CHECKLIST Descripción s es el módulo de PeopleSoft que nos permite registrar y controlar la entrega de documentos que son necesarios en procesos administrativos tales como: inscripción, reinscripción, titulación, etcétera, contenidos en listados específicos por nivel académico. Objetivos Al terminar este capítulo, usted será capaz de: Agregar manualmente checklists para personas, organizaciones, eventos o grupos de personas Podrá también actualizar el estado de los checklists para personas, organizaciones, eventos o grupos de personas. 1
Índice Management Person 3 Management Org 8 Management Event 12 Item Update - by Person 17 Item Update - by Item 19 Person Summary 23 2
s El sistema permite la introducción y seguimiento de checklists para personas, organizaciones, eventos o grupos de persona. Los checklists pueden ser listas de pasos que se deben seguir, documentos que se deben presentar, comunicaciones previstas, etc. Se pueden crear listas de condiciones académicas y controlar su estado. Management Person En está página se puede asignar manualmente un checklist a una persona. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Busque al alumno al que desea agregarle un checklist. Build Community s Use Management Person ID Sequence Number Administrative Function Code National ID Campus ID Registre el ID del alumno. Número de secuencia de checklist del alumno. Código del área funcional a la que está asociada el alumno. Código que describe el checklist asignado al alumno. RFC o CURP. Clave en el Campus. 3
Last Name First Name Registre el apellido paterno del alumno que está buscando. Registre el nombre completo del alumno o sólo la primer o primeras letras de éste. Haga clic en el botón Search. Aparecerá el listado Search Results, en el área inferior de la página con los nombres que coincidieron con el criterio de búsqueda registrado. Con el botón Clear, se borran los valores actuales. Add a New Value Haga clic en este vínculo si desea registrar un checklist al alumno. ID Registre el ID del alumno. Haga clic en el botón Add para agregar un checklist al alumno. ID Date Time ID del alumno. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Este botón se activa al llenar los campos Administrative Function y Code. 4
Administrative Function Academic Institution Code Status Stat. Date Due Date Due Amount Comments Código del área funcional a la que está asociada esta persona. Seleccione el valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado a la persona. Estado de los checklist: Initiated o Completed de acuerdo a los documentos que hayan sido entregados. Fecha del estado actual de los checklists del alumno. Fecha límite en la que los checklists de la persona deberán haberse completado. El importe monetario que se adeuda como parte del checklist y la moneda en la que se expresa. Comentarios para identificar o describir mejor el checklist de la persona. Una vez que se registran los campos necesarios, se activa el botón. Nota El botón Variable Data se activará cuando la Administrative Function esta vinculada con el mismo. Haga clic en el botón Variable Data, aquí se pueden consultar o introducir los datos variables asociados con la función administrativa especificada. Academic Career Seleccione el valor adecuado al grado académico de los alumnos que vaya a registrar: Licenciatura, Diplomado, Maestría, Doctorado, etc. 5
Student Career Nbr El sistema mostrará el valor en el cual el alumno este activo. En este panel se registran automáticamente los s Ítems de acuerdo al Code que se haya registrado en el panel. ID Date Time ID del alumno. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. 6
Administrative Function Academic Institution Code Status Stat. Date Due Date Código del área funcional a la que está asociada esta persona. Valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado a la persona. Estado de los checklist: Initiated o Completed. Fecha del estado actual de los checklists del alumno. Fecha en la que los checklists de la persona deberán haberse completado. Ítems Sequence Item Status Número que tiene asignado este documento en el checklist del alumno. Código del documento del checklist: Acta de Nacimiento, CURP, Certificado, etc. Registre el estado de los checklist: Status Date Due Date Responsable ID Name Fecha del estado actual de los checklists del alumno. Fecha en la que los checklists del alumno deberán haberse completado. ID del usuario que registró el checklist. Nombre del usuario que creó el checklist. Guarde los cambios realizados. 7
Management Org En esta página se pueden asignar checklists a una organización. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Busque la organización a la que desea agregarle un checklist. Build Community s Use Management Org ID Sequence Number Administrative Function Code Search Name Organization Type School Code School Type Registre el ID de la organización. Número de secuencia de checklist de la organización. Código del área funcional a la que está asociada la organización. Código que describe el checklist asignado la organización. Descripción de la organización. Tipo de organización: Escuela, Negocio, Organización no lucrativa. Código de la Escuela. Tipo de Escuela. Haga clic en el botón Search. Aparecerá el listado Search Results, en el área inferior de la página, con los nombres que coincidiernos con el criterio de búsqueda registrado. Con el botón Clear, se borran los valores actuales. 8
Add a New Value Haga clic en este vínculo si desea registrarle un checklist al alumno. ID Registre el ID de La organización. Haga clic en el botón Add para agregar un checklist a la organización. ID Date Time ID de la organización. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Este botón se activa al llenar los campos Administrative Function y Code. Administrative Function Academic Institution Code Código del área funcional a la que está asociada la organización. Seleccione el valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado a la organización. 9
Status Stat. Date Due Date Due Amount Comments Estado de los checklist: Initiated o Completed. Fecha del estado actual de los checklists de la organización. Fecha en la que los checklists de la organización deberán haberse completado. El importe monetario que se adeuda como parte del checklist y la moneda en la que se expresa. Comentarios para identificar o describir mejor el checklist de la organización. Una vez que se registran los campos necesarios, se activa el botón. Haga clic en el botón Variable Data, aquí se pueden consultar o introducir los datos variables asociados con la función administrativa especificada. Nota El botón Variable Data se activará cuando la Administrative Function esta vinculada con el mismo. ID Date Time Administrative Function Academic Institution Code Status Status Date Due Date Items ID de la organización. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Código del área funcional a la que está asociada la organización.. Campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado a la organización. Estado de los checklist: Initiated o Completed. Fecha del estado actual de los checklists de la organización. Fecha en la que los checklists de la organización deberán haberse completado. Indican los items asociados al checklist asignado. 10
Sequence Item Code Status Número que tiene asignado este documento en el checklist de la organización. Código del documento del checklist: Acta de Nacimiento, CURP, Certificado, etc. Registre el estado de los checklist: Status Date Due Date Responsable ID Name Fecha del estado actual de los de la organización. Fecha en la que los de la organización deberán haberse completado. ID del usuario que reigstó el. Nombre del usuario que creó el. Guarde los cambios realizados. 11
Management Event En esta página se pueden asignar checklists a eventos. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Busque el evento al que desea agregarle un. Build Community s Use Management Event Event ID Date Time Description Code Academic Institution Registre el ID del evento. Es la fecha y hora en que se está registrando el. Descripción del evento. Código que describe el asignado al evento. Seleccione el valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Haga clic en el botón Search. Aparecerá el listado Search Results, en el área inferior de la página, con los nombres que coincidiernos con el criterio de búsqueda registrado. Con el botón Clear, se borran los valores actuales. Add a New Value Haga clic en este vínculo si desea registrarle un a un evento. 12
Event ID Date Time Registre el ID del evento. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Haga clic en el botón Add para agregar un checklist al evento. Event ID Date Time Academic Institution Code ID del evento. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Seleccione el valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado al evento. 13
Status Stat. Date Due Date Due Amount Comment Event Meeting Campus Meeting Event Meeting Number Estado de los checklist: Initiated o Completed. Fecha del estado actual de los checklists del evento. Fecha en la que los checklists del evento deberán haberse completado. El importe monetario que se adeuda como parte del checklist y la moneda en la que se expresa. Comentarios para identificar o describir mejor el checklist del evento. Introduzca datos variables del evento. Solo se utiliza la función administrativa EVNT (evento). Seleccione esta casilla, para indicar que el checklist corresponde a una reunión específica asignada a este evento. Número de la reunión específica a la que el checklist está asignado. Event ID Date Time Academic Institution Code Status Stat. Date Due Date Sequence ID del evento. Fecha y hora en que se está registrando el checklist. Seleccione el valor que corresponda al campus en que se encuentre: UPANA o UPGDL. Código que describe el checklist asignado al evento. Estado de los checklist: Initiated o Completed. Fecha del estado actual de los checklists del evento. Fecha en la que los checklists del evento deberán haberse completado. Número que tiene asignado este documento en el checklist del evento. 14
Item Code Item Description Item Status Código del documento del checklist: Acta de Nacimiento, CURP, Certificado, etc. Descripción del documento. Registre el estado de los checklist: Status Date Due Date Responsable ID Name Fecha del estado actual de los checklists asociados al evento. Fecha en la que los checklists de la organización deberán haberse completado. ID del usuario que creó el checklist. Nombre del usuario que creó el checklist. Guarde los cambios realizados. 15
Item Update - by Person En esta página se puede actualizar el estado de los checklists del alumno: Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Busque al alumno al que desea actualizar el estado del checklist. Build Community s Use Item Update - by Person ID Sequence Number Administrative Function Code National ID Campus ID Last Name First Name ID del alumno. Número de secuencia de checklist del alumno. Código del área funcional a la que está asociada el alumno. Código que describe el checklist asignado al alumno. RFC o CURP. Clave en el Campus. Apellido paterno del alumno que está buscando. Nombre completo del alumno o sólo la primer o primeras letras de éste. Haga clic en el botón Search. Aparecerá el listado Search Results, en el área inferior de la página, con los nombres que coincidiernos con el criterio de búsqueda registrado. 16
Con el botón Clear, se borran los valores actuales. Aparece la siguiente página: Item Seq Function Code Item Status Código del documento del checklist: Acta de Nacimiento, CURP, Certificado, etc. Número que tiene asignado este elemento en el checklist del alumno. Código del área funcional a la que está asociado al alumno. Código que describe el checklist asignado al alumno. Introduzca el estado actualizado del elemento: Status Date Al actualizar el estado de un elemento del checklist, el sistema cambia la fecha del estado por la fecha actual del sistema. Guarde los cambios realizados. 17
Item Update by Item En esta página se utiliza para especificar un elemento del checklist e indicar las personas para las que el proceso de actualización por elemento debería actualizar el estado de ese elemento. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Busque el documento al que desea actualizarle un checklist. Build Community s Use Item Update - by Item Item Code Código que describe el checklist asignado al alumno. Haga clic en el botón Search. Aparecerá el listado Search Results, en el área inferior de la página, con los nombres que coincidiernos con el criterio de búsqueda registrado. Con el botón Clear, se borran los valores actuales. Add a New Value Haga clic en este vínculo si desea actualizar un nuevo checklist por item. Item Code Código que describe el checklist que desea actualizar. Haga clic en el botón Add para agregar un Item Code. 18
ID Name National ID Data Entered ID del alumno. Indica el nombre del alumno asociado al documento (item). Indica la clave de identificación, no se aplica en México. Indica la fecha en que se realizó la asociación alumno-documento. 19
Proceso Item Update by Item En esta página se utiliza para especificar un elemento del checklist e indicar las personas para las que el proceso de actualización por elemento debería actualizar el estado de ese elemento. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Build Community s Process Item Update - by Item Haga clic en el botón el sistema mostrará los valores existentes. Haga clic sobre el Run Control Seleccionado. Si no cuenta con ningún Run Control ID haga clic en el vínculo sistema mostrará la página Add a New Value., el Registre el nombre de su Run Control ID en el campo del mismo nombre, haga clic en el botón. 20
El sistema mostrará la página Item Selection en donde podrá seleccionar si actualiza todos los items o solo uno. Run Control ID All Items One Item Item Code Indica el nombre con el que correrá el proceso de actualización. Si selecciona esta opción actualizará todos los Items que esten asignados en la página Item Update By Item del menú USE. Si selecciona esta opción actualizará el Item que registre en el campo Item Code asignados en la página Item Update By Item del menú USE. Registre el Item que desea actualizar de los alumnos. Haga clic en este botón para ejecutar el proceso de actualización de items. El sistema mostrará la página Process Scheduler Request. Haga clic en el botón Haga clic en el botón si desea correr el proceso si desea cancelar la ejecución del proceso. 21
El sistema lo regresará a la página Item Selection, haga clic sobre el vínculo Report Manager, el sistema mostrará la página Report List. Haga clic en el botón hasta que el status del proceso sea Posted. En este caso que se trata de un proceso interno una vez que el status sea posted, verfique que se hayan actualizado todos los alumnos registrados en la página Item Update By Item del menú USE. 22
Person Summary Utilice esta página para consultar el estado que guardan los documentos asignados por checklists del alumno. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Buscar un Valor, con los criterios de selección. Home Build Community s Inquire Person Summary Registre el ID del alumno en el campo del mismo nombre, si no lo conoce registre el apellido paterno en el campo Last Name y el nombre en el campo First Name, haga clic en el botón. El sistema mostrará los resultados de la búsqueda. Haga clic sobre el vínculo del alumno que busca, el sistema mostrará la página Summary. 23
Function Type Responsable ID Status Registre la función administrativa a la que está asociado el code asignado al alumno. Registre el tipo de código del checklist, es decir si es requerido, opcional, etc. Registre el el código del checklist asignado al alumno. Indica el ID del usuario que registró el checklist. Estado del documento a buscar, puede ser: iniciado, completo todos. Haga clic en el botón asignados al alumno. para buscar la información sobre los checklists Aparecerán todos los checklists asignados al alumno. Edit Haga clic en este vínculo para acceder a la página s Management Person, para cambiar el status del checklist del alumno (esto depende de la seguridad asignada al usuario). 24
Página s Management Person: View Haga clic en este vínculo para acceder a la página Person Detail, para consultar el status del checklist del alumno. Página Person Detail: Item Code Item Description Due Date Item Status Indica el código del checklist asignado al alumno. Indica el código del documento del checklist: Acta de Nacimiento, CURP, Certificado, etc. Indica la descripción del documento. Fecha límite para entrega de los documentos. Estado del checklist del alumno: iniciado, completo.. 25
Institution Function Type Contact Date Time Sequence Indica el campus en donde fue asignado el checklist Indica la función administrativa a la que está asociado el asignado al alumno. Indica el tipo de código del checklist. Indica el nombre de la persona a la responsable de la recepción de la documentación. Indica la fecha y hora en que se registró el checklist. Indica el número que tiene asignado este documento en el checklist. Haga clic en este botón para guardar el registro realizado. 26