Excelencia en la Gestión Universidad de Sevilla 1 DE OCTUBRE DE 2009 GESTIÓN POR OBJETIVOS SEMINARIO INTERUNIVERSITARIO: EVALUACION DEL DESEMPEÑO Y CARRERA PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS
Gestión Gestión: Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. DRAE Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. ISO 9000:2005 para qué?
Gestión Estratégica B A Longitud Latitud
Planificación Estratégica / Despliegue Estratégico Casuística semántica. Periodos de Gestión. Horizonte de Planificación. Naturaleza del Mercado. Nivel de Despliegue. BAJO ALTO Nivel de concreción y posibilidades de cuantificación Amplitud de miras, plazo, representatividad conceptual ALTO BAJO
Modelos de Gestión / Sistemas de Gestión OBJETIVOS (qué se quiere) Sistema de Gestión RESULTADOS (qué se logra) Acciones (qué hacer) Responsabilidades (quién) Recursos (con qué) Metodologías (cómo) Programas (cuándo)
Modelos de Gestión / Sistemas de Gestión Gestión Intuitiva. Gestión por Proyectos. Gestión por Objetivos. Gestión por Centros de Coste. Gestión por Funciones. Gestión por Procesos. Sistemas de Gestión Normalizados. No son excluyentes, pueden complementarse. El tipo de Negocio influye significativamente en la elección. Etc.
... qué es un objetivo?...
Gestión por Objetivos Gestión: Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. DRAE Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. ISO 9000:2005 Objetivo: Algo ambicionado o pretendido. ISO 9000:2005 Punto o zona que se pretende alcanzar u ocupar como resultado de una operación militar. DRAE Meta: Fin a que se dirigen las acciones o deseos de alguien. DRAE
Características de los Objetivos Un Objetivo DEBERÍA Describir un logro a alcanzar (un fin) en un plazo determinado. Definirse de forma que pueda determinarse si se ha alcanzado o no. Expresarse mediante un valor numérico asociado a un indicador. Ser alcanzable con los medios y recursos disponibles. Ser compatible con el resto de los objetivos de la organización. Poder ser desplegado en Planes de Actuación. Permitir el seguimiento del grado de progreso en su consecución. Objetivos MARTE: Las características que debe cumplir todo objetivo, en acrónimo: MARTE: Medible. Alcanzable. Retador. Temporal. Especifico. En inglés: SMART: Specific (Específico), Measurable (Medible), Attainable (Alcanzable), Realistic (Realista) y Time-sensitive (Sensible al tiempo).
Ejemplos de Objetivos Incrementar en un 5 puntos porcentuales el % de Titulados en el plazo establecido. Mejorar un 10% la Satisfacción global de los alumnos. Mejorar en 7 puntos porcentuales el % de Asistencia a Clase. Mejorar en un 5% la Satisfacción global del PAS. Mejorar en 3 puntos porcentuales el % de Estudiantes que participan en proyectos de cooperación al desarrollo. Disminuir un 20% el Tiempo medio de expedición de títulos. Alcanzar el 100% de plazas ocupadas en la titulación de X. Impartir al menos 40 Horas / Persona de Formación Interna este año. Mejorar en un 10% el Factor de Impacto de los Proyectos de Investigación. Tramitar las facturas en un tiempo medio inferior a 3 días. Reducir en un 5% el coste unitario de xxx.
... para qué sirven los objetivos?...?
Objetivos y Plan Estratégico ( o lo que aplique) Plan Estratégico Universidad Plan Estratégico Unidad (o Despliegue del de la Universidad) Situación Actual Situación Pretendida Líneas Estratégicas Objetivos Estratégicos Planes de Acción Plan de Gestión Unidad Objetivos Unidad Objetivos Área Objetivos Persona Objetivos de Equipo Planes de Equipo Objetivos Individuales Planes Individuales
Objetivos y Éxito de las Organizaciones El Éxito de las organizaciones depende de su acierto en la formulación de objetivos, y de su capacidad para alcanzarlos Plan Estratégico (trienal) B A Plan de Gestión Objetivos anuales
Objetivos. Algunos aspectos clave en su establecimiento Metodología participativa. Pacto por Objetivos. Despliegue coherente. Integración y aportación de todos (remar juntos). Para fijar un valor concreto, considerar: Antecedentes. Benchmarking. Presupuestos. Objetivos de mayor nivel. Etc.
... cómo se consigue alcanzar un objetivo?...
Ciclo PDCA de Shewhart Popularizado por Deming 1. Formular el Objetivo (qué quiero conseguir). Objetivo 2. P: planificar cómo alcanzar el Objetivo (Plan de Acción, Medios, Estrategia ). 3. D: llevar a cabo lo planificado. 4. C: comprobar que se ha realizado lo planificado y que se han alcanzado los resultados previstos. 5. A: actuar para corregir las desviaciones entre lo planificado y lo conseguido. A P C D Situación Actual
Niveles de Despliegue de objetivos El número de niveles en los que se realiza el despliegue de objetivos, depende de la estructura (y tamaño) de la organización y de la naturaleza de los objetivos. Habría que llegar (al menos) a todos los niveles que tengan capacidad de gestión.
... cómo sé que tengo que alcanzar un objetivo?...????
Comunicación de Objetivos Contenidos Niveles de desempeño: la comunicación del objetivo incluye el nivel de desempeño a alcanzar, y suele estar referido a algún indicador. Ej: Reducir las emisiones totales de CO 2 en un 10%. Orientación: no establecen niveles de desempeño, sino la orientación para definirlos, con libertad organizativa para asignar recursos y esfuerzos de acuerdo a las capacidades y condiciones particulares. Ej: Misión y Visión; ser líderes sectoriales en comportamiento medioambiental.
Comunicación de Objetivos Relevancia y Coherencia La importancia percibida tiene mucho mas que ver con quién comunica, que con otras características de la comunicación. La relevancia percibida es fácil de perder cuando se reciben mensajes contradictorios: estos son los objetivos, pero mi Jefe me pregunta todos los días por otra cosa.
... cómo sé que estoy alcanzando un objetivo?...
Indicadores y Cuadros de Mando Indicador: datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. Cuadro de Mando: herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización. UNE 66175
La Gestión por Objetivos en los Modelos de Gestión Personas Resultados en las Personas Liderazgo Política y Estrategia Procesos Resultados en los Clientes Resultados Clave Alianzas y Recursos Resultados en la Sociedad
Esquema de Mínimos. Gestión por Objetivos. Alineamiento con el Plan Estratégico (o lo que aplique). Alcance. Nivel de Despliegue. Características de los Objetivos. Evaluación y Revisión.
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