. Dependiendo de la configuración que haya realizado las noches se cargarán. 51
8. VIGILANCIA. 8.1 CATÁLOGO DE CÁMARAS. Vaya al menú Vigilancia y seleccione la opción Catálogo de cámaras. El catálogo de cámaras sirve para capturar la información de las cámaras de vigilancia instaladas en su organización. A continuación se muestra la pantalla de este catálogo: En este catálogo debe de ingresar los siguientes campos de información: Clave: Es la clave única de la cámara de vigilancia que tendrá registrada, esta clave es importante porque se utiliza para identificar a la cámara en las demás funcionalidades del sistema. Descripción: Es el nombre o descripción de la cámara de vigilancia. Caja: Utilice esta opción si la cámara apunta a una caja. IP: Es la dirección IP de la cámara de vigilancia, este dato es importante porque a esta dirección se conecta el sistema para ver el video. Estación: Es la estación en la que está conectada la cámara de vigilancia. Debe de elegir una estación de la lista desplegable con los datos de las estaciones. Usuario: Es el nombre de usuario de la cámara de vigilancia. Contraseña: Es la contraseña de la cámara de vigilancia. 8.2 MAPA DE CÁMARAS. Vaya al menú Vigilancia y seleccione la opción Mapa de cámaras. Esta funcionalidad permite monitorear las cámaras de vigilancia que actualmente están registradas en el sistema. 52
A continuación se muestra la pantalla de esta funcionalidad: En esta pantalla se mostrarán todas las cámaras de vigilancia registradas, para visualizar alguna debe de hacer doble clic sobre la cámara deseada. Una vez hecho esto se mostrará el video de la cámara de vigilancia. 53
9. REPORTES. 9.1. LISTA DE HABITACIONES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Lista de habitaciones. En esta pantalla contamos con la opción de generar diversos reportes. OCUPADAS. Este reporte nos permite visualizar la lista de las habitaciones que se encuentran ocupadas, indicando el número y tipo de habitación, así como el área al que pertenece. 54
TIPO. Este reporte muestra la información de todas las habitaciones del tipo seleccionado. Los campos de información que despliega son los siguientes: número de habitación, el estatus de ocupación, el área, la fecha de check in y check out (en caso que esté ocupada), el nombre del huésped y del cliente de facturación. 55
BLOQUEADAS. Este reporte permite visualizar los bloqueos de habitación, indicando el número de habitación, la fecha de inicio del bloqueo y la fecha final del mismo, así como la Razón del bloqueo. 56
OCUPACIÓN GENERAL. Este reporte nos muestra la ocupación que hubo en el rango de fechas especificado. Entre la información que nos da tenemos: la fecha, las habitaciones ocupadas en esa fecha, las habitaciones libres y el porcentaje de ocupación de esa fecha. 57
DETALLE DE OCUPACIÓN. Este reporte nos visualiza todas las habitaciones (sin las del tipo Folios Externos ), mostrando el detalle de la ocupación en la fecha especificada. Entre los datos tenemos: Habitación. Tipo: la clave del tipo de habitación. Ocup: representa el número de personas en la habitación. SGL-1, DBL-2, TPL-3, CUA-4, QUI-5, SEX-6 y para 7 o más personas 7+. En caso de estar libre la habitación no se despliega ningún dato. Tarifa (c/imp): tarifa de la renta de la noche, incluye impuestos. Huésped: nombre del huésped. Cliente: nombre del cliente de facturación Al final del reporte se cuenta con un resumen que nos indica el total de habitaciones ocupadas, vacías, fuera de servicio, pax (personas) y porcentaje de ocupación. También indica la suma de tarifas. 58
RECAPITULACIÓN DE CUARTOS. Este reporte es una adecuación al reporte Detalle de ocupación, ya que también nos visualiza todas las habitaciones (sin las del tipo Folios Externos ), mostrando los mismos campos con la diferencia que las tarifas de las rentas son sin impuestos. Entre los datos tenemos: Habitación. Tipo: la clave del tipo de habitación. Ocup: representa el número de personas en la habitación. SGL-1, DBL-2, TPL-3, CUA-4, QUI-5, SEX-6 y para 7 o más personas 7+. En caso de estar libre la habitación no se despliega ningún dato. Tarifa (s/imp): tarifa de la renta de la noche, sin impuestos. Huésped: nombre del huésped. Cliente: nombre del cliente de facturación Al final del reporte se cuenta con un resumen que nos indica el total de habitaciones ocupadas, vacías, fuera de servicio, pax (personas) y porcentaje de ocupación. También indica la suma de tarifas. 59
RESUMEN DE OCUPACIÓN Y RENTAS. En este reporte podemos visualizar como se ha comportado la ocupación de las habitaciones por día, mes y año. La información se divide en 3 bloques, el primero nos muestra cantidad de habitaciones dependiendo de las rentas y si están vacías u ocupadas. Entre los datos tenemos: Habitaciones sin renta. Cortesía. Habts. con renta. Habitaciones ocupadas. Habitaciones vacías. Habts. fuera de servicio. Totales. Para el siguiente bloque tenemos habitaciones por tipo de ocupación: 60
Ocupación sencilla (1 persona). Ocupación doble (2 personas). Otros. Totales. Para el tercer bloque se maneja: % de ocupación. % neto de ocupación. Promedio de pax (personas) por noche. En el último bloque tenemos la siguiente información: Total de ingresos en renta. Tarifa promedio por cuarto. Tarifa promedio por pax (persona). Niños hospedados. 61
AMA DE LLAVES. Este reporte nos permite saber el estado de ocupación-limpieza de las habitaciones. Entre la información tenemos: Habitación. Tipo: clave del tipo de habitación. Descripción: características de la habitación. Check in: fecha de entrada (check in) en caso que la habitación esté ocupada la habitación, de lo contrario aparece sin datos. Check out: fecha de salida (check out) en caso que la habitación esté ocupada la habitación, de lo contrario aparece sin datos. St/Fr: estatus front-desk, solo indica si está vacía (V), ocupada (O) o fuera de servicio (FS). St/Am: estatus del ama de llaves, indica si esta vacía-limpia (VL), vacía-sucia (VS), ocupada-limpia (OL), ocupada-sucia (OS) o fuera de servicio (FS). Ad: número de adultos. Ni: número de niños. Al final del reporte tenemos un resumen indicándonos el total de cada uno de los estatus. 62
9.2. LISTA DE RESERVACIONES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Lista de reservaciones. En esta pantalla contamos con la opción de generar diversos reportes relacionados a las reservaciones. TODAS LAS RESERVACIONES. Este reporte muestra todas las reservaciones independientemente de su estatus, los 3 estatus posibles son: activas, canceladas y check in aplicado. Los campos de información son: No. de reservación. Serie. Fecha de reservación: fecha en la que se elaboró la factura. 63
Nombre: nombre del huésped. Estatus: indica el estatus de la reservación. En parte superior izquierda se encuentra el recuadro con las leyendas. Check in: fecha en que debe realizarse el check in, esto quiere decir que es la fecha en que debe de llegar el huésped. Check out: fecha de salida (check out) de la reservación. Usuario: usuario que realizó la reservación. RESERVACIONES CANCELADAS. Este reporte visualiza todas aquellas reservaciones canceladas entre las fechas requeridas. 64
RESERVACIONES ACTIVAS. Este reporte visualiza todas aquellas reservaciones activas entre las fechas requeridas. Entre los datos que nos proporciona tenemos: no de reservación, serie, fecha de la reservación, huésped, check in, check out, persona reservó, teléfono y usuario. También nos indica por cada reservación la cantidad y tipo de habitación que se reservó, en caso de haber especificado una habitación, esta se visualiza. Al final del reporte nos indica el total de reservaciones y el total de habitaciones reservadas. RESERVACIONES CON CHECK IN REALIZADO. Este reporte visualiza todas aquellas reservaciones a las que se les ha aplicado el check in entre las fechas requeridas. 65
PRÓXIMAS ENTRADAS. Este reporte visualiza todas aquellas reservaciones que entran el día actual. 66
9.3. LISTA DE CLIENTES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Lista de clientes. En esta pantalla contamos con la opción de generar dos reportes, uno para clientes personas físicas y otro para clientes-personas morales. 9.4. LISTA DE HUÉSPEDES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Lista de huéspedes. En esta pantalla contamos con la opción de generar diversos reportes. TODOS LOS HUÉSPEDES. Este reporte nos muestra la lista de todos los huéspedes ingresados en el sistema. Entre los datos que nos proporciona tenemos los siguientes: clave del huésped, apellido paterno, apellido materno, nombre(s), teléfono, nacionalidad y cliente. 67
CLIENTES. Este reporte nos muestra los huéspedes que pertenecen a cierto cliente en particular, el cual es seleccionado previamente. 68
HUÉSPEDES EN CASA. Este reporte nos permite ver todos los huéspedes que actualmente se encuentran hospedados, así como otros datos sobre la ocupación del huésped. Entre los datos tenemos: Habitación. Folio. Nombre del huésped. Ad: número de adultos. Ni: número de niños. Tarifa: tarifa de hospedaje del huésped. Check in: fecha de entrada. Check out: fecha de salida. Cliente: cliente de facturación del huésped. Observación: observaciones del folio. Saldo: saldo actual de la habitación. 69
NACIONALIDAD. Este reporte permite mostrar aquellos huéspedes de la nacionalidad seleccionada. TURISMO. Este reporte nos muestra el reporte de turismo de las fechas indicadas. La información que nos muestra es la siguiente: Cuartos ocupados: por nacionales y extranjeros Llegadas de turistas: por nacionales y extranjeros. Turistas hospedados: por nacionales y extranjeros. Para que el sistema identifique que huéspedes son nacionales, previamente debe haberse configurado en el sistema, en la configuración general-> en la pestaña general. El rango de las fechas de consulta de este reporte deben ser del mismo mes, de lo contrario no se mostrará la información completa y veraz. 70
9.5. MOVIMIENTOS. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Movimientos. En esta pantalla contamos con la opción de generar diversos reportes. HUÉSPEDES. Este reporte muestra los movimientos por huésped en las fechas especificadas. 71
LLAMADAS. Este reporte muestra las llamadas efectuadas entre el rango de fechas indicado. Entre la información que proporciona tenemos la fecha, hora de la llamada, extención desde la que se realizó, línea, número marcado y duración de la llamada. ENTRADAS. Este reporte nos muestra aquellas entradas (check in) realizadas entre el rango de fechas indicado. Entre la información que proporciona tenemos: # Res.: indica el número de reservación, para los casos en que la entrada (check in) se haya realizado de una reservación. Folio. Habitación. Huésped. Ad: número de adultos. Ni: número de niños Check in: fecha de entrada. Check out: fecha de salida. Tarifa: tarifa de entrada de la habitación. 72
Proc.: procedencia del huésped. Cliente: cliente de facturación del huésped. Usuario: usuario que efectuó la entrada. Hora: hora en que se efectuó la entrada. SALIDAS. Este reporte nos permite visualizar las salidas efectuadas o las salidas esperadas entre el rango de fechas indicado. SALIDAS ESPERADAS. SALIDAS EFECTUADAS. 73
DETALLE DE MOVIMIENTOS. Este reporte nos muestra de manera detallada los movimientos realizados entre el rango de fechas especificado. Los movimientos son clasificados en dos tipos, los movimientos de Débitos (los cargos, tales como la renta de habitación, lavandería, consumo restaurant, etc.) y los de Crédito (las formas de pago, tales como efectivo, tc, dólar, etc.). De igual manera pomos filtrar los movimientos, ya sea mostrando todos los del tipo seleccionado, o por una clave en especifico. Entre la información que proporciona el reporte tenemos: Fecha. Hora. # Ref.: referencia del movimiento. Movto.: número de movimiento (numero identificador único generado por el sistema). Habitación. Folio. Usuario. Importe: importe con impuestos. Impuesto: total de impuestos (en casos que el servicio tenga 2 o más impuestos estos se suman). Huésped. Cliente. 74
FACTURAS. Este reporte nos muestra la relación de todas las facturas dentro del rango de fechas seleccionado. 75
Entre la información que nos proporciona tenemos: Fecha: fecha que aparece en la factura. Factura: número de factura. Folio: folio del check in. Check in: fecha de entrada. Check out: fecha de salida. Razón social: razón social del cliente de facturación. RFC: registro fiscal del cliente de facturación. Subtotal. Impuesto1. Impuesto2. Impuesto3. Total. Elaboró: usuario que elaboró la factura. En caso que se cancele la factura entonces aparece la leyenda e indica el usuario que la canceló. 9.6. MONITOR DE LLAMADAS. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Monitor de llamadas. Este reporte nos permite visualizar las llamadas que registrado por medio del enlace del conmutador. 76
9.7. CANCELACIONES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Cancelaciones. Este reporte nos muestra las cancelaciones que se han realizado en el sistema. Podemos realizar diferentes búsquedas de las cancelaciones, ya sea mostrar todas, de check ins, de habitaciones o de movimientos. Cada uno cuenta con sus propios filtros. En las siguientes imágenes podemos ver como se genera el reporte de cancelaciones de movimientos, filtrado por rango de fechas. 9.8. PRÓXIMAS OCUPACIONES. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Próximas ocupaciones. Este reporte nos muestra la ocupación a futuro que se genera debido a las reservaciones. La consulta se realiza en un rango de fechas. Cuenta con la opción de generar el reporte en gráfica. 77
La información que nos proporciona son la ocupación por fechas debido a las reservaciones y el porcentaje al que equivale, además del porcentaje total de ocupación entre el rango de fechas. 9.9. GRÁFICA DE ESTADO DEL HOTEL. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Gráfica de estado del hotel. Este gráfica nos muestra el estado actual (al día) de la ocupación en el hotel. Entre la información que nos proporciona tenemos las habitaciones ocupadas, las reservaciones por entrar en el día, las habitaciones en reparación y las habitaciones disponibles. 9.10. BALANCES POR CUENTA. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Balances por cuenta. 78
Este reporte nos muestra el saldo actual de cada habitación (inclusive las habitaciones del tipo de folio externo) y folio extra ocupado. Entre la información que proporciona tenemos: habitación, folio, check in, check out, huésped, cliente y el saldo actual. 9.11. TOTALES AUDITORÍA. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Totales auditoría. Este reporte nos permite generar los totales de auditoría al día y totales de auditoría acumulados. La información que proporciona está dividida en 2 categorías, débitos y créditos, los débitos son todos aquellos cargos, tales como las rentas, la lavandería, el consumo de restaurant, etc., y los créditos son las formas de pago. 79
TOTALES AUDITORIA TOTALES ACUMULADOS 9.12. MOVIMIENTOS DE CAJA DIARIOS. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Movtos de caja diario. 80
Este reporte nos muestra los movimientos que se han realizado en el rango de fechas y horario por cada habitación. Al final nos da el total de rentas y el número de habitaciones que tienen renta aplicada. 9.13. SALDOS DE HABITACIÓN DIARIO. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Saldos de habitación diario. 81
Este reporte nos muestra los saldos por habitación en la fecha especificada. Entre la información que nos proporciona tenemos la habitación, el folio, el saldo al día anterior, el cargo realizado al día, los abonos realizados al día y el saldo actual. 9.14. REPORTES DE CXC. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Saldos de habitación diario. 82
Este reporte nos muestras las cuentas por cobrar. Hay dos tipos de reporte, los Estados de cuenta uso interno y los Documentos pendientes de cobro. Entre los filtros con los que cuentan son: mostrar todos los clientes, uno solo, o por un rango, así como establecer las fechas de la búsqueda. ESTADO DE CUENTA USO INTERNO. El estado de cuenta uso interno proporciona la clave del cliente, el nombre del cliente, la fecha de emisión del registro, el nombre del huésped, el folio interno del cxc, la referencia que ampara al cxc, el debe, el haber y el saldo. DOCUMENTOS PENDIENTES DE COBRO El reporte de Documentos pendientes de cobro, proporciona la clave del cliente, el nombre del cliente, la fecha de emisión del registro, el nombre del huésped, el folio interno del cxc, la referencia que ampara al cxc, el debe, el haber y el saldo, así como el importe (sin impuestos), el IVA y el ISH. Este reporte nos permite que no se muestren los documentos con saldos en cero. 83
9.15. DESCUENTO A FOLIOS. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Descuentos->Descuento a folios. Este reporte nos muestra aquellos folios a los que se le aplicó algún descuento en el rango de fechas seleccionado. 9.16. DESCUENTO A SERVICIOS. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Descuentos->Descuento a servicios. 84
Este reporte nos muestra aquellos servicios (movimientos) a los que se le aplicó algún descuento en el rango de fechas seleccionado. 9.17. CORTE DE CAJA. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Caja->Corte de caja. Este reporte nos muestra los cortes x de los turnos generados en la fecha solicitada. Al seleccionar una fecha, nos permite seleccionar uno de los turnos existentes en esa fecha, entre los datos del turno tenemos: Numero de turno consecutivo de la fecha. 85
Fecha y hora de apertura del turno. Fecha y hora de cierre del turno. Clave de turno interna del sistema. Clave del usuario que abrió el turno. Al seleccionar alguno de los turnos nos despliega el nombre del usuario del turno. Se puede generar un reporte Resumido o uno Detallado. Reporte resumido 9.18. CORTE DE CAJA POR PERIODO. Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Caja->Corte de caja por periodo. 86
Este reporte nos genera un corte z para las fechas especificadas. 87