REGISTRO DE FACTURAS PRESENTADAS EN SOLICITUDES DE PAGO DE LA CAMPAÑA 2017-2018 Ls beneficiaris deberán cumplimentar el archiv en frmat Excel: Facturas Presentadas 0000000X.xls que se ha preparad desde la cn ls dats de las facturas presentadas junt a la slicitud de pag (ya sea parcial final) presentada para la campaña 2017-2018. Si un beneficiari va a presentar varias slicitudes de pag durante la campaña (pr ejempl un pag parcial y un pag final, ds pags parciales y un pag final) en cada slicitud de pag adjuntará un archiv de registr de facturas cn las nuevas facturas presentadas, n reutilizará un archiv anterir añadiend las nuevas facturas. El registr de facturas de cada slicitud deberá cntener sl las facturas adjuntadas cn esa slicitud de pag. En cas de que el beneficiari tenga varis expedientes en la misma campaña, deberá presentar un únic archiv de registr de facturas cn tdas las facturas presentadas en tds ls expedientes pr slicitud de pag. El archiv de registr de facturas que está dispnible en la sede electrónica debe ser guardad pr el beneficiari y trabajar sbre cpias de dich archiv. De esta manera, si hubiera algún prblema cn la cpia, siempre tendrá un archiv riginal y en blanc para empezar de nuev para grabar facturas pertenecientes a tr NIF / CIF. También pdrá acudir a la sede electrónica cuand l desee para descargarse una nueva cpia El archiv enviad tiene el nmbre de Facturas Presentadas 0000000X.xls y el beneficiari deberá renmbrarl cambiand 0000000X pr su NIF / CIF pr el nmbre, para que sea fácilmente identificable pr la Administración sin cnfusión alguna. La cpia guardada en el rdenadr y renmbrada al abrirla ns aparecerá l siguiente: 1
Debems pinchar en el btón de Habilitar cntenid, l que ns abrirá una primera ventana (Registr NIF / CIF beneficiari) para intrducir el NIF / CIF del beneficiari de la siguiente manera: - Sin punts, ni guines, ni espacis. Es decir, n sería válid pner 0.000.000-X ni tampc 0.000.000 X debe pnerse 0000000X. Una vez cumplimentad el NIF / CIF, al dar a Aceptar ya se quedará guardad el NIF / CIF de frma permanente, y se asciará a tdas las facturas grabadas. Deberá asegurarse de que el CIF queda grabad crrectamente pues de l cntrari n se pdrán asciar las facturas cn su expediente y se slicitará un nuev archiv excel. ADVERTENCIA Si se equivca al escribir el CIF del titular del expediente ya n se pdrá utilizar el archiv excel, deberá ser eliminad y empezar un nuev archiv excel Grabad el NIF / CIF del beneficiari, se ns abrirá una segunda ventana (Visualización de Facturas) que inicialmente estará en blanc, per una vez grabadas las facturas mstrará un resumen de las facturas grabadas. Ls dats de cada factura aparecerán agrupads pr filas. Para empezar cn la grabación de las facturas, debems pinchar en el btón de Alta que aparece abaj. 2
Est abrirá una tercera ventana (Registr de Facturas Prmción Vin) cn ls camps a cumplimentar para cada factura, según crrespnda. 1. CIF/NIF Prveedr: OBLIGATORIO. Se grabará el CIF/NIF del prveedr que figura en la factura pagada pr el beneficiari. Se escribirá sin punts, ni guines, ni espacis. Cuand el prveedr es españl es fácil, per cuand el prveedr sea extranjer es psible que n tengams un númer identificativ similar al CIF/NIF, y tampc tendrems este dat en la grabación de nóminas. En ests cass, se recmienda seguir las indicacines dadas en el apartad Casuística en el registr de facturas de este manual sbre la grabación de las facturas para cumplimentar este camp. 3
2. Nmbre del Prveedr: OBLIGATORIO. Se indicará el nmbre del prveedr que emite la factura al beneficiari. Existen cass en que este dat n existe, cm curre cuand se graban nóminas. En ests cass, se recmienda seguir las indicacines dadas en el apartad Casuística en el registr de facturas de este manual sbre la grabación de las facturas para cumplimentar este camp. 3. Nº de Factura: OBLIGATORIO. Se grabará el númer de la factura tal y cm viene en la misma. 4. Fecha Factura: OBLIGATORIO. Este camp tendrá preestablecid un frmat de fecha (dd/mm/aaaa). Si ls dats intrducids n cumplen cn las cndicines preestablecidas, al pinchar en Grabar ns saldrá un mensaje diciend que el camp n tiene el frmat adecuad y deberá crregirse. 5. Base Impnible: OBLIGATORIO. Este camp, cm nrma general, recgerá el imprte de la factura sin IVA. N bstante, se da una excepción para ls beneficiaris que n se deducen el IVA. Dada la variedad de gasts y frmas de facturación, se dan las siguientes instruccines para cumplimentar este imprte: FACTURAS EXTRANJERAS SIN IVA: Será el imprte equivalente antes de la aplicación de impuests del país tercer si ls hubiera. NOMINAS PERSONAL: Grabar el imprte del salari brut. FACTURAS DE AUTÓNOMOS: Grabar la base impnible de la factura, es decir, el sumatri de ls cncepts facturads. BENEFICIARIOS CON SUBVENCIÓN DEL IVA: Este imprte deberá incluir el imprte sin IVA más el imprte del IVA de las facturas grabadas. 6. Imprte IVA: OPCIONAL. Para aquellas facturas emitidas pr prveedres cn bligación de incluir el IVA en sus facturas, se antará el imprte del IVA y si la factura n lleva IVA pner cer. N bstante, se da una excepción para ls beneficiaris que n se deducen el IVA: BENEFICIARIOS CON SUBVENCIÓN DEL IVA: Este imprte deberá tener siempre el valr cer, puest que en la casilla crrespndiente a la Base Impnible ya se incluye el IVA. 7. Imprte IRPF: NO CUMPLIMENTAR, dejar en blanc (este imprte ya está incluid en el camp Base Impnible). 8. Imprte Seg. Scial: OPCIONAL. Se cumplimentará sl cuand se estén graband nóminas, en cas cntrari pner cer. En este camp se grabará sl el imprte de la seguridad scial a carg del beneficiari (de la empresa). 4
9. Cncept: OBLIGATORIO. Siempre que se pueda, se pndrá literalmente el cncept que figura en la factura, dad que es un camp que pdrá aparecer en el trámite de audiencia que lueg recibirá el beneficiari y debe identificar crrectamente la factura. Este camp máxim admite 300 caracteres. Una vez cumplimentads tds ls camps para una factura, pincharems en el btón de Grabar que hay abaj del td en la ventana. Aparecerá un mensaje preguntand si se quieren dar de alta ls dats. Pincharems en Si si querems que ls dats se almacenen en el archiv. Aparecerá un nuev mensaje que debems Aceptar indicándns la psición en la que se ha grabad la factura dentr del registr de facturas. 5
Tras aceptar el avis anterir, aparecerá un nuev avis preguntand si se desean limpiar ls dats de ls camps de captura de la factura última que se ha grabad. Si pinchams en Si, ls dats se brrarán de la pantalla de registr de facturas prmción de vin para iniciar la grabación de una nueva factura. También verems pr detrás cm en la pantalla de visualización de facturas se crea un registr (una fila) cn la factura grabada. 6
Existe la psibilidad de mdificar una factura ya grabada previamente si detectams que algún dat de ls grabads n es crrect. Para ell, en la pantalla de visualización de facturas tendrems que seleccinar la factura que se quiere mdificar marcand el punt que aparece a la izquierda de cada fila debaj de la clumna Psición quedand resaltada en azul la factura seleccinada. A cntinuación pinchar en el btón de Editar que hay abaj. Esta peración ns abrirá de nuev la pantalla de registr de facturas cn ls dats cargads de la factura seleccinada. Se cambiarán ls dats que prcedan y finalmente se pinchará en Grabar. 7
Así sucesivamente se repetirán estas peracines hasta tener registradas tdas las facturas que se presenten junt cn la slicitud de pag final de la campaña 2017-2018. Cuand dems pr finalizada la grabación de facturas pincharems en el btón de Salir de la pantalla de visualización de facturas. Se pdrá abrir y cerrar el archiv las veces que sean necesarias hasta cncluir cn la grabación de las facturas. CASUÍSTICA EN EL REGISTRO DE FACTURAS. NIF / CIF Prveedr para prveedres extranjers: En cas de facturas de prveedres extranjers el dat de NIF / CIF_Prveedr cm se entiende en España n existe, aunque si puede existir en la factura tr códig de identificación de la empresa. Deberá cumplimentarse este camp cn dich códig si existiese. Si n existiera ese códig de identificación de la empresa, en el camp NIF / CIF_Prveedr pner el nmbre del prveedr similar, abreviarl de alguna manera. En cualquier cas se deberá utilizar siempre la misma nmenclatura para el mism prveedr. Pr ejempl, GLOBAL WINES se pdría pner GW-2014, GLOBAL W, GW-07/02/01/2014, etc, en definitiva pner alg que recuerde al prveedr y al expediente al prveedr y el añ que figura en el expediente. Grabación de gasts de persnal cntratad en exclusiva: Se grabarán cm un únic registr ( factura) la ttalidad de las nóminas pagadas a un trabajadr durante la ejecución de las actuacines de prmción cn independencia del gast pr el cual se va a slicitar ayuda, dat que se incluirá en el crrespndiente Anex XI presentad junt a la slicitud de ayuda desglsad pr países. La idea es grabar tds ls gasts de un trabajadr dentr de un prgrama cm si fuera una sla factura. Cn este sistema se evitarán prblemas psterires al asignar gasts subvencinables a cada país. Nº FACTURA GPE-NIF BENEFICIARIO CIF_PROVEEDOR NIF del trabajadr PROVEEDOR_NOMBRE Nmbre trabajadr CONCEPTO (1) GPE "Nmbre trabajadr" entre ls meses de [indicar perid de tiemp] (1) En cncept se deberá indicar el perid de tiemp que ha estad cntratad esa persna pr cuy gast se slicita ayuda. 8
Grabación de gasts de persnal NO cntratad en exclusiva: Se grabarán cm un únic registr ( factura) la ttalidad de las nóminas pagadas a un trabajadr durante la ejecución de las actuacines de prmción cn independencia del gast pr el cual se va a slicitar ayuda, dat que se incluirá en el crrespndiente Anex XI presentad junt a la slicitud de ayuda desglsad pr países. La idea es grabar tds ls gasts de un trabajadr dentr de un prgrama cm si fuera una sla factura. Cn este sistema se evitarán prblemas psterires al asignar gasts subvencinables a cada país. Nº FACTURA GP-NIF BENEFICIARIO CIF_PROVEEDOR NIF del trabajadr PROVEEDOR_NOMBRE Nmbre trabajadr CONCEPTO (1) GP "Nmbre trabajadr": 40 hras a 40 /hra. Calculad según las tablas hrarias presentadas (1) En cncept se deberá indicar el perid de tiemp y el cste hrari que se ha tenid en cuenta para el cálcul del gast pr el que se slicita ayuda. 9