1. Propósito y Alcance: Describir el instructivo de apoyos económicos con la finalidad de establecer los lineamientos y coordinar el otorgamiento de los mismos. Este instructivo es aplicable para todos los que interactúan con el mismo. Abarca desde la recepción de la documentación hasta la entrega de los apoyos económicos. Este instructivo aplica para los estudiantes de bajos recursos económicos del Municipio de Cajeme. 2. Definiciones: Apoyo Económico Periodos de Entrega de Apoyo Es el apoyo dirigido a estudiantes de los niveles de Primaria, Secundaria, Preparatoria y Universidad de bajos recursos económicos, otorgados en una sola ocasión por ciclo escolar. Los apoyos económicos se entregan en dos periodos por año: Mes de marzo para Preparatoria y Universidad. Mes de septiembre Primaria, Secundaria, Preparatoria y Universidad. La documentación se recibe al terminar el ciclo escolar o el semestre cuando se les entrega la boleta con calificaciones final. 3. Responsables: TS CA DEM TRABAJADORA SOCIAL AUXILIAR DE TRABAJO SOCIAL COORDINADORA ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE EDUCACIÓN MUNICIPAL Página 1 de 5
4. Diagrama de Flujo: DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN MUNICIPAL, PROCESO DE APOYOS ECONÓMICOS INICIO Recuperación de Documentación No Notificación personal Si Estudio socioeconómicos Listado de solicitantes Autorización Entrega de los apoyos Medición de la Satisfacción del cliente FIN Página 2 de 5
5. Descripción de Actividades: 5.1 5.2 5.3 5.4 Recepción de la documentación: Se reciben todas las solicitudes que cumplan con los requisitos establecidos con la finalidad de abrir un expediente del alumno solicitante. El formato de los documentos requeridos son los siguientes: Copia del acta de nacimiento del alumno. Copia de última boleta con firma y sello original con promedio mínimo de 8.5. Copia del comprobante de domicilio (recibo de agua o luz). Copia del comprobante de ingresos del padre o tutor. Copia de credencial de elector. Copia de la credencial escolar, o en su caso constancia de estudios con fotografía firmada y sellada por la escuela. Los alumnos de nivel secundario, preparatorio y universidad, deberán presentar recibo con sello escolar original de pago de inscripción a nuevo semestre o ciclo escolar. Declaración personal de situación económica (es elaborada en la Dirección de Educación Municipal). NOTA. Si el alumno es menor de edad, presentar copia de la credencial de elector del padre o tutor. La información deberá ser recibida y revisada por las trabajadoras sociales de la Dirección de Educación Municipal. Se asigna un número de folio al expediente para el seguimiento. Notificación Personal: No se reciben expedientes incompletos o con promedio menor a 8.5 informándoles en el momento de manera personal. No se reciben expedientes una vez que el presupuesto se ha otorgado, informándoles en el momento de manera personal. Aplicación del Formato de Estudio Socioeconómico: El formato del Estudio Socioeconómico o declaración personal de situación económica deberá ser aplicado al interesado por las trabajadoras sociales de la Dirección de Educación Municipal siempre y cuando cumpla con los requisitos de la lista de documentos requeridos. Listado de solicitantes: Una vez integrados los expedientes, se crea un listado de los alumnos solicitantes, el cual debe contener el folio de la solicitud, la fecha de entrega de la documentación, el nombre completo del solicitante (estudiante), el nombre de la Institución Educativa, la Página 3 de 5
5.5 DEM 5.6 DEM, CA 5.6 colonia donde se encuentra la escuela, el nivel que está cursando el alumno y el promedio del estudiante. Autorización: La autorización de los apoyos económicos es realizada por parte del Director de Educación Municipal. La autorización contempla a los alumnos de los niveles (Primaria, Secundaria, Preparatoria y Universidad), según la etapa de apoyo, que hayan cumplido con los requisitos requeridos para otorgar el Apoyo Económico, de acuerdo al presupuesto autorizado. Entrega de los apoyos Económicos Se realiza un evento masivo para realizar la entrega de los apoyos. Se notifica a los beneficiados mediante un formato de invitación previa especificando el lugar, la hora y el día de la entrega de los apoyos económicos. El apoyo solamente se entregará a los alumnos que presentan la credencial escolar con fotografía y/o credencial de elector del padre o tutor o del estudiante en caso de ser mayor de edad. El alumno debe firmar el Formato de Recibo Oficial o el listado en su defecto para cobrar el apoyo económico que se entrega en la caja pagadora de Tesorería Municipal al día siguiente del evento. Los alumnos que no asistan a la entrega del apoyo, solo podrán cobrar su dinero a más tardar 20 días hábiles posteriores al evento. Medición de la satisfacción al cliente: El personal encargado de la aplicación de encuestas de la Dirección de Educación Municipal aplicará a un 10% de los clientes que solicitaron apoyo una encuesta para la medición de la satisfacción del cliente, en las dos etapas de entrega de apoyos económicos. 6. Documentos de Referencia: 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: Página 4 de 5
6.3 Formatos: SDS-DEM-F02.01 SDS-DEM-F02.02 SDS-DEM-F02.03 SDS-DEM-F02.04 Estudio Socio-Económico Listado de Alumnos SIGOB Padrón SIGOB Comprobante de ingresos de padre o tutor 6.4 Anexos: SDS-DEM-A02 SDS-DEM-A05 SDS-DEM-A06 Programa Apoyos Económicos para Estudiantes Anexo del programa de apoyo en el 100% de pago de inscripción icatson Anexo de programa de apoyo en el 100% de pago de inscripción cecati 94 6.5 Otros Documentos de Referencia: 7. Objetivo de Calidad: Los objetivos de calidad para este instructivo son los siguientes: (La eficacia para este instructivo es medida mensual) OBJETIVO META INDICADOR Ejercer el presupuesto programado para la entrega de los apoyos económicos. Verificación de la recepción de documentos para los apoyos económicos. 100% 100% Presupuesto programado vs. Presupuesto ejercido Trabajo en Tiempo y Forma Vs. Carga de Trabajo La medición de los objetivos de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes y son presentados a la Dirección para su revisión. Revisó Innovación Gubernamental Aprobó Director de Educación Municipal Página 5 de 5