P-SE-01C Procedimiento para la prestación del servicio de conciliación en derecho

P-SE-01C Procedimiento para la prestación del servicio de conciliación en derecho

1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 2 de 2 Lograr la mediación efectiva y legal para la solución de conflictos inter-partes en la que, a través de un tercero neutral, las partes persiguen ponerle fin a las diferencias existentes entre ellas. 2. ALCANCE El Servicio de Conciliación en Derecho está dirigido a la comunidad en general, en tanto los asuntos sometidos al mismo, sean según la Ley 640/2001 susceptibles de la aplicación de esta institución jurídica, es decir que versen sobre las siguientes materias: civil, comercial, familia, tránsito y penal. Inicia desde la solicitud del servicio hasta la evaluación del servicio. 3. DEFINICIONES Conciliación: Es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. Conciliación en Derecho: Es aquel tipo de conciliación extrajudicial que se realiza a través de los conciliadores de centros de conciliación o ante autoridades en cumplimiento de funciones conciliatorias. Cliente: Persona que hace parte del conflicto y/o apoderado de la persona que hace parte de conflicto. Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC): Herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros y las Entidades Avaladas, los servidores públicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada en el desarrollo de sus actividades. Centro: Denominación genérica que comprende los Centros de Conciliación, los Centros de Arbitraje y los Centros de Conciliación y Arbitraje y amigable Composición. Centro de Conciliación: Es aquel autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho para que preste el soporte operativo y administrativo requerido para el buen desarrollo de las funciones de los conciliadores. Educación Continuada: Son los cursos, foros, seminarios y eventos similares que deben realizarse periódicamente para la actualización y el desarrollo de los

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 3 de 3 conocimientos y habilidades de los conciliadores y de los funcionarios de los centros de conciliación. Reglamento de los Centros: Es el conjunto de reglas que deben establecer los Centros para su funcionamiento (Art. 13 de la Ley 640 de 2001 y Art. 51 de la Ley 1563 de 2012). Convenio: Acuerdo suscrito entre partes donde se establece la prestación del servicio de Conciliación, en cuanto a la forma, el modo, el lugar, y las tarifas a aplicar 4. RESPONSABILIDADES El Director del Centro de Conciliación es responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento. 5. METODO 5.1 Actores que intervienen Director Centro de Conciliación Director de Extensión y Servicios Externos Conciliador 5.2 Documentos aplicables Constitución Politica de Colombia Ley 1395 de 2010. Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial. Ley 640 de 2001. Normas relativas a la Conciliación. Ley 446 de 1998. Normas generales relativas a la Conciliación. Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. Decreto 1829 de 2013 se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1563 de 2012. Decreto 2677 de 2012 "Por el cual se reglamentan algunas disposiciones del Código General del Proceso sobre los procedimientos de insolvencia de la persona natural no comerciante y se dictan otras disposiciones". Decreto 1069 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 4 de 4 Decreto 2462 de 2015 Por el cual se modifican algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015, relacionadas con los Centros de Conciliación en derecho Resolución No. 0018 de 18 de enero de 2016, por medio de la cual se adopta el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC) Norma técnica colombiana NTC 5906 Línea institucional de la Conciliación del Ministerio de Justicia y del Derecho Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme, P-GC-04C. Procedimiento para la Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias, P-GC-06C. 5.3 Consideraciones generales 5.3.1 Oferta detallada Asesoría: Análisis del caso concreto, con una proyección de las alternativas del resultado del procedimiento conciliatorio y sus beneficios. Designación de profesional idóneo: Consiste en la forma de escogencia del abogado conciliador especialista que mediará de manera neutral en la solución del conflicto inter-partes; el cual puede ser: a) a elección de la parte convocante, b) de ambas partes, c) por disposición del centro de conciliación, cuando las partes no solicitan a un determinado conciliador, y d) en el evento de que el conciliador asignado no pueda atender o continuar el trámite de la audiencia por razones personales, por caso fortuito o fuerza mayor, el Director del Centro de Conciliación podrá actuar como Conciliador sin que se requiera para ello el envío del correo electrónico a la Dirección de Extensión y Servicios Externos, o asignar un nuevo conciliador. Oportunidad del Servicio: Desde la fecha en que se recepciona la solicitud hasta la fecha en que se convoca la audiencia de conciliación por regla general transcurren ocho (8) días calendario, por excepción más de lo anotado cuando se trata de conciliaciones con citación a partes que se encuentran fuera de la circunscripción municipal y/o departamental o porque la fecha sea solicitada de manera especial por la parte convocante o de común acuerdo por las partes solicitantes. Cuando las partes radiquen la solicitud en forma conjunta y soliciten la celebración de la audiencia en la misma fecha a la presentación de la solicitud o a la mayor brevedad posible y existiere disponibilidad de la sala de conciliación, del Conciliador o del Director del Centro de Conciliación para adelantar la audiencia no se requerirá el envío de la

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 5 de 5 citación a las partes, ni la confirmación de la aceptación del nombramiento del conciliador. Instalaciones con el ambiente propicio: El centro de conciliación cuenta con una infraestructura física y mobiliaria privada, agradable y acorde a las exigencias de este servicio. Confiabilidad: El Centro de Conciliación se ciñe en su diario actuar administrativo a la constitución, a la ley y demás disposiciones que rigen su competencia, y, a las directrices que imparte el Ministerio de Justicia y del derecho con funciones de vigilancia del poder ejecutivo. Convenios: El Centro de Conciliación y Arbitraje celebra convenios empresariales a fin de que se adelanten audiencias de conciliación como medio alternativo para solucionar de manera definitiva las controversias de carácter transigibles y desistibles. 5.3.2 De los Conciliadores : Actuarán como conciliadores del Centro de Conciliación los estudiantes de, 9 y10 semestres del programa de Derecho, los docentes abogados conciliadores de la facultad, los estudiantes de Derecho deberán cumplir con una carga académica mínima en mecanismos alternativos de solución de conflictos, la cual será suministrada por la Universidad. 5.3.3 De las no conformidades en el servicio y de las quejas, reclamos o sugerencias En caso de no conformidad en el servicio, se actúa según el Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme, P-GC-04C. El Centro de Conciliación dispone de un buzón de sugerencias en sus instalaciones, las cuales son tratadas según el Procedimiento para la Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias, P-GC-06C. 5.3.4 De la propiedad del Cliente La documentación suministrada por el cliente es en fotocopia (exceptuando el volante de consignación), esta información se verifica y se archiva en un expediente identificado según la actividad 6 del ítem 5.4. de este procedimiento. A excepción cuando se trate de trámites por convenio, por cuanto los pagos se efectuarán de acuerdo a las condiciones establecidas en el convenio. En caso de requerirse información adicional o cambios de lo suministrado por el cliente, el Conciliador se lo informa a éste durante la Audiencia. El Centro de Conciliación dispone de archivadores y anaqueles con llave en la oficina del Director y en la sala de audiencias respectivamente, los cuales son manipulados

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 6 de 6 sólo por el Director del Centro. Los expedientes se mantienen alejados de la humedad, de fuentes de ignición y de insectos. En caso de pérdida o deterioro de la documentación entregada por el Cliente, el Centro lo informa al Cliente y recupera con éste (que posee los originales) la información. 5.4. Prestación del Servicio de Conciliación en derecho ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Recepción del Recibe al Solicitante del Servicio, le Director Del ----- Cliente suministra información general y lo anuncia al Director del Centro o toma sus datos. centro 2. Determinación Atiende al solicitante, escucha su caso, Director del ---- de viabilidad de indaga sobre éste y determina si el asunto Centro la conciliación es o no conciliable. En Caso de no ser viable la conciliación, lo informa al solicitante. En caso de ser viable, continua con la actividad 3. 3. Entrega de Entrega al Solicitante una relación de los Director del Documentos relación de documentos soporte que debe presentar Centro necesarios para documentos para la realización de la audiencia de la audiencia de necesarios para Conciliación en caso que decida tomar el conciliación la conciliación servicio. F-SE-02C El estudiante de consultorio a quien se le Solicitud de la asignó el caso diligencia los datos en dicha audiencia Cúcuta relación y se queda con una copia. 4. Recepción de la Recibe la solicitud de conciliación Director del -Solicitud de solicitud de completamente diligenciada (Solicitud de Centro Conciliación conciliación Conciliación), esta podrá ser presentada dirigido al correo según formato F-SE-01C, enviada por del Centro de correo electrónico a la dirección electrónica Conciliación o en del Centro de Conciliación, o en su defecto su defecto por por documento elaborado por la parte documento

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 7 de 7 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 5. Identificación del Servicio y designación del Conciliador 6. Definición de la fecha audiencia de y interesada, siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos: Ciudad, fecha y centro de conciliación ante quien se presenta la solicitud. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso. Hechos del conflicto. Pretensión o petición del asunto que se pretende conciliar. Cuantía de las peticiones, la indicación que es indeterminada o la expresión cuantía por determinar. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Lugar donde se puedan realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes Firma del solicitante Asigna código de identificación al Servicio, Designa un conciliador debidamente inscrito en el SICAAC y en la Base de datos del Centro, Listado de Conciliadores (de acuerdo a especialidad, materia y asunto) A excepción cuando las partes hubieren solicitado el servicio para ser atendidos de manera inmediata o cuando la audiencia sea celebrada directamente por el Director del Centro de Conciliación Establece fecha de audiencia de conciliación y cita a las partes del conflicto y a quienes en criterio del Conciliador deben Director Centro de Conciliación y Arbitraje Director del Centro de Conciliación elaborado por la parte interesada Listado de conciliadores no aplica a Cúcuta reparto Citación a audiencia

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 8 de 8 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO citación de las partes 7. Planeación de la audiencia 8. Desarrollo de la audiencia asistir a la audiencia de conciliación. La citación debe contener: Fecha de elaboración de la citación Identificación del centro de conciliación Identificación de las partes de la conciliación, indicando quien es el solicitante y quien el citado El objeto de la conciliación Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación Documentos que sean requeridos A excepción de aquellas cuyo trámite se hubiere solicitado por las partes para realizarla el mismo día. Planea la audiencia de conciliación, para lo cual debe estudiar detalladamente el ordenamiento jurídico del conflicto que se le presenta. Desarrollo audiencia de conciliación: 1. Si se presenta inasistencia de las partes, se debe esperar tres (3) días siguientes a la fecha de la audiencia para recibir excusa que justifique la inasistencia. Justificación aceptada por la otra parte y con el aval de la misma, de su inasistencia, podrá programar una nueva fecha para realizar audiencia de conciliación (regresar al desarrollo de la audiencia de conciliación). o por Correo Electrónico En Cúcuta Notificacion y Citación a audiencia Conciliador ---- Conciliador 1. Constancia de inasistencia 2. Comunicación de justificación, de recibirse. 3. Acta de conciliación 4. Constancia de no acuerdo o de no conciliación

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 9 de 9 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO No justificación, y siempre y cuando la otra parte lo desee o solicite se levanta constancia de inasistencia a los tres (3) días contados a partir de la fecha en que debió realizarse la audiencia. 2. Asistencia de las partes Acuerdo, se levanta Acta de Conciliación y se entregará a las partes, una vez se encuentre registrada el acta de conciliación en el ssl.conciliacion.gov.co para los trámites iniciados con fecha 2015 y en el SICAAC, en los trámites iniciados a partir del año 2016. No acuerdo, se levanta constancia de no acuerdo o de no conciliación y se entrega a las partes. 5. Constancia de no acuerdo por desistimiento o por asunto no conciliable 9. Evaluación del Aplica encuesta de evaluación del servicio Director centro Encuesta de servicio de Conciliación evaluación del servicio 10. Presenta Presenta expediente al Centro de Conciliador Expediente expediente al Conciliación para el respectivo registro. Centro de Conciliación 11. Registro de Registra la información en Director Centro Registro en la información http://ssl.conciliacion.gov.co/ de los casos de Conciliación http://ssl.conciliac en el con fecha de solicitud 2015 y en el Sistema ion.gov.co/ de los ssl.conciliacion. de Información de la Conciliación, el casos con fecha Arbitraje y la Amigable Composición de solicitud 2015

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 10 de 10 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO gov.co o en el S.I.C.A.A.C. (SICAAC) administrado por Ministerio de Justicia y del Derecho / Dirección de Acceso a la Justicia, en los casos con fecha de solicitud 2016 y en el Libro radicador de actas de conciliación o el Libro radicador de control de constancias. y en la página del SICAAC, en los casos con fecha de solicitud 2016 Libro radicador de actas de conciliación Libro radicador de control de constancias 5.5 Registro y/o archivo de actas de conciliación, de antecedentes del trámite conciliatorio y de constancias. El control de los registros y documentos generados se realiza conforme a lo establecido en el Decreto 1829 de 2013 incluido en el Decreto 1069 de 2015 y Resolución No. 0018 de 2016. 6. REGISTROS F-SE-01C reparto de audiencias F-SE-02C Formato solicitud de audiencia de conciliación extraprocesal F-SE-03C Tabulación de resultados de encuesta de satisfacción de usuario F-SE-04C Acta de conciliación total o parcial F-SE-05C Constancia de inasistencia F-SE-06C Constancia de aplazamiento F-SE-07C Constancia de imposibilidad de acuerdo F-SE-08C Bitácora de Audiencia de conciliación F-SE-09C Constancia de inasistencia de una parte en firme F-SE-10C Constancia de inasistencia de una parte F-SE-11C Notificacion y Citación a audiencia F-SE-12C Evaluación conciliador F-SE-13C Formato control de asistencia conciliadores

F-SE-14C Instrumento Satisfaccion del Usuario F-SE-16C Lista de Conciliadores F-SE-C Solicitud de Conciliación Documentos necesarios para la audiencia de conciliación Expediente ssl.conciliacion.gov.co SICAAC (Página Web del Ministerio de Justicia y del Derecho) Libro radicador de actas de conciliación Libro radicador de control de constancias PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL P-SE-01C / Versión 1 DOC Vigente desde 16/12/2016 / Página 11 de 11 7. ANEXOS Anexo 1 Diagrama de flujo

ANEXO 1 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL ANEXO 1 AL P-SE-01C / Versión 1 EN REVISIÓN Vigente desde 16/12/2016 / Página 12 de 12 Secretaria servicios externos Director del centro Secretaria general del centro de conciliación Conciliador Inicio 2 Determinación de 1 Recepción del cliente viabilidad de la conciliación Fin No Viable? Si 3 entrega de relación de documentos necesarios para conciliación 4. determinación de la tarifa de conciliación (no aplica para Cúcuta) 5. Recepción de la solicitud de conciliación 6. Identificación del Servicio y designación del Conciliador 7. definición de la fecha de audiencia y citación de las partes 8. Planeación de la audiencia 9. Desarrollo de la Audiencia 10. Evaluación del servicio 11. Presenta expediente al centro de conciliación 12. Registro de la información en el ssl.conciliación.gov.co o en el S.I.C.A.A.C.