SAP Estudio de la Transformación del Negocio Productos de consumo masivo J. Macêdo Grupo Prisma: Confiabilidad e Innovación junto con SAP.
Grupo Prisma Industria Consumo Masivo Productos y Servicios Vinos, golosinas y chocolates Sitio Web www.prismamexico.com Localización Estado de México Soluciones y Servicios SAP SAP ERP Prisma es una empresa que se dedica a la fabricación, distribución, exportación e importación de vinos, golosinas y chocolates, atendiendo a las necesidades del mercado nacional e internacional mediante un servicio de calidad que asegure la presencia y prestigio de sus marcas a través de la satisfacción a los clientes. Con el objetivo de sostener su posición de liderazgo la empresa eligió reemplazar la tecnología de su antiguo ERP para dar un paso hacia adelante en confiabilidad e innovar junto con SAP. 2
Grupo Prisma: mejorando la confiabilidad de la información con SAP Grupo Prisma fue fundada en 1992 por un grupo de inversionistas mexicanos junto con la fusión de empresas como Garden s de América, Comercializadora de Productos Pames, Nueva Marve, Wong's (2004), Aciditas (2006) y Técnica Mexicana de Alimentación, la cual existe hace 30 años y hoy se consolida como líder en el mercado de golosinas, tablillas de chocolate, chocolate en polvo y sustitutos de azúcar. Para Prisma la necesidad de contar con un ERP confiable era fundamental, dado el nivel de inconsistencia que mostraban con frecuencia los datos. La información de los costos de los productos no era correcta y oscurecía la tarea de planificación. Con lógica la Alta Dirección se mostraba impaciente porque tomaba decisiones con base en valores inexactos que cambiaban de un mes a otro sin explicación. La optimización de todos los procesos trae como resultados la posibilidad de contar con información precisa, rápida y verdadera que es la clave para lograr mayor eficiencia. Con nuestro ERP anterior no teníamos certeza acerca de la confiabilidad de la información. Miguel Ángel González Almaraz, Director de Finanzas y Administración. 3
El cambio necesario para apostar a un mejor estándar de calidad Grupo Prisma trabajaba con un ERP de la línea Microsoft, Microsoft Dynamics NAV 5.0. La empresa comenzó a detectar algunos problemas que estaban afectando los niveles de eficiencia de la compañía. La información que arrojaba la herramienta no era nada confiable y tampoco era posible hacer un seguimiento completo del negocio porque el ERP no incluía los valores de producción. Un nuevo ERP significaba la posibilidad de reconvertir al negocio hacia prácticas más rentables que permitieran reducir los tiempos de comercialización y pudiera revalorizar objetivamente las inversiones. Dentro de la empresa empezaron a circular aires de cambio. Grupo Prisma no podía continuar desarrollando su negocio sin contar con la certeza sobre la autenticidad de los datos que manejaba. En el caso de los inventarios mientras en una pantalla te mostraba 5, en otra 8 y en otra 11, ejemplifica Miguel Ángel González Almaraz, Director de Finanzas y Administración. Asimismo se imponía como necesidad ampliar el alcance de la información obtenida analizando más allá del área administrativa y contable, incluyendo la posibilidad de poder planificar la producción ordenadamente y con la anticipación necesaria para garantizar que toda la compañía utilizara el capital disponible de la forma más eficiente. Tener la información que nos permitiera planificar con exactitud que íbamos a producir era una forma de que toda la compañía estuviera en la misma jugada". Miguel Ángel González Almaraz, Director de Finanzas y Administración. 4
La elección de las mejores prácticas En el momento que la empresa decidió reemplazar su actual sistema de ERP se consideraron tres opciones: una fue el sistema estándar de Navision (NAV) con la incorporación de los módulos correspondientes a producción, otra de las opciones que se contemplaron fue la implementación (también de la línea de Microsoft) del ERP AX que ya tiene montado la parte de producción y la tercera fue SAP. Grupo Prisma eligió quedarse con SAP porque presentó el software ERP con las mejores prácticas. SAP entendió las necesidades del negocio y ofreció a la empresa una solución integrada y un sólido apoyo para la operación de todos los procesos clave estabilizando y organizando las funciones básicas que permitirían invertir estratégicamente los tiempos de trabajo. En la actualidad las organizaciones requieren de acceso inmediato a información precisa y sin inexactitudes. Se deben tomar decisiones de forma rápida y basada en información que se puede confiar. Nuestra gran meta fue lograr adaptarnos a las mejores prácticas. Queríamos ser coherentes con la exigencia que buscábamos. Por eso el lema del proyecto fue: SAP no se va a ajustar a nosotros, nosotros nos vamos a ajustar a SAP. Miguel Ángel González Almaraz, Director de Finanzas y Administración. 5
El recurso de SAP para la planificación empresarial SAP ERP es un recurso clave para la planificación que atiende las principales necesidades del software empresarial. Está basado en una plataforma de tecnología abierta, que reduce la complejidad de TI y apoya el crecimiento. SAP ERP consolida el funcionamiento de los procesos de negocio y permite una integración sólida de todos los miembros del equipo de trabajo (tanto los que están por fuera como los que están dentro de la organización.) Grupo Prisma eligió crear un sistema ERP estándar en el que no fuera necesario incorporar modificaciones permanentemente. La empresa decidió trabajar ajustándose a las sugerencias de SAP, para asegurar que a fin del proceso la información obtenida fuera segura y confiable. 6
Información disponible en todo momento Los beneficios que ha registrado Grupo Prisma son enormes. Desde el área de tecnología la empresa pudo modernizar la infraestructura y mejorar todo el sistema de comunicaciones. Ahora desde cualquier punto, siempre que se tenga acceso a Internet, es posible ingresar a SAP. Esto nos ayuda mucho en la parte de monitoreo ya que muchas veces desde el área de sistemas debemos conectarnos para vigilar que todo este funcionando bien, explica Oscar Cid, Gerente de Sistemas. El valor de contar con información disponible y real, en cualquier momento en que se necesite, ha convertido a SAP en un recurso muy valioso para Grupo Prisma. La gran ventaja de SAP es que todo se va actualizando en línea. Entonces, por ejemplo, la información correspondiente a consumo de almacenes, consumo de producción, y todos los números de compras e inventarios están disponibles en el día. Así se facilitan los cierres contables y con la información de los costos valuados, se pueden extraer costos financieros con gran rapidez. 90% Más eficiencia. Con SAP los datos son más consistentes y más fáciles de explicar. Tenemos información confiable, al día y que permanece en el tiempo. Miguel Ángel González Almaraz, Director de Finanzas y Administración. 7
Apostando por mayor eficiencia Grupo Prisma continúa explorando todas las funcionalidades ofrecidas por SAP. La estabilidad y optimización de los procesos permite disponer de información exacta y actualizada. Esta fue la clave para lograr que las presentaciones de los datos financieros se hiciera de manera más simple y amigable. En el futuro la compañía planea seguir ganando precisión y mejorando el nivel de sus informes, para poder analizar cada vez mejor sus niveles de producción, costos de materias primas y costos de producción. 8