Manual Pago Electrónico de Proveedores
Pago Electrónico de Proveedores El sistema de Contabilidad permite al usuario procesar los pagos de los documentos pendientes con sus proveedores, esto en un proceso electrónico, por el cual se crea un archivo de pago, que debe ser enviado a la web de la Entidad Bancaria. El banco disponible a recibir Pagos Electrónicos es el Banco Santander A continuación, revisaremos dicho proceso, pero primeramente veremos las consideraciones previas que se deben tener presentes, para el proceso exitoso. 1) Creación de Bancos El usuario deberá crear el Banco emisor, en este caso el banco Santander, y los bancos Receptores, en ese sentido, los bancos de los Proveedores (Ejemplo: Banco de Chile, BCI, etc.). Para ello debe Ingresar al Menú Archivo, submenú Bancos. Debe asignar un código, descripción, Cód. Superintendencia al banco que está creando, este deberá buscarlo dentro de la carga masiva Movimientos Bancarios, y podra seleccionar el correcto. Para finalizar, cree los 2
2) Asignación del Banco. El usuario deberá asociar el banco emisor a la empresa que procesará, para ello debe ir al menú Archivo, submenú Empresas, seleccionar la empresa e ir a la pestaña Libros Electrónicos. En esta opción, deberá completar los datos del Pago Electrónico Proveedores, ingresando: Institución Bancaria Número de Convenio 3) Asociar el banco receptor El usuario deberá asociar el banco receptor a los proveedores que vaya a procesar en el pago electrónico, para ello debe ir al menú Archivo, submenú Clientes-Proveedores-Profesionales, y en la pestaña Pago Electrónic. Proveedores, y en la opción Cuenta Corriente Proveedor debe ingresar: Cód. SBIF, buscar el Banco la que corresponda del listado de la Carga masiva Cuenta Abono: Número de Cuenta del Banco Receptor 3
4) Luego de la configuración inicial, usted podría procesar la información de los proveedores y crear el archivo plano de pago. Para ello debe ir al menú Banco, submenú Pago Electrónico Proveedores En este proceso se realiza el Análisis correspondiente a la Cuenta Proveedores, y así determinar cuáles son las deudas pendientes, y con esto crear el archivo plano para cancelar estas partidas pendientes. El Pago electrónico de proveedores del Banco Santander, exige datos de ingreso obligatorios como son la cuenta del proveedor y la fecha que indica hasta cuando se realizará el análisis. Cabe destacar que si desea generar el archivo de pagos, la cuenta del banco será obligatoria. 4
Opciones de este proceso: Buscar Pagos a) Indica la cuenta con la cual se realizará el análisis, para modificar se puede digitar o utilizar el botón de carga masiva. b) Se indica hasta qué fecha se realizará el análisis, esta fecha no puede ser mayor al mes de proceso. c) Busca el listado de proveedores pendientes de pago, y muestra en una pantalla dicho listado, con el fin de que el usuario seleccione de a uno, y poder proceder a cancelar los documentos pendientes. Archivo de Pagos a) Es la cuenta del banco emisor, esta irá en el archivo plano generado, y es obligatoria si se desea crear el archivo de pagos. b) Si el usuario ha generado el archivo plano de pagos, podrá visualizarlo aquí, este es el archivo oficial que será enviado al banco, y no se podrán realizar modificaciones a los pagos, a menos que se elimine este y se vuelva a procesar. c) Permite eliminar el archivo de pagos. d) Permite ver los pagos que se han realizado; ya que cada vez que se realiza un pago el sistema crea un archivo temporal, el que podrá ser modificado las veces que el usuario lo desee, esto lo podrá hacer, sólo si el archivo plano de pagos no ha sido generado. 5
5) Buscar proveedores pendientes de pago. Al presionar el botón, se realizará el análisis en busca de todos aquellos proveedores que tienen documentos pendientes de pago. Para seleccionar que pagos se agregaran al archivo de pagos, se debe dar doble clic en el proveedor seleccionado y se entregará un detalle de los documentos pendientes para que se pague en forma total o parcial. Si cancela en forma parcial, la siguiente vez que se realice el análisis, sólo se mostrará el saldo pendiente. 6
Una vez que se selecciona un proveedor, se muestra el detalle de todos los documentos pendientes de pago con el fin de que el usuario los confirme o cambie los montos a pagar, como se ve en la figura, para cada documento se encuentra seleccionado la columna grabar, si se presiona el botón grabar todos los documentos seleccionados se grabaran, por el contrario, si se desmarca la columna grabar, el documento no pasará al archivo de pago, si el usuario sale sin grabar, ninguno de los documentos pasa al archivo de pago. Tras finalizar el proceso de asignación de documentos a pagar, la ventana Montos Acumulados de Proveedores, se agregará un check en la columna procesado, lo que indica que el proveedor ya fue procesado y la única forma de volver a su detalle será buscando los proveedores nuevamente. Tras finalizar este proceso, con todos los proveedores que desee incorporar al archivo de pago, deberá terminar el proceso, creando el archivo plano de Pago Electrónico de Proveedores. 7
6) Generación archivo de temporal de pagos. Al presionar el botón se ingresa a trabajar con el archivo temporal de pagos, en esta opción se podrá modificar la información de contenida en este, y generar el voucher de pago correspondiente. En esta pantalla se podrá observar en detalle el archivo de pagos temporal que se está construyendo, se puede ver la información ordenada por proveedor y número de documento. Si el usuario desea otro orden, será necesario dar un clic en el título de la columna para que los datos se ordenen en forma ascendente, en relación a esa columna. Adicionalmente, existe la posibilidad de generar el archivo con la modalidad de pago "Vale Vista" o "Abono Cuenta Corriente", para este último caso es obligatorio ingresar el código de la superintendencia para el banco receptor, y además del número de cuenta de abono (Paso Visto en 3 de este manual). Además podrá utilizar los botones que están en la fila del archivo temporal Eliminar una o varias líneas procesadas en el Archivo Temporal. Grabar nuevamente la información si se ha modificado. Imprimir el archivo de pago. 8
Cada vez que se realice una modificación los totales se actualizarán de acuerdo a lo indicado por el usuario. La Ruta, Indica en donde será generado el archivo de pago que deberá ser enviado al banco, esta ruta podrá ser cambiada utilizando el botón Buscar. Cabe destacar que el nombre del archivo estará compuesto por el año y el mes en que se realiza el pago, y éste deberá ser enviado al banco para que posteriormente sea procesado y pagado a los proveedores informados. : Al presionar este botón, se genera el archivo oficial que será enviado al banco. Una vez creado, se debe rescatar el archivo en la Ruta indicada, y subirlo a la página web del Banco con el cual se tiene convenio. Una vez generado el archivo, el usuario puede generar el voucher del pago creado, esto presionando el botón contable.,, lo que permitirá visualizar el voucher y grabarlo, integrándolo como un asiento Si el usuario desea reversar este proceso, la única forma de hacerlo es borrando el voucher generado. Una vez generado el voucher de pago, el usuario podrá ver su detalle en el menú Movimientos, submenú Vouchers. 9