GG-PRD-007 Página 1 de 9 1. OBJETIVO: Establecer las responsabilidades y los requisitos necesarios para la planeación y ejecución de auditorías internas al sistema de gestión de (S.G.C.) de la Cámara de Comercio de Girardot, así como informar sus resultados, mantener los registros de que se deriven de su aplicación y para el aseguramiento de la competencia de los integrantes del equipo auditor. 2. ALCANCE: Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de de la cámara de comercio de Girardot. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES: Auditoria de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado, llevado a cabo con el fin de obtener evidencia y evaluarla de manera objetiva para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditado: Persona u organización responsable del área a la cual se realiza la auditoria de Auditor: Persona calificada para realizar auditorias de e independiente de la actividad auditada Correctivo: Acción tomada sobre las consecuencias en el momento en el que ocurre un problema. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Información que se puede comprobar que es verdadera, basada en hechos obtenidos a través de la observación medición, ensayo u otros medios Hallazgo: No conformidades, observaciones y/o fortalezas encontradas durante el proceso de auditoría interna. Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado Registro: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: 4.1. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA: ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Programación de la auditoria ELABORADO POR: En el desarrollo de la programación de la auditoria se deben elaborar el programa de auditorias de acuerdo con las necesidades empresariales y los numerales con Elaboración del programa de auditorias, de acuerdo a: el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar, APROBADO POR: Programa de VARIABLE A CONTROLAR DIANA MILENA BUENO TOCORA GERMÁN RENÉ GARCÍA GUZMÁN FECHA: 22 DE AGOSTO DE 2013 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2013
Página 2 de 9 resultado de auditorias previas, revisión de los procesos que obtuvieron conformidades mayores y/o mayor cantidad de no conformidades, solicitudes internas y/o externas, cubrimiento de todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C.) y los cambios organizacionales. Coordinador de Auditores Interna de GC-FRT-014 Definición del criterio y alcance de la auditoria. Conformación del equipo auditor Recursos necesarios. Fechas del ciclo de auditoria. 2. Preparación de la auditoria Para el desarrollo de la preparación de la auditoria se debe: Definir el objetivo y el alcance de la auditoria. Enviar una citación al Líder del proceso auditado en el cual se le indique los requisitos a auditar (alcance), así como el día y hora de la reunión de apertura. Definir la documentación inherente del Sistema de Gestión de Calidad relacionados directa o indirectamente con el proceso a auditar. Revisar los resultados de las auditorias en especial las no conformidades u observaciones previas al proceso que no se hayan cerrado. Definir los aspectos a verificar durante el desarrollo de las auditorias. Formular las preguntas Preparar los formatos requeridos para la ejecución de la auditoria. Coordinador de Auditores y auditores internos de. Comunicación interna Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 4.2. EJECUCION DE LA AUDITORIA:
Página 3 de 9 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR El auditor inicia la reunión de apertura en la fecha y hora acordada con la reunión de apertura con los responsables de atender la auditoria, esta tiene como propósito: 1. Reunión de apertura Presentación del equipo auditor. Recordar el objetivo y alcance de la auditoria Explicar la metodología para desarrollar la auditoria Confirmación la asignación de recursos Resolver posibles dudas de los auditados Acordar la reunión de cierre Aclarar el proceso de presentación del informe Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial Determinar aspectos o requisititos relacionados con la seguridad. Auditores internos de. Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 Los principales comentarios derivados de esta reunión se consignan en el formato Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 2. Recolección de evidencia objetiva Posterior a la reunión de apertura se procede al desarrollo de la auditoria de acuerdo a lo establecidos en el plan de trabajo, se debe tener en cuenta la administración del tiempo, obtención de evidencia objetiva se puede obtener a través de: Entrevistas a los auditados frente al desarrollo de procedimientos Observación directa Comprobación de lo consignado en los documentos y registros. Los hallazgos encontrados así como su categorización: no conformidad mayor o menor y observaciones, se registran en la hoja de verificación auditorias Auditor interno de Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 Manual de Control de documentos Control de registros Política de la Planificación Responsabilid ad, autoridad y comunicación Recursos Humanos Seguimiento y medición de procesos Mejora continua Acción
Página 4 de 9 internas de GC-FRT-015 correctiva Acción preventiva 3. Reunión de cierre Después de haber reunido la evidencia objetiva y la clasificación de los hallazgos se efectúa un reporte describiendo los hallazgos e incluyendo las fortalezas y oportunidades de mejora del proceso, presentándolo a los auditados en una reunión de cierre, luego de la cual, éstos implementan el Procedimiento Para la Toma De Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora GC-PRD-006 Los principales comentarios derivados de esta reunión se consignan en el formato Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 Hoja de Verificación Internas de GC-FRT-015 Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora GC-FRT-11 De acuerdo a los resultados arrojados en la reunión de cierre, los hallazgos encontrados se efectúa el informe final de auditoria con un máximo de tres páginas el resumiendo: 4. Presentación de Informe de Auditoria Traducción fidedigna de las conclusiones de la reunión de cierre Objetivo y alcance de la auditoria efectuada. Fecha de la auditoria y composición del equipo auditor Referencia los documentos examinados Referencia los inconvenientes presentados durante el transcurso de la auditoria Definición puntual de las no conformidades. Determinación de los puntos s fuertes de la actividad o proceso auditado. Este del informe es presentado al Coordinador de Auditores para en conjunto elaboren el informe de auditoria interna de correspondiente para entregar al líder del proceso auditado. Coordinador y Auditores Internos de Calidad Informe auditoria interna de
Página 5 de 9 4.3. SEGUIMIENTO: ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR 1. Seguimiento al proceso auditado Una vez los responsables de los procesos auditados han planificado e implementado las acciones correctivas, el auditor hace el seguimiento dentro de los plazos acordados. Se considera la auditoria como finalizada cuando todas las no conformidades han sido corregidas. Auditor interno de No aplica Aplicación de acciones correctivas 4.4. PRESENTACION DE INFORMES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR 1. Informe para la revisión De acuerdo a los resultados de las auditorías por proceso, el Representante de Gerencia presenta el informe para la revisión gerencial, en el cual determina: Cumplimiento del programa de auditorías Fortalezas del SGC. Oportunidades de mejoramiento del SGC. Relación de hallazgos por procesos. Relación de hallazgos por requisitos de la norma. Eficacia de las acciones correctivas. Eficacia de las acciones preventivas. Conclusiones. Seguimiento a las acciones. Informe final de auditoria. Representante de la dirección 5. CONDICIONES GENERALES: 5.1. OBJETIVO DE LAS AUDITORIAS: Evaluar la eficacia del Sistema de Calidad y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Página 6 de 9 Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa, con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2000, del cliente, de ley, y de la organización. Proporcionar a los responsables de los procesos auditados la oportunidad de mejoramiento. Velar por la disciplina y permanencia del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.2. SELECCIÓN DE AUDITORES DE CALIDAD: Los Auditores Internos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Girardot deben cumplir con determinadas cualidades; entre las que se encuentran las personales, conocimientos y habilidades, de manera que las auditorías realizadas por estos sean lo más confiable, según evaluación de competencias realizadas por el Talento Humano. Estas cualidades se describen a continuación: Atributos Personales: Ética, observador, perceptivo, versatilidad, tenacidad, objetivo, Diplomático, decisión y seguridad. Conocimientos y habilidades: estos deberán estar relacionados con: Principios y procedimientos técnicas de auditoría Documentos de Sistemas de Gestión de Calidad y de referencia, normas legales y reglamentarias. Conocimiento de terminología, los principios de la gestión de la y su aplicación. Conocimiento de herramientas de la gestión de la y su aplicación. Técnicas para recopilar información y establecer la variedad y suficiencia de la misma. El auditor Líder debe tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoria, demás debe ser capaz de planificar la auditoría y hacer uso eficaz de los recursos durante la auditoría, representar al equipo auditor en las comunicaciones con el auditado, organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria; prevenir y resolver conflictos, preparar y completar el informe de auditoría. 5.2.1 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR 5.2.1.1. Líder del Equipo Auditor: El líder del equipo auditor debe cumplir con el siguiente perfil: Requisitos Generales: Formar parte del personal de la cámara de comercio de Girardot Educación: Formación técnica, tecnológica, o profesional en cualquier disciplina (Administración, Contables, Financieras, Económicas o en Ingeniería Industrial) Conocimientos: Certificado de Auditor Interno de Calidad ISO 9001 El líder del equipo auditor es responsable por realizar las siguientes actividades: Elaborar el programa anual de Auditoría interna, la lista de verificación Seleccionar el Auditor o Equipo Auditor para efectuar la Auditoria Preparar y organizar los documentos necesarios para la realización de la auditoria Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de Coordinar las actividades a realizar por cada uno de los miembros del equipo auditor Concretar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados Realizar la reunión de Apertura Realizar reunión de cierre Elaborar el informe consolidado de la Auditoría Interna Realizar seguimiento al cierre de los planes de acción generados de la auditoria, realizado por los auditores internos del SGC.
Página 7 de 9 Coordinar la capacitación de Auditores Internos de 5.2.1.2. Auditor Interno de Calidad: El auditor interno debe cumplir con el siguiente perfil: Requisitos Generales: Formar parte del personal de la cámara de comercio de Girardot Educación: Bachiller, Formación técnica, tecnológica, o profesional en cualquier disciplina (Administración, Contables, Financieras, Económicas o en Ingeniería Industrial) Conocimientos: Certificado de Auditor Interno de Calidad ISO 9001 El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades: Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del plan de auditorías y la lista de verificación Apoyar al líder del equipo auditor en la preparación y organización de los documentos para la auditoría interna de Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de Presentar al líder del equipo auditor los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditoría interna de Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del informe de auditoría interna de en que participe y realizar los ajustes solicitados. 5.2.1.3. Auditor Externo: El auditor externo debe cumplir con el siguiente perfil: Educación: Formación profesional en cualquier disciplina (Administración, Contables, Financieras, Económicas o en Ingeniería Industrial) Formación: Curso de actualización, interpretación o conocimiento de las Normas ISO 9000, 9001 y Certificación como Auditor Interno de Calidad. Experiencia: Mínimo cuatro años en realización de auditorías como auditor líder en sistemas de Gestión de Calidad y dominio de la norma ISO 9000, ISO 9001 y ISO 19011. Cumplimiento del alcance del objeto del contrato y adicionales. 6. DIAGRAMA DE FLUJO:
Página 8 de 9 Equipo Auditor Líder Proceso Auditado Presidencia Ejecutiva INICIO Programación de la Auditoria Reunión de Apertura Recolección de la Evidencia Reunión de Cierre Presentacion Informe Seguimiento al Proceso Auditado Informe Final de Revisión Gerencial 7. REFERENCIAS: Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 8. ANEXOS: Anexo 1. Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora GC-FRT-11 Anexo 2. Hoja de Verificación Auditorías Internas de GC-FRT-015 Anexo 3. Programa de Interna de GC-FRT-014 9. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA
Página 9 de 9 01 ORIGINAL 29 de Abril de 2008 02 Se Amplio el punto 5.2 27 de Agosto de 2013