Qué es? Los materiales audiovisuales son un medio para comunicar mensajes específicos a través del uso de contenidos video, animaciones gráficas o una combinación de ambos. Los audiovisuales facilitan la transmisión de mensajes clave a las audiencias deseadas, a través de la presentación de historias, experiencias personales o relatos. Además, los audiovisuales permiten la aplicación de técnicas de storytelling (arte de contar historias), que aumentan la probabilidad de que los mensajes se recuerden y se repliquen en otros entornos. Materiales Audiovisuales Cómo se realiza? Para la realización de un audiovisual es necesario contar con el apoyo (interno o externo) de un especialista en comunicación y marketing, con el que mantener una estrecha colaboración durante todo el proceso. Se recomienda establecer puntos de validación parcial, para asegurar que el producto final responde a las expectativas del FOMIN y la Agencia Ejecutora. Las fases para la elaboración de un producto audiovisual son: PREPRODUCCIÓN OBJETIVOS, ALCANCE Y AUDIENCIA PRODUCCIÓN Y/O RODAJE DIFUSIÓN POSTPRODUCCIÓN APROBACIÓN 1. Definición de objetivo, alcance y audiencia El primer paso en la elaboración del material audiovisual debe ser dar respuesta a las preguntas siguientes: 1. Objetivo: Qué queremos conseguir con el material audiovisual? Es necesario definir el objetivo principal que perseguimos, por ejemplo: sensibilizar, compartir conocimiento profundo sobre una temática, rendir cuentas, etc.
2. Audiencia: Cuál es la audiencia objetivo? Es necesario identificar a qué receptores queremos dirigir el material audiovisual, qué esperamos de ellos y quién será el emisor adecuado para llegar a esa audiencia. 3. Alcance: Qué conocimiento queremos sistematizar y diseminar? Es necesario identificar a alto nivel los contenidos y mensajes clave que vamos a incluir en el material audiovisual, por ejemplo: presentar los resultados de un proyecto, contar la historia de un proyecto, las lecciones aprendidas, el contexto del proyecto, etc. 2. Preproducción: Una vez que se han identificado los objetivos, el alcance y la audiencia objetivo del audiovisual, se debe proceder la preproducción del audiovisual. Un experto en comunicación puede ser de ayuda en esta etapa. Elaboración del presupuesto: es necesario dimensionar el audiovisual en función del presupuesto disponible, así como identificar las fuentes de financiación. Se recomienda elaborar el presupuesto en base a la información disponible de audiovisuales anteriores de características similares (estimación análoga). En la elaboración del presupuesto es importante tener en cuenta las localizaciones y el coste que suponen en materia de desplazamientos y viáticos, equipos, etc. Elaboración del primer borrador de contenidos: se debe elaborar un primer borrador con los contenidos y mensajes clave del audiovisual. Al mismo tiempo, en el caso que el audiovisual contenga entrevistas, se debe identificar las personas a las que se va a entrevistar y qué preguntas se les va a hacer. Es clave elegir personas que, además de ser representativas del proyecto, puedan transmitir mensajes relevantes. En este punto hay que tener en cuenta las guías de identidad institucional de las organizaciones (FOMIN y Agencia Ejecutora). Recolección de datos e información: es necesario recoger los datos y documentar toda la información necesaria para la posterior elaboración del guión técnico. Es importante respaldar los mensajes con evidencias, tanto de fuentes internas como externas. Por cada uno de los planos que la obra audiovisual requiere, como: descripción de las escenas, duración de las escenas, localizaciones, protagonistas, música, etc. El cuerpo o hilo argumental de un audiovisual puede estructurarse de distintas maneras: por temáticas, por regiones, por entrevistados o protagonistas, por secuencia temporal, etc. A la hora de elaborar el guión es importante tener en cuenta que existen varios componentes que pueden combinarse:»» Video con imágenes del proyecto, entrevistas a beneficiarios, entrevistas a miembros de las agencias ejecutoras, etc. Se recomienda la utilización de indicadores de impacto, cifras o datos (por ejemplo a modo de banners sobre la imagen original del video) que pongan al espectador en contexto y dirijan su atención a cifras, resultados, etc.»» Animaciones gráficas con representaciones visuales animadas en la que se presentan datos o mensajes clave. Elaboración de la planificación detallada: Siguiendo las indicaciones del guión técnico, es necesario realizar una planificación detallada, programando todas las actividades que se deberán efectuar para la producción del audiovisual. La planificación también debe incluir un plan de trabajo detallado con la programación de las actividades diarias de los días de rodaje, con el objetivo de ajustarse a las previsiones del equipo de producción.
3. Producción y/o Rodaje: La etapa de producción comprende la puesta en práctica de todas las ideas establecidas en el guión técnico: En el caso que el guión técnico incluya imágenes registradas, se procede al rodaje de las escenas y entrevistas establecidas en el guión. Si el guión no incluye imágenes registradas, en esta fase se procederá a la recopilación de las fotografías o documentos gráficos necesarios para la edición de la animación gráfica. Durante la fase de producción y rodaje es importante llevar un control absoluto del plan de trabajo detallado y del presupuesto, con el objetivo de evitar desvíos en los tiempos y el presupuesto. 4. Postproducción Durante la etapa de postproducción se realiza la edición y el montaje del audiovisual. Para ello, es necesario analizar el material grabado y escoger, ordenar y unir una selección de los planos a registrar a partir del guión. En el caso que el guión incorpore animaciones gráficas, los diseñadores gráficos las elaborarán durante esta fase y se incorporarán al montaje final del audiovisual. En este punto hay que confirmar que el audiovisual cumple con las guías de identidad institucional de las organizaciones (FOMIN y Agencia Ejecutora). 5. Aprobación Previo a su difusión, el audiovisual requerirá la aprobación de la organización contratante así como del FOMIN. En este último caso, se deberá involucrar al especialista FOMIN a cargo de la supervisión del Proyecto, así como cualquier otra instancia de aprobación que el FOMIN defina. 6. Difusión La difusión es fundamental para garantizar que la guía llega a su público objetivo. Para ello, será necesario seleccionar y utilizar los canales de comunicación más efectivos para llegar a ese público Es importante contar con las herramientas adecuadas para medir el impacto de cada acción de difusión, y así comprobar si realmente estamos llegando a nuestro público objetivo y la opinión de éste sobre nuestro audiovisual. Por ello, para cada canal de comunicación que establezcamos en la difusión, se acompañará de los indicadores o la/s herramienta/s adecuada/s para medir ese impacto. Características: Formato: los audiovisuales se deberían realizar con formatos adaptados a internet (.mpg,.avi,.mov) para facilitar su disponibilidad al mayor número de audiencias. Resolución: 1280 x 720 (16x9 HD) y 640 x 480 (4:3 SD) Duración: la duración debe ser de entre 1 y 3 minutos y debe tener un buen ritmo. Un material audiovisual bien documentado pero sin ritmo corre el riesgo de que no sea visto hasta el final. Periodicidad: de acuerdo con la previsión del plan de ejecución del proyecto. Responsable de la elaboración: Consultor contratado y la Agencia Ejecutora, en colaboración con el jefe de equipo FOMIN de supervisión del proyecto. Responsable de la validación: Agencia Ejecutora en colaboración con el jefe de equipo FOMIN de supervisión del proyecto.
ANEXO I EJEMPLO ELABORACIÓN DE UN VIDEO: PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE VIDEOS DE ANIMACIÓN 1. Envío de la información y el brief Se envía a la agencia la información necesaria referida al producto, y una breve idea de los objetivos propuestos, público al que se quiere dirigir el mensaje, ideas principales a destacar y comunicar, etc. 2. Elaboración del guión La agencia elabora, en base a la información y comentarios recibidos, el guión del video, que permita contar de un modo dinámico, entretenido, claro y fluido los beneficios del producto. 3. Elaboración de Storyboard A partir del guión se crea el Storyboard, que permite visualizar el guión en imágenes y evaluar los ritmos narrativos, el lenguaje visual, la interacción de personajes, etc Ejemplo de Storyboard: 4. Presentación de guión y storyboard a las partes involucradas 5. Comentarios, ajustes y aprobación de guión y storyboard
6. Propuesta de estética El consultor/la agencia elabora, a partir del guión, los comentarios recibidos y las necesidades del producto en sí, una propuesta estética, con referencias y ejemplos acabados, de cómo sería la estética y el lenguaje visual del video (personajes, tipografías, fondos, paleta de color, etc.) Ejemplo de propuesta estética: 7. Comentarios y aprobación de estética. 8. Elaboración de animatic (storyboard con audio y animación básica de referencia) Una vez aprobada la estética, el guión y el storyboard, se realiza un animatic. Con una locución de guía (no final) y un armado general de las imágenes en sucesión y ajustadas a los tiempos, que permite apreciar visual y auditivamente el ritmo narrativo, desarrollo de la historia, tiempos, dinámica, claridad, etc. 9. Aprobación
10. Locución y audio En este punto se graba lo que será la locución final y se añaden la música y sonidos incidentales que se requieran. 11. Elaboración final de la animación Se trabajan todas las escenas del animatic, dándoles vida y trabajando los detalles ya con la calidad final. 12. Edición final Una vez acabada la animación de todas las escenas, se procede a la edición final, en base al animatic y ajustando las escenas a los audios finales, y afinando detalles de lenguaje narrativo visual (dinámica, ritmos, fluidez, etc.). 13. Entrega final