GESTIÓN DE PROYECTOS INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. PLANIFICACIÓN III. 3. COSTES Y SEGUIMIENTO III. 4. CIERRE I. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Comprobar si se dispone de un procedimiento formalizado para su elaboración y aprobación. Determinar si está definido adecuadamente sus objetivos, el alcance y las responsabilidades. Verificar si el proyecto se completa en línea con la planificación, los plazos y el presupuesto establecidos. Analizar si se calculan y controlan los costes y los beneficios de forma correcta. Valorar si se realiza un seguimiento eficaz del desarrollo y grado de avance de un proyecto y de sus desviaciones respecto de lo planificado. II. ALCANCE Un proyecto es un conjunto de elementos que constituyen una unidad integral de inversión en recursos con unos objetivos determinados. Incorpora todas las actividades necesarias para la consecución de sus objetivos, y sus partes componentes no pueden ser separadas sin afectar al mismo. La auditoría del proceso de gestión de un proyecto incluye: La revisión de su elaboración y aprobación. El análisis de sus objetivos, ámbito y asignación de responsabilidades. La evaluación de la planificación establecida y el seguimiento de su cumplimiento. La revisión del presupuesto asignado, de los costes incurridos y de los beneficios esperados. 1
El análisis de la supervisión y los controles aplicados sobre las actividades del Su cierre. La auditoría puede llevarse a cabo durante la ejecución de un proyecto o una vez finalizado. III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Verificar la existencia de un procedimiento formalizado para la elaboración y aprobación de proyectos. Comprobar si está definido: Las características que deben reunir para ser considerados como Los niveles de autoridad que los han de proponer. La formalización exigida. La información necesaria para su elaboración. El nivel de autoridad requerido para su aprobación. 2. Determinar si los procedimientos establecen los casos en los que los proyectos aprobados requieren una nueva autorización al producirse desviaciones significativas, económicas o de otra índole, con relación a lo aprobado en su día. 3. Con relación al procedimiento seguido para la elaboración y aprobación de un proyecto, analizar si, entre otros aspectos, se contempla: Descripción de su contenido. Objetivos para los que se destina. Niveles de responsabilidad de la organización implicados. Estudio de mercado o de negocio, cuando sea aplicable. Viabilidad económica. Planificación de las fases de ejecución y plazos previstos. Presupuesto y recursos necesarios. Resultados previstos a alcanzar con su ejecución (estratégicos, económicos, sociales, ambientales, etc.). Alternativas previstas. 4. Para el proyecto seleccionado, comprobar si: a) Su formalización es adecuada. b) Los objetivos perseguidos son congruentes con los objetivos estratégicos. c) Se tienen en cuenta las necesidades de los clientes y de terceros interesados al definir el proyecto de forma que los procesos relacionados con el mismo se dirijan a la satisfacción de dichas necesidades. 2
d) Los estudios de mercado o de negocio están suficientemente soportados y justificados. e) Los criterios aplicados y los parámetros económicos utilizados en los estudios de viabilidad son razonables y acordes a la naturaleza del f) Los recursos necesarios, la planificación establecida y los plazos de ejecución se encuentran adecuadamente soportados. g) El nivel de aprobación es correcto. 5. Determinar si la organización dispone de procedimientos de gestión de proyectos para planificar, organizar, supervisar y controlar los diferentes aspectos del proyecto una vez aprobado. En caso afirmativo, determinar si están definidos los diferentes procesos que lo desarrollan. De no disponerse de esos procedimientos, establecer las prácticas seguidas y valorar si existen riesgos significativos que puedan afectar a la consecución de los objetivos del 6. Verificar si el proyecto está desarrollado en fases que faciliten su planificación, ejecución, seguimiento y control, si la complejidad del proyecto lo requiere. Verificar si se dispone de una metodología adecuada para su desarrollo que sea congruente con el conjunto del 7. Comprobar si la organización ha establecido una estructura organizativa para el proyecto que le permita alcanzar sus objetivos. Establecer si están definidas las relaciones de dicha estructura con el resto de la organización. 8. Determinar si están definidas las funciones, responsabilidades y autoridad del director del proyecto y del equipo encargado de llevarlo a cabo. Establecer si: Existe una asignación clara respecto al resto de la organización. Se utiliza la estructura de la organización o, si por el contrario, existen funciones propias y específicas del equipo del El director del proyecto posee un nivel de autoridad adecuado que le asegure el logro de los objetivos del proyecto y tiene el apoyo efectivo de la dirección de la organización. Existe una clara definición de responsabilidades ante los clientes y los terceros interesados en el 9. Analizar si están definidas dentro del equipo del proyecto las responsabilidades de supervisión de la realización de los objetivos y de los riesgos relacionados con los mismos para fases que lo integran. 10. Evaluar si la gestión del proyecto se realiza como un conjunto de procesos interdependientes y planificados para alcanzar los objetivos del Analizar la metodología utilizada y si asegura la calidad del mismo. 3
11. Verificar si está establecido un plan de calidad del Comprobar si se revisa y mantiene actualizado y si el nivel de responsabilidad encargado de realizarlo es el adecuado. 12. Analizar si se han definido atributos de calidad dentro del proceso de gestión del Establecer cuáles son esos atributos, si se aplican, evalúan y aseguran la gestión en calidad del mismo. 13. Comprobar si las recomendaciones formuladas para la mejora de la calidad de la gestión del proyecto son tenidas en cuenta y aplicadas. 14. Cuando los objetivos del proyecto sean satisfacer los requerimientos de un contrato, verificar si se llevan a cabo revisiones del contrato que aseguren la adecuación del proyecto a las necesidades del cliente. 15. Analizar si los procedimientos utilizados para convertir en actividades los requisitos del cliente aseguran que se alcanzarán los objetivos del proyecto y del contrato. 16. Evaluar si la organización mantiene un proceso encaminado a identificar los riesgos durante la vida del Establecer: a) Los procedimientos utilizados para la evaluación de la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los riesgos identificados. b) La periodicidad con la que se realiza su identificación. c) Las técnicas empleadas para priorizar, gestionar y registrar los riesgos identificados y su resolución. d) Si se identifican y gestionan de forma diferenciada los riesgos que afectan al calendario de ejecución de los que afectan al importe del presupuesto aprobado. e) Si se incluye dentro del informe de progreso del proyecto la información relativa a los riesgos identificados. f) Si se establecen planes de contingencias para afrontar los riesgos. III. 2. PLANIFICACIÓN 1. Evaluar si se dispone de una planificación del proyecto adaptada a los subprocesos y fases que lo integran que permita el seguimiento, medición y evaluación de los objetivos y de sus desviaciones. De no disponerse de la misma, determinar el procedimiento utilizado para efectuar el desarrollo del proyecto y evaluar si permite el control y su seguimiento y si asegura la consecución de los objetivos. 2. Revisar la planificación establecida y determinar si: Está definido el alcance del 4
Están definidas las actividades de forma que se pueda medir los resultados alcanzados. Están definidas las interdependencias e interacciones entre las diferentes actividades, cómo se gestionan y el nivel de responsabilidad encargado de realizarlo. Están definidos plazos para la realización de las diferentes actividades que respondan a un calendario claro y que tenga en cuenta las dependencias entre las mismas. La asignación de plazos para las actividades está vinculada a la planificación de los recursos necesarios para la ejecución del La planificación tiene tiempos asignados para las actividades relacionadas con la calidad de la gestión del Están definidas actividades críticas, los puntos clave y los acontecimientos importantes que puedan afectar de forma relevante al desarrollo del 3. Con relación a la ejecución de la planificación establecida, verificar si: Las actividades se realizan de acuerdo con lo planificado. Se llevan a cabo revisiones de la ejecución de las actividades planificadas para comprobar su cumplimiento. Se actualiza la planificación de las actividades en función de las variaciones observadas en las revisiones anteriores. 4. Analizar si está implantado un procedimiento de revisiones y evaluaciones del progreso alcanzado en la planificación aprobada. En caso afirmativo comprobar si: Se documenta adecuadamente las conclusiones alcanzadas. Se utilizan para la toma de acciones preventivas o correctivas sobre la marcha del Está definida la frecuencia con la que han de realizarse esas evaluaciones. 5. Con relación a los cambios en el proyecto analizar si los procedimientos utilizados aseguran que: Los cambios en los objetivos del proyecto se aplican una vez que los clientes y los terceros interesados están de acuerdo con los mismos, cuando sea aplicable. Existe un proceso para la gestión de los cambios que permita un control de los mismos y de la documentación correspondiente del Cuando se efectúen modificaciones en los objetivos, en la planificación o programación de las actividades o cuando como resultado de las revisiones o evaluaciones del proyecto se adopten variaciones en su desarrollo, comprobar que: 5
Se realiza de acuerdo a un proceso de gestión del cambio establecido. Se documenta de forma adecuada. Se comunica a todos los niveles de responsabilidad implicados con la celeridad adecuada. Se varía la planificación de los procesos o actividades afectados. 6. Con relación a los recursos necesarios para la ejecución del proyecto: Utilización de activos o servicios propios de la organización. Adquisiciones o contrataciones exteriores. Personal propio o contratado. Recursos financieros. Verificar que: Existe una planificación de las necesidades de recursos adaptada al desarrollo de las diferentes actividades del Se encuentran presupuestados y valorados los recursos y establecidos los plazos en los que serán necesarios. Se efectúa una imputación y control adecuados de los recursos utilizados en el Se valoran e imputan correctamente los recursos propios de la organización utilizados en el 7. Analizar si cuando se realizan las revisiones y evaluaciones de la ejecución del proyecto, se revisa si los recursos empleados y los restantes previstos para finalizar el proyecto son suficientes para alcanzar los objetivos del mismo. Verificar si las evaluaciones económicas se basan en: Una información actualizada a la fecha de la revisión. En estimaciones económicas de los recursos necesarios realistas y soportadas. Adaptada a las actividades pendientes de ejecutar. 8. Con relación a la estructura organizativa encargada del proyecto, analizar si: Está definida una estructura de los recursos humanos que ha de llevarlo a cabo. Está definido la descripción de los puestos de trabajo y de los niveles de responsabilidad y de autoridad asignados. Está establecido los recursos propios a participar y los que requerirán contratación. Se revisa periódicamente la estructura organizativa para determinar su idoneidad para la ejecución del Verificar la frecuencia de esta revisión. 9. Obtener el desglose por puestos de trabajo de la estructura organizativa aprobada comprobando si: 6
a) La asignación de personal o la selección efectuada es la adecuada al perfil del puesto y a los conocimientos y experiencia exigidos. b) El responsable del proyecto ha estado involucrado en el nombramiento de los miembros del equipo. c) Existe una comunicación y cooperación adecuadas entre los miembros del equipo del proyecto y con el resto de la organización. d) Se fomenta y recompensa de forma adecuada a los miembros del equipo para alcanzar los objetivos del e) La estructura organizativa asignada al proyecto es la adecuada para los objetivos, alcance y dimensión del mismo. III. 3. COSTES Y SEGUIMIENTO 1. Con relación al presupuesto establecido para la ejecución del proyecto comprobar si: a) Está basado en estimaciones de costes claramente definidos, identificados y documentados. b) Las estimaciones de costes están vinculadas a las diferentes actividades que configuran el c) Están contemplados los costes derivados de los riesgos significativos del d) El presupuesto global del proyecto está basado en las estimaciones de costes elaboradas. e) El presupuesto es coherente con los objetivos, requerimientos y riesgos del f) Está adecuadamente justificado y soportado. g) Ha sido elaborado por el área Económico-Financiera o de Control de la organización. 2. Analizar si se dispone de una herramienta informática propia para el proyecto o si se utiliza el sistema general de información económico-contable de la organización, para calcular y controlar los costes invertidos en el 3. Analizar si los procedimientos establecidos para el control de los costes del proyecto requieren: La imputación de las compras o gastos del proyecto a centros de coste o de gasto global o diferenciado por actividades. La definición de los niveles de autoridad que pueden aprobar compras, gastos o trabajos destinados al 4. Comprobar si el sistema de control de costes implantado acumula los costes reales incurridos en registros que: Se mantienen y analizan periódicamente. 7
Se comparan con el presupuesto y las estimaciones de costes originarias presentando las variaciones producidas. Se comunica a los niveles de responsabilidad del proyecto previamente establecidos la información de costes y de sus desviaciones. Se elabora una información de gestión del proyecto actualizada que sirve de base para la toma de decisiones sobre la marcha del proyecto por parte de la dirección. Se lleva a cabo revisiones del presupuesto a partir de la información de costes elaborada. 5. Con relación a la información sobre el progreso del proyecto evaluar si: a) Está planificado un proceso para su elaboración. b) Está definido el procedimiento para preparar, capturar, clasificar, distribuir, registrar y actualizar la información. c) Se llevan a cabo las reuniones necesarias para el seguimiento de la información del progreso del d) Están definidos los niveles de responsabilidad involucrados en su seguimiento. ADQUISICIONES 6. Analizar si se utiliza una estructura de compra específica del proyecto, o si por el contrario, se emplea la establecida para toda la organización. 7. Para las adquisiciones del proyecto comprobar si: Están definidas y relacionadas con las diferentes actividades del mismo. Se identifican tanto las de adquisición exterior como las de utilización interna. Se revisan esas adquisiciones en función de las variaciones producidas en la marcha del 8. Con relación a los documentos de compra empleados verificar si: Se usa un procedimiento específico para el proyecto, o si por el contrario, se utiliza el general de la organización. Se revisan los documentos para asegurarse de que se especifican los requerimientos a cumplir. Entre los requerimientos se incluyen los señalados por el cliente en el contrato, cuando sea aplicable. Un nivel de responsabilidad adecuado del proyecto supervisa o aprueba tales documentos. 9. Para los subcontratistas comprobar si: Se utilizan subcontratistas evaluados. 8
Existe un proceso de evaluación que asegure que se adaptan a los requisitos del Se controla la documentación facilitada a los suministradores. Se lleva a cabo un seguimiento de los contratos que asegure que se cumplen los requisitos y los plazos establecidos. 10. Para aquellos activos y otros elementos que se incluyan en el inventario utilizados en el proyecto (maquinaria, equipos, herramientas, repuestos, etc.) verificar que: Se mantiene un control físico sobre su ubicación y destino. Se mantienen registros de inventario permanente valorados. Existe un control de entradas y salidas cuando se trate de un almacén que trabaje como tal. Se efectúan recuentos físicos periódicos que comprueben su realidad física. III. 4. CIERRE 1. Analizar si se dispone de un proceso que al cierre de un proyecto, independientemente de la causa de su cierre, revise la totalidad del mismo. Verificar si este procedimiento asegura que: Se recoge, registra y actualiza la información generada durante su desarrollo. Se evalúa si se han alcanzado los objetivos y los resultados esperados. Se compara los gastos reales incurridos con el presupuesto aprobado. Se analiza si la información elaborada sobre la marcha del proyecto fue correcta y realista. Se valoran las experiencias obtenidas para que sirvan para la mejora continua de futuros proyectos. Se conservan los archivos durante un periodo de tiempo establecido. 2. Cuando se efectúen análisis sobre la rentabilidad económica alcanzada con el proyecto, revisar si: La información utilizada en el estudio procede de los registros contables. Los parámetros económicos utilizados para analizar la viabilidad del proyecto están en línea con los que se emplearon al elaborar la justificación del mismo. 3. Cuando los resultados de un proyecto tengan un impacto social o medioambiental, analizar si se han realizado estudios que evalúen la aceptación social alcanzada. 4. Con relación a los equipos o materiales sobrantes al cierre del proyecto, verificar que se procede a su activación, ingreso en almacén, achatarramiento, etc., según proceda. 9