UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Desarrollo de una Intranet Empresa: Universidad Tecnológica de Querétaro Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Área Sistemas Informáticos Presenta Ana Cristina Martínez Loa David Maldonado Moya Asesor de la UTEQ Ing. Jorge Ramiro Alvarado de la Vega Asesor de la Empresa Ing. Adriana Yazmín Contreras Álvarez Santiago de Querétaro, Qro a Febrero de 2012
C. Ana Cristina Martínez Loa Matrícula:2010113035 Candidato al grado de Técnico Superior Universitario en Tecnologias de la Información y Comunicación. C. David Maldonado Moya Matrícula:2010113033 Candidato al grado de Técnico Superior Universitario en Tecnologias de la Información y Comunicación. P r e s e n t e AUTORIZACIÓN DE PRESENTACIÓN DE MEMORIA El que suscribe, por medio del presente le informa a Usted, que se le autoriza la presentación de su memoria de la Estadía profesional, titulada: Intranet para el Depto. Recursos Humanos en Grupo Educare, realizado en la empresa: Grupo Educare S.A de C.V. Trabajo que fue revisado y aprobado por el Comité de Asesores, integrado por: --------------------------------------------- --------------------------------------------- Ing. Jorge R. Alvarado de la Vega ISC Adriana Y. Contreras Álvarez Asesor de la Empresa Profesor Asesor
Se hace constar el NO adeudo de materiales en las siguientes áreas. Biblioteca UTEQ Lab. Informática Lab. de Tecnología A t e n t a m e n t e Director de la División C.c.p. <<Nombre>>.- Subdirector de Servicios Escolares Archivo
RESUMEN A continuación se presenta como fue el desarrollo de una Intranet para la empresa Grupo Educare S.A de C.V. la cual consiste en la implantación de nuevas tecnologías como son JQuery, JavaScript, CSS, etc. Esto con el fin de implementar buenos y agradables diseños. Para que al usuario le resulte agradable navegar dentro del nuevo sistema Intranet implementado en la empresa. Esto traerá como efecto colateral el atraer en un alto nivel el interés de sus empleados hacia la información general de la empresa y de esta manera generar un ambiente mucho más sociable y amistoso. El nuevo sistema de intranet ofrecerá nuevas herramientas como por ejemplo el tener un directorio de empleados siempre actualizado el cual incluirá todos sus datos personales, además de eso ofrecerá una parte donde se podrá interactuar con los demás usuarios del sistema por medio de un foro interactivo. En donde el perfil será personalizable por cada usuario al momento de cambiar su avatar (imagen de estado de ánimo) los cuales ya se encuentran cargados dentro del sistema separado por genero, ya sea bien hombre o mujer cada uno de estos con muchos estilos de vestimenta y estados de ánimo muy variados.
ABSTRACT Below is presented as was the development of an intranet for the company Grupo Educare Inc. which consists of the introduction of new technologies as are JQuery, JavaScript, CSS, etc. This in order to implement designs that showy but you sees it is pleasant to the user to navigate within the new system implemented in the company Intranet. This will have the side effect of attracting a high level in the interest of their employees to the company's general information and thus create a much more sociable and friendly. The new intranet system will provide new tools such as employees have a constantly updated directory which will include all your personal information beyond that offered a part where you can interact with other users on the system through an interactive forum. Where the profile will be customizable for each user upon change your avatar type which are already loaded into the system separately by gender, either male or female well each of these with many styles of clothing and moods very varied.
I N D I C E Resumen Abstract I. INTRODUCCION 1 II. ANTECEDENTES 2 III. JUSTIFICACIÓN 2 IV. OBJETIVOS 3 V. ALCANCES 4 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 5 VII. PLAN DE ACTIVIDADES 8 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS 9 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO 9 X. RESULTADOS OBTENIDOS 18 XI. ANÁLISIS DE RIESGOS 20 XII. CONCLUSIONES 20 XIII. RECOMENDACIONES 21 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 21
I. INTRODUCCIÓN La Intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet. Es una proyección al interior de lo que las organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar sus procesos administrativos cotidianos. Actualmente toda empresa u organización de toda magnitud cuenta con el servicio de Intranets, ya que no es necesario ser una mediana o grande empresa para tener una. Esto depende de los beneficios que se quieran obtener de esta herramienta. Pero, Qué es una Intranet?... Una intranet es un conjunto de sitios web que están instalados en una red interna de una institución o empresa y que permiten mostrar información electrónica a cualquiera de las computadoras conectadas a ella. Las intranets ofrecen un sinnúmero de ventajas para aumentar la productividad y la eficiencia de las empresas. Algunas de las formas en que las intranets pueden ayudar a las organizaciones son: Suministrar acceso a la información reciente. Mejorar las comunicaciones de la empresa. Mejorar la gestión de recursos humanos. Proveen eficiencias operacionales y administrativas que ahorrar tiempo y dinero. Son fáciles de usar. Están basadas en estándares de conexión. Es por esto que para la empresa Grupo Educare S.A. de C.V.es de gran importancia tener una buena y útil Intranet para sus empleados. 1
En el presente documento se describen las actividades realizadas durante el desarrollo del proyecto titulado Sistema Intranet para la empresa Grupo Educare S.A. de C.V. II. ANTECEDENTES Actualmente la empresa Grupo Educare S.A de C.V., cuenta con una Intranet que fue realizada con el fin de compartir información confidencial entre la misma empresa y el personal que la compone, además cuenta con una herramienta de soporte en línea (HelpDesk) para que los usuarios puedan comunicarse con el encargado de soporte y encontrar una buena solución a sus dudas. A pesar de que la Intranet es de gran utilidad para la empresa, los usuarios muestran un gran desinterés por acceder al sitio, ya que este suele tener muy pocas herramientas y carece de buena presentación. Hasta el día de hoy la empresa tiene alojada la Intranet en la siguiente dirección http://soporte.grupoeducare.com. Es por esto que se decidió realizar una Intranet con una gran variedad de herramientas útiles para la empresa Grupo Educare S.A de C.V. y atractivas e interesantes para los empleados. Esto logrará una mejor comunicación entre el personal y la empresa. III. JUSTIFICACIÓN De acuerdo a los requerimientos levantados durante las visitas realizadas en la empresa Grupo Educare S.A de C.V, se tomo la decisión de comenzar con el desarrollo de este proyecto, el cual consiste en realizar las tareas que debe cumplir una Intranet en especifico para esta empresa y son: como objetivo 2
principal para esta Intranet es captar la mayor atención posible por parte de los usuarios de los todos los niveles, esto se logro mediante una restructuración total en cuanto a la interfaz grafica de la Intranet al utilizar nuevas tecnologías que nos proporcionan funcionalidades muy atractivas en cuanto a la forma que ayudan a mejorar el diseño en sitios web, que para nuestro caso en especifico se trata de un sistema Intranet. De este modo se logra otro objetivo en la Intranet y este se trata de que todos los usuarios que accedan a la Intranet se encuentren enterados en todo momento de lo que pasa en tiempo real dentro de la empresa, esto será logrado mediante la implementación un foro que se encuentra integrado a la Intranet. Además de los objetivos antes mencionados se estará logrando que los usuarios de la Intranet, que finalmente son el personal que conforma esta empresa, también adquieran el conocimiento de la información general referente a la empresa esto por medio de videos de inducción que sirven para dar capacitación al nuevo personal que ingresa a la empresa, dichos videos se encuentran alojados en una sección de la Intranet en una pestaña llamada Inducción. IV.OBJETIVOS Proporcionar una interfaz grafica más atractiva para el personal en general. Proporcionar herramientas útiles en la Intranet para que el personal además de tener un interés laboral, también se interese personalmente. Facilitar el proceso de consulta de los empleados y sus datos personales. Ofrecer una herramienta de avisos para los empleados. Facilitar el proceso de búsqueda de formatos de tesorería de la empresa. Informar a los empleados sobre la filosofía de la empresa. Generar un enlace hacia la herramienta de soporte HelpDesk. 3
V. ALCANCES El alcance de este proyecto contempla una reestructuración de la Intranet de la empresa Grupo Educare S.A. de C.V. Esta contendrá siete pestañas que son: Grupo Educare, Inducción, Calendario, Formatos, Documentos, Directorio y Soporte en línea. En la pestaña Grupo Educare se muestra la ventana principal de de la Intranet. En la pestaña Inducción se muestra una gran variedad de videos que describen la filosofía, organigrama, historia y estructura comercial de la empresa Grupo Educare, así como videos relacionados con la funcionalidad de la misma. En la pestaña calendario se muestran los apartados de Cursos, Eventos, Avisos y cumpleaños. En cada uno de ellos se visualizan los registros realizados por el administrador anteriormente para que el usuario se mantenga informado. En la pestaña Formatos se muestra la opción de descargar los formatos de tesorería que el administrador o el personal de recursos humanos a agregado a la Intranet. En la pestaña de Directorio se muestra una tabla que contiene la información personal y la fotografía de los empleados registrados en la empresa Grupo Educare. En la pestaña Documentos se muestran una lista de los documentos que contienen información que los empleados deben conocer sobre el lugar donde laboran. En la pestaña Soporte en Línea existe un link para enlazar al usuario con el departamento de Soporte. La Intranet contendrá una pestaña adicional Galería en la cual se muestran fotografías de los eventos importantes de la empresa Grupo Educare. 4
VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA A continuación se muestran algunos conceptos que pueden ayudar a la comprensión del presente documento: SQL El SQL es el lenguaje estándar ANSI/ISO de definición, manipulación y control de bases de datos relacionales. Es un lenguaje declarativo: sólo hay que indicar qué se quiere hacer. En cambio, en los lenguajes procedimentales es necesario especificar cómo hay que hacer cualquier acción sobre la base de datos. El SQL es un lenguaje muy parecido al lenguaje natural; concretamente, se parece al inglés, y es muy expresivo. Por estas razones, y como lenguaje estándar, SQL es un lenguaje con el que se puede acceder a todos los sistemas relacionales comerciales.. Servidor Un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para referirse al ordenador físico en el cual funciona ese software, una máquina cuyo propósito es proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos. Base de datos Una base de datos es un almacén que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. HTML HTML es el acrónimo de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) y es el lenguaje que se utiliza para crear las páginas web. 5
Este lenguaje indica a los navegadores cómo deben mostrar el contenido de una página web. JQuery JQuery es una biblioteca de JavaScript rápida y concisa que simplifica atravesando documento HTML, manejo de eventos, animación, y las interacciones Ajax para el desarrollo web rápido. JQuery está diseñado para cambiar la forma en que escribes JavaScript. JavaScript JavaScript es un sencillo lenguaje de programación, que presenta una característica especial: sus programas, llamados comúnmente scripts, se en las paginas HTML y se ejecutan en el navegador (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer). Estos scripts normalmente consisten en unas funciones que son llamadas desde el propio HTML cuando algún evento sucede. De ese modo, podemos añadir efectos como que un botón cambie de forma al pasar el ratón por encima, o abrir una ventana nueva al pulsar en un enlace. 6
VII.PLAN DE ACTIVIDADES 7
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VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Recursos Materiales y Humanos DreamWeaver Servidor Wamp Server 2.0 Dos equipos de cómputo Acceso a internet Dos programadores Base de datos del personal Componentes del sitio web Descripción La versión de la aplicación debe ser CS5. El servidor debe contener MySQL y PHP. Windows 7, 320 HD, RAM 2 GB. El acceso libre a Internet. Personas con conocimientos en HTML, PHP y MySQL. La base de datos debe incluir los datos necesarios para realizar la Pestaña Directorio. Documentos, imágenes y herramientas que deseen incluir en la Intranet. IX. DESARROLLO DEL PROYECTO El presente proyecto se llevó a cabo en las instalaciones de la Universidad Tecnológica de Querétaro, específicamente en el edificio de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en aula de usos múltiples II. A continuación se muestran las actividades que se realizaron en el desarrollo de cada fase del proyecto. Definición de requerimientos En esta etapa se realiza un análisis sobre el funcionamiento que desea la empresa Educare que tenga el proyecto. Fue necesario recabar información con el 9
personal de la empresa, específicamente con el Gerente de Recursos Humanos Helena García Vélez. Ella proporcionó los datos necesarios para determinar los principales requisitos funcionales del proyecto. Los requisitos funcionales del presente proyecto son: El sitio web debe tener un excelente diseño para que inmediatamente capte la atención del usuario. Los usuarios del sitio web deben ser registrados antes de entrar a él, ya que para su acceso correcto será necesario ingresar un nombre de usuario y una contraseña. Los usuarios deben acceder por medio del sitio web al portal de soporte en línea de la misma empresa. El contenido del sitio debe ser el siguiente: a) Inducción - Presentación de la empresa - Historia - Filosofía - Compromisos y responsabilidades - Políticas internas - Organigrama - Estructura comercial - Clientes - Programas educativos - Cadena de valor b) Calendario de eventos - Cursos - Eventos - Cumpleaños 10
- Torneos - Avisos c) Formatos (tesorería) - Requisitos - Prestamos d) Directorio (Nombre, cargo, departamento, extensión, correo). e) Documentos - Acceso a documentos compartidos de la empresa con su personal. f) Mercadotecnia - Acceso a archivos publicitarios de la empresa. g) Soporte en línea - Enlace con el encargado de Soporte Técnico de la empresa. Análisis En la etapa del análisis se debe recabar información para obtener las soluciones posibles con las que se puede contar para realizar el proyecto solicitado. Se deben considerar algunos aspectos como lo son el lenguaje de programación, el servidor, el motor de base de datos y el software en el que se realizara el proyecto. En primer lugar se decide realizar el proyecto con el lenguaje PHP, ya que se cuenta con el conocimiento básico para su desarrollo en ese lenguaje. Además dicho lenguaje es multiplataforma, cuenta con acceso a base de datos y tiene la capacidad de conexión con la mayoría de servidores web y motores de base de datos. Es por esto que la mayor parte de los sitios web están realizados bajo este 11
lenguaje. El servidor que se utiliza es Wamp Server 2.1 y el motor de base de datos Mysql. En este caso la Intranet actual de la empresa está realizada con Joomla, un gestor de sitios web, pero debido al bajo conocimiento en este software se decidió descartar la posibilidad de realizarlo ahí, y se decidió realizar una completa reestructuración en el software Dreamweaver CS5. Otro aspecto a analizar lo es el contenido del sitio, que de acuerdo a la información proporcionada por la empresa quedó de la siguiente manera: a) Educare - Página principal del sitio b) Inducción (Se divide en dos submenús) Filosofía Institucional: Grupo Educare Historia Filosofía Compromisos y responsabilidades Políticas internas Organigrama Estructura comercial Clientes Programas educativos Cadena de valor Peras y Manzanas: La computadora y mi comunidad 12
Componentes de un Robot Open Office Procesador de palabras Testing Program Programa de Informática y tecnología primaria Robots Software para presentaciones Todo incluido digital Toda incluida digital primaria c) Calendario Cursos Eventos Cumpleaños Torneos Avisos Foro d) Formatos Requisitos Prestamos e) Directorio (ID, nombre, puesto, correo electrónico, ciudad, dirección 1, dirección 2, teléfono, extensión, celular e imagen del empleado). f) Documentos Acceso a documentos compartidos de la empresa con su personal. 13
g) Soporte en línea Enlace con el encargado de Soporte Técnico de la empresa (HelpDesk). h) Galería Le permitirá a todos los usuarios de la Intranet visualizar galerías de imágenes que se irán posteando de acuerdo a como desee administrar estas imágenes la empresa. i) Salir Desconecta a los usuarios de sus sesiones. Diseño En la etapa de diseño se realiza la parte visual de la Intranet, cada una de sus pestañas es desarrollada de acuerdo al color, la tipografía y el diseño seleccionado por la empresa. Se colocan las imágenes deseadas y se deja todo listo para comenzar la programación de las mismas. El diseño de cada una de las pestañas de la Intranet es creado bajo herramientas de programación como JQuerys y JavaScripts para una mejor visualización hacia el usuario. La siguiente es una imagen de la primera pestaña del sitio web: 14
Figura 1 Página principal de la Intranet. Desarrollo (Codificación) Esta etapa es comenzada por la importación y revisión de la base de datos que se necesita para el desarrollo del sitio. Una vez terminada la importación de la base de datos se prosigue con la etapa de la codificación que en este caso se realiza por medio de la programación en lenguaje PHP. Se realiza la codificación que representa el funcionamiento específico de cada una de las pestañas del sitio en el software de desarrollo. A continuación se describe el desarrollo de algunas de las pestañas de la Intranet. En la pestaña de Inducción se coloca la información y videos indicados. Estos últimos antes de ser implementados al sitio llevan un proceso de formato por parte del departamento de audio y video de la empresa. 15
Figura 2 Submenú de la Pestaña Inducción. En la pestaña de Calendario se realiza la programación necesaria para que de acuerdo a los datos proporcionados por el administrador en el apartado del Foro, se llenen automáticamente los apartados restantes (cursos, eventos, cumpleaños, torneos y avisos). Figura 3 Submenú de la pestaña Calendario. 16
En la pestaña Directorio se muestra una tabla con el nombre de los empleados de la empresa junto con su fotografía y datos personales. Figura 4 Pestaña Directorio. Se realizó una ventana de logueo de usuario por seguridad de la Intranet. La ventana es la siguiente: 17
Figura 5 Ventana de logueo de la Intranet. IV. RESULTADOS OBTENIDOS siguiente tabla: Los resultados obtenidos del proyecto Sistema Intranet se enlistan en la Objetivo Proporcionar una interfaz grafica más atractiva para el personal en general. Cómo se logró? Con herramientas de programación como JavaScript y JQuery se realizó un diseño atractivo del menú del sitio y se colocaron imágenes vistosas para captar la atención del usuario. 18
Proporcionar herramientas útiles en la Intranet para que el personal además de tener un interés laboral, también se interese personalmente. Facilitar el proceso de consulta de los empleados y sus datos personales. Ofrecer una herramienta de avisos para los empleados. Facilitar el proceso de búsqueda de formatos de tesorería de la empresa. Informar a los empleados sobre la filosofía de la empresa. Generar un enlace hacia la herramienta de soporte HelpDesk. Se implementó un foro en el cual los usuarios podrán realizar comentarios sobre las noticias o avisos creados por el administrador del sitio. Además se desarrolló la herramienta de galería para que los usuarios pudieran visualizar las fotografías de los eventos de la empresa. Se desarrollo la pestaña Directorio en la que se muestra por medio de una tabla los empleados activos de la empresa, así como sus datos personales y su fotografía. Se desarrolló la pestaña Calendario, la cual muestra un apartado de foro donde se podrán crear y comentar avisos a los empleados. Se desarrolló la pestaña Formatos en la que se muestran los formatos de tesorería actuales. El usuario solo tendrá que dar clic para descargarlos y poder utilizarlo. En la pestaña de Inducción se muestra la información de la empresa, como por ejemplo su historia, filosofía, organigrama, etc. Para que los usuarios conozcan la organización donde laboran. En la pestaña Soporte en línea se creó un link para acceder a la herramienta HelpDesk. 19
XI. ANÁLISIS DE RIESGO Cuando se inició el desarrollo de este proyecto se veían algunos factores que era posible que intervinieran o afectaran al proyecto como por ejemplo, para la plataforma de desarrollo del sistema se decidió trabajar con DreamWeaver CS5. Este es un programa perfecto para trabajar con proyectos de este tipo además de ser muy confiable. El problema llegó al saber que tanto la empresa como la universidad no contaban con ningún tipo de licencia para operar en este software. Al principio el grupo de desarrollo sufrió cierta preocupación al encontrar la solución para este problema, pero finalmente se concluyó que se podría trabajar sin ningún problema si se utilizaba la licencia gratuita que ofrece Adobe (proveedor oficial de este trial). De esta manera fue como se resolvió el problema y se desarrolló satisfactoriamente el proyecto. Otro pequeño inconveniente sucedió al realizar las investigaciones para realizar dicho proyecto, ya que la mayor parte de las páginas con la mejor información se encontraban en el idioma Inglés. Pero de la misma manera se fue solucionando el problema al buscar asesoría para mejor traducción de tecnicismos y entendimiento de los temas que exigía tener un conocimiento básico al menos para poder dar continuidad al proyecto en ciertas etapas del desarrollo de este. XII. CONCLUSIONES Se lograron los objetivos planteados del desarrollo del proyecto Sistema Intranet, se llevaron a cabo las actividades necesarias para que el personal de la empresa se sienta satisfecho con la comunicación que brinde dicha Intranet. Se organizó de una manera notable la información más importante de los empleados para que se realicen las consultas de una manera más práctica y se 20
realizaron varias herramientas esperando que sean útiles y agradables para la empresa. En el ámbito profesional se desarrollaron habilidades de programación en varios lenguajes como lo son: PHP, JavaScript y JQuery. Además del gran conocimiento que se obtuvo al darse cuenta de cada una de las cosas que se deben tomar en cuenta para la realización de proyectos como este. El desarrollo del proyecto Sistema Intranet dejó mucha experiencia y nos brindó una buena perspectiva sobre lo que es laborar profesionalmente en el campo de los sistemas de información. XIII. RECOMENDACIONES (personal) La única recomendación que se hace a la empresa Grupo Educare es la de mantenerse actualizados tanto en software de desarrollo como en el personal que sepa laborar en el. Esto se menciona debido a que al paso del tiempo se puede necesitar de una nueva herramienta en la Intranet y si se cuentan con estas actualizaciones, alguna reestructuración será de menor complejidad realizarla. XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS JQuery is a new kind of JavaScript Library. (2011). [On line]. http://jquery.com/ HotScripts Welcome to the updated hot Scripts site. The team wants your feedback. (2011). [On Line]. http://www.hotscripts.com Developer Zone MySQL The world s most popular open source database. (2011). [On line]. 21
http://dev.mysql.com/ TARINGA! Inteligencia Colectiva. (2011). [On Line]. http://www.taringa.net/ SitioTutoriales Comunidad de (2011). [On line]. http://www.sitiotutoriales.com/ libre desarrollo. Nunca dejes de aprender. 22