Fecha: 15/02/2016 Rev.1 Responsables: AS Vo.Bo.: TUTORIAL DIGITACIÓN REEMBOLSO CAJA MENOR Ver.6 Objetivo Aprender a digitar los pagos a través de un reembolsos de caja menor Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opcion «Movimiento Gestión», Seleccione «Reembolso Caja» AMBIENTE DE TRABAJO La opción de movimiento permite registrar toda la parte operativa de la empresa; es el procesador fundamental de la aplicación que recibe la información, la procesa y finalmente genera resultados que pueden observarse a través de ilimitadas Consultas e Informes. El reembolso surge como necesidad de controlar precisamente la caja menor de la empresa, entendida esta como un fondo que se crea para manejar mínimos desembolsos debido a la multitud de pagos pequeños, los cuales se hacen difícil de manejar por bancos, por lo cual se constituye un fondo de caja mejor que se encarga de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores que no sean representativos, se manejaría por este fondo. En el momento en que se reciben los soportes de los gastos incurridos, se procede a digitar el reembolsado por su valor y así recuperar el fondo de caja menor en su monto inicial. AMBIENTE DE TRABAJO Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Movimiento», asimismo, que en su perfil este activo, en documentos disponibles el «Reembolso de Caja Menor»; recuerde también que debe tener permiso según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles» ). Pág.1/9
Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida: Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Borrar [Supr] Para crear un Reembolso de Caja Menor, ubíquese en la opción Documentos con el mouse o la combinación de teclas [ Ctrl ]+[ 0 ], en esta opción aparece el listado de los documentos habilitados para ser digitados desde Gestión y desde el perfil de usuario (ver «Perfiles», Documentos Disponibles ), seleccione el documento. Adicionar : Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [ Ctrl ]+ [ N ] o el botón Nuevo de la barra de funciones, el sistema puede ingresar inmediatamente a la digitación; siempre y cuando, en valores por defecto se tenga definido un tercero por defecto para esta transacción que por lo general es el Nit de la Empresa. Si no se ha definido el Tercero por defecto se debe seleccionar o crear; el sistema abrirá una ventana «Terceros» para que lo busque y seleccione. En caso de no encontrarlo ubíquese en la pestaña Nuevo y proporcione los datos generales del tercero y oprima el botón [ Aceptar ], así el sistema creará automáticamente el tercero sin tener que ingresar al Menú «Parámetros», Opcion «Terceros». Pág.2/9
NOTA : Recuerde tener todos los datos de Valores por Defecto previamente configurados. Para ampliar este tema consulte el Tutorial de Terceros (ver «Terceros» ). Una vez creado o seleccionado el Tercero el sistema creará el encabezado del documento y activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar los gastos y valores a pagar, para ello configure los siguientes campos: CAMPO Tercero DESCRIPCIÓN Persona o sociedad que prestó el servicio objeto del soporte de gastos, es decir, a nombre de quien quedará asentada contablemente la transacción del gasto. Para asignar el tercero use la búsqueda asociada al campo digitando parte del código o nombre y usando la tecla [ Enter ]. En caso de que el tercero no exista aún en la base de datos, puede crearlo al vuelo siempre y cuando el usuario que está digitando tenga habilitado el atribuido de Crear al Vuelo previamente asignado por el usuario Supervisor (ver «Perfiles» ). Pág.3/9
Con solo digitar un punto (.) y darle enter, así el sistema lanza automáticamente la ventana de crear tercero, donde debe asignar los atributos básicos ubicándose en la pestaña Nuevo: Código, el Dígito de Verificación, seleccionar la naturaleza (N o J), digitar según la naturaleza seleccionada el primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, o si es jurídica ingrese en Empresa la razón social, luego dirección, teléfono, email. Recuerde antes de darle aceptar tener configurados los valores por defectos propios del tercero que se está creando. Pág.4/9
Es importante aclarar que el comprobante de Reembolso de Caja Menor es el único comprobante que permite digitar transacciones de pagos a varios terceros desde su movimiento, ya que en este comprobante podrá digitar un registro por cada gasto incurrido, asignando en cada registro el respectivo tercero. Bodega Centro de Costos Referencia Por compatibilidad con el manejo de referencias para crear y contabilizar los gastos, el sistema solicita una bodega por defecto desde el movimiento, que para efectos del reembolso podrá ser adicionada una bodega general desde el perfil de usuario para ser insertada por defecto. Es de aclarar que el movimiento de dicha bodega será nulo por el simple hecho de que el documento del reembolso no afecta inventarios. Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente el reembolso. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar el reembolso. Código de la referencia del gasto que se está afectando en el soporte, para asignarlo digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla enter. Nombre Referencia Entrada Unitario Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior. Cantidad a digitar para efectos de cálculos. Por lo general en esta cantidad debe digitarse siempre en 1 (uno), por tanto el valor total del gasto será el mismo unitario; para los casos que los gastos tengan control por unidades o medidas alternas como por ejemplo: el gasto del teléfono donde se pueden ingresar los minutos consumidos el sistema encontrará otra casilla que se llama otra entrada para digitar este valor. Tenga en cuenta en el caso de que la cantidad permanezca en cero, en el total del comprobante no cargará el valor del gasto. Valor total del gasto pagado según el soporte de gastos recibido. Recuerde que si en Pág.5/9
entrada coloca un valor diferente a uno, este se multiplicará por este valor unitario para obtener el total de este gasto. Coste Es un valor unitario que se asocia a los productos para elevar su costo, este valor no contabiliza ni afecta la factura y solo aplica para aquellas referencias de inventario que tienen un costo al momento de ingresarlos; es decir para este caso donde solo se digita Gastos, esta casilla se coloca en cero. Nota Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada uno de los gastos que se presentaron. Una vez finalice el movimiento valide en la parte superior de éste que todos sus datos estén completos, es decir, verifique y configure los siguientes campos: CAMPO Escenario NIIF Prefijo DESCRIPCIÓN Código del escenario niif que se asocia directamente a esta contabilización para los casos que aplique, según la configuración realizada en el mapeo del módulo de NiiFs Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto asociado al usuario, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo con la tecla enter; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. Número Número que identifica el comprobante. Cuando se inserta un nuevo documento el sistema asigna por defecto un número aleatorio negativo, si maneja numeración automática al terminar el documento con [ F7 ] el sistema asigna el siguiente consecutivo de dicho documento; pero si se tiene una numeración manual lo debe cambiar antes de terminar el documento para evitar que salga el mensaje de advertencia. Pág.6/9
Fecha Sucursal Fecha de digitación del Reembolso de Caja Menor. Código de la sucursal asociada al tercero que está realizando el desembolso de dinero por los gastos incurridos en su operación diaria. Este campo sólo será obligatorio si el tercero del encabezado del Reembolso, tiene asignadas Sucursales por Menú «Parámetros», Opción «Terceros», Pestaña «Sucursales» Sede Para los Terceros empresa, que utilicen el concepto de Sedes y las tengan parametrizadas directamente en la Pestaña «Sucursales» del tercero de la empresa, deberán seleccionar la sede que está insertando la información. Banco Nota Código de la caja o el banco que se afectará en la transacción, lo que indica que se moverá de inmediato la tesorería haciendo un egreso. Para asignar la caja o el banco utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla enter. Campo que permite asignar una descripción general al reembolso de caja menor. Esta nota es la que el sistema toma desde la consulta de auxiliares contables en el caso de estar contabilizando automáticamente la información desde el módulo Gestión. Una vez finalizada la digitación del Reembolso de Caja Menor, oprima la tecla [ F3 ] para que el sistema le lance una ventana donde puede verificar los totales respectivos. Pág.7/9
VISUALIZANDO E IMPRIMIENDO EL COMPROBANTE Una vez finalizado el documento, el usuario puede visualizar los formatos de impresión, que pueden ser tres si así lo configuraron en el documento. necesario se pueden realizar con las combinaciones de teclas [ F6 ] para el formato 1 se la tecla F6 para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar el reembolso use la tecla F7, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el reembolso, es decir lo oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verlo nuevamente al desbloquearlo con las teclas Ctrl + F3 desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente el reembolso sin generar una impresión. EDITANDO UN REEMBOLSO DE CAJA MENOR Para editar un reembolso de caja menor utilice la tecla F2, ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla F3. Es de aclarar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el registro con las teclas Ctrl+F3. ELIMINANDO UN REEMBOLSO DE CAJA MENOR Para eliminar un reembolso de caja menor utilice la tecla SUPR o el botón ( ). En primera instancia elimine el contenido del reembolso, es decir los registros de movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o encabezado del reembolso y eliminelo. Trucos de Manejo : El comprobante de reembolso de caja menor es el único comprobante que permite digitar transacciones de pagos a varios terceros desde su movimiento, un registro por cada gasto incurrido, asignando en cada registro el respectivo tercero. Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, con solo digitar (.) punto y oprimir la tecla enter. Al terminar un reembolso de caja menor con F7, el sistema imprimirá y bloqueará en pantalla el reembolso para evitar modificaciones. Para modificar el reembolso o registros del reembolso, estos no pueden estar bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas Ctrl+F3. Utilice la combinación Ctrl + T para Calcular Totales según el contenido del comprobante, este NO verifica configuración tributaria del tercero, sólo realiza cálculo de valores. Utilice la combinación Ctrl + R para Recalcular Comprobante, este SI verifica configuración tributaria del Tercero y con base a este vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando función el sistema calculará impuestos y retenciones según el tipo de sociedad seleccionado. Tutoriales Relacionados : Desbloqueo de comprobantes Pág.8/9
Contabilización Impresión Impresión por bloques paso a paso 1. Para crear un Reembolso de Caja Menor, ubíquese en la opción Documentos, en esta opción aparece el listado de los documentos habilitados para ser digitados desde Gestión y desde el perfil de usuario (ver «Perfiles», Documentos Disponibles ), seleccione el documento. Pág.9/9