MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso TBBP_FPC_Programa_Devoluciones

MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso TBBP_FPC_Programa_Devoluciones Manual paso a paso para realizar proceso de programa de devoluciones directamente en la plataforma Microsoft Dynamics AX2012. THE BIG BANG PROJECT 2014

HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 27/10/2015 1.0 Manual de usuario final Hernando Escobar Lorenza Orozco Madrid APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó Hernando Escobar Lorenza Orozco Madrid Key User Área Comercial Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal Jimmy Rojas Gerente Comercial Página 2 de 27

TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Propósito... 4 1.3 Alcance... 4 1.4 Personal Involucrado en el Proceso... 4 2. ASPECTOS RELEVANTES... 5 2.1 Roles Involucrados en el Proceso... 5 2.2 Restricciones... 5 2.3 Dependencias... 5 3. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA... 6 3.1 Paso a paso del proceso en la plataforma... 6 Paso 1. Crear Tipo de programa de devoluciones... 6 Paso 2. Crear grupo de devoluciones de clientes... 7 Paso 3. Crear Grupos de devoluciones de artículos... 8 Paso 4. Crear Acuerdos de devoluciones... 10 Paso 5. Seguimiento a los acuerdos de devoluciones... 14 Paso 6. Generación de Nota de Abono... 20 4. GUIA RAPIDA DE USUARIO... 24 4.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (XXX_TBBP_FPC_ Programa devoluciones)... 24 5. GLOSARIO DE TERMINOS... 27 5.1 Glosario de Términos... 27 Página 3 de 27

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo la configuración y ejecución del programa de devoluciones de los clientes directamente en la plataforma Dynamics AX2012 cuando se crea un cliente y cuando se hace un pedido de venta. 1.2 Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Clientes y de Ventas y marketing para configurar y ejecutar el programa de devoluciones. 1.3 Alcance El manual contiene la información para configurar y ejecutar el programa de devoluciones que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar. 1.4 Personal Involucrado en el Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Hernando Escobar Hernando.Escobar@altipal.com.co 2. Lorenza Orozco Madrid Lorenza.Orozco@altipal.com.co 1. Usuarios expertos equipo BIG BANG Área Comercial Creación y seguimiento de los programa de devoluciones de los clientes en AX 2012 Página 4 de 27

2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Área Financiera Área Comercial Area Comercial Jefe Inmediato Rol Gerente Financiera Gerente Comercial Gerente de Customer Marketing 2.2 Restricciones Ítem R001 R002 Descripción El programa de devoluciones solo se ejecutará para los pedidos de proveedores que autoricen programa de devoluciones y lo tengan configurado en el sistema El área financiera es la responsable de las escalas que se implementan en el programa. 2.3 Dependencias Ítem D001 D002 Descripción Para ejecutar el programa es necesario tener configurados los Tipos de programas de devolución, los grupos de devoluciones de clientes y tener seleccionado el grupo de devoluciones de clientes en la maestra del cliente y el grupo de devoluciones de artículos en el artículo. Para la configuración de programa se debe contar con la aprobación de la Gerencias Financiera y Comercial Página 5 de 27

3. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 3.1 Paso a paso del proceso en la plataforma A través del manejo de Programa de Devoluciones es posible configurar las condiciones que debe reunir el pedido de venta de un cliente para que pueda aplicarse un descuento o valor fijo como devolución. NOTA: la parametrización de los formularios de los pasos 1, 2 y 3 ya se tienen configuradas de acuerdo a las necesidades de Altipal. Paso 1. Crear Tipo de programa de devoluciones Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/tipo de programa de devoluciones Id de programa de devoluciones: Consecutivo que debe ingresar el usuario. Descripción: Nombre que se dará al programa de devoluciones. Tipo de programa de devoluciones: Se puede escoger entre las opciones de: o Devolución: El tipo de devolución se procesa normalmente enviando un cheque al cliente o deduciendo el importe de la devolución de la factura del cliente. o TMA: Las devoluciones de deducción de comercio y mercancías se acumulan hasta que se pasan al cliente, y se procesan normalmente mediante una nota de abono. Página 6 de 27

o Flete: Las devoluciones de flete se acumulan en base a la región y no se pasan al cliente. Se utilizan únicamente para la generación de informes. Para Altipal se escogió la opción Devolución. Cuenta de acumulación predeterminada: Cuenta contable en la se acumulará o provisionará el valor de las devoluciones. Cuenta de gastos predeterminada: Cuenta contable en la se afectará el gasto de las devoluciones. Paso 2. Crear grupo de devoluciones de clientes Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/cliente/grupos de devoluciones de clientes Página 7 de 27

Grupo de devoluciones de clientes: El usuario debe ingresar el código de acuerdo al consecutivo que se encuentre en la tabla. Descripción: El usuario debe ingresar el nombre para identificar el grupo de devolución de cliente. El grupo creado anteriormente debe asignarse al cliente que manejará la escala asignada de acuerdo a la ciudad que tenga el cliente, para esto debe ingresar al menú Clientes/Común/Clientes/ Todos los clientes Buscar el cliente y dar doble clic, en la ficha Valores predeterminados del pedido de ventas en el campo Grupo de devoluciones de clientes seleccionar el grupo creado en el paso anterior. Paso 3. Crear Grupos de devoluciones de artículos Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/artículo/grupos de devoluciones de artículos Página 8 de 27

Grupo de devoluciones de artículos: El usuario debe ingresar el código de acuerdo al consecutivo que se encuentre en la tabla. Descripción: El usuario debe ingresar el nombre para identificar el grupo de devolución de artículo. El grupo creado anteriormente debe asignarse al artículo que manejará la escala asignada de acuerdo al fabricante que tenga asociado el artículo, para esto debe ingresar al menú Gestión de información de productos/común/ Productos/Productos emitidos Página 9 de 27

Buscar el artículo y dar doble clic, en la ficha Vender en el campo Grupo de devoluciones de artículos seleccionar uno de los grupos creados en el paso anterior. Paso 4. Crear Acuerdos de devoluciones Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/acuerdos de devoluciones Página 10 de 27

Encabezado Pestaña Visión general Id. de programa de devoluciones: El usuario debe seleccionar el tipo de programa de devolución. Código del cliente: Se debe seleccionar Tabla, Grupo o Todo. Página 11 de 27

Selección del cliente: Permite seleccionar el cliente o grupo de devolución de cliente basado en lo seleccionado en el campo código de cliente. Si selecciona Tabla en el campo Código de cliente, debe seleccionar el código del cliente, si selecciona Grupo seleccione el grupo de devolución de cliente y si selecciona Todo lo que indica es que todos los clientes utilizarán este acuerdo de devolución, en ese momento el campo selección de cliente no estará disponible. Código de artículo: Se debe seleccionar Tabla, Grupo o Todo. Selección de artículos: Permite seleccionar el artículo o grupo de devolución de artículo basado en lo seleccionado en el campo código de artículo. Si selecciona Tabla en el campo Código de artículo, debe seleccionar el artículo, si selecciona Grupo debe seleccionar el grupo de devolución de artículos y si selecciona Todo lo que indica es que todos los artículos usan este acuerdo de devolución, aquí el campo de selección de artículos no estará disponible. Unidad: Permite ver o seleccionar la unidad de medida que llevará el acuerdo de devolución. Tipo de unidad: Debe seleccionar Unidad de Inventario. Cantidad mínima: Permite especificar la cantidad mínima que el cliente debe adquirir para tener derecho a la devolución de dinero. Si se especifica un valor en este campo, no se puede introducir un valor en importe mínimo. Importe mínimo: Permite especificar el importe mínimo que debe adquirir el cliente para tener derecho a la devolución. Si se especifica un valor en este campo, no se puede introducir un valor en el campo cantidad mínima. Fecha inicial: Permite seleccionar la fecha en la que inicia el acuerdo de devolución. Fecha de caducidad: Permite seleccionar la fecha final del acuerdo de devolución. Si el acuerdo no caduca, deje este campo en blanco. Buscar Siguiente: Dejar sin el check. Tipo de pago: Permite ver o seleccionar el tipo de pago por el que el cliente recibirá compensación en el acuerdo de devolución. Debe seleccionar Deducciones de clientes. Acumular ventas por: Debe seleccionar la opción para acumular las ventas del cliente para el cálculo de las devoluciones. Las opciones son Factura, Semana, Mes, Año y Período personalizado. Debe seleccionar Mes. Tipo de período: Se habilita si en el campo Acumular ventas por seleccionó período personalizado. Página 12 de 27

Cuenta de acumulación del programa de devoluciones: El sistema ingresa la cuenta de acumulación de contabilidad general que se usará para registrar los reembolsos para este acuerdo de devolución. Cuenta de gastos del programa de devoluciones: El sistema ingresa la cuenta de gastos de contabilidad general que se usará para registrar los reembolsos para este acuerdo de devolución. Procedente de: Permite ver o seleccionar la opción que indica si el valor de descuento es en función del valor bruto o neto de la línea de pedido de ventas. Aprobación requerida: Si en el campo Acumular ventas por seleccionó un valor diferente a Factura debe ingresar el check. Líneas Dar clic en Agregar línea. Desde cantidad: La cantidad inicial con la que aplicará el acuerdo devoluciones. Cantidad Final: La cantidad final para aplicar el acuerdo de devoluciones. Este valor debe ser mayor que el valor de Desde Cantidad. Valor: Se debe especificar el descuento o importe que se otorgará para la escala y las unidades aplicadas en los campos Desde cantidad y Cantidad final. Tipo de Importe: Debe seleccionar Porcentaje de las siguientes opciones: Importe por unidad: El importe de devolución especificado en el campo Valor se aplicará por unidad comprada. Importe fijo: Crea un descuento para el monto fijo especificado en el campo Valor. Porcentaje: El importe de devolución en el campo Valor es un importe en descuento. Si se requieren varias escalas se debe dar clic en el botón Agregar e ingresar la nueva escala, se debe tener en cuenta que en el campo Desde Cantidad se debe iniciar con la cantidad que está en el campo Cantidad final de la línea anterior. El sistema excluye siempre el valor Cantidad final y lo tiene en cuenta en la línea siguiente como valor Desde cantidad. Ejemplo si tengo de 1 a 10 y de 10 a 20 el 10 entra para la segunda escala. Página 13 de 27

Por último dar clic en Validación seleccionar el usuario que está haciendo la validación y dar clic en Aceptar. Paso 5. Seguimiento a los acuerdos de devoluciones Una vez se hayan tenido configurados los acuerdos de devoluciones y existan pedidos de ventas facturados y se haya cumplido el período del acuerdo de devolución, se procede a ejecutar el cálculo de las devoluciones, para esto se debe ingresar a la ruta: Ventas y marketing/periódico/programa de devoluciones/cálculo de lote del programa de devoluciones Página 14 de 27

Seleccionar la fecha inicial y fecha final y dar clic en Aceptar Después de ejecutar el cálculo, las facturas y devoluciones encontradas dependiendo de los acuerdos de devolución creados se pueden visualizar en la ruta Ventas y marketing/común/ Devoluciones/Devoluciones Página 15 de 27

Las devoluciones que pertenezcan a descuentos acumulados y tengan estado Para calcularse deberán ser Acumuladas, Aprobadas y Procesadas y se puede realizar a un cliente o de forma masiva. A continuación se explica cada uno de estos procesos: Si el proceso es a un cliente dar clic en el botón Acumular y en la nueva ventana seleccionar la cuenta del cliente y la fecha inicial y final, si se va a realizar el proceso de forma masiva debe dar clic en el botón Acumular Masivo y seleccionar la fecha inicial y final. El sistema sumará las cantidades de cada una de las facturas y aplicará el descuento de acuerdo a la escala. Estas devoluciones afectarán contablemente las cuentas que fueron definidas dentro del acuerdo de devolución. Página 16 de 27

Botón Acumular Botón Acumular Masivo El estado de la devolución cambia de estado Para calcularse a Calculado, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar. En la parte derecha se puede observar la escala del acuerdo y el valor que se otorgará al cliente. Luego se deben Aprobar las devoluciones, para esto se debe seleccionar las devoluciones y dar clic en el botón Aprobar, el estado de las devoluciones cambia de Calculado a Aprobado. Página 17 de 27

Para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar Luego si el proceso que está realizando es a un cliente se debe dar clic en el botón Procesar y en la nueva ventana seleccionar la cuenta del cliente y el Grupo de devoluciones de clientes, si se va a realizar el proceso de forma masiva se deja en blanco el campo Cliente, se selecciona el Grupo de devoluciones de clientes y se da clic en Aceptar. Página 18 de 27

El sistema genera una nueva ventana indicando que genero un diario, dar clic en Cerrar El estado pasa de Aprobado a Marcar y en el campo Fecha de procesamiento el sistema ingresa la fecha en que fue procesada, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar. Página 19 de 27

Paso 6. Generación de Nota de Abono Una vez las devoluciones ya hayan sido Acumuladas, Aprobadas y Procesadas se procede a realizar la Nota de Abono al cliente. Si el proceso es de forma masiva se debe dar clic en el botón Nota masiva El sistema genera una nueva ventana indicando que se registró la nota de abono en el cliente, dar clic en Cerrar El estado pasa de Marcar a Completado, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar. Página 20 de 27

Para validar la nota crédito generada al cliente, se debe ir a Clientes/Común/Clientes/Todos los clientes, buscar el cliente y en la pestaña Cobrar dar clic en el botón Liquidar transacciones abiertas, en la columna asiento debe buscar la secuencia que empieza por COCL (Consumo cliente) y en la columna importe puede ver el valor aplicado. Página 21 de 27

Si es a un cliente debe ir a la ruta: Clientes/Común/Todos los clientes buscar el cliente y en la pestaña Cobrar se debe ingresar a la opción Liquidar Transacciones abiertas en la nueva pantalla dar clic en Funciones Programa de Devoluciones. En esta ventana aparecen aquellas devoluciones sobre las cuales se desea realizar la nota de abono, para ello simplemente se debe marcar la devolución y ejecutar la opción de Funciones - Crear nota de abono. Para validar la transacción en el cliente en la pestaña Cobrar dar clic en el botón Liquidar transacciones abiertas, en la columna asiento debe buscar la secuencia que empieza por COCL (Consumo cliente) y en la columna importe puede ver el valor aplicado. Página 22 de 27

Las devoluciones que ya tienen Notas de abono cambiarán a un estado de Completado. Nota: Al terminar el proceso el departamento de cartera debe efectuar los cruces de las Notas generadas con una de las facturas abiertas del cliente. Página 23 de 27

4. GUIA RAPIDA DE USUARIO 4.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (XXX_TBBP_FPC_ Programa devoluciones) Crear tipo de programa de devoluciones Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/ Programa de devoluciones/tipo de programa de devoluciones Dar clic en nuevo Ingresar los campos Id de programa de devolución, Descripción, seleccionar en Tipo de programa de devoluciones la opción de Devolución. Crear grupo de devoluciones de clientes Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/cliente/grupos de devoluciones de clientes Dar clic en nuevo Ingresar el Grupo de devoluciones de clientes y la Descripción El grupo creado anteriormente debe asignarse al cliente, para esto debe ingresar al menú Clientes/Común/Clientes/ Todos los clientes En la ficha Valores predeterminados del pedido de ventas en el campo Grupo de devoluciones de clientes seleccionar el grupo Crear grupo de devoluciones de artículos Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/ Programa de devoluciones/artículo/grupos de devoluciones de artículos Dar clic en nuevo Ingresar el código para el grupo de devoluciones de artículos Ingresar la descripción El grupo creado anteriormente debe asignarse al artículo, para esto debe ingresar al menú Gestión de información de productos/común/ Productos/Productos emitidos En la ficha Vender en el campo Grupo de devoluciones de artículos seleccionar el grupo Crear acuerdos de devolución Ingresar al menú Ventas y marketing/configurar/programa de devoluciones/acuerdos de devoluciones Diligenciar los datos del encabezado y dar click en Aprobación requerida si se ha escogido en el campo Acumular ventas por un valor diferente a Factura Diligenciar en la pestaña de líneas la escala y el porcentaje. Si se requieren varias escalas se debe dar clic en el botón Agregar e ingresar la nueva escala, se debe tener en cuenta que en el campo Desde Página 24 de 27

Cantidad se debe iniciar con la cantidad que está en el campo Cantidad final de la línea anterior. Dar clic en Validación Seguimiento a los acuerdos de devolución Ingresar al menú Ventas y marketing/periódico/programa de devoluciones/cálculo de lote del programa de devoluciones Seleccionar fecha inicial y final Después de ejecutar el cálculo, las facturas y devoluciones encontradas dependiendo de los acuerdos de devolución creados se pueden visualizar en la ruta Ventas y marketing/común/ Devoluciones/Devoluciones Si el proceso es a un cliente dar clic en el botón Acumular y en la nueva ventana seleccionar la cuenta del cliente y la fecha inicial y final, si se va a realizar el proceso de forma masiva debe dar clic en el botón Acumular Masivo y seleccionar la fecha inicial y final. El estado de la devolución cambia de estado Para calcularse a Calculado, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar Dar clic en el botón Aprobar, el estado de las devoluciones cambia de Calculado a Aprobado, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar. Si el proceso es a un cliente dar clic en el botón Procesar y en la nueva ventana seleccionar la cuenta del cliente y el grupo de devoluciones de clientes, si se va a realizar el proceso de forma masiva debe dejar en blanco el campo Cliente, se selecciona el Grupo de devoluciones de clientes y se da clic en Aceptar. El sistema genera una nueva ventana indicando que genero un diario, dar clic en Cerrar. El estado pasa de Aprobado a Marcar y en el campo Fecha de procesamiento el sistema ingresa la fecha en que fue procesada, para ver el cambio en el estado debe dar clic en el botón Actualizar. Una vez las devoluciones ya hayan sido Acumuladas, Aprobadas y Procesadas se procede a realizar la Nota de Abono al cliente. Si el proceso es de forma masiva se debe dar clic en el botón Nota masiva, el sistema genera una nueva ventana indicando que se registró la nota de abono en el cliente, se debe dar clic en Cerrar, si el proceso es a un cliente debe ir a la ruta: Clientes/Común/Todos los clientes buscar el cliente y en la pestaña Cobrar se ingresa a la opción Liquidar Transacciones abiertas en la nueva pantalla dar clic en Funciones Programa de Devoluciones Se marcan las devoluciones Se da clic en el menú Funciones/Crear nota de abono Página 25 de 27

Para validar la transacción en el cliente en la pestaña Cobrar dar clic en el botón Liquidar transacciones abiertas, en la columna asiento debe buscar la secuencia que empieza por COCL (Consumo cliente) y en la columna importe puede ver el valor aplicado. Las devoluciones que ya tienen Notas de abono cambiarán a un estado de Completado Página 26 de 27

5. GLOSARIO DE TERMINOS 5.1 Glosario de Términos ERP Término Escalas Concepto Los sistemas de planificación de recursos empresariales(erp, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/sistema_de_planificaci%c3%b3n_de_recursos_em presariales Grupos formados con cantidades de producto para obtener unas condiciones de precios y descuentos especiales en la venta. Página 27 de 27