AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL Ciudad Limpia, Orgullo de Todos Dirección Plan Estratégico MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Realizado por: Dirección de Gestión de Calidad Febrero, 2013
I. INTRODUCCIÓN El Manual de Organización y Funciones de las diferentes áreas de trabajo que conforma el Ayuntamiento del Distrito Nacional, constituye una fuente de consulta sobre la estructura, los cargos, las funciones y requisitos de cada puesto del área correspondiente. Contiene en detalle las atribuciones de cada área de trabajo y las responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como las especificaciones de clase de los mismos. Este Manual, es un documento que en la medida que los funcionarios y empleados se identifiquen con él, se convertirá en un verdadero instrumento de gerencia y en un aliado permanente para facilitar el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución y la correcta administración de sus Recursos Humanos. La dinámica organizacional, hace que los Manuales de Descripciones de Puesto pierdan actualidad, por lo que éste deberá ser revisado y cada Encargado deberá velar por la oportuna introducción de los cambios que generen dicha actualización. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 2
II. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: Dirección Plan Estratégico DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 3
AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL PLAN ESTRATEGICO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ALCADE VICEALCALDESA SECRETARIO GENERAL Coordinador Cooperativa de Empleados Coordinador Ceremonial y Protocolo Coordinador Plan Estratégico Observatorio Ciudadano Gestión Documental del Gobierno DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 4
III. Descripciones de Puestos: Plan Estratégico DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 5
Descripciones de Puestos Plan Estratégico GRUPO OCUPACIONAL Grupo II: Apoyo Administrativo CARGOS Secretaria Ejecutiva Secretaria Auxiliar de Oficina Grupo III: Técnicos Soporte Administrativo Grupo V: Profesionales Grupo VI: Alta Dirección y Dirección Encargado Técnico Director/a Plan Estratégico DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 6
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Director/a Plan Estratégico DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Alcalde SUPERVISA A : Encargados, Técnico Administrativo, supervisión directa sobre Secretaria Ejecutiva y demás personal de apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Establecer, Normativas Estratégicos encaminadas a obtener un desarrollo más ordenados y eficiente en el Distrito Nacional. III. ACTIVIDADES Definir una estrategia general sobre el uso del espacio público del Distrito Nacional. Identificar iniciativas estratégicas que permitan el desarrollo de la Ciudad. Promover el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad Ambiental Urbana que permita mejorar la calidad de vida de los munícipes del Distrito Nacional. Determinar los objetivos estratégico que permitan al Ayuntamiento del Distrito Nacional ofrecer a sus munícipes mejor Calidad de Vida. Implementar iniciativas de fortalecimiento del Ayuntamiento del Distrito Nacional, que redefinan en sentido positivo las relaciones del gobierno local con los ciudadanos, generando, un entorno apropiado de Gobernabilidad Local. Desarrollar estrategia de renovación Urbana de la ciudad de acuerdo con la Implementación de un Sistema de Ordenamiento Territorial. Velar por la ejecución y los Indicadores de Gestión y las Memorias de la Dirección. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 7
Distribuir el trabajo entre su personal, da las instrucciones correspondientes y controla su correcta Ejecución. Coordinar las funciones de su unidad con las otras unidades correspondientes y controla su unidad con las otras unidades, dentro de los límites de su competencia y su jerarquía. Atender las consultas que les formulen los empleados de su área, así como las dudas y problemas que surjan en el trabajo y les indica criterios para su solución. Revisar y aprueba los trabajos preparados por los empleados de su unidad y/o formula las observaciones de lugar. Examinar y eventualmente aprueba proyectos de diversos tipos preparados por sus colaboradores. Mantener un alto nivel de motivación hacia el trabajo, así como buenas relaciones laborales y humanas entre el personal que dirige. Cumplir las disposiciones legales, reglamentos y normas y vela por su correcta aplicación. Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección, así como en la ejecución y supervisión de los mismos. Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos relacionados con el desarrollo de su área. Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y materiales que hayan sido puestos a su disposición. Mantenerse informado e involucrarse en los eventos y publicaciones relacionadas con las funciones o programas de su área. Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con problema o asuntos que excedan su campo de competencia. Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución. Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada año. Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 8
Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección, así como en la ejecución y supervisión de los mismos. Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos relacionados con el desarrollo de su área. Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y materiales que hayan sido puestos a su disposición. Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con problemas o asuntos que excedan su campo de competencia. Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución. Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada año. Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Arquitecto o Administrador o áreas afines, preferiblemente con maestrías en Alta Gerencia EXPERIENCIA REQUERIDA Cinco (5) años desempeñando labores administrativas, en cargos de Dirección V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimiento de las leyes y disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. Manejo de PC, preferiblemente Excel, Word y Power Point CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Capacidad para organizar, planificar, dirigir y controlar el trabajo del área. Capacidad para comunicarse y dar instrucciones Capacidad para tomar decisiones y para resolver situaciones imprevistas DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 9
Capacidad para redactar y analizar Iniciativa y creatividad Responsabilidad y honestidad Discreción Liderazgo VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 10
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Soporte Administrativo DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a Plan Estratégico SUPERVISA A : Personal de apoyo asignado a la Dirección II. PROPOSITO GENERAL Desarrollar y ejecutar las actividades administrativas de su área. III ACTIVIDADES Asistir en la planificación, asignación y coordinación de las labores del área. Asistir al Director en la tramitación de la compra de material gastable y/o requerimientos. Colaborar en la ejecución de las actividades a cargo del Director del Plan Estratégico. Realizar los pagos de sueldos del personal del área. Dar seguimiento al uso y mantenimiento de los activos del área. Colaborar en el diseño del programa calendario de la compra de material gastable y/o equipos. Supervisar por delegación del Director la ejecución de las actividades que realizan en el área. Realizar trámite de documentos dar el debido seguimiento. Dar seguimiento a las solicitudes de pagos, de adquisición de bienes y servicios y otras del área. Llevar control de los fondos especiales y/o de caja chica y solicita reposición del mismo. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 11
Solicitar y dar seguimiento al acondicionamiento y mantenimiento de las áreas de trabajo. Revisar las solicitudes de reparación de equipos y muebles de oficina para su ejecución. Solicitar material gastable y equipos de oficina de acuerdo a los requerimientos de las dependencias de la Dirección. Promover la preparación y solicitudes de órdenes de servicios, circulares, memorando y demás comunicaciones internas. Recopilar noticias de la prensa que sean de interés de la Dirección. Recopilar los Indicadores de Gestión de la Dirección del Plan Estratégico. Organizar y mantener actualizado las leyes, decretos, resoluciones y demás documentos de interés del área. Organizar y mantener actualizado el sistema de fichas y registros relativos al personal de la Dirección. Llevar control de la asistencia del personal del área. Organizar y proponer anualmente el programa de vacaciones, remitiendo una copia de la lista a la Dirección de Recursos Humanos. Promover la limpieza, conservación, seguridad y fiscalización de los equipos y bienes muebles asignados a la Dirección y sus dependencias. Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Administración de Empresas y/o Contabilidad EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores similares. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 12
V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Capacidad para organizar, dirigir y controlar el trabajo del área Capacidad para comunicarse y dar instrucciones oral y escrita Capacidad para tomar decisiones imprevistas Capacidad para redactar. Iniciativa y creatividad Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 13
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Técnico DIRECCION : Plan Director SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a SUPERVISA A : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Fortalecer un modelo de Gestión de Calidad Urbana que mejore la vida de los munícipes del Distrito Nacional. III ACTIVIDADES Apoyar las iniciativas estratégicas en beneficio del desarrollo del Distrito Nacional. Colaborar en el seguimiento a los proyectos en marcha. Participar en la elaboración de los Indicadores de Gestión de la Dirección. Dar seguimiento a las normas y procedimientos vinculados al Plan Estratégico. Colaborar en la coordinación de los mecanismos de participación con el sector privado y organizaciones comunitarias, en la sostenibilidad del Plan Estratégico. Ofrecer un trato amable y cortes a la ciudadanía. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Arquitecto EXPERIENCIA REQUERIDA Tres (3) años en labores similares DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 14
V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. Curso de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Responsabilidad y honestidad Iniciativa y creatividad Capacidad analítica para redactar informes Discreción VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 15
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I TITULO DEL PUESTO : Secretaria Ejecutiva DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar las labores de apoyo secretarial y logístico de la Dirección. III ACTIVIDADES Digitar los trabajos de oficina, tales como: cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos. Tomar notas de las reuniones dónde participa su superior y redacta el acta correspondiente. Recibir y registrar las correspondencias y documentos del área. Velar por el orden y la higiene de las áreas de trabajo de la Dirección. Redactar las comunicaciones que le sean encomendadas por su superior. Atender al público y concertar entrevistas con el superior inmediato. Llevar control de asistencia del personal del área. Llevar agenda de reuniones y citas de su superior. Preparar solicitud de material gastable y controla su uso. Realizar y recibir llamadas telefónicas, las transcribe y anota las informaciones de lugar. Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja. Ofrecer atenciones a los visitantes del área y los orienta. Recibir y enviar mensajes a través de fax y el Internet. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 16
Mantener organizado y actualizado el archivo de documentos del área. Suministrar informaciones autorizadas previamente. Recortar artículos periodísticos que interesen a la unidad. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo. Manejar el fondo de la Caja Chica Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciada en Ciencias Secretariales o Secretariado Ejecutivo EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores secretariales. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, especialmente los programas Word, Excel, Power Point y Visio. Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente. Curso de Redacción de Informes y Ortografía CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Discreción Responsabilidad y honestidad Facilidad para comunicarse. Sentido de organización. Iniciativa y creatividad Capacidad para planificar, organizar y controlar el trabajo. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 17
VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 18
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I TITULO DEL PUESTO : Secretaria DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar labores secretariales del área a la que pertenece. III ACTIVIDADES Digitar cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos. Redactar oficios y otros documentos sencillos de comunicación escrita según requerimientos. Asistir a la Secretaria Ejecutiva en lo que le sea asignado Llenar asignaciones, facturas, cheques, formularios. Velar por la higiene del área donde labora. Tomar dictados de su superior y lo transcribe. Recibir, registrar y despachar correspondencia. Recibir visitantes y ofrecer informaciones sencillas. Realiza y recibe llamadas telefónicas, las transfiere y anota las informaciones de lugar Realizar labores de archivo relacionadas con la correspondencia que recibe y despacha. Mantener actualizado el directorio telefónico interno y de números internos más usados. Asistir a las distintas áreas de la Dirección dónde labora. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 19
Atender al público y concertar entrevistas. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo. Llevar registros y controles que le sean asignados. Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja. Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Secretariado Ejecutivo o Técnico Secretarial. EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores Secretariales V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC Especialmente Word, Excel y Power Point. Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente Curso de Redacción y Ortografía Técnicas de Archivo Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Discreción. Responsabilidad y honestidad Facilidad de comunicación Iniciativa y creatividad DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 20
VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 21
Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I TITULO DEL PUESTO : Auxiliar de Oficina DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar eficientemente labores de oficina. III ACTIVIDADES Recibir, anotar y desglosar los documentos y expedientes que ingresan a la oficina para su distribución. Organizar y clasificar documentos, materiales y equipos diversos Reproducir copias de documentos diversos, previa autorización. Sellar y registrar documentos para fines de despachos y/o salidas. Verificar la existencia de los materiales y equipos. Llenar documentos internos (Formularios, recibos y tarjetas) y gestiona firmas. Manejar los equipos que le sean asignados (fotocopiadora, fax, PC, máquinas de escribir) y reportar las averías de los mismos. Digitar y/o transcribir los documentos que le son requeridos (Informes, oficios, tarjetas, actas, contratos y otros documentos). Dar mantenimiento sencillo a los equipos asignados. Mantener el carácter confidencial de las informaciones contenidas en los expedientes. Colaborar en la elaboración de informes. Buscar documentos directos en archivos y tarjeteros. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 22
Recopilar informaciones para preparar expedientes. Realizar labores de registro de operaciones. Ejecutar y recibir llamadas telefónicas para atender a clientes internos o externos. Observar el funcionamiento del equipo e informa a su superior inmediato las fallas que detecta en el mismo. Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Bachiller Estudios Comerciales. EXPERIENCIA REQUERIDA Seis (6) meses en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Técnicas de Archivo y Mecanografía Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel, Power Point y Visio. Manejo de fax, fotocopiadora, calculadora, máquinas de confección de carnets. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Discreción Responsabilidad y honestidad Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Iniciativa DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 23
VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que se usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 24