Usar Timesheet de Software Timesheet Este programa ofrece informes básicos sobre tiempos y asistencia cuando se utiliza con el sistema de control de acceso. Un usuario debe tener permisos de operador para iniciar sesión en. El nivel de información disponible depende de los privilegios que tenga el operador asignados. Para más información sobre los operadores, consultar: AN1073 - Operadores de - Añadir/asignar privilegios < http://paxton.info/973 > Timesheet calcula las horas trabajadas (Hours Worked) en función de las horas de entrada y salida de los usuarios. Esta información puede mostrarse en relación con una semana, un mes, etc. y puede exportarse a un paquete de elaboración de nóminas en caso necesario. El servidor debe dejarse funcionando en todo momento o la información de las horas podría no almacenarse en la secuencia correcta. Configuración de los lectores de horas de entrada y de salida Antes de que se pueda utilizar el software Timesheet (hoja de horas), es necesario configurar al menos un lector como «Clocking in reader» (lector de hora de entrada) y otro lector como «Clocking out reader» (lector de hora de salida). Esto puede hacerse en la misma UCA o en una distinta. Se pueden configurar múltiples lectores de horas de entrada y de horas de salida en caso necesario. Seleccionar las puertas necesarias en la pantalla Doors (puertas) Seleccionar «Clocking In reader» (lector de horas de entrada) como modo de funcionamiento Presionar «Apply» (aplicar) para guardar los cambios Seleccionar otro lector de puerta y crear un «Clocking out reader» (lector de horas de salida) Se necesitan lectores específicos para registrar las horas de entrada y de salida que no se pueden utilizar para controlar el acceso por una puerta. Separar estas funciones asegura poder contar con información precisa de tiempo y de asistencia. 1
Revisión de las horas de trabajo del personal Se pueden mostrar las horas trabajadas en el rango de fechas seleccionado de todos los usuarios seleccionando Users (usuarios) en la vista de árbol Las horas trabajadas de los empleados de un departamento concreto pueden mostrarse si se selecciona el nombre del departamento en la vista de árbol Para ver los detalles de un usuario concreto, seleccionar su nombre en la vista de árbol Cómo editar un registro Si un usuario ficha al entrar o al salir a la hora que no es (o se olvida de hacerlo) puede ser necesario editar su registro. Seleccionar el nombre del usuario en la vista de árbol. Los errores se destacarán en rojo. Para cambiar una hora de entrada/salida solo hay que hacer clic en la hora que se desea cambiar. Cuando se haya realizado el cambio, hacer clic en otra parte de la pantalla. El tiempo editado se muestra en azul para indicar que ha cambiado Hacer clic en «Apply» (aplicar) para guardar los cambios. Para añadir un registro que no exista, seleccionar el botón «Add entry» (añadir entrada) de la barra de herramientas Seleccionar las fechas de inicio y de fin, la categoría y el periodo total Seleccionar «Add» (añadir) para incorporar los registros Hacer clic en «OK» (aceptar) para guardar los nuevos registros Una vez se ha añadido un registro, se pueden editar las horas de entrada y salida haciendo doble clic 2
Cómo exportar información sobre las horas trabajadas Los datos de los usuarios pueden exportarse a un paquete de nóminas en caso necesario. La información se exporta en formato de texto estándar o CSV (variables separadas por comas). Seleccionar el usuario o departamento Seleccionar el «Date period» (periodo de fechas) de la lista desplegable Seleccionar el botón «Export» (exportar) en la barra de herramientas Seleccionar el destino, nombre de archivo y formato necesarios. El archivo puede editarse en Excel para que sea un formato adecuado para el paquete de nóminas Cómo configurar las vacaciones Seleccionar «Tools» / «Edit user details» (herramientas/editar detalles de usuario) Seleccionar la pestaña «User categories» (categorías de usuarios) Introducir un valor para cada una de las categorías de usuarios Seleccionar una categoría (tiempo completo (Full time), tiempo parcial (Part time), etc.) y después definir las vacaciones (Holiday) y el horario de trabajo (Working day). Si fuera necesario ajustar el permiso de vacaciones de un empleado por encima de lo permitido; por ejemplo, Mike Evans recibe dos días adicionales de vacaciones como bonificación; su registro podrá actualizarse de la siguiente manera. Un empleado que empieza a mitad de año puede tener un ajuste de reducción (-) para que su permiso de vacaciones sea proporcional al tiempo trabajado en el año. Consultar también el apartado «Transfer holiday» (transferir vacaciones) para añadir vacaciones no disfrutadas de un año anterior. 3
Seleccionar «Tools» / «Edit user details» (herramientas/editar detalles de usuario) Seleccionar la pestaña «Users» (usuarios) Introducir un valor para el ajuste de las vacaciones Días festivos - importar Los días festivos ya configurados en pueden copiarse a Timesheet. En, se utilizan para modificar los derechos de acceso de un usuario durante esos periodos de vacaciones. Resulta útil para que Timesheet registre los periodos de días festivos y no sea necesario introducir manualmente estos datos. Seleccionar la opción y después hacer clic en «OK» (aceptar). Se importarán los días festivos del sistema de acceso a Timesheet. Los días festivos pueden verse y editarse en el menú Options (opciones) de. 4
Registrar las vacaciones de los usuarios Las vacaciones se registran con el botón «Add entry» (añadir entrada) de la barra de herramientas y después se selecciona el usuario. Seleccionar una categoría de vacaciones e introducir las fechas de inicio y de fin. Si hubiera que crear una nueva categoría de vacaciones, seleccionar Options (opciones) en el menú Tools (herramientas). Hacer clic en «Add» (añadir) y definir un nombre. Una vez creado, se podrá marcar «Yes» (sí) en «Take as holiday» (marcar como vacaciones) Cómo generar un informe de vacaciones Un informe de vacaciones muestra las vacaciones registradas, los ajustes y las vacaciones pendientes de disfrutar. Hacer clic con el botón derecho en el nombre de usuario en la vista de árbol Seleccionar «Generate holiday report» (generar informe de vacaciones) 5
Transferencia de vacaciones no disfrutadas de un año anterior Si hubiera vacaciones no disfrutadas del año anterior, podrán transferirse al año actual marcando esta opción. Se sobrescribirán las entradas existentes en la columna «Holiday adjustment» (ajuste de vacaciones) del usuario y deberá ejecutarse antes de realizar otros cambios en este valor. Cómo ver una gráfica de vacaciones Este gráfico muestra todos los usuarios o un departamento e indica cuándo están ausentes los usuarios por enfermedad o vacaciones. Hacer clic con el botón derecho en Users (usuarios) o en un departamento en la vista de árbol Seleccionar «View holiday chart» (ver gráfica de vacaciones) Escoger el año que se desea ver Cómo configurar porcentajes de horas extra Se pueden configurar porcentajes de horas extra especiales. Seleccionar «Options» (opciones) en el menú «Tools» (herramientas) Seleccionar la pestaña Categories (categorías) Si la categoría no existe, puede crearse una nueva seleccionando «Add» (añadir) El porcentaje puede cambiarse en función de lo que sea necesario El porcentaje corresponde a tiempo y NO a dinero. Por ejemplo, 6 horas en Overtime (horas extra) (x1,5) se convierten en 9 horas. 6
Creación de alertas automáticas Reciba una alerta cuando un nuevo del personal tenga una nueva categoría de hoja de horas que se aplique a su registro. Algunos ejemplos podrían ser los cambios en caso de baja por enfermedad o vacaciones de alguien. Tools/Options - Automatic Alerts (herramientas/opciones - alertas automáticas). Create alert type (crear tipo de alerta) Seleccione las categorías que le interesan Escoja para qué grupos de usuarios se aplica la alerta Seleccione destinatarios de correos electrónicos e introduzca el texto del mensaje. Nota: Esto requiere tener configurado el servidor de correo electrónico. Consulte AN1067: cómo utilizar los desencadenantes y las acciones Cómo obtener confirmación mediante LED o sonido al registrar horas de entrada/salida Se puede utilizar una luz LED o una señal sonora para confirmar la lectura correcta de un pase de un usuario. Cuando se presenta un pase en un lector de horas de entrada o salida, el relé 2 de dicha unidad de control se conmuta momentáneamente. Esta salida puede utilizarse para alimentar una LED o un timbre. Quién está en el edificio? Seleccionar «Users» (usuarios) o un departamento en la vista de árbol Seleccionar el «Date period» (periodo de fechas) de la lista desplegable 7
Operador / Registro de eventos Seleccionar «Event Log» (Registro de eventos) en el menú 'View' (vista) Usar Timeline de El Timeline de es una representación gráfica de los datos guardados en Timesheet. Permite examinar mejor los datos que dieron pie a ese registro pero no permite editar directamente la información. Tiene funciones adicionales, como el visor de eventos, lo que hace que sea la herramienta ideal para los departamentos de RR. HH. Ver también:- AN1098 - Usar Timeline de < http://paxton.info/983 > 8