ImasisCot (Cotizaciones) Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisCot es una aplicación que puede ser utilizada por personas o empresas dedicadas a la comercialización en donde la oportunidad para cotizar sea una variable importante. En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones: Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros, en esta opción usted selecciona la impresora a utilizar Nota: la vista previa de un documento depende de la impresora seleccionada por ejemplo si usted tiene predeterminada una impresora de tickets la cotización aparecerá cortada
Salir: Permite cerrar y salir del programa, recuerde salvar sus trabajos antes de salir Editar: Cortar: Cortar un texto, esta función aparecerá inhibida cuando no exista función posible de realizar, puede ser suplida por control+x Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto, esta función aparecerá inhibida cuando no exista función posible de realizar, puede ser suplida por control+c Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado, esta función aparecerá inhibida cuando no exista función posible de realizar, puede ser suplida por control+v Catálogos: Artículos/Servicios: Es la lista de servicios y artículos con sus respectivos precios e información específica Etiquetas: Usted puede etiquetar los productos de sus base de datos que así lo requiera, solo debe arrastrar y soltar, en caso de que usted requiera más de una etiqueta solo debe anotar la cantidad requerida y luego arrastrarla Clientes: Es la base de datos de los Clientes que compran o contratan sus servicios, además desde esta ventana usted puede dar de alta tareas de seguimiento en Programación de tareas visualizar los proyectos o cotizaciones vigentes, dar de alta o editar clientes, imprimir reporte de cliente y tareas de seguimiento pendientes.
Ciudades y Estados: Son las entidades en las que habitan los Clientes a los que les prestamos nuestros servicios Horas: Son las horas en que el cliente o prospecto nos contacto Medios: Son los diferentes orígenes por los cuales el Cliente nos contacta ejemplo: Pagina WEB, recomendación, volante, etc. Edades: Son los rangos de edades de nuestros clientes que forman parte de los datos estadísticos, en este apartado la columna orden define la manera en que se ordenan los datos, se sugieren rangos de datos como el ejemplo descrito a continuación Recepcionistas: Esta opción es de utilidad cuando manejamos el programa en áreas en donde existe un showroom o sala de exhibición y recepcionista es la persona que recibió al cliente para atenderlo personalmente o sus llamadas. Zonas: Son las zonas de donde nos visita el cliente y usted puede segmentar la ciudad por zonas o registrar estados, etc.
Giros: Es la actividad del cliente ya sea particular, empresarial, industrial, médico, etc. y que nos permitirá en un futuro conocer los perfiles para orientar nuestras promociones Oficinas: Si contamos con más de una oficina o punto de venta aquí se clasifican de tal amanera que podemos identificar las cotizaciones realizadas en diferentes lugares Tipos de tareas: Son los grupos en los cuales se clasifican las actividades que realizamos ejemplos: cita, cotización, renta, llamada, etc. Familias de Artículos: Son los grupos en los cuales se clasifican los servicios o artículos que manejamos. Marcas: Son las marcas de los artículos que manejamos. Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Proyectos Cotizar: Es la base de cotizaciones que realizaremos a nuestros clientes y que integra los elementos de costo y características Reportes Inventario: Permite conocer la cantidad de productos que tenemos en inventario Cartas: con esta herramienta podemos elaborar varios tipos de documentos personalizados por Cliente como por ejemplo: convenios, acuerdos, contratos, etc. Gráficas y reportes: En este apartado podemos obtener reportes y gráficas de nuestros clientes y prospectos Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc.
Exportar: Este apartado permite al administrador exportar información de los servicios a un archivo de texto el cual puede ser abierto por excel Bitácora: Esta opción permite conocer a los usuarios que accesán con fecha y hora de ingreso y salida Ventana Ventana en cascada permite colocar las ventanas del programa de manera que sen visibles de forma ordenada en cascada En ocasiones movemos las ventanas de forma libre y si deseamos colocarlas de manera ordenada esta es la opción que debe utilizar Secuencia para cotizar ImasisCot le permite realizar cotizaciones de forma profesional y oportuna, realizar una cotización correcta y en el tiempo adecuado puede marcar la diferencia entre cerrar una operación o quedar en segundo lugar, así mismo la flexibilidad para modificarlas las cotizaciones en base a nuevos requerimientos del cliente ayudan a estar como primera opción dentro de las alternativas del cliente. La primera fase es actualizar los datos de su negocio en Utilerias/Parametros en este apartado agregará el logotipo, notas estandar etc. El software se maneja en base a catálogos y bases de datos que de forma organizada generan la cotización solicitada Cotizaciones o Proyectos Para realizar una cotización primero se debe dar de alta al cliente, para llevar a cabo esta tarea se debe realizar un registro de información con la mayoría de datos posibles
Productos, los productos se deben registrar con la mayor cantidad de datos posibles ya que esto permitirá que la información se registre de forma completa y puedan emitirse reportes para los resultados posteriores Editar Productos, los productos pueden ser modificados en cualquier momento para actualizar los datos necesarios y tener a la mano la información cuando se integran a las cotizaciones Cotizar, primero se debe dar de alta el proyecto en el botón nuevo de la parte superior, posteriormente se llenan los datos requeridos y en esta ventana usted puede dar de alta los productos o servicios y arrastrarlos a la ventana de contenido en esta parte puede anotar la cantidad de partes a incluir Para agregar los productos solo debe arrastrar y soltar, en esta etapa le preguntará el precio final y la cantidad Impresión, al imprimir se puede enviar a prácticamente cualquier tipo de impresoras o por
medio de un driver de PDFcreator el cual es gratuito y se baja de internet se puede enviar por correo por medio de un PDF Tiene la opción de imprimir la cotización en varios modelos si usted requiere un modelo especial se lo podemos desarrollar (solicite la cotización de este servicio) Apartado de Controles Asignación de prospectos/asignar Individualmente: Permite la reasignación de un prospecto de un ejecutivo a otro Asignación de prospectos/asignación General: permite que se reasignen de forma global todos los prospectos de un ejecutivo a otro Asignación de prospectos/sugerencias: es un catálogo de recomendaciones para tomar en cuenta en un proceso de mejora Reportes: Inventario: es un reporte actualizado del inventario de los artículos el cual se actualiza al relizar el cambio del status de los proyectos Cartas: permite la elaboración de documentos preestablecidos para enviar por correo información adjunta Nota: desde esta ventana no se pueden editar las plantillas de las cartas, para ello se debe presionar el botón editar de la parte baja Si usted desea correlacionar datos de los cliente solo debe colocar en sus cartas en corchetes ejemplo <NOMBRE> y se agregará en su formato de la carta, y para combinar solo colóquese en su cliente y presiones "Preparar carta" y luego seleccionar "Imprimir S/logo" o "Imprimir C/logo"
Gráficas y reportes: Con esta opción usted puede obtener información estadística de sus prospectos (no incluye proyectos), solo seleccione el periodo desde hasta y posteriormente elija la gráfica o reporte a presentar La última versión de este manual la encuentra en www.imasis.com.mx apartado Folletos y manuales