ACCESS EJERCICIO 11 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS La academia Bodhi Yoga, con sede en Palma, encarga a su personal de oficina la creación de una base de datos para almacenar información sobre: Los cursos ofertados para el próximo semestre Los alumnos matriculados hasta el momento Los profesores que impartirán los cursos Las aulas o espacios en que se realizarán A la hora de diseñar una base de datos, el orden a seguir, en líneas generales es: 1. Decidir qué tablas vamos a crear: lo que dependerá de los elementos sobre los que queramos guardar información. En general, cualquier elemento sobre el que queramos guardar más de un dato (o campo) requerirá una tabla aparte. En nuestro caso presente, dichos elementos son: los cursos los alumnos matriculados los profesores las aulas 2. Decidir qué datos o campos vamos a incluir en cada tabla: lo que dependerá: de las consultas que queramos realizar (p.ej, si deseamos poder saber la media de edad de nuestros alumnos, deberemos incluir el campo Edad en la tabla Alumnos). Antes de diseñar la tabla, por tanto, es necesario tener en cuenta las consultas que tendrán que realizar los usuarios de la base de datos. de las relaciones que queramos establecer entre las tablas, ya que para relacionar dos tablas es necesario que tengan un campo en común. (p.ej, el campo Códigocurso en las tablas Cursos y Alumnos) 1
ACTIVIDAD Crea la base de datos para la academia Bodhi Yoga, siguiendo las instrucciones que se indican a continuación. PROCEDIMIENTO Creación de la base de datos en blanco Inicia el Access y, en el apartado Nueva base de datos en blanco, haz clic en el icono Base de datos en blanco. Haz clic en el icono de carpeta y busca y selecciona tu pendrive. Luego, escribe el nombre de la nueva base de datos (Academia de yoga) y haz clic en Crear. La nueva base de datos se abre directamente en la tabla 1, en modo hoja de datos, para que empecemos a introducir información. De momento, no lo vamos a hacer. Guarda la tabla 1 con el nombre Cursos y luego, ciérrala. 2
Creación de las tablas y configuración de los campos De acuerdo con el procedimiento indicado en el ejercicio 10 de Access, crea, a continuación, las tablas correspondientes a: Alumnos, Profesores y Aulas (con estos mismos nombres), y configura los campos de las 4 tablas de acuerdo con los siguientes cuadros CURSOS ALUMNOS 3
La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apellidos, de 50. PROFESORES La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apellidos, de 50. AULAS La propiedad Tamaño del campo para el campo Tipo será de 30. 4
Establece en cada tabla como campo principal o clave aquel que presenta el dibujo de una llave a su izquierda. Configura los campos de fecha de la tabla Cursos con el formato Fecha media (en el cuadro de Propiedades del campo) Relacionar las tablas Una vez creadas las tablas, el siguiente paso es establecer las relaciones entre ellas. De acuerdo con el procedimiento explicado en el ejercicio 10, relaciona: - Cursos con Alumnos - Profesores con Cursos - Aulas con Cursos En todos los casos, recuerda activar las casillas de integridad referencial y actualización en cascada: El resultado final presentará aproximadamente este aspecto: 5
Guarda las relaciones establecidas (clic en el icono rápido de Office) y cierra el cuadro Relaciones. de la barra de acceso Creación de formularios ACTIVIDAD Crea, para la base de datos, un panel inicial de distribución y formularios de datos (uno para cada tabla). Panel inicial Su aspecto será como el que se muestra a continuación. 6
CONFIGURACIÓN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro. La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (aplica el tamaño a ojo). Imagen: archivo yoga.jpg, incluido en la web del módulo (Archivos para ejercicios de Access) Botones - Los botones ALUMNOS, CURSOS, AULAS y PROFESORES cerrarán el panel inicial y abrirán el formulario respectivo (será necesario recurrir a las macros). - El botón Cerrar Panel Inicial simplemente cerrará este formulario (basta con el asistente). Este formulario será lo primero que aparezca al abrir la base de datos. Asimismo, en la barra de título del programa aparecerá el nombre de la academia (BODHISATT- VA). Nota importante: crea y guarda en primer lugar todos los formularios, sin darles formato de ningún tipo. Los necesitarás para poder crear los botones y las macros. Alumnos: CONFIGURACIÓN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro (el de los botones, negro). La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (el tamaño dependerá un poco del tipo de letra; rondando los 36 ptos.) 7
Logo: imagen yoga.jpg, incluida en la web del módulo (Archivos para ejercicios de Access) Botones: Aulas: - Panel inicial: asociado a una macro que abra el formulario Panel inicial y cierre el formulario Alumnos. - Nuevo alumno: añade un nuevo registro y permite introducir los datos del mismo (en el primer paso del asistente para la creación de botones de comando, elige Operaciones con registros, Agregar nuevo registro). - La propiedad Cursor al activar en ambos botones tendrá el valor Mano de hipervínculo, CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en el formulario Alumnos con las siguientes diferencias: - Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Aula) se incluirán los campos de la tabla Aulas; en la 2ª (Cursos por aula), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. - El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos, pero adaptado, lógicamente, al formulario Aulas. 8
Cursos: CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: - Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Curso) se incluirán los campos de la tabla Cursos; en la 2ª (Alumnos por curso), el subformulario con los datos de la tabla Alumnos. - El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos y Aulas, pero adaptado al formulario Cursos. Profesores 9
CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: - Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Profesor/a) se incluirán los campos de la tabla Profesores; en la 2ª (Curso por profesor/a), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. - El funcionamiento de los botones será el mismo que en los formularios anteriores, pero adaptado al formulario Profesores. Introducción de los datos El último paso será introducir los datos o registros correspondientes de cada tabla, usando para ello los formularios creados. A la hora de introducir los datos, es fundamental el orden en que lo hagamos. Hay que introducir primero aquellos elementos que aparezcan como campo secundario (no principal) en otra tabla. En nuestro caso, el orden será el siguiente: Primero: las aulas y los profesores (o al revés, es indiferente). Ya que tanto aula (Códigoaula) como profesor (Númprofesor) aparecen como campo secundario en la tabla Cursos. Segundo: los cursos, ya que el curso (Códigocurso) aparece como campo secundario en la tabla Alumnos. Tercero: los alumnos, ya que el alumno no aparece como campo secundario en ninguna otra tabla. El sentido de esto es que, si intentáramos introducir en la tabla Cursos el código de un aula o el número de un profesor aún no introducido en la base de datos, el programa no nos lo permitiría. Y lo mismo si intentáramos matricular a un alumno en un curso que aún no figurase en la tabla Cursos. Así se protege la coherencia de la información (la integridad referencial ) 10
Los datos a introducir son los siguientes: AULAS Códigoaula Tipo Capacidad (nº de alumnos) CO1 De cocina 15 ME1 De meditación 25 YO1 De yoga 30 YO2 De yoga 20 PROFESORES Númprofesor Nombre Apellidos Dirección Teléfono 1 Rabindranath Thakur Aragón, 12 971712356 2 Saratcandra Cattopadhyay Passeig Mallorca, 34 619334455 3 Pedro López López Tagore, 5 971123456 4 Magadhi Apabhramsa Capitán Salom, 34 651357901 Nº del curso CURSOS Nombre Duración (en horas) Fecha de inicio Fecha de finalización Aula Profesor/a Precio 1 Yoga normal 70 01-jul-12 30-nov-12 YO1 1 100,00 2 Yoga prenatal 50 01-sep-12 02-nov-12 YO2 1 75,00 3 Yoga para la 3ª edad 40 01-oct-12 03-dic-12 YO1 2 60,00 4 Meditación 60 15-sep-12 15-dic-12 ME1 4 80,00 5 Cocina vegetariana 20 05-jul-12 30-jul-12 CO1 3 50,00 ALUMNOS Nº del alumno Nombre Apellidos Curso a realizar Entrada pagada 1 Sara García Bernat 1 Sí 2 Jorge L. Amancio Garau 4 No 3 Heráclito Panza Barón 2 Sí 4 Helena Torres González 2 Sí 5 Elisabeth Woodhouse 4 No 6 Sergio Oliver Menda 1 No 7 Miranda Pániker 1 Sí 8 Plácida Paz Segura 3 Sí ACTIVIDAD Para acabar, personaliza el panel izquierdo creando (bajo el nombre BOD- HISATTVA) 4 grupos: Alumnos, Aulas, Cursos y Profesores. Redistribuye los objetos de la base de datos incluyendo cada uno en su grupo respectivo. 11