CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÓNICA Una de las principales novedades introducidas por el nuevo Reglamento de Facturación, aprobado mediante R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre, es la plena equiparación entre las facturas en papel y las facturas electrónicas. Gros & Monserrat Área Contabilidad Septiembre de 2013 Gros Monserrat, S.L.
Contenido 1 QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA... 3 2 CONSENTIMIENTO DEL DESTINATARIO... 3 3 EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA... 4 4 AUTENTICIDAD DE ORIGEN E INTEGRIDAD DE LA FACTURA ELECTRÓNICA... 4 5 CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA... 5 2
LA FACTURA ELECTRÓNICA 1 QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Una de las principales novedades introducidas por el nuevo Reglamento de Facturación, aprobado mediante Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es la plena equiparación entre las facturas en papel y las facturas electrónicas. Se entiende por factura electrónica (e-factura) aquella que, ajustándose a lo dispuesto en el Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico (materialmente, es un fichero informático que se transmite de la Terminal del emisor a la del receptor). En este sentido, es importante señalar que no todas las facturas emitidas en formato electrónico son facturas electrónicas. Así, una factura emitida en formato electrónico, pero enviada y recibida en papel, no será una e-factura. Por el contrario, una factura emitida en papel que posteriormente sea digitalizada por medio de un software homologado por la Agencia Tributaria y enviada y recibida por correo electrónico puede tener la consideración de factura electrónica. 2 CONSENTIMIENTO DEL DESTINATARIO Como único elemento diferenciador entre la factura en papel y la factura electrónica, la expedición de esta última está condicionada a que el destinatario de la misma dé su consentimiento; sin embargo, a diferencia del anterior reglamento de facturación, el nuevo reglamento ya no exige que dicho consentimiento sea expreso. La Dirección General de Tributos (siguiendo el criterio de la Comisión Europea) ha señalado que el receptor debe haber sido informado en papel por parte del expedidor de que, a partir de la fecha de su aceptación (expresa o tácita), le remitirá las facturas en formato electrónico, de forma que el destinatario pueda disponer de los conocimientos y equipos necesarios para su recepción. En todo caso, el consentimiento del receptor es revocable en cualquier momento, pudiendo efectuarse tal revocación en papel o por medios electrónicos y preferentemente a través del medio en el que viene recibiendo las facturas electrónicas. 3
3 EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Existe plena libertad por parte del emisor a efectos de elegir el medio de expedición de la factura electrónica. Por lo tanto, cualquier formato de fichero es, en principio, válido, con independencia de que éste sea estructurado (ej. XML o EDIFACT) o no estructurado (ej. PDF, DOC. WORD, TXT), siempre que se garantice, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación: - La autenticidad de origen: la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura. - La integridad de su contenido: que éste no ha sufrido modificación. - Su legibilidad por personas (no por programas informáticos): la factura deberá presentarse en un estilo y formato que permita leer claramente todo su contenido relativo a IVA, sin necesidad de tener que llevar a cabo interpretaciones o exámenes minuciosos (lo cuál implica disponer de un visor adecuado y fiable, compatible con el formato de las facturas). Una vez expedida la e-factura, se puede hacer llegar al destinatario por cualquier medio electrónico de envío de ficheros o por correo electrónico, descarga de página Web, FTP, etcétera. 4 AUTENTICIDAD DE ORIGEN E INTEGRIDAD DE LA FACTURA ELECTRÓNICA A los efectos de garantizar esta autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica, la norma permite, de igual modo que en el caso de la factura en papel, acudir a cualquiera de los medios de prueba admitidos en derecho, llegando a aceptar, incluso, los controles de gestión usuales de la propia actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre y cuando éstos permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. En todo caso, la autenticidad de origen y la integridad del contenido de la e-factura quedarán garantizadas por cualquiera de los siguientes medios: - Firma electrónica avanzada. - Sistemas de intercambio electrónico de datos EDI: las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad. - Otros sistemas distintos a los anteriores: en este caso, será necesario comunicar previamente estos medios a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y haber obtenido su autorización al efecto. 4
5 CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Existe un deber de conservación de la factura electrónica de 6 años, sin que sea necesaria homologación por parte de la Agencia Tributaria del medio utilizado para ello. Quedamos a su disposición para cualquier aclaración. 5
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