Contenido 1. Presentación 2. Objetivos del Manual 3. Qué es el Sistema Nacional de Indicadores de Contraloría Social? 3.1 Componentes del Sistema 3.2 Acceso al Sistema 4. Captura y envió de Información paso a paso 4.1 Tipos de archivos permitidos por el Sistema 4.2 Orden de Captura 4.3 Preguntas frecuentes 5. Anexos
1. Presentación Bienvenido(a) al Sistema Nacional de Indicadores de Contraloría Social (SNICS). Estimados servidores públicos de los diferentes estados que operan acciones de contraloría social, esta guía está dividida en dos temas principales, el primero es el de Sistema nacional de Indicadores de contraloría social (SNICS) y en él sabrá qué es el SNICS, cuáles son sus componentes y como ingresar a este sistema. El segundo tema es la captura y envió de información paso a paso, en este apartado podrá encontrar cuales son los requisitos y procedimientos para cada órgano pueda enviar su información de manera fácilmente. Debido a que necesitará herramientas para cumplir con los requisitos que requiere el sistema, al final de esta guía encontrará una sección de anexos que son importantes para poder enviar la información. La Región Centro Golfo-Istmo, tiene como firme propósito mejorar sus procesos de participación ciudadana y rendición de cuentas y reconoce su esfuerzo y dedicación ante este nombramiento honorífico que su municipio le ha otorgado. 1
2. Objetivo del Manual Proporcionar una guía práctica del sistema, a los servidores públicos que promueven acciones de contraloría social en los Órganos Estatales de Control, que les permita ingresar, capturar y enviar la información referente al cumplimiento de los objetivos y metas de este programa. 3. Qué es el Sistema Nacional de Indicadores de Contraloría Social (SNICS)? Es un sistema encargado de medir el cumplimiento de los objetivos del esquema de contraloría social que cada Órgano Estatal de Control ha programado alcanzar durante un año. 3.1 Componentes del sistema El SNICS está constituido por 4 ejes, los cuales comprenden actividades relevantes que realizan las áreas de contraloría social, para lograr el cumplimiento de su plan de trabajo. Los ejes son los siguientes: 1. Promoción de la contraloría social: Mide la efectividad de las acciones que se realizan para promover el ejercicio de la contraloría social por parte de la ciudadanía. 2. Desempeño de las contralorías sociales: Mide la efectividad de las acciones que desarrollan los comités de contraloría social. 3. Resultado de las acciones de contraloría social: Mide la efectividad de las acciones de contraloría social emprendidas por los ciudadanos. 4. Contraloría social como mecanismo de recepción de denuncia ciudadana: Mide la efectividad del proceso de recepción y atención de las quejas y denuncias ciudadanas. 2
3.2 Acceso al Sistema 1. Cargar Google Crome, si no se tiene instalado, se puede descargar desde la siguiente liga https://www.google.com/intl/es/chrome/browser/ 2. Para ingresar al sistema debe entrar en la siguiente página http://contraloria.contraloriaoaxaca.gob.mx/intranet/snics/indicadores/login.php 3. En la pantalla principal aparecerá un cuadro de Acceso al Sistema en donde solicitara el Estado y la Contraseña 4. Usted podrá elegir su estado de acuerdo a una lista desplegable. 5. La contraseña le será proporcionada por el Órgano Estatal de Control del Estado de Oaxaca a través del correo electrónico snics@oaxaca.gob.mx 3
4. Captura y envió de información paso a paso Una vez que usted ha ingresado su usuario y contraseña aparecerá en su pantalla principal en la parte superior el nombre de su estado, en el centro de la pantalla encontrará los 4 ejes en los que está dividida la captura (como se muestra en la imagen siguiente). De esta manera al hacer clic en cualquiera de los 4 ejes, se abrirá una tabla de indicadores que se encuentra dividida en 4 columnas: Número, Indicador, Descripción y Porcentaje, para ingresar alguno de los indicadores debe hacer un clic sobre el nombre del mismo. Para terminar la sesión del usuario dentro del sistema dar clic en la opción de cerrar sesión, la cual se ubica al lado derecho del nombre de su estado. 4
Para ingresar los valores de cualquier indicador, siga los siguientes pasos: 1. Ingresar al eje correspondiente, haciendo clic sobre el nombre del eje que desee capturar en la pantalla principal. 2. Ingresar al indicador que corresponda, haciendo clic sobre el nombre del indicador. 3. Ingresar los valores del numerador y denominador como se muestra en la imagen, 4. Una vez ingresados los valores, para poder guardar la captura será necesario anexar los archivos que soportan la información, haciendo clic en el botón adjuntar, se desplegará una cuadro para seleccionar el archivo correspondiente y usted dará clic en el botón abrir para adjuntar el archivo. 5. Hasta que estén adjuntados los archivos que solicita el indicador, se verá reflejado el porcentaje de cumplimiento, de lo contrario NO se guardará la información. 5
Los documentos probatorios que deberá ingresar son los que se muestran en la siguiente tabla. Tabla 1. Anexos que deben adjuntarse ARCHIVOS DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN INDICADOR NUMERADOR DENOMINADOR 1.1 Anexo A Anexo B 1.2 Anexo C Anexo A (ya no es necesario que adjunte el archivo ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 1.1) 1.3 Anexo D Anexo D (soporta tanto al numerador como al denominador, por lo que no es necesario que se adjunte dos veces) 1.4 Anexo E Anexo F 1.5 Anexo G Anexo E (ya no se solicitara que adjunte nuevamente este archivo, ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 1.4) 1.6 Anexo H Anexo H (soporta tanto al numerador como denominador, por lo que no es necesario que lo adjunte nuevamente) 1.7 Anexo I Anexo I (soporta tanto al numerador como denominador, por lo que no es necesario que lo adjunte nuevamente) 1.8 Anexo J Anexo J (soporta tanto al numerador como denominador, por lo que no es necesario que lo adjunte nuevamente) 1.9 Anexo K Anexo L 2.1 Anexo M Anexo N 2.2 Anexo E (ya no se Anexo Ñ solicitara que adjunte nuevamente este archivo, ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 1.4) 3.1 Anexo O Anexo E (ya no se solicitara que adjunte nuevamente este archivo, ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 1.4) 3.2 Anexo P Anexo M (ya no se solicitara que adjunte nuevamente este archivo, ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 2.1) 4.1 Anexo Q Anexo R 4.2 Anexo S Anexo Q (ya no se solicitara que adjunte nuevamente este archivo, ya que se ha subido con anterioridad en el Indicador 2.1) 6
6. Una vez que se hayan ingresado las cantidades correspondientes y adjuntado los archivos tanto del numerador como del denominador, dar clic en el botón Registrar Datos para guardar correctamente su información. NOTA: Para obtener los valores del indicador 1.3 se sugiere llenar el Anexo D, el cual contiene tres columnas importantes; total programado, total alcanzado y total realizado, este último contiene la formula siguiente total realizado= total alcanzado / total programado, es importante resaltar que los valores tomados para formula del indicador son los que están al final de la columna total programado y total realizado. Haciendo clic en los botones podrá despasarse en los demás indicadores. 7
Para cambiar de indicador dar clic en nombre del indicador correspondiente Ingresar el total de programas social en el estado que cuentan con R.O. Para los estados que no realicen esta actividad, marcar la siguiente opción Ingresar el total de programas social en el estado Adjuntar listado de programas sociales en el estado que cuentan con las R.O. Adjuntar listado de programas sociales que existen en el estado Dar clic después de haber ingresado los datos y adjuntado los archivos en formato PDF 8
4.1 Tipo de archivos permitidos por el Sistema La principal función del sistema, es la captura de los valores numéricos que arrojaran como resultado un porcentaje por cada indicador, es importante mencionar que para darle validez, el sistema solicitara el anexo de archivos únicamente en formato PDF, sin ellos no se generaran los porcentajes y tampoco se guardara la información, con un tamaño máximo de archivo de 2.5 MB. 4.2 Orden de captura de los indicadores Es recomendable iniciar la captura desde el indicador 1.1, es decir, hacer el llenado en orden desde el eje 1 hasta el eje 4, debido a los valores se van guardando en el sistema lo que permite vincularlos con otros indicadores de manera que ya no sea necesaria la captura para el caso de los siguientes indicadores: 1.2, 1.5, 2.2, 3.1, 3.2 y 4.2 El último de los anexos es el Anexo T que contiene una base de datos referente a los 15 indicadores del SNICS, pudiendo identificar fácilmente el nombre del eje, la descripción de dicho indicador, tipo, fórmula, anexos comprobatorios y observaciones a la hora de captura, esta información le será de gran utilidad y facilitará el llenado. 9
4.3 Preguntas Frecuentes 1. Qué documento debo anexar en cada indicador? R. Los documentos que deberá anexar son de acuerdo a lo establecido en la tabla 1. 2. Puedo sustituir los archivos que he adjuntado en un indicador determinado? R. Si lo único que tiene que hacer es volver a adjuntar el nuevo archivo y este automáticamente se cambia. 3. Se pueden imprimir los resultados de los indicadores? R. Si es posible imprimirlos, se pueden descargar en formato.pdf 4. Es posible hacer modificaciones al anexo de acuerdo a las necesidades de cada contraloría? R. Si es posible, los archivos que adjuntamos son una sugerencia, sin embargo debe cuidarse que no se pierda el objeto de la información solicitada, también es importante mencionar que los archivos permitidos son únicamente en formato PDF. 5. Si un indicador no aplica en mi estado que debo hacer? R. Dejar las cifras en ceros y anexar un archivo en PDF que explique el motivo por el cual dicho indicador no aplica. 6. Si no tengo información del indicador 1.9 que debo hacer? R. El indicador 1.9 corresponde la certificación por competencias denominada Asesoría de la Contraloría Social en la Administración Publica, aplicará hasta finales del año 2013, por lo tanto puede quedar en blanco. 7. Cuándo un anexo es solicitado en varios indicadores que debo hacer? R. El documento solo se anexara una vez, el sistema automáticamente extrae la información para los demás indicadores que la requieran. 8. Debo convertir los archivos que me fueron proporcionados en Excel a formato PDF para así poder adjuntarlos? R. Sí, se les proporciono a todos los órganos estatales de control los anexos en un archivo de Excel para facilitar el llenado en embargo para adjuntar será necesario convertirlo en formato PDF de acuerdo a lo siguiente. 9. Por qué no se suben los anexos al sistema? R. Es importante verificar que el archivo que se intenta subir tenga la extensión.pdf y que tamaño máximo sea de 2.5 MB, el sistema no permite adjuntar archivos de mayor tamaño o con otra extensión. 10. Si extravié mi contraseña ante quien puedo solicitarla nuevamente? R. Comunicarse a la Secretaría de la Contraloría y Transparencia Gubernamental del Gobierno del Estado de Oaxaca al teléfono 01 951 50 150 00 ext. 10214. 10
EJE INDICADOR DESCRIPCIÓN TIPO FÓRMULA 1. Promoción de la Contraloría Social (mide la efectividad de las acciones que se realizan para promover el ejercicio de la contraloría social por parte de la ciudadanía) 1.3 Promoción de la contraloría social 1.4 Registro de contralorías sociales 1.5 Capacitación a contralorías sociales 1.6 Actualización del material de capacitación de contraloría social Porcentaje de programas de desarrollo social en el estado que cuentan con esquemas de contraloría social en sus reglas de operación Porcentaje de actividades de promoción desarrolladas para fortalecimiento de la contraloría social Porcentaje de contralorías sociales registradas en el estado Porcentaje del material de capacitación de contraloría social actualizado Indicador Anexo T CONCENTRADO DE INDICADORES DEL SISTEMA NACIONAL DE INDICADORES DE CONTRALORÍA SOCIAL 1.1 Disponibilidad de reglas de operación en programas sociales 1.2 Incorporación de la contraloría social en programas sociales Porcentaje de programas de desarrollo social en el estado que cuentan con reglas de operación Porcentaje de contralorías sociales capacitadas en el estado desempeño Total de programas de desarrollo social en el estado que cuentan con reglas de operación DOCUMENTOS COMPROBATORIOS Anexo A OBSERVACIONES Total de programas de desarrollo social en el estado Anexo B Total de programas de desarrollo social en el estado que contemplan esquemas de contraloría social en sus reglas de oparación Total de programas de desarrollo social en el estado que cuentan con reglas de operación Total de acciones de promoción de contraloría social realizadas Total de acciones de promoción de contraloría social programadas por el organo Total de contralorías sociales registradas en el órgano Anexo C Anexo A Anexo E No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 1.1 Total de de contralorías conformadas en el estado Anexo F Total de contralorías sociales capacitadas en el estado Anexo G Total de contralorías sociales registradas en el órgano Material de capacitación de contraloría social actualizado Material de capacitación de contraloría social existente Anexo D Anexo E Anexo H Con este listado, se soportan tanto el numerador como el denominador. No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 1.4 Con este listado, se soportan tanto el numerador como el denominador. 1.7 Distribución de material de difusión Porcentaje de material de difusión distribuido Total de material de difusión distribuido Total de material de difusión programado Anexo I Con este listado, se soportan tanto el numerador como el denominador. 1.8 Publicación o actualización de normatividad en materia de contraloría social Publicación o actualización de normatividad en materia de contraloría social desempeño Normatividad en materia de contraloría social publicada o actualizada Normatividad en materia de contraloría social existente Anexo J Con este listado, se soportan tanto el numerador como el denominador. 1.9 Certificación de promotores en contraloría social Porcentaje de promotores en contraloría social certificados en el estado resultado Promotores certificados en contraloría social en el estado Media nacional de promotores certificados en contraloría social NOTA: Las celdas del mismo color, indican que son el mismo anexo, por lo que no será necesario volver a adjuntar el archivo en el sistema Anexo K Anexo L
Anexo T CONCENTRADO DE INDICADORES DEL SISTEMA NACIONAL DE INDICADORES DE CONTRALORÍA SOCIAL EJE INDICADOR DESCRIPCIÓN TIPO FÓRMULA DOCUMENTOS COMPROBATORIOS OBSERVACIONES 2. Desempeño de las Contralorías Sociales (mide la efectividad de las acciones que desarrollan los comités de contraloría social) 2.1 Cobertura de las contraloría sociales 2.2 Asesorías de seguimiento a contralorías sociales Porcentaje de obras o acciones públicas vigiladas por las contralorías sociales Porcentaje de asesorías de seguimiento a las contralorías sociales realizadas por el órgano estatal de control Total de obras o acciones públicas vigiladas por las contralorías sociales Total de obras o acciones públicas realizadas Total de contralorías sociales registradas en el órgano Total de asesorias a contralorías sociales realizadas por el organo Anexo M Anexo N Anexo E Anexo Ñ No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 1.4 3. Resultado de las acciones de contraloría social (mide la efectividad de las acciones de contraloría social emprendidas por los ciudadanos) 3.1 Recepción de reportes de vigilancia de las contralorías sociales 3.2 Inversión pública vigilada por contralorías sociales Porcentaje de reportes de vigilancia de las contralorías sociales recibidos Porcentaje de inversión pública vigilada por contralorías sociales impacto impacto Total de reportes de vigilancia de las contralorías sociales recibidos Total de contralorías sociales registradas en el órgano Total de inversión pública vigilada en el estado por las contralorías sociales Total de inversión pública ejecutada en el estado Anexo O Anexo E Anexo P Anexo N No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 1.4 No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 2.1 4. Contraloría Social como mecanismo de recepción de denuncia ciudadana (mide la efectividad del proceso de recepción y atención de las quejas y denuncias ciudadanas) 4.1 Procedencia de quejas y denuncias recepcionadas por el organo 4.2 Atención de quejas y denuncias de la ciudadanía Porcentaje de quejas y denuncias procedentes Porcentaje de quejas y denuncias solucionadas Total de quejas y denuncias procedentes por el órgano Total de quejas y denuncias recepcionadas en el órgano Total de quejas y denuncias solucionadas en el organo Total de quejas y denuncias procedentes por el organo Anexo Q Anexo R Anexo S Anexo Q No es necesario capturar el valor, porque ya se capturó en el indicador 4.1 NOTA: Las celdas del mismo color, indican que son el mismo anexo, por lo que no será necesario volver a adjuntar el archivo en el sistema