ANEXO No. 7 MANUAL DE PROCIMIENTO Trámite de Siniestros Reclamos - Documentos Para efecto de la atención de las reclamaciones y dadas las características y estadísticas del comportamiento siniestral del INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS se requiere una atención ágil y resolución oportuna de las reclamaciones. Para este efecto la Aseguradora tendrá en cuenta que además del aviso que se debe realizar al INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS a través de la INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS, dentro de los términos establecidos para cada póliza, los únicos documentos requeridos por la Aseguradora para cada caso serán: I. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Se remitirá el aviso a la Aseguradora la siguiente información: 1. Carta de reclamo del tercero afectado por los perjuicios causados por la ILC o sus funcionarios. 2. Relación de los daños sufridos por el tercero y valoración de los mismo (de existir) 3. En el caso de Gastos Médicos: Facturas originales y/o copias auténticas de los gastos en que incurrió el lesionado con ocasión del pago de honorarios, asistencia médica y tratamientos. Nota : En los eventos en que se requiera el nombramiento de un Ajustador (ver cláusula de ajustadores - terna) para el análisis de las perdidas, la ocurrencia y cuantía del siniestro, corresponde a éste la solicitud de documentos adicionales a los mínimos requeridos para la atención de cada reclamo en particular.
II. SEGURO DE AUTOMOVILES Responsabilidad Civil Extracontractual: Para Daños a bienes de terceros: 1. Copia del Croquis de tránsito. 2. Fotocopia de la citación audiencia de conciliación. 3. Fotocopia de la tarjeta de propiedad y/o documento que lo acredite como propietario del vehículo afectado (del tercero). 4. Fotocopia del SOAT vigente. 5. Fotocopia de licencia de conducción y cédula de ciudadanía. Por Pérdida Parcial por Daños 1. Fotocopia de la licencia de conducción y del documento que acredite la propiedad del vehículo. 2. Si existió intervención de la autoridad de tránsito, adjuntar copia del croquis y copia de la boleta de citación a la audiencia de conciliación, si existiere. 3. Fotocopia SOAT vigente. Por Pérdida Total por Daños ) 1. Fotocopia de la licencia de conducción y del documento que acredite la propiedad del vehículo. 2. Si existió intervención de la autoridad de tránsito, adjuntar copia del croquis y copia de la boleta de citación a la audiencia de conciliación. 3. Fotocopia SOAT vigente. 4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del conductor. 5. Certificado de pago de impuestos. Por Pérdida Parcial por Hurto 1. Fotocopias de la licencia de conducción y del documento que acredite la propiedad del vehículo. 2. Copia legible de la Denuncia por el hurto. 3. Se debe presentar el vehículo para inspección y cotizaciones respectivas, en caso de hurto parcial o la tentativa de hurto. 4. Fotocopia SOAT vigente Por Pérdida Total por Hurto 1. Fotocopias de la licencia de conducción y del documento que acredite la propiedad del vehículo. 2. Certificado de la Fiscalía en donde conste que cursa investigación por los hechos. 3. Recibo de pago de impuestos en caso de perdida total. 4. Fotocopia SOAT vigente 5. Certificados de pago de impuestos. 2
III. SEGURO DE MANEJO GLOBAL SECTOR OFICIAL 1. Carta formal de reclamación del asegurado, indicando las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos. 2. Informe detallado de auditoría o Control Interno o quien haga sus veces, acompañado de sus respectivos soportes. 3. Copia de denuncia penal contra el funcionario presuntamente implicado en los hechos o proceso fiscal adelantado. 1. Factura de adquisición del bien afectado y/o registro de ingreso al almacén (devolutivo del almacén) (Ver Notas Finales), o el Acta de entrega de los bienes por parte de otras entidades a la ILC. 4. Una cotización (Incluyendo materiales y mano de obra). IV. SEGURO TODO RIESGO EQUIPO Y MAQUINARIA PÉRDIDAS Y/O DAÑOS MATERIALES 1. Factura de adquisición del bien afectado y/o registro de ingreso al almacén (devolutivo del almacén) (Ver Notas Finales), o el Acta de entrega de los bienes por parte de otras entidades a la ILC. 2. Informe técnico del origen de los daños según la causa de los daños materiales. 3. Una cotización (Incluyendo materiales y mano de obra). NOTA: La aseguradora podrá obtener directamente cotización la cual está sujeta a aprobación de la INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS con su presentación a la Entidad dentro de un término máximo de ocho (8) días hábiles a partir de la fecha de cotización presentada o entregada por la ILC PÉRDIDAS Y/O DAÑOS POR SUSTRACCIÓN 1. Factura de adquisición histórica del bien afectado y/o registro de ingreso al almacén (devolutivo del almacén) 2. Copia de Denuncia Penal interpuesta ante autoridad competente de los hechos que generaron el hurto. (No se acepta la presentación de constancias juramentadas). 3. Una cotización (Incluyendo materiales y mano de obra). NOTA: La aseguradora podrá obtener directamente cotización la cual está sujeta a aprobación del INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS con su presentación a la Entidad dentro de un término máximo de ocho (8) días hábiles a partir de la fecha de cotización presentada o entregada por la ILC. 3
V. SEGURO RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS 1. Notificación recibida por el asegurado mediante la cual se vincule a la investigación o proceso. 2. Auto de apertura de la investigación o proceso 3. Nominación de abogado que representara al asegurado y esquema de honorarios para su aprobación y control. 4. Manual de funciones del cargo asegurado vinculado a la reclamación. 5. Auto de apertura a pruebas y pruebas detectadas para procesos de Responsabilidad Disciplinaria, o Auto de apertura del proceso de investigación fiscal para Procesos de responsabilidad Fiscal. 6. Notificación del pliego de cargos contra el funcionario y su contenido o en su defecto, orden de cierre de la Investigación. 7. Copia de la Defensa presentada por el apoderado del asegurado, para procesos disciplinarios y fiscales escrito en descargos, para los procesos penales copia del acta de diligencia 8. Fallo de primera instancia, bien sea para procesos disciplinarios, de responsabilidad fiscal o procesos penales 9. Reportes periódicos de las actuaciones del abogado que ejerce la defensa del asegurado sobre el estado del proceso, con los respectivos anexos que soporten las gestiones adelantadas Nota: El auto de apertura de la investigación o proceso, hace referencia al documento mediante el cual se inicia la investigación y se vincula formalmente al asegurado a la misma, según el tipo de proceso este documento puede variar (Según se trate de procesos de responsabilidad fiscal, procesos penales o procesos disciplinario), y en todo caso es indispensable para el análisis de la reclamación. Se entiende por notificación la Personal (sentencia No. T 684/98 la Corte Suprema) por Edicto, por Estado, por Estrado o por Conducta Concluyente, para esta última no se requiere de certificación alguna de constancia del organismo de control que investiga. VI. SEGURO DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS 1. Carta formal de reclamación del asegurado, dando una descripción completa de los hechos. 2. Denuncio Penal instaurado ante autoridad competente. 3. Informe detallado de las Mercancías afectadas (avería, falta de entrega, hurto) acompañado de sus respectivos soportes. 4. Informe de Guías o Remesas del despacho de las mercancías 5. Datos del vehículo transportados, empresa a la que se encuentra afiliado, nombre de conductor. 4
Nota : En los eventos en que se requiera el nombramiento de un Ajustador (ver cláusula de ajustadores - terna) para el análisis de las perdidas, la ocurrencia y cuantía del siniestro, corresponde a éste la solicitud de documentos adicionales a los mínimos requeridos para la atención de cada reclamo en particular. 5