INSTRUCTIVO PARA LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA CONTRATOS Código: ILGV01-I Versión:01 1. OBJETIVO: Definir la secuencia de actividades de la de los s que se generaron a través de las diferentes modalidades en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, para garantizar un adecuado seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del 2. ALCANCE: Este Instructivo aplica para las diferentes ejecuciones de los s de compraventa, suministro, obra, arrendamiento de muebles e inmuebles, prestación de servicios, convenios y s interadministrativos, suscritos en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, desde la notificación como supervisor o interventor hasta actualizar toda la en la carpeta del que se encuentra en la Archivo y Correspondencia. 3. FINICIONES: : Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del hace la Entidad, de manera externa y contratada generalmente mediante concurso de méritos. Supervisión: Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del hace la Entidad de carácter interno. Acta de Inicio: Documento que determina el primer día de de obra, posterior al cumplimiento de los demás requisitos de esta tipología contractual al que opcionalmente se puede acudir para formalizar el mencionado inicio. Acta de Modificaciones de cantidades de obra: En ella se consigna la obra que se pactó en el principal pero cuya cantidades exceden las consideradas en él (solo opera para s de obra). Elaboró/Modificó Cargo Firma Fecha Rubén Darío Maya Bedoya Prof Universitario Bienes y Servicios Rodrigo Foronda Morales. Director de Servicios Generales 19/09/2013 Revisó Cargo Firma Fecha José Ignacio Maya Guerra Jefe Oficina Asesora de Planeación 13/11/2013 Aprobó Cargo Firma Fecha Juan Guillermo Villada Arango Vicerrector Administrativo 14/11/2013 Vigente a partir de: 14/11/2013
Actas de Suspensión: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un de tracto sucesivo (obra, suministro, prestación de servicios) debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta y someterse a aprobación de la Institución, con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos. Acta de Reiniciación: Una vez superados los inconvenientes que haya motivado la suspensión del, se elaborará nueva acta que da continuidad al mismo, suscrita por el funcionario que suscribió el a nombre de la Institución. Acta de Recibo: En ésta declaran conjuntamente supervisor y/o interventor y contratista que el de obra se ha cumplido de conformidad con lo pactado. Terminación Bilateral: Se presenta cuando las partes de común acuerdo deciden terminar anticipadamente el, ya sea por situaciones ajenas a la voluntad del contratista o de la administración, para ello se liquida el y las partes quedan a paz y salvo por todo concepto, sin lugar a resarcimientos de ninguna índole. Acta de Liquidación: En ésta, el funcionario que suscribe el a nombre de la Institución el supervisor o interventor y contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a la entrega de todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y además declaran encontrarse a paz y salvo. Modificación al : solicitud que hace el supervisor o interventor al suscriptor del, para que varíe algunos elementos del acto jurídico necesarios para el óptimo desarrollo del objeto contractual. Pago al Sistema de Seguridad Social Integral: Pago que debe realizar el Contratista al sistema General de Seguridad Social en Salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales, liquidado de acuerdo con el. Esta verificación está a cargo del supervisor o interventor y es requisito para tramitar el pago. Contrato de obra: Son s de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.. Contrato de Consultoría: Son s de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también s de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. ILGV01-I Página 2 de 18
Contrato de Prestación de Servicios: Son s de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos s sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Contrato de compraventa: La compraventa es un en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Contrato de suministro: El suministro es el por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Contrato de prestación de servicios en apoyo a actividades operativas, logísticas o asistenciales: corresponden aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Solicitud de : Documento con el lleno de los requisitos legales de contratación donde se solicita el Bien y/o Servicio requerido por la dependencia, por ejemplo contratación de prestación de servicios profesionales o especializados como mantenimiento de equipos, fotocopias, publicaciones, entre otros. Servicios de apoyo y extensión a la labor administrativa: consultorías, s, entre otros. 4. CONDICIONES INICIALES: En los diferentes tipos de que se adelantan en la Institución, el interventor o supervisor certifica el cumplimiento del objeto contractual, pero no contaba con una guía clara y concisa que permitiera una fácil ejecución de su labor. 5. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS SUPERVISOR O INTERVENTOR EN CONTRATO OBRA: N ACTIVIDAD TALLES CARGO 1 Notificar la asignación de la Se notifica mediante memorando según procedimiento PLGH01 y atendiendo a la designación que se hizo en el FLG01 RESPONSABLE. Profesional Especializado Adquisiciones PROCESO CICLO DOCUMENTOS 0.083 0.083 FG04: Memorando FLG01:Solicitud de ILGV01-I Página 3 de 18
2 Analizar la proceso de contratación (solicitud de Bienes y/o Servicios y estudios previos, pliegos de condiciones, aclaraciones, actas, adendas, propuesta,, análisis de precios unitarios debidamente diligenciado, aspectos ambientales) 3 Coordinar con el contratista la objeto del y de ser el caso solicitar otro sí al 4 Iniciar la. Supervisor o interventor debe revisar la Contactar al contratista con el fin de aclarar términos de y aspectos jurídicos, financieros y ambientales, así como tiempos de entrega y características específicas de (concertación de cronograma o programación) Se suscribe el acta de inicio del supervisado. (Opcional a discreción del interventor) Supervisor 2 2.083 FLG01:Solicitud de Supervisor 1 3.083 Otro sí Supervisor 1 4.083 FG02 Acta ILGV01-I Página 4 de 18
5 Realizar cronograma de actividades 6 Verificar el pago de los Aportes a la Seguridad Social Integral 7 Diligenciar Actas parciales, otrosís, actas de prórroga, en caso de requerirse 8 Proponer cambios necesarios como prórroga, adición, modificación, al cuando haya lugar 9 Proponer las modificaciones en cantidades o especificaciones cuando no impacten la estructura del 10 Recibir las facturas o elaborar factura equivalente la El contratista de obra, el supervisor o interventor y el supervisor del de interventoría (si existiere) realizan el cronograma de la obra, lo aprueban y lo anexan a las carpetas del El supervisor o interventor verifican el pago en debida forma. El suscriptor del por parte del Politécnico evalúa la solicitud y toma decisión (Para régimen simplificado) y certificado para liquidación de retención en la fuente, revisar y dar trámite oportuno El contratista de obra, el supervisor o interventor y el supervisor del de interventoría 1 5.083 Supervisor 0.5 5.583 Supervisor y Contratista 1 6.583 FLG51: Actas parciales, FLG51: actas de prórroga otrosís. Supervisor 0.5 7.083 FG16: Carta Interna El contratista de obra, el supervisor o interventor y el supervisor del de interventoría 1 8.083 FG03: Carta Externa FLG51: Actas parciales, FLG51: actas de prórroga otrosís. Supervisor 0.16 8.243 Facturas o FFN 74 factura equivalente FFN 77 Certificado para liquidación de retención en la fuente ILGV01-I Página 5 de 18
11 Diligenciar el Informe de 12 Entregar en la Bienes y Servicios original y copia del Informe de Supervisión o junto con el original y copia de la factura o factura equivalente junto con la planilla de seguridad social, cuando el se paga en cuotas se debe entregar el formato de Control de Pagos, y para Prestación de Servicios el Certificado de Contratos 13 Verificar los pagos 14 Recibir y verificar la obra Verificar que se haya pagado dentro de los términos al contratista de obra El interventor contratista o el supervisor, verifican la adecuación de las especificaciones y características de la obra con los pliegos de condiciones o las condiciones Supervisor 0.16 8.403 FLG53: Informe de Supervisor 0.083 8.486 FLG53: Informe de Supervisor 0.16 8.646 El interventor contratista o el supervisor 1 9.646 ILGV01-I Página 6 de 18
15 Diligenciar el Acta de Liquidación 16 Actualizar los documentos generados en la en la carpeta del que se encuentra en la dependencia contratante de la solicitud y el tales como plazo, calidad, cantidades, forma de pago e impactos ambientales. En la que se plasmarán los acuerdos y/o desacuerdos a los que se llegó con el contratista, los pagos realizados y lo que las partes consideren pendiente de ejecución o pago El interventor contratista o el supervisor Supervisor 0.5 11.146 1 10.646 FLG55: Acta de Liquidación ILGV01-I Página 7 de 18
6. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS SUPERVISOR O INTERVENTOR EN CONTRATO COMPRAVENTA: N ACTIVIDAD TALLES CARGO 1 Notificar la asignación de la 2 Analizar la (solicitud de Bienes y/o Servicios y estudios previos, pliegos de condiciones, impactos ambientales, aclaraciones, actas, adendas, propuesta,, debidamente diligenciado) 3 Coordinar con el contratista la objeto del y de ser el caso solicitar otro sí al Se notifica mediante memorando según procedimiento PLGH01 y atendiendo a la designación que se hizo en el FLG01 Supervisor o interventor debe revisar la Contactar al contratista con el fin de aclarar términos de y aspectos jurídicos, financieros y ambientales, así como tiempos de entrega y características específicas de RESPONSABLE. Profesional Especializado Adquisiciones PROCESO CICLO DOCUMENTOS 0.083 0.083 FG04: Memorando FLG01:Solicitud de Supervisor 0.5 0.583 FLG01:Solicitud de Supervisor 0.5 1.083 Otro sí ILGV01-I Página 8 de 18
4 Verificar coincidencia de Se realiza una comprobación características exhaustiva de de bienes las calidades de entregados con los bienes requeridos entregados, propone los cambios que se necesarios y en caso de satisfacción recibe los mismos. 5 Recepción Luego de comprobada la coincidencia de los bienes entregados con las calidades requeridas, los recibe e informa a la bienes para que se siga con el proceso de inventario, revisa y firma la factura y los documentos necesarios para el pago. 6 Entregas y Si el se pagos parciales. pactó con entregas parciales, estas se verifican y se repite el paso anterior hasta la última entrega. 7 Actualizar los documentos generados en la en la carpeta del que se encuentra en la dependencia contratante Supervisor 0.16 1.243 PLGH08- Procedimiento Recepcion Entrega Bienes Muebles Adquiridos Contrato Compra Supervisor 0.5 1.743 FLG53: Informe de Supervisor 0.16 1.903 FLG53: Informe de Supervisor 0.083 1.986 ILGV01-I Página 9 de 18
Si la entidad establece la necesidad de contratar interventoría externa para verificar el cumplimiento del de compraventa, las actividades se describirán en el pliego de condiciones del concurso de méritos que se adelante para la escogencia de tal contratista 7. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS SUPERVISOR O INTERVENTOR EN CONTRATO PRESTACIÓN SERVICIOS: N ACTIVIDAD TALLES CARGO RESPONSABLE. PROCESO CICLO DOCUMENTOS 1 Notificar la asignación de la 2 Analizar la (solicitud de Bienes y/o Servicios y estudios previos, aclaraciones, actas, adendas, propuesta,, debidamente diligenciado y vinculación a seguridad social) 3 Coordinar con el contratista la objeto del y de ser el caso solicitar otro sí al Se notifica mediante memorando según procedimiento PLGH01 y atendiendo a la designación que se hizo en el FLG01 Supervisor o interventor debe revisar la Contactar al contratista con el fin de aclarar términos de y aspectos jurídicos y financieros, así Profesional Especializado Adquisiciones 0.083 0.083 FG04: Memorando FLG01:Solicitud de Supervisor 0.5 0.583 FLG01:Solicitud de Supervisor 0.16 0.743 Otro sí ILGV01-I Página 10 de 18
4 Verificación de actividades. 5 Verificación de pago de Seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales 6 Terminación del como tiempos de entrega y características específicas de. El supervisor verifica que el contratista haya cumplido con las actividades presentadas en el informe, revisa y firma la respectiva para el pago y la entrega en la Bienes y Servicios Junto con la de actividades realizadas y tareas cumplidas, el supervisor verifica que el contratista haya hecho los pagos y aportes corresponden dientes. Para determinar montos y plazos puede consultar con la Dirección de Gestión Humana Una vez cumplido el plazo, las tareas o los objetivos pactados, el supervisor revisa que la esté completa, que se hayan Supervisor 0.16 0.903 FLG53: Informe de FFN 74 factura equivalente FFN 77 Certificado para liquidación de retención en la fuente PLGH16- Procedimiento recepción de servicios o Supervisor 0.16 1.063 FLG53: Informe de Supervisor 0.5 1.563 FLG53: Informe de ILGV01-I Página 11 de 18
7 Actualizar los documentos generados en la en la carpeta del que se encuentra en la dependencia contratante realizado los pagos y que el contratista esté al día con los pagos de Seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales y se archiva la. Supervisor 0.16 1.723 8. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS SUPERVISOR O INTERVENTOR EN CONTRATO SUMINISTRO. N ACTIVIDAD TALLES CARGO RESPONSABLE. 1 Notificar la asignación de la 2 Analizar la (solicitud de Bienes y/o Servicios y estudios previos, pliegos Se notifica mediante memorando según procedimiento PLGH01 y atendiendo a la designación que se hizo en el FLG01 Supervisor o interventor debe revisar la Profesional Especializado Adquisiciones PROCESO CICLO DOCUMENTOS 0.083 0.083 FG04: Memorando FLG01:Solicitud de Supervisor 0.5 0.583 FLG01:Solicitud de ILGV01-I Página 12 de 18
de condiciones, aclaraciones, actas, adendas, propuesta,, debidamente diligenciado) 3 Coordinar con el Contactar al contratista la contratista con el fin de aclarar objeto del términos de y de ser el caso y solicitar otro sí al aspectos jurídicos y financieros, así como tiempos de entrega y características específicas de 4 Verificación. El supervisor verifica las cantidades entregadas, el precio pactado o regulado, suscribe la factura y la entrega en la bienes, junto con la restante para el pago. 5 Acta de Una vez agotado liquidación el presupuesto del, de consumo con el contratista, especifican las cantidades entregadas, los precios pagados y las demás condiciones necesarias para liquidar el Supervisor 0.16 0.743 Otro sí Supervisor 0.5 1.243 FLG53: Informe de PLGH08- Procedimiento Recepción Entrega Bienes Muebles Adquiridos Contrato Compra Supervisor 0.16 1.403 ILGV01-I Página 13 de 18
6 Actualizar los documentos generados en la en la carpeta del que se encuentra en la dependencia contratante Supervisor 0.5 1.903 FLG53: Informe de 9. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS SUPERVISOR EN CONTRATO CONSULTORÍA. N ACTIVIDAD TALLES CARGO RESPONSABLE. PROCESO CICLO DOCUMENTOS 1 Notificar la asignación de la 2 Analizar la (solicitud de Bienes y/o Servicios y estudios previos, pliegos de condiciones (si es del caso) aclaraciones, actas, adendas, propuesta, debidamente diligenciado y afiliación a la seguridad social) Se notifica mediante memorando según procedimiento PLGH01 y atendiendo a la designación que se hizo en el FLG01 Supervisor debe revisar la Profesional Especializado Adquisiciones 0.083 0.083 FG04: Memorando FLG01:Solicitud de Supervisor 0.5 0.583 FLG01:Solicitud de ILGV01-I Página 14 de 18
3 Coordinar con el contratista la objeto del y de ser el caso solicitar otro sí al 4 Verificación de actividades. 5 Verificación de pago de Seguridad social en salud, pensiones y parafiscales Contactar al contratista con el fin de aclarar términos de y aspectos jurídicos y financieros, así como tiempos de entrega de informes y características específicas de. El supervisor verifica que el contratista haya cumplido con las actividades comprometidas e idoneidad de los informes, diseños o documentos que arroje la consultoría, revisa las facturas y la respectiva para el pago, firma y la entrega en la Bienes y Servicios Junto con la de informes de desarrollo de objeto contractual del contratista (interventoría o diseño, el supervisor verifica que el contratista haya hecho los pagos Supervisor 0.16 0.743 Otro sí Supervisor 0.5 1.243 FLG53: Informe de Supervisor 0.16 1.403 FLG53: Informe de ILGV01-I Página 15 de 18
6 Terminación del 7 Participación en estructuración de acta de liquidación del o liquidación del mismo y aportes correspondiente s. Una vez cumplido el plazo, las tareas o los objetivos pactados, el supervisor revisa que la esté completa, que se hayan realizado los pagos y que el contratista esté al día con los pagos de Seguridad social en salud, pensiones y parafiscales y se archiva la. El consultor debe participar en la redacción, corrección y aprobación del acta de liquidación que la entidad deba suscribir con el contratista a quien el consultor realizó interventoría si fuere este el objeto del. Si el tuvo como objeto la realización de diseños, asesoría, planos, proyectos, anteproyectos estudios de Supervisor 0.5 1.903 Supervisor 0.16 2.063 FLG53: Informe de ILGV01-I Página 16 de 18
8 Actualizar los documentos generados en la en la carpeta del que se encuentra en la dependencia contratante diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, las partes (consultor y supervisor) deben proyectar de consuno el acta de liquidación para firma del suscriptor del. Supervisor 0.16 2..223 10. DOCUMENTOS REFERENCIA: Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 273 Ley 527 de 2002 del Congreso de la República por la cual se define y autoriza el correo electrónico como medio de prueba. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, su Decreto Reglamentario 0734 de 2012 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones en la contratación. Ley 789 de 2002, artículo 50, Seguridad Social Integral. Ley 1474 de 2011, mecanismos de control gestión pública Resolución Rectoral 000761 de 2012, por la cual se delega parcialmente la contratación en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. Decreto 1510 de 2013 ILGV01-I Página 17 de 18
11. CONTROL ACTUALIZACIONES: VERSIÓN FECHA REVISÓ APROBÓ NATURALEZA L CAMBIO 01 14/11/13 José Ignacio Maya Guerra Juan Guillermo Villada Arango Agilizar, facilitar y mejorar el proceso de Supervisión o en la Institución ILGV01-I Página 18 de 18