POLÍTICAS DE CARTERA Y COBRANZAS 1. OBJETIVO Establecer políticas transparentes para lograr una cartera óptima, mediante un proceso sistemático de evaluación, seguimiento y control de las cuentas por cobrar, con el fin de obtener que los recaudos se realicen de forma oportuna y efectiva, de manera que la gestión garantice de este componente una circulación permanente de liquidez, como grupo representativo del activo corriente y lograr que los clientes realicen los pagos de manera oportuna y efectiva, construyendo relaciones estables y duraderas, mediante una adecuada gestión de cobro. 2. ALCANCE Esta política es aplicable para todos los Servicios Sociales de COFREM y demás dependencias de apoyo, gestión, registro y control, que generen operaciones a crédito. 3. GENERALIDADES Las políticas de cartera deben contener estrategias de prevención de mora, previas al otorgamiento de los productos y/o servicios, durante el otorgamiento y posterior a éste. El manejo de cartera se inicia con una buena colocación de créditos, previo al cumplimiento de los requisitos establecidos por COFREM. El Área de Cartera debe contar con un recurso humano calificado que brinde tranquilidad y confianza y garantice un satisfactorio indicador de recuperación. Se debe contar con herramientas, como el armado de la carpeta o expediente y el análisis del crédito que incluya metodologías de verificación eficiente, a fin de posibilitar el otorgamiento con mayor grado de seguridad, sobre todo a clientes nuevos. Los Servicios deben garantizar la existencia y ubicación del pagaré o título valor que respalde la obligación, la carta de instrucciones, la autorización para reportar a las Centrales de Riesgos, la información personal y financiera, completa y actualizada del deudor y deudor solidario. Así mismo el Área de Cartera debe velar por el adecuado mantenimiento de la base de datos de los deudores. Una cartera sana no es obra de casualidad sino del esfuerzo de establecer políticas de ventas concretas, políticas de crédito que faciliten las ventas pero que a su vez restrinja sus riesgos, políticas de cobranzas flexibles de acuerdo al segmento de cartera, al producto, al tiempo de mora y a la situación del mercado.
4. POLÍTICAS DE CARTERA VENCIDA El Área de Cartera será la responsable del manejo y rendición de informes consolidados de la cartera de COFREM, por lo tanto será la encargada de generar una serie de políticas que ayuden a determinar los lineamientos y disposiciones necesarias para una buena recuperación de las ventas a crédito. El Comité de Cartera será el órgano habilitado para decidir en cada caso las acciones de cobro que sean pertinentes aplicar, determinar el deterioro de cartera considerando los eventos que causan las pérdidas, según las evidencias y presentar para aprobación del Consejo Directivo y contabilización de dicho deterioro. 4.1 OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, deberán cumplir previamente con el diligenciamiento y firma de un Título Valor (original) y documentos soportes que respalden la deuda, sin enmendaduras ni tachones. En el caso de Educación y Capacitación, deberá contar con un pagaré, la autorización para diligenciar el pagaré, el formato de la información básica para diligenciar el pagaré y la autorización para consulta a las centrales de riesgos, además de las fotocopias de las cédulas tanto del deudor como del deudor solidario. En el caso de los demás Servicios Sociales, excepto crédito Cofrem que es mediante libranza y convenio, deberán contar con la factura de venta por el servicio prestado debidamente diligenciado y firmado, junto con el formato de la información básica del deudor, autorización para consulta a las centrales de riesgos y fotocopia de la cédula de ciudadanía de quién firmo la factura de venta. En el caso de ventas a crédito a funcionarios de COFREM, se deberá hacer firmar un formato de descuento por nómina y pagaré, como garantía del servicio prestado y éste debe ser reportado a Gestión Humana para los descuentos correspondientes. Cuando se presente terminación del contrato de trabajo del funcionario y aún le quede saldo sin cancelar, deberá firmar y legalizar un Acuerdo de Pago, bien sea en Cartera o en Jurídica, garantizando así el pago total de la deuda adquirida. Cada servicio deberá validar previamente la información suministrada por el deudor y deudor solidario, que estén debidamente diligenciado y se mantengan las condiciones particulares que presentaron al momento de otorgar el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes.
En caso de entidades públicas, deberán presentar el certificado de disponibilidad presupuestal y obtener el registro presupuestal. 4.2 FUNDAMENTOS CONTABLES REQUERIDOS La facturación deberá ser de inmediato a la prestación del servicio, a través de SEVEN-ERP y dentro del período correspondiente. No se le debe facturar a menores de edad. Permanentemente Cartera y Contabilidad, deberán estar monitoreando la cartera y validando que la información cuadre tanto en Cartera como en Contabilidad. Mensualmente, los Servicios Sociales deberán generar los informes de cartera con los soportes requeridos y enviar al Área de Cartera. En el proceso de cierre contable y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas, se deberá proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Se deberá hacer provisión de cartera, por cuanto las ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa en una pérdida al no ser posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito. La cartera será manejada por los diferentes Servicios de COFREM, por el Área de Cartera y por la Oficina Jurídica en cada una de las etapas establecidas. Se manejarán las cuentas contables de la 13 Deudores, de acuerdo a la nomenclatura incluida en el plan de cuentas de COFREM. Las cuentas por cobrar susceptibles de castigo serán tomadas de la cuenta de Deudas de difícil cobro, donde serán llevadas previamente. La cartera deberá ser segmentada en el tiempo de morosidad de pago y en el costo de gestión de la cuenta y probabilidad de pago. 4.3 REPORTE A LAS CENTRALES DE RIESGOS En caso de que se incurra en mora a partir de los 60 dias de mora, el Área de Cartera procederá a reportar a las Centrales de Riesgo, afectando las credenciales financieras y comerciales del cliente. Se deberá contar con el diligenciamiento del formato para reportar a las centrales de riesgos, debidamente diligenciado por el cliente. El Área de Cartera, cuidará por su veracidad, exactitud, oportunidad y de la autorización de la consulta a las Centrales de Riesgos, de igual forma las actualizaciones y comportamientos de pago de sus deudores. De igual forma deberá ser restringido los beneficios, limitando la utilización de los mismos y la ampliación de sus cupos autorizados y reduciendo las posibilidades para el otorgamiento de nuevos créditos. 4.4 ACUERDOS DE PAGO
Es una herramienta que permite al deudor normalizar su cartera en la etapa prejurídica y jurídica, obteniendo un nuevo plazo no superior a 12 meses para el pago de sus obligaciones con la Caja por la venta de servicios a crédito, dando así, vida a una nueva obligación. El Acuerdo de Pago es considerado también como una herramienta de negociación, claves para el éxito de la cobranza. Los Acuerdos de Pago serán exclusividad del Área de Cartera y de la Oficina Jurídica en caso de encontrarse en instancias jurídicas, como única alternativa de pago y deberá ser liquidado junto con los intereses de mora establecidos y el pago de la primera cuota pactada. Se deberá garantizar la finalidad que se espera con el Acuerdo de Pago, como es la de recuperar la cartera vencida, asegurando que el deudor respalde el pago de la deuda y presente voluntad de cancelar periódicamente las sumas acordadas. Cuando estando el Acuerdo de Pago en el Área de Cartera y se incumpla con dos cuotas se deberá de inmediato trasladar a la Oficina Jurídica para su cobro por la vía judicial. Los traslados deben hacerse en físico y en el sistema contable de la Caja. En el Acuerdo de pago será permitido el cambio del deudor solidario, más no del deudor por cuanto se pierde en el sistema la trazabilidad de la deuda inicial. El deudor debe mostrar capacidad de pago y debe cumplir con los requisitos exigidos por la Caja. 4.5 CARTERA IRRECUPERABLE Cuando el proceso de gestión de cobranza, demuestre ser irrecuperable, debe ser llevado a Comité de Cartera con las evidencias válidas para el tema; quien decidirá su paso directamente a Cuentas de Díficil Cobro, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Por ausencia total del deudor y los deudores solidarios (No se ubica en las bases de datos de la Corporación). Prescripción por tiempo. Monto de la deuda inferior a 1 smlmv, en estos casos, es más costoso efectuar el cobro jurídico que el valor de la deuda a cobrar). Por muerte del deudor, en caso de no tener seguro de vida (Crédito Cofrem), o en su defecto que por morosidad se haya suspendido el pago del seguro. Por encontrarse en Jurídica, se inicie proceso y culmine con sentencia judicial y aún así no se haga efectiva la recuperación del dinero. El Comité de Cartera será el encargado de analizar anualmente la cuenta de Díficil Cobro y remitir al Consejo Directivo la propuesta de los créditos a castigar, anexando
conceptos y soportes de los trámites efectuados previamente en el proceso de cobranza. 4.6 CASTIGO DE CARTERA Es un mecanismo contable para depurar las cifras e índices de los estados financieros. Un crédito moroso podrá ser susceptible de castigo, en los siguientes eventos: Cuando el proceso de cobro jurídico demuestre ser irrecuperable. Desde el cobro administrativo sin necesidad de haber sido enviado a cobro jurídico y habiéndose agotado todos los recursos necesarios, por los siguientes hechos: Por consideraciones del monto y antigüedad Por la incapacidad de pago comprobada por deudor y deudores solidarios. Ausencia total del deudor y deudores solidarios. No se castiga cartera hasta tanto no se agoten todos los recursos encaminados al recaudo de la obligación y debe ser llevada primero a cuentas de Díficil Cobro para luego ser castigada. Se debe hacer la respectiva provisión de cartera con el fin de contar con unos estados financieros reales y disponibles. 4.7 INCENTIVOS A OTORGAR Con el fin de facilitar a los deudores y garantes, la cancelación de sus obligaciones pendientes de pago con Cofrem vencidos y en ejecución judicial, pudiendo realizar dicha cancelación un tercero, sin que ello signifique subrogación automática de la deuda a su favor. Amnistía del 40% de intereses moratorios, cuando el deudor abona a capital e intereses corrientes, mínimo el 30%, en el caso de crédito social y servicios sociales. los servicios de Educación, Capacitación, Recreación, Cultura y Turismo no causan intereses corrientes. Amnistía del 60% de intereses moratorios, cuando el deudor abona a capital e intereses corrientes, mínimo el 50%, en el caso de crédito social y servicios sociales. Los servicios sociales (educación, recreación, capacitación, cultura y turismo). Eliminar el reporte negativo de centrales de riesgo, a partir de la suscripción del Acuerdo de Pago y cancelación de la primera cuota. Con la condición que debe firmar en ese mismo acuerdo la autorización para reportarlo en el evento de incumplir con una (1) sola cuota. Reestructuración de la deuda con un plazo mayor y una cuota menor, siempre y cuando cumpla con las condiciones requeridas para aprobación del crédito en la fábrica de crédito.
La amnistía de intereses moratorios, se estima hasta el 80%, con el propósito que no afecte el P y G de Crédito Social, en concordancia con el registro contable de los mismos. 5. POLÍTICAS DE COBRANZAS El manejo de las cobranzas en COFREM se realizará estableciendo segmentación del total de la cartera vencida, con el fin de determinar el cobro en cada una de sus etapas, en caso de que algunos de sus pagos no sea atendido total y oportunamente en las condiciones inicialmente pactadas, orientada a mantener una relación comercial activa y lograr un acercamiento con el deudor. 5.1 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE COBRO La gestión de cobro deberá hacerse necesariamente a través del Módulo de Cartera en Seven-Erp, por cada uno de los Servicios Sociales de COFREM, el Área de Cartera y Asesoría Jurídica. 5.1.1 Cobro Anticipado Se iniciará desde el primer dia siguiente a realizar la venta a crédito y consiste en contactar al cliente antes de su vencimiento para recordarles el pago, aún cuando la obligación se encuentre al dia. La gestión de cobro anticipado o sin vencer, la hace cada funcionario encargado del manejo de la facturación y la cartera colocada en cada servicio y se realiza con 8 días de antelación a su vencimiento, utilizando mecanismos como: Mensajes de Texto Mensajes de voz Volantes o por medio de Pegasus, caso de los Colegios. 5.1.2 Cobro Administrativo Esta gestión la realizará el Servicio de 1 a 30 dias de mora y el Área de Cartera de los 31 dias de mora hasta los 120 dias de mora. Se debe gestionar y buscar solución de pago, por cualquiera de los siguientes medios y con una primera comunicación por escrito al deudor y deudores solidarios, en caso de requerir reportar a las centrales de riesgos. Contacto telefónico Mensajes de Texto
Mensajes de voz Correos electrónicos Inicialmente, se contactará en los teléfonos y direcciones suministradas por el servicio en el momento del otorgamiento del crédito. Si no se logra un contacto directo en los teléfonos y direcciones, se procederá a contactar al codeudor, con el ánimo de llevar a cabo un acercamiento y llegar a un acuerdo. 5.1.3 Cobro Pre Jurídico Esta gestión la realizará el Área de Cartera bajo la responsabilidad del Analista Jurídico a partir de los 121 dias de mora y hasta los 180 dias de mora, quién se encargará de trasladar a Jurídica las obligaciones que no logre su recuperación. En esta etapa de cobro y como herramienta de negociación que permite al deudor normalizar su cartera vencida, se puede realizar Acuerdos de Pago en el Área de Cartera, siempre y cuando el deudor muestre capacidad de pago. El Analista Jurídico deberá enviar oficios de cobro pre jurídicos y hacer visitas personales en caso que se requiera. 5.1.4 Cobro Jurídico Esta gestión la realizará Asesoría Jurídica a partir de los 181 dias de mora, quién si no obtiene resultado alguno, judicializará la obligación. Todos los gastos que ocasione el proceso de cobro jurídico, estarán a cargo del deudor y/o deudor solidario. Para entablar el proceso de demanda se requiere evaluar si el caso lo amerita, determinando la viabilidad de recuperar la obligación por esta vía. 5.2 CANALES DISPONIBLES PARA SUS PAGOS Las obligaciones que se encuentren al dia o estén vencidas, podrán ser pagadas por los siguientes canales: Directamente en los puntos de pago de COFREM Entidades bancarias en convenio con COFREM Cuando se realice el pago en el banco se deberá colocar en Referencia 1; Número de la cédula del titular del crédito y en Referencia 2: Número de celular del titular del crédito y llevar copia de la consignación al servicio o Área de Cartera para aplicar el respectivo pago.
Sin embargo, el servicio deberá solicitar diariamente al Banco reporte o copia de las consignaciones efectuadas en la cuenta de COFREM, destinada para cada uno de los servicios y proceder a aplicar en SEVEN-ERP el respectivo pago.