DATOS FISCALES Y FACTURAR

1 MANUAL DE USO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GUÍA PARA CONFIGURAR TUS DATOS FISCALES Y FACTURAR

2 FELICIDADES! En SalesUp! nos enfocamos a transformar el proceso comercial de nuestros clientes para que puedan incrementar su productividad y así impulsar el crecimiento de su empresa. Para reducir esfuerzos en la facturación electrónica y evitar el riesgo de cometer algún error al especificar los datos, SalesUp! integra la facturación electrónica a todo tu proceso comercial. En este manual te ayudamos a configurar tu información fiscal dentro del CRM para que puedas enviar tus primeras facturas. Además conocerás cómo tener mayor control de tu facturación electrónica con los reportes, el almacenamiento y los permisos para facturar. Éxito en tus ventas y en tu facturación!

3 CONTENIDO 1. Ingresa tus datos fiscales... 4 1.1 Sucursales... 6 1.2 Folios... 6 2. Especifica tus impuestos... 8 3. Actualiza tus productos.... 8 4. Datos fiscales de tus clientes... 9 4.1. Ingresa los datos fiscales de un nuevo cliente... 9 4.1. Ingresa los datos fiscales de un cliente recurrente...11 5. Facturación...12 5.1. Factura al pago recibida en una exhibición...12 5.2. Expedición de pre factura...14 5.3. Expedición de una factura con pagos parciales con REP s...18 5.4. Pagos parciales. Expedición de una factura por cada pago..23

4 1. INGRESA TUS DATOS FISCALES. El primer paso para empezar a Facturar es ingresar los datos fiscales de tu empresa al CRM. Para hacerlo solo dirígete al Menú sistema Personalización Facturación Electrónica. NOTA: Antes de ingresar tus datos fiscales, verifica que hayas tramitado tu CSD (Certificado de Sello Digital),debido a que este estos son los archivos que necesitarás dar de alta para poder facturar. A continuación te aparecerá la ventana Facturación electrónica, da clic en +Agregar y te mostrará la ventana: Agregar razón social

5 La ventana Agregar razón social se mostrará como sigue: a b c d En la pestaña Cliente ingresa los datos y archivos que te han sido proporcionados por el SAT. a. Selecciona el Régimen que te corresponda. b. Ingresa tu Certificado, para esto da clic en Examinar y busca la carpeta donde tienes guardado tu archivo. c. Ingresa tu Llave repitiendo el mismo procedimiento. d. Escribe la Contraseña que registraste con el SAT. e. Contraseña: Introduce la contraseña dada por el SAT Da clic en Validar, verificará con el SAT y si la información es correcta, te mostrará los siguientes datos: Emisor, RFC y la vigencia del CSD.

6 1.1 SUCURSALES Al dar clic en siguiente, te va a pasar a la pestaña Sucursales, donde debes ingresar las oficinas que tengas registradas, cada una con su correspondiente Código Postal. Da clic en +Agregar para añadir cada una de tus sucursales, si solo tienes una oficina, esta debe ser ingresada como la única sucursal. Al finalizar da clic en Siguiente. 1.2 FOLIOS En la pestaña Agregar folio agrega por lo menos un grupo de folios. Estos van de acuerdo con las sucursales. Por cada sucursal a la que le agregues folios, da clic en +Agregar.

7 Una vez concluido el ingreso da clic en +Guardar. Una vez que hayas terminado de ingresar tus datos, la ventana Facturación electrónica te mostrará la Razón Social, el R.F.C., su situación (si está listo para facturar) y el Status. Tienes además la opción de comprar timbres fiscales.

8 2. ESPECIFICA TUS IMPUESTOS. El siguiente paso es modificar tus impuestos, para ello dirígete a: Sistema Productos Impuestos. Da clic sobre el impuesto que vas a actualizar, completa los campos que correspondan de acuerdo con el impuesto en cuestión y da clic en Agregar. 3. ACTUALIZA TUS PRODUCTOS. Ve a: Sistema Productos Productos. En la ventana de cada producto que ya tengas dado de alta, hay dos campos que hay que completar: a b a. Clave de unidad del SAT b. Clave de producto del SAT Ambos casilleros acceden a los catálogos que proporciona el SAT, corresponden a un estándar internacional e identifican al Producto y a la Unidad respectivamente. Estos catálogos ya están cargados en SalesUp! En ocasiones no encontrarás un nombre de producto que corresponda exactamente al producto que estás actualizando, en este caso, utiliza la que más se asemeje o consulta más información en: www. sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx

9 4. DATOS FISCALES DE TUS CLIENTES. SalesUp! te permite agregar los datos fiscales de un cliente nuevo o de tus clientes recurrentes. A continuación se explica cómo ingresar estos datos para cada uno de los casos. 4.1. INGRESA LOS DATOS FISCALES DE UN NUEVO CLIENTE. Para ingresar los datos fiscales de un nuevo cliente dirígete a Nuevo Cliente posteriormente completa el campo Empresa con la información respectiva y da clic en el botón de la derecha que dice Crear empresa. Crear empresa

10 Al crear la empresa automáticamente se añadirá la pestaña Empresa. Cuando hayas terminado de ingresar los datos correspondientes a la pestaña Datos Personales. Da clic en la pestaña Empresa para añadir los siguientes datos fiscales. a. Razón Social b. Uso del CFDI c. País (México) d. RFC a c b d Da clic en Agregar y SalesUp! comprobará automáticamente los datos con el SAT.

11 4.2. INGRESA LOS DATOS FISCALES DE UN CLIENTE RECURRENTE. Para ingresar los datos fiscales de un cliente recurrente, ve a Clientes Cartera de Clientes Selecciona al cliente que le vas a facturar y verifica que ya esté completado el campo Empresa. En caso contrario, tendrías que darla de alta, como lo vimos en la sección 4.1. Dirígete a la sección Facturación y en el Menú de acciones selecciona; Agregar Razón A continuación, se abrirá la siguiente pantalla donde podrás agregar los datos fiscales de tu cliente: Razón Social, Uso del CFDI, País (México) y el RFC. Finalmente, da clic en Agregar y SalesUp! automáticamente comprobará la validez de los datos que acabas de añadir. Una vez verificado, el campo Razón social mostrará la razón social y el RFC.

12 5. FACTURACIÓN. SalesUp! te permite facturar a través de diferentes opciones según los diferentes métodos de pago, así puedes utilizar la opción que más se acomode a tus necesidades. A continuación se describen las diferentes opciones que tienes disponibles para emitir tus facturas. 5.1. FACTURA AL PAGO RECIBIDO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN. La primera opción para facturar es emitir la factura después de haber recibido el pago total de la venta que se realizó, para esto dirígete a Clientes. Ubica la venta que quieres facturar, ve al Menú Acciones y da clic en Facturar. Te mostrará la ventana emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias oficinas, en el renglón Sucursal seleccionarías la que correspondiera.

13 Luego pasa a la pestaña Opciones. Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una sola exhibición y en Forma de pago, completa la que corresponda. Al dar clic en Facturar, a continuación aparecerá un aviso que te preguntará si quieres marcar el pago pendiente como cobrado, da clic en Sí, cobrar. El sistema generará la factura, la timbrará, generará el PDF y te indicará cuando la factura haya sido creada.

14 Allí tendrás la oportunidad de descargarla, enviarla por correo o visualizarla. A continuación, se muestra cómo se vería la factura: 5.2. EXPEDICIÓN DE PRE FACTURA. En caso de que te soliciten una prefactura, será necesario concretar la venta, aunque no se haya recibido el pago. Para esto, dirígete a clientes, ubica la venta que quieres pre facturar y en el Menú acciones selecciona Facturar..

15 Te mostrará la venta emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias oficinas, en el renglón Sucursal seleccionarías la que correspondiera. Luego pasa a la pestaña Opciones. Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una sola exhibición y en Forma de pago selecciona la opción: Por definir. Pre-facturar Hecho esto, da clic en Pre-facturar. El documento que te expide mostrará como estado: PREFACTURA.

16 Cuando se efectúe el cobro y se vaya a expedir la factura, hay que indicar que ya se aplicó el cobro correspondiente, esto se hace en la ficha de la venta; para acceder a ella ve a Clientes Ventas por periodo y da clic en el nombre de tu cliente. En la sección de Cobros Pendientes da clic en la paloma verde del extremo derecho. Te mostrará la ventana Realizar cobro. Completa la información pertinente. En el Menú Acciones selecciona Facturar.

17 Te mostrará la ventana emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias oficinas, en el renglón Sucursal seleccionarías la que correspondiera. Luego pasa a la pestaña Opciones. Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una sola exhibición y en Forma de pago, completa la que corresponda. Luego da clic en Facturar. El sistema generará la factura, la timbrará, generará el PDF y te indicará cuando la factura haya sido creada. Allí tendrás la oportunidad de descargarla, enviarla por correo o visualizarla. A continuación, se muestra cómo se vería la factura:

18 5.3. EXPEDICIÓN DE UNA FACTURA CON PAGOS PARCIALES CON REP S. En este caso, se expide una sola factura al hacer la venta donde se especifican pagos parciales. Cuando se haga el cobro de cada uno de esos pagos, se expide un REP (Recibo Electrónico de Pago) por cada uno de ellos. Cuando estés concretando la venta, específica los pagos pendientes. En este ejemplo estamos suponiendo tres pagos parciales. Hay que tener cuidado de cambiar el pago 1 de pagado a pendiente Ahora dirígete a la ficha de la venta en Clientes Ventas por periodo Clic en la venta, en ella vemos que los tres pagos se muestran como pendientes. En la sección: Facturas, dar clic en Facturar.

19 En la pestaña Opciones, selecciona como Método de pago: PPD Pagos en parcialidades y en Forma de Pago: 99 - Por definir. Luego da clic en Facturar. La factura será timbrada y expedida como se muestra a continuación.. Cuando se haga el primer cobro, hay que ir a la ficha de la venta y en la sección Cobros pendientes, seleccionar el cobro dando clic en la flecha verde que hay en el extremo derecho.

20 Una vez efectuado el cobro, éste aparecerá en la sección de Cobros realizados. Para emitir el comprobante, dar clic en el ícono del extremo derecho: Emitir comprobante (REP) como se muestra a continuación. Te mostrará la ventana: Emitir complemento de pago (REP). Completa la Forma de pago y el No. de operación, si aplica y da clic en Emitir.

21 El recibo será timbrado: Y así se verá el recibo. Hay que hacer notar que en la sección Documentos Relacionados, mostrará el número de parcialidad, el saldo anterior, el importe pagado y el saldo insoluto.

22 En la ficha de la venta en la sección Facturas, podrás distinguir una factura de un REP (Recibo Electrónico de Pago) por el texto en la columna Tipo. Conforme se sigan efectuando los pagos, se expedirán los REP s correspondientes hasta saldar el total. 5.4. PAGOS PARCIALES. EXPEDICIÓN DE UNA FACTURA POR CADA PAGO. En el caso de que la venta sea a plazos y se vaya a expedir una factura por cada uno de los pagos, el proceso es el siguiente: En el momento de generar la Venta se determinan los pagos parciales, hay que tener cuidado de especificar el Pago 1 también como Pendiente.

23 En la ficha de la Venta se mostrarán los cagos pendientes. Cuando se cobre el primer pago, da clic en Aplicar cobro, donde aparece la paloma verde en el extremo derecho. La ficha de la venta mostrará en la sección de Cobros realizados el pago que se acaba de recibir.

24 Para facturar, da clic en el Menú de acciones y selecciona: Facturar pago. En Opciones completa el Método de pago y la Forma de pago. Luego da clic en Facturar. La factura será timbrada y podrás visualizarla como se muestra a continuación.

25 APROVECHANDO AL MÁXIMO TU CUENTA Te invitamos a asistir a los webinars en vivo para conocer más sobre las herramientas y para resolver tus dudas sobre el uso del sistema. Contacta a tu ejecutivo por nuestro chat en vivo, teléfono o Skype para lograr el éxito configurando nuestro CRM. Visita el canal de YouTube para ver videos tutoriales. MUCHO ÉXITO EN TUS VENTAS! www.salesup.com