INVITACIÓN A COTIZAR No. INV 2013-0270 Fecha de publicación: 22 de marzo de 2012 Fecha de entrega de propuestas: 03 abril de 2012 hasta las 10:15 a.m. 1. Descripción General Este documento constituye el pliego de condiciones con base en el cual LA FUNDACIÓN EPM realiza el proceso de selección o escogencia de un contratista que, en las condiciones y con los requisitos que aquí se describen, ejecute los servicios y/o actividades, que se determinan en el numeral 2 que define el objeto de la contratación. En el proceso podrán participar todas las personas que cumplan los requisitos que se indican en esta solicitud y se encuentren en condiciones legales, económicas y materiales de cumplir con el objeto señalado. Entre quienes participen en el proceso, con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que el pliego de condiciones señala; LA FUNDACIÓN seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el objeto. Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación respectiva al proponente favorecido; éste procederá a la formalización del contrato o su documento equivalente y una vez obtenida, se dará inicio a la ejecución del contrato con sujeción estricta a los términos pactados y siempre dentro del marco de la ley colombiana. 2. Objeto de la contratación Prestar el servicio de transporte de pasajeros en vehículo tipo camioneta doble cabina a la Fundación EPM y sus diferentes Programas dentro del área Metropolitana de Medellín y sus corregimientos. 3. Condiciones Generales de la Contratación Personas a las que va dirigida la invitación a cotizar -Personas Jurídicas legalmente constituida con registro ante cámara de comercio. Empresa: Fundación EPM Proceso: Red de Bibliotecas y Medellín Digital Fecha de publicación: 22 de marzo de 2012 Fecha de entrega de propuestas: 03 de abril de 2012 4. Entrega cotizaciones Las cotizaciones deberán enviarse únicamente al correo contrataciones@fundacionepm.org.co en formato PDF, debidamente firmadas por un representante de la empresa, en el asunto del correo deberán indicar el número de la invitación a cotizar.
Se entiende que la cotización tiene una vigencia de 30 días. Nota 1: La recepción de cotizaciones por parte de LA FUNDACIÓN no implica ningún compromiso de continuar con el proceso de contratación debido a que se trata de una solicitud de cotización. 5. Requisitos de Participación 5.1. Presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara con una expedición no mayor a un (1) mes o el documento legal que haga las veces y que certifique su existencia y representación y la cédula del representante legal o persona autorizada para suscribir el contrato. 5.2. Experiencia Los proponentes que deseen participar en el proceso de contratación deberán acreditar experiencia en el servicio de transporte de por lo menos 2 contratos debidamente terminados en los dos (2) últimos años. Esta información se verificará mediante la presentación de certificados expedidos por la entidad contratante. LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de comprobar la idoneidad de los proponentes, con la obligación que tienen éstos de suministrar la información solicitada en la invitación a cotizar y especificaciones sobre experiencia y cumplimiento. 5.3. Certificación de paz y salvo de impuestos, matrícula y pase vigente El proponente deberá presentar una certificación firmada por el representante legal de la empresa, en la cual se señale que los vehículos que dispondrá para la prestación del servicio se encuentran a paz y salvo en el pago de impuestos, con matrícula vigente, inscripción en el RUNT y que los conductores tienen pase de conducción vigente según lo exija la Ley. 5.4. Certificado o constancia de pago de la seguridad social integral y de los recursos parafiscales El proponente deberá presentar con su oferta el certificado o constancia de pago de los recursos parafiscales: seguridad social en salud, seguridad social en pensiones, seguridad social en riesgos profesionales, aporte a las Cajas de Compensación Familiar, aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello hubiere lugar. La certificación o constancia de pagos de aportes a los mencionados sistemas, cuando se trate de personas jurídicas, deberá ser expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el contador durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiere constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a un (1) mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta. 5.5. Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar que no se encuentra incurso dentro del régimen de inhabilidades o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 sus normas reglamentarias, complementarias o que la modifican o en conflicto de intereses para contratar con LA FUNDACIÓN, ya que no podrán participar en las contrataciones o concursos, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con LA FUNDACIÓN. Con la sola presentación de la cotización se entenderá que no se encuentra incurso dentro de dicho régimen.
6. Formulario de precios El proponente deberá indicar, en el formulario correspondiente de la propuesta, el precio unitario, para todos y cada uno de los ítems presentados, y los valores totales que resulten de multiplicar las cantidades estimadas por los precios unitarios. Sin enmendaduras, si se presentaren errores aritméticos en la propuesta, se harán, por parte de LA FUNDACIÓN, las correcciones del caso, tomando como definitivos y válidos los precios corregidos. Éstos serán la base de los que se consignarán en el contrato que se celebre con el proponente favorecido. Se advierte expresamente que los precios cotizados por los proponentes, deben considerar y contener el pago de los servicios y/o actividades debidamente terminados, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en equipos, materiales, herramientas, maquinaria, transporte, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y administración, utilidad del proponente, y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas. Al preparar su oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley. A continuación relacionamos los ítems que deberán ser cotizados en pesos colombianos y sin decimales, de acuerdo a los ítems de la tabla de valores. No. Ítem. Cantidad Valor unitario Valor total 1 Valor Hora $ $ Valor de la propuesta antes de IVA $ Valor IVA $ Valor total de la propuesta incluido IVA $ Es responsabilidad del proponente, verificar según el régimen de ventas al que pertenezca, si está obligado o no a liquidar IVA y bajo qué porcentaje. Nota 1: Es necesario indicar el numero mínimo de horas por día, de acuerdo con la tarifa ofrecida. Nota 2: Todos los costos que se requieran para el desarrollo del contrato deberán ser tenidos en cuenta en su totalidad dentro del valor de su propuesta (transporte, cambios de precios internacionales, suministros, costos de legalización del contrato, etc.). Si el contratista incurre en algún otro gasto necesario para cumplir el objeto del contrato deberá ser asumido por este. 7. Especificaciones esenciales del objeto. A continuación se detallan las especificaciones técnicas que serán evaluadas con la oferta presentada: El servicio de transporte de pasajeros se prestará en vehículo destinado para servicio público especial para pasajeros, modelo 2007 en adelante, con sujeción a rutas y horarios, estando facultada LA
FUNDACIÓN para fijar el lugar de origen y sitio de destino, así como el horario de servicio dentro del área Metropolitana de Medellín y sus corregimientos. El servicio de transporte de pasajeros se podrá prestar durante las 24 horas del día, los siete días de la semana, según las necesidades de LA FUNDACIÓN. El servicio de transporte también incluye los corregimientos de Palmitas, Santa Elena, San Cristobal, Altavista y San Antonio de Prado, por lo tanto deberá cubrir dentro del servicio el peaje respectivo. El proponente deberá tener en cuenta, dentro de su cotización los gastos de desplazamiento, peajes, alojamiento y alimentación cuando haya lugar a ello, dado que se presentarán casos en los cuales el viaje puede tardar varios días. El servicio de transporte deberá ser prestado en vehículo tipo camioneta doble cabina. El proponente debe estar debidamente habilitado para la prestación especial de transporte de pasajeros y equipos de acuerdo con la reglamentación actual vigente. El proponente deberá garantizar que los conductores y vehículos cumplan con todos los requisitos vigentes exigidos por la ley, como son: pase de quinta categoría, inscripción en el RUNT, el SOAT, y póliza general de responsabilidad civil contractual y extracontractual Los conductores que destinen a la prestación del servicio no pueden tener comparendos. El servicio debe permitir la comunicación entre el conductor del vehículo y El Contratista. 7.1. Obligaciones de Contratista El Contratista se obligará a: Transportar a los funcionarios y contratistas a los sitios programados en los horarios preestablecidos por el interventor del contrato, en los sitios indicados. Mantener al día y en óptimas condiciones el equipo de carretera, botiquín de primeros auxilios, documentos de los vehículos (seguro obligatorio vigente, certificación de la revisión técnicomecánica, licencia del conductor e impuestos de rodamiento, póliza de responsabilidad civil extracontractual y demás documentación que la ley establezca para el caso). Responder ante terceros por daños o accidentes ocurridos con ocasión de la prestación del servicio. Cancelar todos los gastos que el servicio implique, tales como gasolina, peajes, mantenimiento de los vehículos en general y gastos de alojamiento del conductor en caso que se requiera. Abstenerse de transportar personal ajeno y movilizarse hacia lugares que no tiene relación con el operativo de campo, según las indicaciones dadas por el interventor del contrato
Llevar a cabo, todos y cada uno de los recorridos programados por el interventor del contrato que han sido asignados, transportando el personal de la entidad. Asumir dentro de los costos del contrato el valor de parqueaderos y multas de tránsito impuestas al vehículo, de haber lugar a ello. Garantizar que los vehículos cuenten con un servicio de comunicación permanente a fin de comunicarse oportunamente con la empresa y el supervisor del contrato, en caso de presentarse algún problema que afecte la prestación óptima y oportuna del servicio. Contar con un plan de contingencia aprobado por la entidad para atender todas y cada una de las posibles eventualidades, que afecten la prestación óptima y oportuna del servicio. Garantizar que el día de restricción vehicular, se preste el servicio satisfactoriamente. Cubrir las ausencias temporales o definitivas de los conductores que sean asignados para la prestación del servicio. Acatar todas las recomendaciones y sugerencias que el interventor del contrato formule para la correcta prestación del servicio. Mantener los vehículos en perfectas condiciones para el cumplimiento del objeto del contrato, con el lleno de los requisitos exigidos por el Ministerio de Transporte. Reemplazar los vehículos por otros de igual o mejores condiciones, que por fallas mecánicas, siniestros, reparaciones y otras causas de consideración deban salir de circulación, sin costo adicional para LA FUNDACIÓN. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF), según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 en concordancia con la Ley 828 de 2003. Prestar el servicio público de transporte terrestre con vehículos que cumplan con los siguientes documentos: Seguro obligatorio vigente. Certificación de la revisión técnico-mecánica vigente. Licencia del conductor. Tarjeta de operaciones vigente. Póliza de responsabilidad civil contractual vigente. Póliza de responsabilidad civil extracontractual vigente.
7.2. Modelo de los vehículos Los vehículos ofrecidos para la ejecución del contrato, deberán ser modelo 2007 en adelante; para verificar el cumplimiento de este requisito se deberá aportar junto con la propuesta, la matrícula de cinco (5) vehículos destinos al presente contrato en caso de se resultar seleccionado. 8. Terminación del proceso Cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia de LA FUNDACIÓN para la aceptación o declaración de desierto del proceso, o aparezca un vicio en éste que pueda generar una nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan, o cuando a juicio de LA FUNDACIÓN el proceso resulte inconveniente; LA FUNDACIÓN dará por terminado el proceso de contratación en el estado en que se encuentre. Si el proceso culmina con la declaratoria de desierto o la terminación del proceso de contratación, la decisión se comunicará a los proponentes o interesados, según el caso. 9. Comunicación oficial El único medio oficial de comunicación entre LA FUNDACIÓN EPM y los proveedores es a través del correo contrataciones@fundacionepm.org.co En caso de requerir información adicional deberá presentarlas por este medio. LA FUNDACIÓN podrá dar respuesta a las aclaraciones o modificaciones a las observaciones presentadas por los proponentes hasta el 01 de abril hasta las 10:15 a.m., las mismas que serán publicadas en la página web seguido de la invitación a cotizar Por lo tanto se recomienda consultarla permanentemente con el fin de conocer las aclaraciones o modificaciones que surjan en la invitación a cotizar. 10. Condiciones contractuales a. Garantías El proponente seleccionado constituirá a favor de LA FUNDACIÓN las siguientes garantías: Póliza de cumplimiento. El valor asegurado es equivalente al 10% del valor del presupuesto, la vigencia de la póliza debe ser equivalente al plazo de ejecución del contrato y cuatro meses más. Póliza de prestaciones sociales y parafiscales. El valor asegurado es equivalente al 5% del valor del presupuesto, la vigencia de la póliza debe ser equivalente al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. Póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual. El valor asegurado es equivalente al 20% del valor del presupuesto, la vigencia de la póliza debe ser equivalente al plazo de ejecución del contrato. b. Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato se contará a partir del Acta de Inicio firmada por las partes y se extenderá hasta el 31 de diciembre de 2013.
En el caso que durante la ejecución del contrato, se presenten incumplimientos graves y sistemáticos de las obligaciones a cargo de El Contratista, LA FUNDACIÓN le anunciará sobre la terminación del mismo, sin perjuicio de iniciar las acciones legales y contractuales pertinentes. c. Interventor del Contrato LA FUNDACIÓN designará una persona encargada de la interventoría del contrato cuya función principal es el acompañamiento, control y enlace entre el Contratista y LA FUNDACIÓN. No le está permitido en su calidad de interventor modificar el valor, plazo, especificaciones técnicas y demás información contenida en el contrato y sus documentos. LA FUNDACIÓN no se hará responsable del pago por cualquier concepto en las modificaciones negociadas entre el interventor y el Contratista que no se hayan realizado en debida forma según el procedimiento interno de LA FUNDACIÓN. d. Forma de pago Pagos parciales mensuales, de acuerdo con los servicios prestados en el mes inmediatamente anterior a la fecha de expedición de la factura. La Fundación efectuará el pago dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, la cual estará sujeta a verificación y aprobación de la misma.