Metodologías de la OPS/OMS para intercambio de información y gestión del conocimiento en Salud 7. CÓ MÓ ÓRGANIZAR Y PRESERVAR LA MEMÓRIA INSTITUCIÓNAL Criterios, metodologías y plataformas de gestión de contenidos que permite registrar, clasificar, preservar y difundir la información y el conocimiento generado en la Institución. www.paho.org
Título Cómo organizar y preservar la Memoria Institucional Versión Revisión 2, 22 de mayo de 2015 Definición Criterios, metodologías y plataformas de gestión de contenidos que permite registrar, clasificar, preservar y difundir la información y el conocimiento generado en la Institución. Objetivo Establecer los criterios y metodologías que permitan preservar y brindar acceso a la Memoria Institucional de una institución y sus actividades, bajo estándares internacionales de organización de información y uso de tecnologías. Resultados esperados Creación de guías y procedimientos que permitan a la institución organizar y preservar el conjunto de conocimientos tangibles e intangibles. Preservación y difusión de la información institucional y técnica. Aumento del capital intelectual institucional. Proyectos y acciones de gestión de información técnicamente fortalecidas. Cultura organizacional: Preservar y usar la Memoria Institucional debe ser parte de la cultura organizacional de la Institución y debe jugar un papel importante en la toma de decisiones. Políticas y procedimientos: la institución debe incorporar en sus políticas internas, procedimientos y guías de trabajo, los aspectos relacionados a la gestión de información y de la preservación de la Memoria Institucional. Premisas Responsabilidad: la institución debe definir una unidad que sea responsable por el monitoreo, revisión e innovación de las políticas y procedimientos relacionados con la Memoria Institucional. Metodológica: la institución debe elaborar metodologías de tratamiento de los distintos formatos de la información institucional generada (tangible e intangible), sus niveles de acceso-sigilo, y establecer estas metodologías en las rutinas administrativas, técnicas y estratégicas de la institución. Plataforma: De preferencia seleccionar una plataforma de código abierto que permita almacenar también objetos digitales. 1 Gestión del Conocimiento www.paho.org
Procedimiento Fase I Planificación Preservar y usar la memoria institucional de una Institución de salud es clave para que las instituciones mejoren la toma de decisiones en el marco de la Sociedad de la Información. Consideración importante: Asegurar que la institución incorpore activos tangibles (literatura técnica y científica), así como los intangibles que son objeto muchas veces de auditorías internas o externas. Como se conforma la Memoria Institucional: Debe ser considerada por el conjunto de los documentos científicos, técnicos y administrativos considerados los activos tangibles y también por sus activos intangibles, que aunque sin apariencia física, agregan valor al capital intelectual de la institución y por esta razón son de inestimable valor y a largo plazo pueden responder por la reputación de la institución (positiva o negativamente). Por su naturaleza diversa y de construcción colectiva, la Memoria Institucional, en general no está bajo la responsabilidad de una única área o departamento, pero que se no de toda la institución y en todos sus niveles de jerarquía. Áreas técnicas que tradicionalmente se relacionan con los activos tangibles e intangibles son: Gestión del Conocimiento, Inteligencia Estratégica, Biblioteca/Centro de Documentación, Archivos, Legal, Investigación, Tecnología de Información, Finanzas y Comunicaciones. Activos Tangibles la información explícita y de alguna forma mensurable o Producción científica y técnica: publicaciones, informes y productos de consultorías, resoluciones, políticas, procedimientos y normas internas o Recursos multimedia: fotos, videos, cursos en línea, mapas y otros recursos interactivos, o Documentos técnicos y administrativos: acuerdos y memorandos de cooperación técnica, acuerdos legales, informes de consultorías, de viaje, informes técnicos y estratégicos (generalmente sigilosos), documentación administrativa etc., o La OPS/OMS también considera como su Memoria Institucional los reconocimientos, certificados y otras distinciones ofertadas por los Estados Miembros (ministerios de salud, alcaidías, instituciones de enseñanza e investigación, otras organizaciones internacionales etc.) como forma de reconocimiento de la cooperación técnica firmada por la Organización. Activos Intangibles que implican en el capital intelectual y en la reputación de una institución o En la OPS/OMS los activos intangibles son conformados por: productos de tecnología (tales como el desarrollo de sistemas de información de gestión, bases de datos, 2 Gestión del Conocimiento www.paho.org
o sitios web, softwares, etc.), las marcas comerciales, logos y derechos de autor, patentes, etc. Se recomienda que la institución registre sus marcas comerciales y logos. Las metodologías y estrategias de gestión de una institución (en inglés: business intelligence or business methodologies) también harían parte de esta categoría. Transferencia y captación de conocimiento (sabiduría institucional) o Comprende los procesos formales e informales de intercambio de conocimiento en la institución, principalmente que garanticen la transferencia de conocimiento de profesionales que salen de la institución (en ocasión de fin de contrato, jubilación etc.) y la incorporación de este conocimiento a los nuevos profesionales o de aquellos que pasan a asumir nuevos roles en la institución. Decisión inicial: Establecer un proyecto de preservación y uso de la memoria institucional requiere de una decisión política inicial del más alto nivel. Dicha decisión debe traducirse en instrumentos normativos institucionales que deben hacerse conocidos mediante los canales oficiales de comunicación interna existentes. Análisis de situación: con el fin de desarrollar una planificación estratégica, debe realizarse un análisis de situación que considere, como mínimo: Existencia de una cultura institucional asociada al uso de información institucional para la toma de decisiones; Existencia (o no) de políticas, normas o procedimientos relacionados a la preservación y uso de la memoria institucional; Plataformas y bases de datos existentes de gestión de los activos tangibles (publicaciones, documentos técnicos y otros productos de información). Normas institucionales sobre Tecnologías de Información; Bases de datos bibliográficas en la institución donde ya exista el registro de la producción informacional (catálogo de la biblioteca, informes de consultorías técnicas, informes de viaje, listado de publicaciones y otros productos de información institucional etc.); Documentos y otras fuentes ya en forma digital; Capacidad y brechas de conocimiento del personal técnico (principalmente de la biblioteca, área de tecnológica y de publicaciones); Capacidad de búsqueda y uso de información por parte del personal de la Institución (personal no bibliotecario); Existencia de áreas técnicas responsables por asegurar la gestión, organización, preservación y uso de los activos tangibles e intangibles; Existencia de reglas y procedimientos que aseguran el intercambio, transferencia e incorporación de conocimiento entre los profesionales sobretodo en situaciones de fin de contractos, jubilación; 3 Gestión del Conocimiento www.paho.org
Existencia de control de los activos intangibles (aunque en forma de listados), de las marcas corporativas, copyrights, licencias y sistemas, bases de datos, páginas web desarrolladas por la institución; Existencia no de una política de digitalización (conversión de media) para que los objetos digitales que serán ingresados en el repositorio sigan criterios de calidad con estándares mínimos de formato, resolución, tamaño, nombramiento de los archivos etc. Planificación estratégica: El proceso de planificación estratégica es fundamental a la hora de formalizar un proyecto de preservación y uso de la memoria institucional y puede considerar varios escenarios, entre los que se incluyen: La institución no posee un proyecto formal de preservación y uso de la memoria institucional; La institución no posee un proyecto formal de preservación y uso de la memoria institucional, sin embargo posee una base de datos que atiende sus necesidades internas; La institución no posee un proyecto formal de preservación y uso de la memoria institucional, sin embargo posee una base de datos que atiende sus necesidades internas y comparte sus registros bibliográficos con otras instituciones y redes; La institución posee un proyecto formal de preservación y uso de la memoria institucional, sin embargo no cuenta con normas y procedimientos oficiales; La institución posee un proyecto formal de preservación y uso de la memoria institucional, cuenta con normas y procedimientos oficiales, sin embargo no existe una cultura organizacional del uso de información para la toma de decisiones. Proyecto de Cultura organizacional: El uso de información científica y técnica en la toma de decisiones, así como en la operación de proyectos en general, es un desafío que debe ser enfrentado en una sociedad hiper-conectada y sobrecargada de contenidos que no necesariamente son de calidad o relevantes y que pueden ocasionar el efecto inverso al buscado con este tipo proyecto. Un proceso de cambio de cultura organizacional debe considerar, como mínimo, los siguientes componentes: Alta gerencia comprometida (explícitamente) con el proyecto; Equipo de proyecto altamente motivado y con apoyo (político y financiero); Plan de comunicación interno que permita ir mostrando el cambio de paradigma a través de resultados concretos resultantes de este tipo de proyectos; Informes ejecutivos presentados periódicamente a la alta gerencia como retorno de la inversión realizadas. Selección (o redefinición) de la plataforma tecnológica: La selección (o redefinición) de la plataforma tecnológica es una de las acciones más importantes ya que afectará toda la operación del proyecto y será una decisión muy difícil y costosa de cambiar en el futuro. Es clave y puede ser de mucha utilidad y reducción de costos y riesgos, solicitar el apoyo de la OPS/OMS en esta fase del proyecto. 4 Gestión del Conocimiento www.paho.org
La OPS/OMS ha desarrollado este estudio y ha seleccionado la herramienta llamada DSpace considerando las siguientes características: La herramienta es libre y de código abierto, siendo una de las mayores comunidades de usuarios y desarrolladores de todo el mundo, Está preparada para el uso de protocolos de interoperabilidad y adaptabilidad de integración con otras plataformas/bases de datos, Trabaja con el concepto de Identificador de Recursos Uniforme (o URI del inglés Uniform Resource Identifier) es una cadena de caracteres que identifica los recursos de una red de forma unívoca. La diferencia respecto a un localizador de recursos uniforme (URL- del inglés Uniform Resource Locator) es que estos últimos hacen referencia a recursos que, de forma general, pueden variar en el tiempo 1. Con los URI el proceso de cambio de direcciones de los objetos virtuales dase de forma optimizada. Garantiza que los recursos digitales sean preservados en la propia plataforma, Permite cerrar un documento, colección o comunidad para uso restricto de una persona o conjunto de usuarios con permiso para acceder a esto(s) recurso(s), Posibilita la definición de diferentes roles, grupos de trabajo y niveles de permisos del flujo de información para la contribución a la plataforma. La herramienta se puede modificar de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la institución, permite registrar y preservar todo tipo de contenido digital, texto, imágenes y videos y es muy fácil de instalar y cuenta con mucha documentación de apoyo en la web. Cuenta con la posibilidad de customizar el módulo de estadísticas como insumo de análisis para la toma de decisiones. Selección (o redefinición) de la metodología para descripción de los metadatos (campos de datos): en esta fase se debe seleccionar los estándares que definen de que manera se colocarán los datos descriptivos del recurso digital. En caso de la OPS/OMS se ha considerado los siguientes formatos/componentes: el formato Dublin Core (dc) por ser más sencillo, de uso internacional y también por ser el formato en que trabaja el Dspace, esto va a facilitar la uniformidad de datos en iniciativas colaborativas y compartir contenidos con otras instituciones y redes, En el caso que la institución cuente con otras bases de datos bibliográficas que utilizan otros formatos (MARC 21, Library of Congress, LILACS etc.), hay que trabajar en una etapa de conversión y migración de datos, utilizando los protocolos internacionales de conversión de campos de datos bibliográficos. En la fase de implementación del proyecto, para cada tipo de información hay que desarrollar una plantilla de carga de datos con los campos que serán usados y su forma estandarizada. El módulo XOAI porque permite la posibilidad de interoperar con otros repositorios, agregadores y otras plataformas disponibles en la institución. 1 Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/identificador_de_recursos_uniforme. 5 Gestión del Conocimiento www.paho.org
Selección del vocabulario estructurado: Para asegurar compartir información con otras instituciones y redes, así como para asegurar interoperabilidad con otros repositorios y asegurar que las búsquedas puedan ser multilingües, es importante utilizar una terminología estructurada. Para instituciones del sector salud, la OPS/OMS utiliza y recomienda utilizar el DeCS (Descriptores en Ciencias de la Salud) desarrollados por BIREME. El DeCS Fue desarrollado a partir del MeSH - Medical Subject Headings de la U.S. National Library of Medicine (NLM) con el objetivo de permitir el uso de terminología común para búsqueda en tres idiomas, proporcionando un medio consistente y único para la recuperación de la información independientemente del idioma. Participa en el proyecto de desarrollo de terminología única y red semántica en salud, UMLS - Unified Medical Language System de la US-NLM con la responsabilidad de la actualización y envío de los términos en portugués y español. Además de los términos médicos originales del MeSH fueron desarrolladas las áreas específicas de Salud Pública, Homeopatía, Ciencia y Salud y Vigilancia Sanitaria. El DeCS es un vocabulario dinámico totalizando 31.865 descriptores, siendo de estos 27.232 del MeSH y 4.633 exclusivamente del DeCS 1. Definición (o revisión) de normas y procedimientos: La definición o revisión de políticas, normas y procedimientos institucionales debe iniciarse junto con el proyecto ya que forma parte del cambio de paradigma y cultura organizacional en el uso de información para la toma de decisiones. La OPS/OMS cuenta con normas y procedimientos que pueden ser consultadas en el Anexo I de este documento. Se recomienda el uso o adaptación de estas normas para asegurar que todas las fuentes de información en salud que preservan la memoria institucional de las instituciones de salud puedan actuar de manera inter-operable y en convergencia con la Biblioteca Virtual en Salud coordinada por BIREME. La OPS/OMS puede apoyar en este proceso. Plan de capacitación: Formular desde el inicio un plan que permita, a través de las brechas de conocimiento identificadas un análisis de situación, fortalecer la capacidad institucional del personal técnico (biblioteca) en la gestión de repositorios institucionales, así como la del resto del personal para mejorar las capacidades de búsquedas, contribución y uso de información estratégica para la toma de decisiones y para la operación de la institución en general. Fase II Implementación Organizar, preservar y usar la Memoria Institucional es un compromiso de todos. Acción inicial: Fase en que se definen las normas y procedimientos para la adopción de los productos de información, sus características y las metodologías y tecnologías para el registro y descripción de cada objeto, el modelo conceptual para la definición y creación de las colecciones, sub-comunidades y comunidades (es decir, como los documentos serán ordenados y clasificados en la estructura del repositorio). Pasos siguientes: Para asegurar una correcta implementación del proyecto se sugiere implementar las siguientes acciones: 6 Gestión del Conocimiento www.paho.org
Establecer un grupo de trabajo inter-programático para revisar/crear las políticas, procedimientos, guías relacionadas a los principales componentes de la Memoria Institucional activos tangibles, intangibles y de transferencia/incorporación de conocimiento; Definir la área técnica responsable por la coordinación/monitoreo de los componentes de la Memoria Institucional; Organizar reuniones y capacitaciones para divulgar los marcos de la Memoria Institucional y divulgar las nuevas políticas y procedimientos; Implementar las nuevas políticas, procedimientos y guías en toda la institución; Revisar/crear los criterios de definición de los activos intangibles y metodología de capitalización y aspectos financieros; Revisar los procedimientos técnicos de gestión de los activos tangibles y sus formas de clasificación, preservación, uso e integración con otros sistemas de información (catálogos de publicaciones, de la biblioteca/centro de documentación, páginas web etc.); Establecer formas de monitoreo, auditorías internas e indicadores que permitan conocer los avances realizados. Recursos de información tradicionalmente incluidos en un repositorio institucional/digital: tradicionalmente diseminan contenidos de la autoría propia de una institución, que tengan además de los metadatos, el objeto digital. No se recomienda hacer inversión en repositorios institucionales/digitales que no se considere la carga de 100% de los objetos digitales indexados. Criterios de autoría o Recursos de información de autoría propia, considerando también las coautorías, coediciones sean en sus versiones originales, traducciones y nuevas ediciones. o No se recomienda subir versiones borradores y/o no aprobadas. o También no se recomienda subir en repositorios institucionales recursos de información que no sean de autoría propia y que por esta razón no se tengan los debidos permisos del autor. Tipos de documentos o Publicaciones científicas (directrices, manuales, tesis y disertaciones de los empleados etc.) y técnicas (informes anuales, cuadrienales, de reunión, de progreso, estrategias etc.), o Informes de consultoría, de viaje, resoluciones, procedimientos y instructivos internos de la institución, o Datos e informes estadísticos, o Recursos multimedia tales como videos, fotos, dibujos, mapas etc. Creación de las comunidades, sub-comunidades y colecciones: en razón de que los repositorios institucionales permiten la ágil y sencilla recuperación de información, la estructura de las 7 Gestión del Conocimiento www.paho.org
comunidades y sub-comunidades debe ser sencilla y no necesariamente reflejar a la profundidad el organigrama actual de la institución porque se cambian en algún momento. También en esta fase la unidad responsable por el desarrollo del repositorio institucional debe tener preparados los manuales operativos para la carga e indexación de cada uno de los tipos de objetos digitales que se aceptarán, organizar las reuniones de trabajo con las unidades involucradas y realizar el monitoreo de carga/migración de metadatos/objetos digitales. Al considerar la estructura de trabajo y la cantidad de profesionales dedicados al repositorio no se recomienda trabajar con muchos tipos de información a la vez por razón de que hay que desarrollar una hoja de descripción con los debidos campos Dublin Core, los requisitos para los objetos digitales. Incorporación de contenidos: ya sea por medio de la importación de datos existentes, o por medio del ingreso manual. Estrategia de difusión del repositorio: se define la estrategia de marketing formando parte de los instrumentos y canales existentes, y se recomienda la interacción permanente en las redes sociales, como también de espacios en eventos de la institución. Se recomienda la inclusión del repositorio en directorios internacionales y la definición de cuáles serán las iniciativas en las que se participará con los contenidos. Fase III Revisión Para asegurar el fortalecimiento de la Memoria Institucional hay que revisar periódicamente las políticas, procedimientos y plataformas. Revisión periódica: con el sentido fortalecer la Memoria Institucional e señalar la innovación en las políticas, procedimientos y plataformas utilizadas, se recomienda: Analizar los indicadores establecidos en la etapa de implementación, para identificar los puntos de mejoría y retroalimentarlos en los documentos normativos de la institución puntos de control; Identificar las nuevas plataformas, lecciones aprendidas, buenas prácticas y recursos tecnológicos utilizados para gestionar la Memoria Institucional. Fase IV Operación La institución revisa el repositorio, actualiza la tecnología, incorpora nuevos tipos de información y mejora sus metodologías. Revisión de las métricas: el Dspace genera automáticamente estadísticas de visitas al repositorio, del consumo de los objetos digitales, la cantidad de búsquedas realizadas y del consumo vía OAI. Así también se puede medir los niveles de impacto deseados y revisar las estrategias de diseminación del repositorio. 8 Gestión del Conocimiento www.paho.org
Revisión de los resultados del repositorio y definición de nuevos contenidos: a la medida de implementar y medir el uso del repositorio, puede ser que la institución desee agregar otros tipos de información no considerados al inicio del proyecto, o dejados para una segunda fase de implementación - acordando de que para cada tipo de información hay que definir la hoja de descripción con los respectivos metadatos (campos Dublin Core) y requisitos específicos de los objetivos digitales. Actualización de la versión del Dspace y definición de nuevos formatos de presentación del repositorio institucional/digital: como señalado anteriormente, la comunidad de desarrolladores de Dspace y su propio uso internacional, genera un constante desarrollo de nuevos plug-ins, protocolos de interoperabilidad, recursos de búsqueda y consumo de los objetos digitales. De esta forma, la institución debe buscar los recursos necesarios que garanticen esta constante actualización de su repositorio. 9 Gestión del Conocimiento www.paho.org