El propósito de este instructivo es entregar criterios claros que faciliten a los Adjudicatarios realizar la rendición de los gastos a ProEmpleo, mostrando la coherencia de la utilización de los recursos otorgados. El Adjudicatario, al momento de realizar la rendición de los fondos públicos asignados, debe tener en cuenta que el principal foco de atención debe estar en considerar los objetivos principales del Programa que se está ejecutando y a la vez evaluar: de qué manera este gasto se relaciona con los objetivos del Programa y si el gasto, es algo que vaya acorde con el cumplimiento de este. Otro de los puntos que el Adjudicatario debe tener en cuenta al momento de realizar la rendición de gastos, es la fundamentación que debe hacer de cada uno. La idea principal es que es gasto se entienda por sí mismo, y no dé cabida a elucubraciones o inferencias erróneas por parte del equipo revisor en ProEmpleo. Por este motivo cada gasto realizado debe contener como mínimo la información señalada en la Tabla 1, sin perjuicio de que ProEmpleo solicite más antecedentes, si el gasto no queda suficientemente justificado. Esta tabla permitirá dar mayor claridad del motivo del gasto y al mismo tiempo facilitar la revisión por parte de ProEmpleo para analizar su pertinencia y acelerar los tiempos de revisión, de esta forma optimizar el cumplimiento de los acuerdos alcanzados en los convenios con cada Adjudicatario. Tabla 1. Beneficiario del Gasto Cargo o función dentro del Programa Motivo del Gasto Rendición del Gasto
Gastos de Administración. Este ítem se utiliza para el pago de los gastos relativos a los costos de administración que realiza el Adjudicatario para llevar a cabo el Programa. Los gastos en servicios generales, en caso de ser compartidos con otros Programas, deberán ser fundamentados de acuerdo al punto 2 Gastos en Servicios Generales De acuerdo a las observaciones y sugerencias realizadas por Contraloría General de la República y a modo de facilitar y transparentar el proceso de las rendiciones de cuentas a Proempleo, se considera necesario definir ciertos criterios en los procedimientos de rendición de gastos en los siguientes ítems. 1. Gastos en Transporte a) Transporte público o taxi: La minuta explicativa debe tener como mínimo la siguiente información: Beneficiario del gasto Cargo o función dentro del Programa Motivo del traslado Gasto rendido en boleta original o copia legalizada en su defecto Nombre de persona o personas que incurren en el gasto rendido Qué cargo dentro de la organización tienen, que función cumplen, cual es su dedicación al Programa (exclusiva o no). En caso de no ser trabajador de la institución Adjudicataria, nombre del Beneficiario del Programa que realizó el gasto. Detalle del motivo del traslado, para que fue realizado, donde fue, y su coherencia con la ejecución del Programa. La boleta debe ser legible y dentro de lo posible contener datos como fecha, hora, etc. b) Transporte en vehículo particular: En el caso de ser mediante uso de vehículo del Adjudicatario y se incurra en rendición por gasto de combustibles, además de los datos solicitados anteriormente se debe entregar un detalle que explique: - Detalle itinerario (lugar de partida y lugar de termino correspondientes a funciones desempañadas para el Programa, detallando la distancia recorrida en Kms. y calculando el gasto proporcional en combustible correspondiente, de acuerdo a la medición usada por la entidad)
2. Servicios de Recursos Humanos: ANEXO 4 INSTRUCTIVO SOBRE RENDICIÓN DE CUENTAS Y Se pagarán los gastos relativos a la remuneración del Equipo de Trabajo del Adjudicatario con cargo al Programa Servicios Sociales, lo anterior, avalado por medio de su contrato de trabajo. Se solicita la entrega del listado y contrato respectivo de las personas señaladas precedentemente. Se deja expresa constancia que el Adjudicatario es el único y exclusivo empleador del Equipo de Trabajo por lo que debe velar por el cumplimiento de la legislación laboral vigente. En virtud de lo anterior, no se aceptará el pago, con cargo al Programa por ejemplo, del pago de sala cuna. Sólo se aceptarán los gastos que correspondan a: Empleados del Adjudicatario que sean contratados para trabajar en el Programa en forma exclusiva, es decir, que la remuneración que se paga con recursos del Programa sólo puede financiar labores del Programa para el que fue contratado comprobable por medio de su contrato de trabajo. Para las personas con contrato de trabajo, se debe presentar la modificación del contrato en donde indique claramente la cantidad de horas que trabajará en forma exclusiva para este, funciones, lugar de trabajo, entre otros, y presentar las liquidaciones de sueldo debidamente firmadas. Las personas a honorarios, deben presentar las boletas correspondientes al período informado junto un informe de las tareas realizadas y una minuta explicativa que contenga las razones que llevaron a su contratación. Se debe tener en cuenta, que las personas que se contraten para el funcionamiento del Programa deben tener directa relación con su ejecución, por lo que las personas en que no se justifique su coherencia con el Programa, serán rechazadas de la rendición correspondiente.
3. Gastos en Servicios Generales Se refiere a los gastos que se consideran dentro de los servicios básicos de funcionamiento, ya sea por arriendos, consumo de energía eléctrica, agua potable, gas, correo, internet y otros. En este tipo de gastos es importante que al momento de realizar la rendición, esta sea fundamentada y con el máximo detalle posible, para que no se produzcan interpretaciones. En caso de ser un gasto compartido con otras entidades o que no corresponda al 100% del gasto, se debe informar claramente a ProEmpleo, la forma de realización del cálculo proporcional (prorrateo) del monto y como se llegó a la cifra que se está imputando al Programa. ProEmpleo, encargado de velar el correcto uso de los fondos fiscales, solo aceptará la rendición de gastos correspondiente a fines exclusivos para la ejecución del Programa. En caso de tratarse gastos que sean compartidos entre varias entidades, se debe entregar el cálculo proporcional de acuerdo a criterios fijados por el Programa en conjunto con los organismos socios, junto a la minuta que explica la forma en que se efectúa el cobro. Beneficiarios del gasto Cargo o función dentro del Programa Motivo del gasto Gasto rendido en boleta original o fotocopia legalizada en su defecto Calculo porcentual en caso de ser necesario Nombre de persona o personas que incurren en el gasto rendido Qué cargo dentro de la organización tienen, que función cumplen, cual es su dedicación al Programa (exclusiva o no). En caso de no ser trabajador del organismo nombre del Beneficiario directo. Detalle de las razones del gasto, con la debida relación y coherencia con la ejecución del Programa Cada gasto deberá estar suficientemente respaldado con el detalle y cantidad de productos y/o servicios que fueran adquiridos y/o contratados. Asimismo, se solicita incluir los documentos que expliquen y justifiquen la actividad realizada. El documento debe ser claramente legible. En caso de haber más de un organismo u otro Programa compartiendo este gasto, se requiere el detalle del prorrateo realizado, si es necesario, se solicita adjuntar minuta explicativa para mayor detalle., El Programa ProEmpleo analizará este prorrateo y tendrá derecho a hacer objeciones o nuevas formas de acuerdo a lo que estime necesario
4. Material Fungible: Se pagaran los gastos relativos a materiales de oficina necesarios para el correcto funcionamiento del Programa. Deberán entregar la minuta que explica la forma en que se efectúa el cobro junto con las boletas originales o fotocopia legalizada en su defecto. Beneficiarios del gasto Cargo o función dentro del Programa Motivo del gasto Gasto rendido en boleta original o fotocopia legalizada en su defecto Calculo porcentual en caso de ser necesario Nombre de persona o personas que incurren en el gasto rendido Qué cargo dentro de la organización tienen, que función cumplen, cuál es su dedicación al Programa (exclusiva o no). En caso de no ser trabajador del organismo nombre del Beneficiario directo. Detalle de las razones del gasto, con la debida relación y coherencia con la ejecución del Programa Cada gasto deberá estar suficientemente respaldado con el detalle y cantidad de productos que fueran adquiridos. Asimismo, se solicita incluir los documentos que expliquen y justifiquen la actividad realizada. El documento debe ser claramente legible. En caso de haber más de un organismo u otro Programa compartiendo este gasto, se requiere el detalle del prorrateo realizado, si es necesario, se solicita adjuntar minuta explicativa para mayor detalle. El Programa ProEmpleo analizará este prorrateo y tendrá derecho a hacer objeciones o nuevas formas de acuerdo a lo que estime necesario
Gastos de Operación Corresponde a los gastos asociados a la difusión del Programa; selección, capacitación, intermediación y seguimiento de los Beneficiarios. Este ítem deberá venir con los respectivos documentos que respalden estos procesos, en caso de que el gasto sea poco claro en su coherencia con el proceso de capacitación o no se fundamente por sí mismo, se solicitará minuta explicativa. Se solicitará listado de asistencia de los Beneficiarios, debidamente firmado y un breve resumen de la actividad realizada, su duración en horas, etc. 1. Transferencia Monetaria a Beneficiarios (solo si el proyecto lo incluye): Se entiende como transferencia monetaria bonos de colación y transporte pagado a los Beneficiarios, en el caso que el proyecto lo indique. Se deben presentar las boletas correspondientes al período y una minuta explicativa que contenga las razones del gasto. 2. Servicios de Operación: En este ítem se puede incluir los gastos de difusión, el cuidado de niños y niñas de los Beneficiarios, pago por servicios de capacitación, intermediación y seguimiento si estos son hechos por otras instituciones. Todos estos pagos por servicios deberán ir debidamente justificados, con los nombres de quienes prestaron el servicio, hora, lugar y lista firmada de los Beneficiarios. En este ítem se deben incluir además los gastos de remuneración de las personas beneficiarias del Programa, siempre y cuando el proyecto así lo indique, avalados por medio de su contrato de trabajo y liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el Beneficiario como por el empleador. 3. Activos: Se pagaran materiales didácticos para el funcionamiento del Programa. El Adjudicatario deberá entregar la minuta que explica la forma en que se efectúa el cobro junto con las boletas originales o fotocopia legalizada en su defecto.
Beneficiarios del gasto Cargo o función dentro del Programa Motivo del gasto Gasto rendido en boleta original o fotocopia legalizada en su defecto Calculo porcentual en caso de ser necesario Nombre de persona o personas que incurren en el gasto rendido Qué cargo dentro de la organización tienen, que función cumplen, cuál es su dedicación al Programa (exclusiva o no). En caso de no ser trabajador del organismo nombre del Beneficiario directo. Detalle de las razones del gasto, con la debida relación y coherencia con la ejecución del Programa Cada gasto deberá estar suficientemente respaldado con el detalle y cantidad de productos que fueran adquiridos. Asimismo, se solicita incluir los documentos que expliquen y justifiquen la actividad realizada. El documento debe ser claramente legible. En caso de haber más de un organismo u otro Programa compartiendo este gasto, se requiere el detalle del prorrateo realizado, si es necesario, se solicita adjuntar minuta explicativa para mayor detalle., El Programa ProEmpleo analizará este prorrateo y tendrá derecho a hacer objeciones o nuevas formas de acuerdo a lo que estime necesario 4. Gastos de Soporte: Corresponde a los gastos de arriendo de espacios o materiales necesarios para llevar a cabo el Programa. El Adjudicatario deberá entregar la minuta que explica la forma en que se efectúa el cobro junto con las boletas originales o fotocopia legalizada en su defecto. Beneficiarios del gasto Nombre de persona o personas que incurren en el gasto rendido Cargo o función dentro del Programa Qué cargo dentro de la organización tienen, que función cumplen, cuál es su dedicación al Programa (exclusiva o no). En caso de no ser trabajador del organismo nombre del Beneficiario directo. Motivo del gasto Detalle de las razones del gasto, con la debida relación y coherencia con la ejecución del Programa Gasto rendido en boleta original o fotocopia legalizada en su defecto Cada gasto deberá estar suficientemente respaldado con el detalle y cantidad de productos que fueran adquiridos. Asimismo, se solicita incluir los documentos que expliquen y justifiquen la actividad realizada. El documento debe ser claramente legible. Calculo porcentual en caso de ser En caso de haber más de un organismo u otro
necesario Programa compartiendo este gasto, se requiere el detalle del prorrateo realizado, si es necesario, se solicita adjuntar minuta explicativa para mayor detalle., El Programa ProEmpleo analizará este prorrateo y tendrá derecho a hacer objeciones o nuevas formas de acuerdo a lo que estime necesario
CATEGORÍA DE GASTOS Transferencia Monetaria a usuarios Descripción 1. Gastos de Administración Transporte Movilización Equipos de Trabajo Traslado de personal, pago de pasajes, arriendo de vehículo (si corresponde). Servicios de Recursos Humanos Coordinador Coordinador del proyecto que trabaja directamente con los Beneficiarios Supervisor de Asistencia Técnica Profesional de apoyo del coordinador. Supervisor que se encuentra a nivel regional y provincial y puede tener rol de jefatura Apoyo Administrativo Apoyo administrativo de gestión como contador, auxiliar Servicios Generales Servicios básicos Agua, luz, arriendo, telefonía Material Fungible Material de oficina Útiles de escritorio Impresión, fotocopias, encuadernación Para información de uso interno 2. Gastos de Operación Transferencia a Beneficiarios Bono al Beneficiario Pago monetario de un bono Bono colación y movilización Pago monetario de movilización y colación para los Beneficiarios Servicios de Operación Servicios de Difusión Gastos en actividades y materiales de difusión Servicios de Selección de Beneficiarios Gastos en selección de Beneficiarios Cuidado de hijos/as de Beneficiarios Mientras madres o padres participan en el Programa Servicios de Capacitación Contratación de una institución para realizar la capacitación a usuarios Servicio de intermediación laboral Gastos en la intermediación laboral de los Beneficiarios Servicios de inserción laboral Gastos incurridos en la inserción laboral de los Beneficiarios Servicios de seguimiento Gastos incurridos en el seguimiento de los Beneficiarios Servicios de acompañamiento Gastos incurridos en el acompañamiento de los Beneficiarios Activos Material didáctico y/o educativo Para implementación del Programa, de uso directo de los Beneficiarios Indumentaria para Beneficiarios Materiales para la capacitación, materiales de trabajo y de seguridad Gastos de Soporte Arriendo de Infraestructura Arriendo de espacios para capacitación de los Beneficiarios Arriendo equipamiento Audiovisual Arriendo de data, DVD, música