ANEXO N 3 INSTRUCTIVO DE RENDICIÓN DE GASTOS PROGRAMA SERVICIOS SOCIALES LÍNEA INGRESO ÉTICO FAMILIAR Y CHILE SOLIDARIO 2013 PROEMPLEO

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1 ANEXO N 3 INSTRUCTIVO DE RENDICIÓN DE GASTOS PROGRAMA SERVICIOS SOCIALES LÍNEA INGRESO ÉTICO FAMILIAR Y CHILE SOLIDARIO 2013 PROEMPLEO

2 GASTOS DE OPERACIÓN DEL PROYECTO. INTRODUCCIÓN 1 APORTES A BENEFICIARIOS DEL PROYECTO Aporte al Beneficiario Aporte Colación y Movilización Cédulas de Identidad Remuneraciones al Beneficiario. 4 SERVICIOS Trámites y Certificados Cuidado de niños y niñas de beneficiarios Movilización de Beneficiarios Colaciones para Beneficiarios Servicios de Capacitación Servicios de Colocación y Seguimiento Seguros de Beneficiarios Comunicación y Difusión. 9 GASTOS DE SOPORTE Indumentaria para Beneficiarios Material Didáctico y/o Educativo para Beneficiarios Arriendo Equipos Informáticos Herramientas Arriendo de Infraestructura o Recinto Arriendo Equipamiento Audio Visual. 11 OTROS GASTOS DE SOPORTE Servicios de Correos y Encomiendas Material Didáctico y/o Educativo para Hijos(as) de Beneficiarios Indumentaria para Instructores. 12

3 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO. SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS Coordinador Gestor Monitores y Apoyos Psicosociales Supervisor Asistencia Técnica Servicios Psicológicos /Psiquiátricos Servicios Psicopedagógico Servicios Especializados Expositor Talleres Secretaría Apoyo Administrativo Viáticos. 16 GASTOS EN MATERIAL FUNGIBLE Material de Oficina Impresión, Fotocopias y Encuadernación Materiales y Útiles de Aseo. 18 OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Arriendo de Infraestructura o Recinto Flete Movilización Equipos de Trabajo Servicios Básicos Colación Recursos Humanos. 20

4 Introducción Este instructivo tiene como propósito entregar a los Ejecutores de Proyectos asociados al Programa Servicios Sociales, directrices claras que faciliten la rendición de cuentas a ProEmpleo. La rendición de cuentas se realiza a través de un Sistema Informático dispuesto para ello, sin perjuicio que la documentación que respalda dicha rendición debe ser presentada en original, tal como lo exige la Contraloría General de la República a las Instituciones Privadas (Resolución N 759 de 2003 de dicho ente). En el Sistema Informático ProEmpleo, se indicará si el gasto ingresado fue: aprobado, rechazado, objetado, entre otros estados. El Ejecutor, al momento de realizar la rendición de cuentas de los fondos públicos asignados, debe tener claro que el principal foco de atención debe ser la coherencia y pertinencia del gasto, es decir, que los gastos rendidos sean acordes a los objetivos del Proyecto. Otro de los puntos que el Ejecutor debe tener presente al momento de realizar la rendición de cuentas, es la fundamentación que debe hacer del gasto realizado. Esto significa que el gasto esté lo suficientemente bien explicado, que se entienda por sí mismo y no dé cabida a elucubraciones o inferencias erróneas por parte del equipo revisor de ProEmpleo. NO se aceptará ningún tipo de VALE POR como respaldo de las rendiciones de cuenta. NO se aceptaran rendiciones de gastos que hayan sido cancelados con tarjetas bancarias o de retail que pertenezcan a trabajadores de la institución adjudicada. NO se recibirán facturas o boletas emitidas por la misma Institución adjudicataria. Cualquier gasto que no esté contenido en el presente Manual, debe ser consultado previamente por escrito a la Contraparte Técnica. Toda documentación en la rendición debe venir con nombre y firma del responsable del gasto, y timbrados por el organismo Ejecutor. En caso contrario no serán aceptados. Los egresos contables deben estar relacionados con los gastos del proyecto. 1

5 Mensualmente el organismo ejecutor debe informar sobre los beneficiarios desvinculados o que se retiren voluntariamente del proyecto, a través de una carta de desvinculación o de renuncia voluntaria. La rendición mensual financiera comprende los siguientes documentos a presentar mensualmente. 1. Carta dirigida al Director de ProEmpleo donde se menciona la entrega de la rendición financiera del mes a informar, detallando el nombre del Proyecto, región en donde se realiza el Proyecto y N de resolución corresponde. 2. Ingreso de los gastos mensuales al sitio web de ProEmpleo. 3. Informe de rendición según lo prescrito por la Resolución N 759 de 2003 impreso a través del sistema de rendición de ProEmpleo, firmado en la sección de organismo Ejecutor. 4. Egreso de rendición con el correspondiente número correlativo, más los documentos en original que respalden el gasto. 5. Todos estos antecedentes deben venir en un archivador tamaño oficio. 6. El archivador debe tener membrete con los antecedentes del Proyecto. 2

6 GASTOS DE OPERACIÓN DEL PROYECTO. Estos corresponden a los gastos en que la Institución u Organismo Ejecutor debe incurrir para la correcta realización del Proyecto adjudicado (Inversión que se realiza en la población objetivo), es decir, gastos asociados a la selección de los beneficiarios, capacitación, intermediación laboral, colocación y seguimiento de los beneficiarios. En caso que la propuesta lo contemple, también incluye pago de remuneraciones, subsidios y bonos a los beneficiarios. APORTES A BENEFICIARIOS DEL PROYECTO. Se entiende como transferencia monetaria a los beneficiarios cualquier entrega de dinero en efectivo, ya sea por concepto de bono de colación, bono de locomoción o remuneración de éstos, entre otros. Este ítem, debe ser utilizado solo si fue declarado y valorizado en el Proyecto. Cuentas de gastos relacionadas: 1.- Aporte al Beneficiario. Está relacionada con el traspaso de recursos monetarios a la población objetivo y/o beneficiario de un programa con el objeto de incentivar la asistencia a las capacitaciones, por término de capacitación o entrega de recursos para un plan de negocio. El organismo Ejecutor deberá definir en el Proyecto las condiciones y modalidad de pago de estos aportes en base al desarrollo de la ejecución y no podrá rendir por este concepto sin la validación previa de ProEmpleo. Los pagos de estos aportes deberán ser semanales, quincenales o mensuales. Para la rendición de este tipo de gastos, se solicitará mensualmente el listado consolidado de entrega de estos aportes durante el mes rendido, los cuales deben venir firmados por el beneficiario del Proyecto, acusando la correcta entrega de estos según se indica en el Proyecto. Es importante que los listados de beneficiarios se encuentren previamente informados a ProEmpleo mes a mes y actualizados en cuanto al ingreso de estos en el Proyecto, ya que no se pagarán los aportes para aquellos beneficiarios que no estén ingresados en el sistema de ProEmpleo. 3

7 2.- Aporte Colación y Movilización. Para rendir el pago del aporte de colación, locomoción o ambos simultáneamente, la institución debe adjuntar mensualmente el listado de asistencia de los beneficiarios que recibieron dicho bono, indicando el periodo de clases en que participó el beneficiario, la fecha de la recepción o pago del aporte, el monto diario y total mensual en pesos, y la firma del beneficiario que recibió el dinero. La Institución debe pagar el aporte de forma semanal y de acuerdo al libro de asistencia de clases. 3.-Cédulas de Identidad. Aporte entregado como subsidio para el pago del valor de Cédula Nacional de Identidad del beneficiario. 4.- Remuneraciones al Beneficiario. En el caso que se pague una remuneración al beneficiario durante el periodo de práctica laboral o Inserción Laboral, esta información debe estar avalada por el contrato de trabajo (adjuntar una copia en original), indicando claramente el lugar de desempeño, duración, horario y remuneración recibida. Este contrato de trabajo, se debe regir por la normativa legal vigente en materias laborales y debe ser a plazo fijo por el período de duración de la práctica laboral del Proyecto. Mensualmente, se deben entregar las liquidaciones de sueldo de los beneficiarios, debidamente firmadas por ambas partes. El contrato de trabajo original, se entregará sólo por única vez, en la primera rendición por este concepto; para los meses posteriores, se solicitará mensualmente una copia adjunta a cada liquidación de sueldo. 4

8 SERVICIOS Se refiere a toda labor, prestación o trabajo que se realice para satisfacer las necesidades de los beneficiarios del Proyecto. 1.- Trámites y Certificados Trámite para la obtención de certificados antecedentes, entre otros documentos, siempre y cuando tengan directa relación con la ejecución del Proyecto. 2.- Cuidado de niños y niñas de beneficiarios Contempla el pago de cuidado infantil de los hijos/as de los beneficiarios en caso que se requiera. En ningún caso, se cancelará el cuidado infantil para hijos/as de los funcionarios de la Institución adjudicataria. El organismo Ejecutor debe detallar si el servicio de cuidado de niños, será realizado por una institución o por un trabajador independiente. Se solicitarán los respectivos listados de asistencia de los menores, y adicionalmente se solicitará el certificado de nacimiento para comprobar que el niño(a) es hijo del beneficiario del proyecto. Existen 2 formas de rendir este tipo de gasto: a) Para el caso que se necesiten los servicios de una o más personas, estos deberán cancelarse bajo la modalidad a honorarios durante el periodo de capacitaciones y práctica laboral según se requiera en el Proyecto. Se debe entregar una boleta de honorarios, especificando el nombre del Proyecto y tiempo de ejecución de este, más un informe mensual de las actividades realizadas. b) Para el caso que se contraten los servicios de un jardín infantil, deberán informar el contrato de servicios, especificando el nombre del Proyecto y tiempo de ejecución de este, más el detalle de los hijos/as, con el respectivo nombre del beneficiario. 3.- Movilización de Beneficiarios. Considera los gastos por concepto de movilización de los beneficiarios para el traslado a las capacitaciones o práctica laboral acorde al Proyecto, pueden ser buses o similares. No se contempla la entrega de dinero para traslado. 5

9 El organismo Ejecutor debe especificar como realizará este servicio. Se solicitarán los listados de asistencia de los beneficiarios por el uso de este beneficio. 4.-Colaciones para Beneficiarios. En el caso que la Institución no entregue un aporte en dinero a los beneficiarios, se optará por la entrega de colaciones a éstos durante el período de las capacitaciones. El organismo Ejecutor debe definir bajo que modalidad entregará las colaciones y especificarlas en el proyecto. Se puede rendir este tipo de gastos de las siguientes formas: Factura de la entidad que entregue colaciones. La factura deberá poseer detalle de los productos o servicios entregados. Boletas de compras de alimentos. Es importante destacar que, si una boleta no entrega el detalle el organismo Ejecutor deberá realizar la entrega de esta información. También se considera la compra de colaciones para los niño/as que participen del cuidado infantil. Si se rinde un gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de ésta, debido al pronto deterioro de información de este tipo de documento. 5.-Servicios de Capacitación. Contempla el pago de relatores de las actividades de capacitación o en su defecto la contratación de un Otec que realice estos servicios. La institución deberá entregar en su postulación una minuta en donde se detallen al menos 3 cotizaciones adicionales de otras Otec (incluyendo la Otec escogida) que presten el servicio requerido y en el caso en que la Otec escogida por la institución supere en un 10% el promedio de estas cotizaciones deberá dar explicación detallada acerca del motivo de la variación de precio. En esta cotización se debe incluir la certificación o ceremonia de cierre de la capacitación, cuando el Proyecto lo contemple. Para ambos casos de contratación de servicios de capacitación, se debe adjuntar la siguiente información: 1. Plan de capacitación. 2. Listado de actividades y Profesores que las imparten. 3. Fechas, horas, y dirección donde se imparten las clases. 4. Debe detallar modalidades de pago a los Profesores o de la Otec según corresponda. 6

10 5. Adjuntar listado de asistencia mensual de los beneficiarios debidamente firmado por éstos. Esta información debe ser acorde a la información entregada por la facturación. 6. La persona que imparte dichas clases debe firmar y timbrar el documento. Es importante destacar que mientras el ejecutor no tenga informado los beneficiarios correspondientes a su propuesta, no se aceptarán las rendiciones por concepto de capacitación. 1) Si se contrata a Relatores o Profesores para realizar las capacitaciones. Estos pueden ser: a. Personas externas a la institución, quienes serán contratados para realizar labores de capacitación para el Proyecto, lo cual debe verificarse mediante el contrato de trabajo. b. Funcionarios de la Institución adjudicataria que prestarán servicios parciales (1/2 jornada) al desarrollo de las actividades de capacitación del Proyecto Debe ser avalado con un convenio de honorarios o anexo de convenio de honorarios, especificando la forma de pago y el tiempo en cual desarrollara la actividad. Para las personas con contrato de trabajo (Código del Trabajo), se deben presentar las liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el trabajador y el empleado. Se solicitará contrato de trabajo en original el primer mes rendido, para los meses posteriores a rendir se deberá adjuntar una copia de éste. El contrato de trabajo debe especificar el nombre del Proyecto adjudicado y tiempo durante el cual desarrollará la actividad. Si la persona tiene contrato vigente, se debe agregar anexo de contrato especificando relación con el Proyecto (igual que el contrato). Las personas contratadas bajo la modalidad de honorarios, deben presentar las boletas correspondientes al período informado, contrato a honorarios indicando el nombre del Proyecto y tiempo en el cual desarrollara la actividad, junto a su informe de tareas realizadas en el mes. Toda documentación solicitada como medio de validación debe venir firmada por ambas partes (trabajador y empleador). Se debe tener en cuenta, que las personas que se contraten para actividades de capacitación del Proyecto deben tener directa relación con éste, por lo que la contratación de personas cuyas labores no se justifiquen, serán rechazadas de la rendición correspondiente. 7

11 2) Si se contrata un Otec, se debe tener en cuenta lo siguiente: La factura correspondiente a las actividades de capacitación desarrolladas, deberán contener como mínimo los siguientes datos: Nombre de la actividad de capacitación. Duración en horas de ésta, con las fechas en que se efectuaron las capacitaciones. Informe de actividades realizadas firmados por el representante de la Otec. Nombre de los Relatores de los cursos. Número de beneficiarios capacitados, con su respectivo listado de asistencia. Indicar que es parte del Programa Servicios Sociales con su respectiva resolución y nombre del Proyecto. 6.-Servicios de Colocación y Seguimiento. En este ítem se consideran los gastos en que incurrirá la Institución para realizar la Colocación Laboral y Seguimiento de los beneficiarios. a) Si se contrata a una persona natural, estas pueden ser: Personas externas a la institución que sean contratados para realizar servicios de colocación laboral para los beneficiarios del Proyecto, lo cual debe verificarse mediante el contrato de trabajo. Las personas con contrato de trabajo (Código del Trabajo), deben presentar las liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el trabajador y el empleador. El contrato de trabajo debe especificar el nombre del Proyecto adjudicado y tiempo durante el cual desarrollará la actividad. Si la persona tiene contrato vigente, se debe agregar un anexo de contrato especificando relación con el Proyecto (la forma de proceder es la misma que para los relatores con contrato de trabajo, explicada más arriba). Las personas contratadas bajo la modalidad de honorarios, deben presentar las boletas correspondientes al período informado, convenio de honorarios indicando el nombre del Proyecto y tiempo en el cual desarrollará la actividad, junto a su informe de las tareas realizadas en el mes y una minuta explicativa que contenga las razones que llevaron a su contratación. Toda documentación solicitada como medio de validación debe venir firmada por ambas partes (trabajador y empleado). 8

12 Se debe tener en cuenta, que las personas que se contraten para el desarrollo de servicios de colocación del Proyecto deben tener directa relación con éste, por lo que la contratación de aquellas personas cuyas labores no se justifiquen, será rechazada de la rendición correspondiente. b) Si se contrata una Institución externa, se debe tener en cuenta lo siguiente: La factura correspondiente a los servicios de colocación desarrollados, deberán contener como mínimo los siguientes datos: Duración en horas o jornada (1/2 jornada o jornada completa) de este servicio. Número de beneficiarios colocados. Indicar que es parte del Programa Servicios Sociales y a que convocatoria pertenece. Para ambos casos de contratación, se debe adjuntar la siguiente información: Plan de intermediación e Inserción laboral. Listado de asistencia a entrevistas de trabajo de los beneficiarios debidamente firmado por éstos. Debe firmar y timbrar el documento la persona que estuvo a cargo del proceso. Adjuntar Listado de personas que se han insertado efectivamente en un puesto de trabajo, avalado por medio de su contrato laboral. Se detalla que en caso de informar contratación de personas para la tarea de Intermediación laboral sólo se aceptarán las rendiciones de dichos gastos y no el pago de factura a terceros y viceversa, es decir, no se puede tener las dos modalidades de intermediación al mismo tiempo. 7.-Seguros de Beneficiarios Gastos que tengan por objeto asegurar al beneficiario contra eventuales accidentes que puedan ocurrir durante el desempeño de sus funciones en las capacitaciones. No se pueden contratar seguros para miembros del equipo Ejecutor con cargo al programa. 8.-Comunicación y Difusión Gastos por concepto de comunicación y difusión necesarios para la correcta ejecución del programa incluyendo actualizar el sitio web con información del proyecto, desarrollo de pendones, afiches, entre otros materiales gráficos. Estos deben estar descritos en detalle en el proyecto presentado. Es importante destacar que estas piezas gráficas deben ser aprobadas por la contraparte de la Subsecretaría del Trabajo. Adicionalmente comprende el cierre del proyecto en caso que el organismo ejecutor lo estime conveniente. Se solicitara la información sobre las actividades a realizar bajo este concepto. 9

13 No se aceptará la rendición de este tipo de gasto sin la previa aprobación de ProEmpleo. GASTOS DE SOPORTE. Contempla los gastos en que la Institución pueda incurrir en caso de arriendo de infraestructura para realizar las actividades del Proyecto, o arriendo de materiales necesarios para llevar a cabo el Proyecto. También está considerado en este ítem, el arriendo de equipo audiovisual para impartir las actividades relacionadas al Proyecto. Cuentas de gastos relacionadas: 1.-Indumentaria para Beneficiarios. En este ítem se contempla la compra de uniformes (si se requieren), y/o elementos de trabajo y seguridad, que deban utilizar los beneficiarios para la correcta ejecución de la capacitación y práctica laboral. El organismo Ejecutor deberá entregar el detalle de la indumentaria a entregar a los beneficiarios ya sea para capacitación o práctica laboral. El detalle de los elementos de indumentaria debe ser detallado en el Proyecto. Se solicitará el listado de recepción por parte de los beneficiarios, en los cuales acusen la correcta entrega de las indumentarias informadas en el Proyecto. 2.-Material Didáctico y/o Educativo para Beneficiarios. Se consideran todos aquellos materiales a utilizar por los beneficiarios del Proyecto mientras estos están en las capacitaciones en las salas de clases. El organismo Ejecutor debe informar el detalle de los productos que ocupará en este ítem de gasto. Se solicitarán facturas o boletas que entreguen detalles de los productos adquiridos. Además el organismo Ejecutor debe explicar la relación de la compra con el Proyecto a ejecutar. Si se rinde el gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de ésta, debido al pronto deterioro de información de este tipo de documento. 10

14 3.-Arriendo Equipos Informáticos. Consiste en el arriendo de computadores o notebook para uso en beneficio directo de los beneficiarios y de los cursos en los cuales tiene participación. 4.-Herramientas. Consiste en arriendo de herramientas que el organismo ejecutor no posea para capacitaciones de los beneficiarios. Se solicitará la factura de arriendo y detalle de la relación del producto con el Proyecto. El organismo Ejecutor deberá informar el tiempo y por qué motivos realiza este gasto. 5.-Arriendo de Infraestructura o Recinto. Consiste en el arriendo de espacios para capacitación de los beneficiarios. Se solicitará lo siguiente: Contrato de arriendo que especifique el nombre del Proyecto adjudicado, por un período determinado a definir por el organismo Ejecutor, el cual deberá detallar el monto total y sus formas de pago. Para los casos en que exista un contrato de arriendo vigente, se solicitará un anexo de contrato de arriendo. Las instituciones que rindan arriendos prorrateados, deberán detallar el porcentaje que rendirán en el contrato o anexo de contrato. Si en el concepto de arriendo van incluidos los gastos comunes, este debe ser debidamente informado en el contrato o anexo de contrato, el cual será evaluado por la contraparte. Al momento de rendir el gasto por concepto de arriendo, el primer mes se debe adjuntar el contrato y/o anexo de contrato en original (firmados por ambas partes) y los meses posteriores la copia de éstos. No se aceptarán sub-arriendos de personas y/o lugares que tengan directa relación con el organismo Ejecutor. 6.-Arriendo Equipamiento Audio Visual. Consiste en el arriendo de Data, DVD, música, tv, telón para capacitaciones de los beneficiarios durante el período de aprendizaje. Este tipo de gasto debe ser debidamente informado en el Proyecto, detallando el uso que se le entregará a cada elemento arrendado, y el tiempo en que será arrendado. 11

15 OTROS GASTOS DE SOPORTE. 1.- Servicios de Correos y Encomiendas. Se considera el pago de envío de correspondencia del organismo ejecutor a ProEmpleo. 2.-Material Didáctico y/o Educativo para Hijos(as) de Beneficiarios. Se consideran todos aquellos materiales a utilizar por los hijos(as) de los beneficiarios del Proyecto mientras están en las capacitaciones en las salas de clases y/o de práctica laboral. El organismo Ejecutor debe informar el detalle de los productos que ocupará en este ítem de gasto. Se solicitarán facturas o boletas que entreguen detalle de los productos adquiridos. Además el organismo Ejecutor debe explicar la relación de la compra con el Proyecto a ejecutar. Si se rinde el gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de ésta, debido al pronto deterioro de información de este tipo de documento. 3.-Indumentaria para Instructores. En este ítem se contempla la compra de uniformes (si se requieren), y elementos de trabajo y seguridad que deban utilizar los instructores para las capacitaciones. El organismo Ejecutor deberá entregar el detalle de la indumentaria a entregar. El detalle de los elementos de indumentaria debe ser detallado en el Proyecto. 12

16 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS. Se pagarán los gastos relativos a la remuneración de las personas que trabajan en el organismo ejecutor con cargo al proyecto adjudicado, avalado por medio de su contrato de trabajo. Se deberá hacer un contrato y/o anexo de contrato a plazo fijo, para cada persona que participe en el proyecto, indicando claramente las funciones que serán realizadas con cargo a éste, y señalando el nombre del proyecto, tiempo de ejecución, jornada, horas, valor de las horas proyectadas para ello y como se pagarán. Si el pago es prorrateado, es decir que la persona trabaje para el ejecutor y para el proyecto, deberá expresarse en un porcentaje el número de horas destinadas al proyecto y su valor, debiendo además quedar estipulado en el contrato o anexo de contrato. La Institución adjudicada deberá enviar el listado mensual de las personas que cumplirán funciones para el proyecto. Además deben adicionar información de descuentos previsionales de cada persona (AFP, ISAPRE (Nombre y porcentaje destinado al pago FONASA, tipo de contrato (fijo o indefinido), más porcentaje destinado al pago de mutualidad y si pertenecen a alguna caja de compensación. Si alguno de estos porcentajes varía en el transcurso del proyecto, deberá ser informado a la contraparte financiera en la fecha correspondiente al cambio. Los contratos de trabajo deben venir firmados por el representante legal. En el caso que el representante legal tenga una función en el proyecto, este no podrá ejercer como representante en dicho contrato, debiendo ceder un poder a un tercero del organismo ejecutor, para que cumpla el rol de representante legal de la institución. Sólo se aceptarán los gastos que correspondan a: Personas que sean contratados para desempeñarse en forma exclusiva en el proyecto, es decir, la remuneración que se paga con recursos de éste, sólo puede financiar labores vinculadas al desarrollo del proyecto adjudicado, lo cual se verifica por medio del contrato o anexo de contrato de trabajo según corresponda. Para el contrato de trabajo o anexo, se solicitará que entregue el detalle del nombre del proyecto. 13

17 Se debe tener en cuenta que las personas que se contraten para el funcionamiento del Proyecto deben tener directa relación con su ejecución, por lo que las contrataciones de personas cuya contratación no se justifique por no ser coherente con éste, serán rechazadas de la rendición correspondiente. No se aceptarán: a) Cobros por concepto de fuero maternal o sala cuna de personas contratadas para la realización del Proyecto, ya que estos deben ser pagados por la Institución adjudicataria como organismo empleador. b) Cobros por pago de Aguinaldos de Fiestas Patrias, Navidad y Año Nuevo y otro tipo de bonos imponibles adicionales al sueldo. c) Fotocopias de liquidaciones de sueldos. d) Liquidaciones de sueldos no firmadas por Empleador y Trabajador. Trabajadores con Contrato de Trabajo. Para las personas con contrato de trabajo (Código del Trabajo), se debe presentar lo siguiente: a) Trabajadores con contrato vigente: Copia legalizada del contrato de trabajo vigente que mantiene con el organismo ejecutor, adicionalmente deberá realizar un anexo de contrato exclusivo para el proyecto, donde se informe nombre del proyecto, tiempo que realizará la actividad, tipo de jornada, tipo de contrato (fijo o indefinido), monto de remuneración mensual a percibir por el periodo de vigencia del proyecto y sus actividades. Las liquidaciones de sueldos deben venir firmadas por el empleador y trabajador. b) Trabajadores nuevos que se incorporan exclusivamente para el proyecto: Contrato de trabajo en el que indique el nombre del proyecto adjudicado, tiempo que realizará la actividad, tipo de jornada, plazo, monto de remuneración mensual a percibir por el periodo de vigencia del proyecto y sus actividades. Las liquidaciones de sueldos deben venir firmadas por el empleador y trabajador. En ambos casos la documentación se debe rendir el primer mes en original y los meses posteriores con fotocopias. 14

18 c) Trabajadores a Honorarios. Las personas contratadas bajo la modalidad de honorarios, deben presentar la siguiente información: 1. Las boletas correspondientes al período informado, contrato a honorarios y/o anexo de contrato de honorarios, indicando el nombre del proyecto y tiempo en el cual desarrollará la actividad, junto a su informe de tareas realizadas en el mes. 2. Toda documentación solicitada como ente de validación debe venir firmada por ambas partes (empleador y trabajador). 3. Los convenios o anexos de honorarios se deben rendir el primer mes en original y los meses posteriores con fotocopias. El pago de boletas de honorarios deberá ser pagado y rendido por el sueldo líquido mensual. El organismo ejecutor deberá informar al mes siguiente las retenciones correspondientes a estos pagos. Se solicitará un detalle mensual de personas trabajando bajo esta modalidad. Cuentas de gastos relacionadas: 1.-Coordinador Coordinador del programa que trabaja directamente con los beneficiarios. 2.-Gestor Persona a cargo de la coordinación intersectorial del Programa, es decir, las relaciones de las distintas instituciones/servicios que otorgan beneficios a las personas a intervenir, como por ejemplo OTEC, empresas para prácticas, empresas que entregan insumos para las capacitaciones, etc. 3.-Monitores y Apoyos Psicosociales Profesionales y técnicos que desarrollan un trabajo de atención directa con los beneficiarios del programa. 4.-Supervisor Asistencia Técnica Profesionales y/o técnicos encargados de controlar/supervisar la implementación del Proyecto a nivel regional. 15

19 5.-Servicios Psicológicos /Psiquiátricos Servicio de apoyo entregado por un profesional psicólogo o psiquiatra, en ayuda directa a los beneficiarios del programa, a través de consultas, talleres de desarrollo personal y/o emocional, terapias, entre otros. 6.-Servicios Psicopedagógico Servicio de apoyo entregado por un profesional especializado, consistente en atención psicopedagógica, evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento de trastornos del lenguaje, matemáticos, y del aprendizaje en general. 7.-Servicios Especializados Profesionales de alta especialización en un área determinada que prestan servicio a los beneficiarios de programas, como por ejemplo capacitación. 8.-Expositor Talleres Relatores de capacitación a los beneficiarios en los cursos que se ejecutan para el Proyecto. 9.- Secretaría Apoyo en gestiones internas y de coordinación para la realización del proyecto Apoyo Administrativo Apoyo administrativo de gestión como contador, auxiliar, apoyo contable, digitador, chofer, estafeta (junior) y otros. 11.-Viáticos Aquellas personas que se ausentan del lugar de su desempeño habitual, dentro del territorio de la República, tienen derecho a percibir un subsidio, que se denomina viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurrieren, el que no será considerado sueldo para ningún efecto legal. El organismo ejecutor debe informar el monto de viático que otorga a sus trabajadores. 16

20 GASTOS EN MATERIAL FUNGIBLE. Se pagarán los gastos relativos a materiales de oficina o aseo que la Institución deba adquirir para el correcto funcionamiento del proyecto adjudicado. En este ítem se incluyen gastos tales como: impresión, tintas, fotocopias, encuadernación, utensilios de aseo. Sin perjuicio de lo anterior, se deberá adjuntar la minuta explicativa, indicando la coherencia de los materiales de oficina comprados con la ejecución del proyecto. Todas las boletas y facturas entregadas deben entregar el detalle de los productos adquiridos. Estos documentos deben ser legibles y mostrar coherencia con el proyecto adjudicado. Para el caso de boletas que no entreguen detalle de los productos comprados (por ejemplo boletas de almacén, minimarket, etc), se solicitara que el organismo ejecutor entregue el detalle de los productos comprados. Si se rinde un gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de esta, debido al pronto deterioro de información de este tipo de documento. Cuentas de gastos relacionadas: 1.-Material de Oficina Útiles de escritorio, resmas, lápices, carpetas, archivadores, separadores, corcheteras, etc. Estos materiales son para el uso interno del organismo ejecutor. El organismo ejecutor deberá entregar detalles de los materiales que ocupará durante la vigencia del proyecto. Las compras de materiales que no estén informadas en el proyecto serán rechazadas. No se deben considerar estas compras para capacitaciones u otras adicionales en beneficio de los beneficiarios. No se deben considerar las compras de equipos tecnológicos como pendrive o discos duros de almacenamiento. Las compras deben ser individualizadas para cada ítem de gasto (una factura para cada ítem de gasto). 17

21 2.-Impresión, Fotocopias y Encuadernación. Se consideran compras de tintas o tóner de impresoras. Pago de servicios por fotocopias o impresiones. Pago de anillados o encuadernaciones para confección de manuales educativos. Al momento de rendir se solicitarán facturas o boletas con detalles del servicio. El organismo ejecutor debe fundamentar la incursión en este tipo de gastos y su coherencia con el proyecto. Aquellos comprobantes de pagos que no entreguen detalles de lo pagado, serán rechazados de la rendición mensual. 3.-Materiales y Útiles de Aseo. Gastos por concepto de adquisiciones de todo producto destinado a ser consumido o usado en el aseo de la oficina del organismo ejecutor. 18

22 OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN. 1.-Arriendo de Infraestructura o Recinto. Arriendo de espacios que ocupa el organismo ejecutor del proyecto. Se solicitará lo siguiente: Contrato de arriendo que especifique el nombre del Proyecto adjudicado, por un período determinado a definir por el organismo Ejecutor, el cual deberá detallar el monto total y formas de pago de este. Para los casos que exista un contrato de arriendo vigente, se solicitará un anexo de contrato de arriendo que detalle la información antes. Las instituciones que rindan arriendos prorrateados, deberán detallar el porcentaje que rendirán en el contrato o anexo de contrato. Si en el concepto de arriendo van incluido los gastos comunes, éstos debe ser debidamente informado en el contrato o anexo de contrato, el cual será evaluado por la contraparte técnica. Al momento de rendir el gasto por concepto de arriendo, el primer mes se debe adjuntar el contrato y/o anexo de contrato en original (firmados por ambas partes) y los meses posteriores la copia de estos. No se aceptaran sub-arriendos de personas y/o lugares que tengan directa relación con el organismo Ejecutor. 2.-Flete Gastos por concepto de traslado de materiales para el desarrollo de las clases de los beneficiarios. 3.-Movilización Equipos de Trabajo. Gastos en que incurre el personal del organismo ejecutor en virtud del Programa, cuando sea necesario trasladarse de un lugar a otro para efectos de alguna actividad determinada. Se considera en este ítem: pasajes, peaje, combustible. Pasajes de Bus, Taxi, Tren, Cargas de tarjetas Bip, Peajes y Estacionamiento. Los gastos en combustibles deben ser rendidos por una bitácora, en la que se detalle gastos de bencina y el kilometraje que recorre el vehículo. Este gasto debe ser definido por el organismo ejecutor. La información que debe incluir: 1. Boleta de carga de bencina. 2. Nombre del profesional que ocupa este gasto. 3. Fecha, destino y motivo del viaje. 19

23 4. Kilómetros recorridos. 5. Rendimiento del vehículo, es decir, información de cuántos kilómetros gasta por litro. 6. Precio del combustible. 4.-Servicios Básicos. Son los gastos por concepto de consumo de energía eléctrica, telefonía, luz, agua, gas, internet, materiales de aseo de oficina y gastos notariales correspondientes al proyecto. Para el cada uno de estos casos, el ejecutor deberá entregar la mayor cantidad de detalles posibles de los servicios cancelados, y demostrar su relación con el proyecto adjudicado. En caso de destinar un porcentaje, el organismo ejecutor debe detallar el cálculo de éste y su motivo. 5.- Colación Recursos Humanos. Entrega de dinero para colación de trabajadores del organismo ejecutor. El organismo ejecutor debe definir cuanto es el monto a entregar por colación diaria. Este ítem de gasto no se debe considerar como bono dentro del sueldo. 20